Retour d expérience ACE FIDES Centre Hospitalier Intercommunal Châteaubriant Nozay Pouancé. Nantes le 07 mars 2014

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1 Retour d expérience ACE FIDES Centre Hospitalier Intercommunal Châteaubriant Nozay Pouancé Nantes le 07 mars 2014

2 Sommaire Quelques dates De bonnes bases pour démarrer Une organisation particulière Mais des difficultés Avant FIDES Du démarrage à aujourd hui Des actions internes Le suivi de la facturation Conclusion

3 Quelques dates Phase de pré production : décembre 2011 à avril 20 9 ème établissement à passer en production FIDES le 01/06/20

4 De bonnes bases pour démarrer Des acteurs engagés, intéressés et disponibles : - Cadre de la facturation (pilote) - Interlocuteur éditeur DIS - Lien quotidien et fort avec la Trésorerie - Réunions d information et retours vers les POMA - DSIO L organisation en POMA (secrétariats chargés de la valorisation) dont les agents sont sous responsabilité hiérarchique du Cadre et Directeur de la Patientèle.

5 Une organisation particulière Le recueil de l information : déconcentré La valorisation des ACE et séjours est confiée à : 10 POMA (pôles medico-administratifs) situés à l entrée des services, sur le parcours des patients Polyvalence des agents sur une grille d AMA POMA calculés en effectifs autonomes: pas de rupture d activité, effectif minimum garanti par POMA, gestion des plannings simplifiée La facturation : centralisée L envoi en facturation est confiée à la Cellule de facturation (2 agents)

6 Mais des difficultés Fragilité sur la mission facturation/ traitement des rejets et retours B2 reposant sur le Cadre de la facturation : pas de continuité, pas de polyvalence Complexité et pluralité des outils informatiques ne favorisant pas la polyvalence

7 Avant FIDES : quelques chiffres Nombre de venues externes 2011 : Valorisation ACE 2011 : B2 Nombre de titres Montant

8 Pré-Production - Taux de rejets ACE N TEST Date 08// /01/20 28/02/20 23/03/20 29/03/20 N Lot Nb factures acceptées Nb factures rejetées Total factures transmises Taux de rejets 20,00% 8,06% 3,83% 6,62% 7,78% Conditions pour le passage en production : 3 lots successifs < 10%

9 Le début en production : vu par la CPAM partenaire 25% 20% 15% 17,10% 15,69% Evolution du taux de rejet 20 Commentaires Le taux de rejet global reste stable et satisfaisant.le rejet le plus important est lié à FIDES et au parcours de soins non ou mal renseigné. 10% 5% 0% janv- févr- 5,78% ma rs- avr- 5,59% 1,59% mai- 6,88% juin- juil- 6,85% 6,59% août- sept- oct- nov- déc- Les autres principaux motifs de rejets restent toujours liés à des divergences entre les données transmises par l'établissement et celles inscrites dans les bases de l'assurance maladie.

10 Situation 2013 : quelques chiffres Nombre de venues externes : B2 - FIDES B2 Nombre de titres Montant Nombre de titres Montant Soit une augmentation 1 500% par rapport à 2011

11 VU PAR LA CPAM PARTENAIRE VU PAR LA DGOS 25,00% Evolution du taux de rejet ,00% 15,00% 10,00% 5,00% 5,53% 6,18% 6,09% 4,62% 0,00% Sept Oct Nov Déc Taux de rejet national : 5.2 %

12 Des actions internes Optimiser le suivi des rejets (Conception d un logiciel de suivi et gestion des rejets et factures) Développer les outils de saisie et de traitement de l information Perfectionner les outils de pilotage Consolider la cellule de facturation.. POUR AMELIORER LE RECUEIL DE L INFORMATION ACE... PAR UNE COMMUNICATION SOUTENUE AUPRES DES POMA ET DES PATIENTS

13 Exemple : campagne d information sur le médecin traitant Action menée avec le consultant

14 Le principal défi : le suivi de la facturation Au travers des envois - Vigilance sur la gestion RH des POMAS - Fréquence régulière de facturation et du contrôle qualité préparatoire Au travers de la gestion des rejets - Un traitement au fil de l eau - Mais compliqué par 3 sources de rejets : Imputables CH CNP : information, sensibilisation, des équipes Imputables prestataire : information mais délais d intervention des corrections non maitrisés Imputables caisses : hors de notre contrôle Au travers du traitement des restes à recouvrer.. POUR S ASSURER DE LA QUALITE DE NOTRE FACTURATION, DE SES DELAIS et RESPECTER LE DELAI DE PRESCRIPTION POUR GARANTIR LA TRESORERIE DE L ETABLISSEMENT

15 En conclusion FIDES ne peut être appréhendé sans moyens nouveaux: Moyens techniques : développements informatiques (logiciel de traitements des rejets et retours, logiciel métier, scanners ) Moyens humains : accompagnement sur les impacts organisationnels liés a FIDES sur la chaine de facturation; effectifs sur le traitement des rejets et AR, formation des équipes sur les règles de facturation (etc ),

16 En conclusion Vers de nouveaux profils d agents Des nouvelles compétences et nouveaux profils «facturières» pour les AMA (difficultés de prévoir des remplacements ponctuels compte tenu de la spécificité du métier) Vers la création d un nouveau profil : Technicien en Facturation Hospitalière : compétences SIH et niveaux de formation supérieurs

17 Merci à tous