PROCEDURE ADAPTEE. Fourniture, installation et mise en oeuvre d une solution de téléphonie

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1 PROCEDURE ADAPTEE Fourniture, installation et mise en oeuvre d une solution de téléphonie Communauté de Communes du Pays de Thelle 7 avenue de l Europe, Neuilly en Thelle à remettre au plus tard le 1er octobre 2015 à 12h00 impérativement.

2 1 Cadre de la consultation La Communauté de Communes du Pays de Thelle (nommée CCPT ci-après) dispose actuellement d une solution de communication vieillissante et souhaite moderniser son infrastructure. Elle veut notamment améliorer et moderniser l accueil téléphonique. De plus son organisation évolue avec l augmentation des effectifs sur le site principal et le système actuel ne répond plus aux besoins d aujourd hui. 1.1 Objet du marché L objectif du marché est le remplacement du système du site principal de la Communauté de communes situé au 7 avenue de l Europe Neuilly en Thelle Récapitulatif des besoins exprimés : - Augmenter la capacité du système - Disposer d une solution matérielle fiable et à jour - Améliorer l accueil téléphonique - Améliorer la mobilité au sein du bâtiment - Disposer d une solution simple d utilisation - Disposer d une solution facile à gérer 1.2 Contacts Contact technique : Mr Matthieu CHARBONNIER, Animateur TIC Visites possibles uniquement sur RDV

3 2 Présentation de l existant Actuellement, la Communauté de communes dispose d une solution Ericsson dont les capacités ne permettent pas de répondre à l augmentation des effectifs. Les postes ne répondent plus aux besoins actuels (pas de présentation de n, pannes de certains terminaux ). Le système est actuellement équipé de 20 terminaux fixes et mobiles raccordés à 4 accès Numéris. Infrastructure existante : Le câblage actuel est au minimum de catégorie 5. Chaque utilisateur dispose au minimum de deux prises réseaux *. Le système doit pouvoir s intégrer dans la baie existante. *sauf pour certains postes DECT 3 Prestations à effectuer Il est attendu les prestations suivantes : Fourniture, installation et mise en service d une solution matérielle de téléphonie Fourniture, installation et mise en service des périphériques du système téléphonique (terminaux téléphonique, fax (non fournis), réglage des annuaires, dispositif d attente musicale, pré-décroché, etc.) Fourniture, installation et mise en service d un serveur vocal interactif Formation des opérateurs et administrateur du système Fourniture des contrats de maintenance et d assistance Fourniture d interface de gestion et d administration Dépose et recyclage de l installation existante 3.1 Planning prévisionnel Le soumissionnaire présentera avec sa réponse un planning prévisionnel détaillé de la réalisation de l opération à partir d une date T0 (date de notification du marché au Titulaire). L ensemble de l opération doit être réalisé dans un délai de 4 semaines.

4 4 La solution de téléphonie La solution de téléphonie fournie par le titulaire devra être adaptée : elle se doit d être pérenne et évolutive dans le temps afin que la collectivité puisse sans difficulté rajouter des utilisateurs au fil du temps. Proposition de base (voir plan en annexe) : 2 standards évolués, 1 standard classique, 9 téléphones fixes, 20 téléphones DECT et 3 bornes DECT. 4.1 L acheminement des télécommunications La solution de téléphonie devra être calibrée afin de permettre une bonne utilisation de celleci, en réduisant au mieux les temps d attente liés à l occupation totale des communications téléphoniques. 4.2 L IPBX L IPBX devra être fourni avec le nombre de licences suffisantes et les cartes additionnelles nécessaires. Il devra être capable d accompagner l augmentation éventuelle de nos effectifs, en offrant la possibilité de rajouter un nombre confortable d utilisateurs au cours des années à venir (numériques, analogiques ou IP). Un secours électrique sera également fourni et relié à l IPBX afin de prévenir des coupures et dysfonctionnements électriques et d assurer une alimentation électrique stable. Cet onduleur sera dimensionné en fonction de la consommation électrique et de la puissance de l IPBX afin d assurer une alimentation sans interruption de 90 minutes. L IPBX doit être en mesure de répondre aux services mentionnés dans les paragraphes «Fonctionnalités du système». La solution permettra également l intégration d un fax analogique (déjà présent). 4.3 Sauvegarde et restauration de la configuration système La solution proposée permettra une sauvegarde de la configuration du système, afin que celle-ci puisse être restaurée en cas de nécessité.

5 4.4 Fonctionnalités du système Fonctionnalités de base Le système devra proposer au minimum les services suivants (sans ajout de licences ni de matériel) : Filtrage des appels intérieur et/ou extérieur Conférence à 3 Messagerie vocale Renvoi d appel contextuel (immédiat, libre, sur non réponse ) vers numéro intérieur ou extérieur Un mode jour / nuit différencié pour o Les jours ouvrés o Le week-end o Les jours fériés Double appel Indication d appels en attente Groupements d appels avec répartition paramétrable Possibilité d intercepter un appel Journal des appels avec différenciation des appels reçus, manqués et émis Présentation du numéro de l appelant, et affichage de son nom si disponible Différenciation des sonneries pour les appels internes et externes Possibilité de restreindre les appels sortants selon leur type (mobiles, international, numéros spéciaux) Numérotation abrégée Verrouillage du poste téléphonique par un code personnel Voice mail : réception des messages vocaux sur une adresse de messagerie Assistant personnel : possibilité de donner aux appelants un choix de 5 options de transfert d appel maximum Annuaire Le système devra intégrer un système d annuaire afin d y répertorier des numéros internes et externes. Chaque enregistrement au sein de celui-ci proposera au minimum les informations suivantes : nom, prénom, numéro de téléphone. Cet annuaire se devra d être accessible à l ensemble des terminaux téléphoniques, afin qu ils puissent le parcourir et effectuer un appel directement sans avoir à saisir le numéro du contact Messagerie vocale La messagerie vocale pour chaque utilisateur proposera les services suivants : Possibilité d activer un répondeur simple ou un répondeur / enregistreur Annonce personnalisable Consultation des messages localement ou à distance Protection de la messagerie par un code personnel Signalement d un nouveau message via un témoin visuel sur le terminal téléphonique de l utilisateur Horodatage des messages vocaux

6 4.4.4 Serveur vocal interactif / pré décroché Un système de serveur vocal interactif sera mis en place, Il permettra à l appelant de sélectionner directement le service souhaité. Il sera dans un premier temps sur un seul niveau mais doit être dimensionné pour 2 niveaux et 10 choix par niveau. Fonctions souhaitées : - Numérotation libre (l appelant doit entrer un numéro de poste interne) - Transfert vers un poste prédéfini ou un poste standard - Transfert vers un message d information - Transfert vers une boîte vocale ou vers la boîte vocale générale - Transfert vers un numéro externe - Libération de l appel - Service distinct jour/nuit Le système pourra également gérer la fonction pré décroché. Il devra être possible de mettre en place un message différent selon le service appelé. Le titulaire prendra en charge les démarches à effectuer auprès des différents organismes de gestion des droits d auteurs Dispositif d attente musicale Un dispositif d attente musicale permettra de diffuser un dispositif de garde. Le titulaire prendra en charge la réalisation d un message personnalisé sans droit d auteurs Messages d accueil centralisés Différents messages d accueil devront pouvoir être diffusés selon les contextes suivants : L opérateur d accueil est déjà en ligne Fermeture des bureaux pour la pause méridienne et en dehors des horaires d ouverture Occupation totale des lignes Infrastructure DECT Le système intégrera une infrastructure DECT permettant de couvrir la totalité du bâtiment. Les bornes devront être suffisamment dimensionnées en nombre d appels simultanés pour permettre à chaque utilisateur de pouvoir téléphoner sans blocage de lignes ou contraintes liées à une saturation ou un manque de couverture. 4.5 Postes téléphoniques Les terminaux téléphoniques seront des terminaux de type numériques ou IP. Les nouveaux terminaux ne doivent pas représenter une régression pour leurs utilisateurs, et donc offrir des caractéristiques au minimum équivalentes à ce qui est en place actuellement. Les postes commandés seront livrés avec leurs notices en français. La programmation des touches de fonctions sera effectuée par le titulaire, de même que l édition, si besoin, des étiquettes papier à placer sur les terminaux téléphoniques.

7 Les appareils de type numériques sont préférables dans cette offre pour garder l indépendance du parc informatique Poste opérateur «traditionnel» : Le projet prévoit la mise en place de deux standards évolués et d un poste standard simple. 40 touches programmables au minimum devront être proposées sur les postes standards évolués par le biais d une extension de clavier. Les indications affichées sur le terminal devront être suffisamment explicites pour faciliter le traitement des appels par les opérateurs. Ces indications préciseront notamment le numéro de l appelant, la provenance des appels (externe / interne), ainsi que l ordre de l arrivée de l appel. Le poste permettra aux opérateurs des postes d accueil de visualiser instantanément et éventuellement de superviser l état de certains postes de l installation : libre, occupé Lorsque le poste opérateur est inaccessible, les appels devront basculer sur un groupe de postes et / ou sur la messagerie de manière automatique. Ce poste pourra être équipé d un casque et micro. Les prix seront précisés dans le devis en option Poste téléphonique fixe Celui-ci offrira au minimum les fonctionnalités suivantes : Identification de l appelant (interne ou externe), par son nom ou son numéro de téléphone ; Une touche de navigation Au moins 5 touches programmables ; Un afficheur d au moins 20 caractères ; Un voyant pour les messages vocaux Hautparleur avec touche d accès directe et fonction micro muet Amplificateur réglable. Accès direct à l annuaire (appel par le nom) et la messagerie Poste sans fil Celui-ci offrira au minimum les fonctionnalités suivantes : - Identification de l appelant (interne ou externe), par son nom ou son numéro de téléphone ; - Un écran graphique - Une touche de navigation - Un voyant pour les messages vocaux, notification sur l écran - Hautparleur avec touche d accès directe et fonction micro muet - Amplificateur réglable. - Accès direct à l annuaire (appel par le nom) et la messagerie. - Fonction de gestion multi ligne, mise en attente. - Fonction de «Roaming» et de «Hand-Over» afin de permettre une conversation téléphonique continu même en cas de passage d une borne DECT à l autre - Autonomie minimale de 150H en veille et de 10H en conversation.

8 4.6 Formations Le titulaire devra assurer 2 types de formations : Une formation aux opérateurs en charge de l accueil téléphonique, présentant en plus le fonctionnement du poste opérateur Une formation à destination de l agent chargé de l administration du système. Cette formation doit permettre l exploitation et la maintenance de l installation dans son fonctionnement courant, de manière autonome. 4.7 Interface de gestion La solution de communication devra proposer une interface de gestion afin de permettre l administration de base de celle-ci, à partir de n importe quel poste informatique du réseau. L accès à ces fonctions devra être protégé par un mot de passe, éventuellement à plusieurs niveaux (consultation, modification..). 5 Garanties, Maintenance et assistance Le titulaire assurera la sécurité de l installation contre les piratages pouvant engendrer des frais de télécommunications non supportés par l abonnement de la Communauté de communes du Pays de Thelle. Le titulaire assurera la maintenance de tous les nouveaux équipements à partir de la mise en service de l installation. Les termes de cette maintenance seront clairement détaillés. Le contrat de maintenance initial sera établi pour une durée initiale de 3 ans. Le soumissionnaire décrira les caractéristiques techniques et humaines mis en place pour assurer la maintenance et le dépannage de la solution. Une garantie de temps de rétablissement de 4h est demandée les jours ouvrables. Les interventions auront lieu entre 8h30 et 17h30. Un support téléphonique sera assuré par le titulaire, de 8h30 à 17h30 les jours ouvrables, afin de répondre aux problèmes liés à l exploitation et la maintenance de l installation. Le numéro du support téléphonique sera clairement mentionné, ainsi que les heures auxquelles celui-ci est joignable. Plan du site prévisionnel

9

10 COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS de THELLE BD* REUNION 1ER D SE = Standard Evolué Portée souhaitée 50m vers extérieur BD S = Standard F SERVEURS F = Fixe BW Borne existante D = DECT HALL COCKTAIL RECEPTIONS NTIC D * Future borne BD = Borne DECT F SIG PAYS F F D BD* D BW = Borne Wifi F PRESIDENT D CHARGEE DE MISSION DU PRESIDENT Portée souhaitée 30m vers extérieur CHARGEE PRESIDENT F ENVIRO

11 Fourniture, installation et mise en oeuvre d une solution de téléphonie DETAIL ESTIMATIF QUANTITATIF N Désignation de l'article Unité Prix U. HT Montant HT

12 TOTAL HT TVA TOTAL TTC

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