ViaTrajectoire - HAD : état des lieux national et analyse

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1 ViaTrajectoire - HAD : état des lieux national et analyse Journée de la FNEHAD 4 décembre 2014 Dr Véronique QUENTIN, directeur de projet ViaTrajectoire Ile-de-France Ségolène CHANDON, chargée de mission ViaTrajectoire Ile-de-France

2 SOMMAIRE 1 PRÉSENTATION DE VIATRAJECTOIRE 2 ÉTUDE «ETAT DES LIEUX DE L UTILISATION DE VIATRAJECTOIRE EN HAD» Introduction - Méthodologie Résultats Discussion Conclusion Perspectives

3 21 régions utilisent ViaTrajectoire ViaTrajectoire : Application Internet sécurisée d aide à l orientation des patients en SSR et HAD et mise à disposition d un observatoire des parcours de soins En Ile-de-France : Annuaire HAD adulte et SSR exhaustif Annuaire HAD pédiatrique à partir de 2015 Interface en cours avec le ROR-IF (cf. présentation ROR) 9500 demandes envoyées / mois soit 80 % des transferts MCO-SSR, hors mutations internes Module «Personnes Âgées» : en cours de déploiement en Ile-de-France et dans 8 autres régions USLD, EHPA et EHPAD Intégration du médecin traitant et de l usager Module Handicap adulte et enfant : en cours de développement

4 ViaTrajectoire, un outil au service des parcours de soins des patients Présentation de l outil Moteur d orientation Adéquation besoin patient / structure receveuse Un annuaire décrivant les profils de patients accueillis, le matériel et les compétences disponibles Dialogue en temps réel Entre les établissements Observatoire Détection des besoins non couverts et optimisation de l offre de soins

5 La fonction d aide à l orientation de ViaTrajectoire Adéquation besoins patient offre de soins / proximité 1 Le thesaurus (description du besoin du patient, tel que décrit dans les décrets SSR) La décision d hospitalisation en SSR et en HAD est une décision médicale. LA PATHOLOGIE + OBJECTIF DE PRISE EN CHARGE + LE PATIENT 2 L algorithme Recherche de l ensemble des unités ayant coché la pathologie, l objectif de PEC, l environnement du patient (critères discriminants) puis recherche géographique autour de la localisation du patient 3 Les résultats

6 La fonction de Dialogue et Pilotage en temps réel Les tableaux de bord ViaTrajectoire 4 Le tableau de bord prescripteur, receveur 5 Le tableau de bord régulateur Partage et visibilité sur l état du dossier d admission Détection des séjours longs

7 La fonction Observatoire Les utilisateurs habilités ont accès aux données de l observatoire qu ils produisent Les utilisateurs ont accès à un catalogue de requêtes pré paramétrées (3 types de requêtes) Flux quantitatifs : volumétrie, besoins non couverts, délais, éléments de réponse des SSR Le catalogue de requêtes Profils patients (qualitatif) Les séjours prolongés Les données peuvent être commandées à la maille d un service ou de l établissement, sur la pathologie, la tranche d âge, la période souhaitée.

8 Exemples de données de l observatoire Nombre de demande envoyées Délais Motifs de refus par les SSR / HAD Motifs d annulation par le prescripteur

9 ViaTrajectoire : une organisation Inter-régionale participative GCS-SISRA et Hospices Civils de Lyon Editeur et Maitrise d œuvre (MOE) de ViaTrajectoire Assemblée Générale (2 fois par an) Adhérents en régions pour ViaTrajectoire : GCS ou établissements porteurs de coordinations régionales Missions : retours aux adhérents et validation des budgets Comité de suivi inter-régional : (2 fois par an) Equipes de déploiement (GCS, ARS, ) et/ou de coordination Suivi et validation des évolutions de l outil Groupes de travail thématiques inter-régionaux Chaque région s inscrit et participe par thématique (évolutions de l outil) Groupe Comité Médical (Refonte du processus) / Observatoire / Systèmes d informations / Communication / Personnes Âgées / Handicap Sous-groupes de travail constitués ad hoc avec des experts métiers

10 SOMMAIRE 1 PRESENTATION DE VIATRAJECTOIRE 2 ÉTUDE «ETAT DES LIEUX DE L UTILISATION DE VIATRAJECTOIRE EN HAD» Introduction - Méthodologie Résultats Discussion Conclusion Perspectives

11 Introduction et méthodologie Contexte de l enquête Objectifs Besoin inter-régional de partage sur l avancement du déploiement et l utilisation de ViaTrajectoire pour l HAD Rencontre de la FNEHAD fin 2013 : intérêt du retour d expérience d utilisation de l outil par les HAD et de son utilisation au niveau national Etat des lieux du déploiement et de l utilisation en région Retours des résultats aux délégués FNEHAD nationaux et régionaux Alimenter les évolutions de l outil pour optimiser la prescription d HAD dans VT Méthodologie - Périmètre Enquête qualitative envoyée en mars 2014 aux 21 régions utilisatrices de ViaTrajectoire Les données recueillies ont porté sur l année régions ont participé*

12 Déploiement de ViaTrajectoire en région Nombre de régions Noms des régions Nombre d unités dans VT Déploiement Finalisé Déploiement en cours A initier Total Régions Alsace, Aquitaine, Basse- Normandie, Haute-Normandie, Pays-de-la-Loire, Poitou- Charentes, Rhône-Alpes, Nord-Pas-de-Calais, Ile-de-France (sauf HAD pédiatrique) Bourgogne, Franche- Comté, Midi-Pyrénées, Réunion, Guadeloupe. Languedoc-Roussillon Champag ne- Ardenne, Centre (36) 257 unités HAD En moyenne on observe un décalage de 6 mois entre le déploiement MCO/SSR et le déploiement des HAD. L Aquitaine fait exception : l HAD a été déployée en même temps que le SSR.

13 Les flux HAD dans ViaTrajectoire Données 2013 fournies par les régions Données 2013 Prescriptions reçues par VT Admissions effectives % Admission Effective / Prescription % Réponses / reçues Alsace 820 NC NC NC Haute-Normandie % NC Ile-de-France % 89% Nord-Pas-de-Calais % 92% Pays de la Loire : Maine et Loire Mayenne (762) (309) % 45% 88% NC Sarthe (618) NC NC NC Loire-Atlantique Vendée (883) (153) 468 NC 53% NC 93% 48% Poitou-Charentes % 94% Rhône-Alpes % 85% Il s agit ici des flux en provenance du MCO (et du SSR) : les demandes en provenance du domicile ne sont pas encore enregistrées dans ViaTrajectoire. Les données PMSI permettent d estimer la part des flux tracés dans ViaTrajectoire (en Ile-de-France : estimation à 1,5% sur la base du PMSI 2012*, en RA** estimation à : 13%) Les flux sont faibles mais de façon générale : Le taux de réponse est relativement élevé (parmi les données communiquées) Le taux d admission effective est similaire entre les régions : de 45% à 58%

14 janv.-13 févr.-13 mars-13 avr.-13 mai-13 juin-13 juil.-13 août-13 sept.-13 oct.-13 nov.-13 déc.-13 janv.-14 févr.-14 mars-14 avr.-14 mai-14 juin-14 juil.-14 août-14 sept.-14 oct.-14 Flux des HAD franciliennes Données ViaTrajectoire HAD en Ile-de-France, les 3 grandes représentent 90% de l activité Taux de réponse moyen pondéré : 89% Structures HAD Prescriptions reçues ViaTrajectoire Admissions effectives % Réponses / Reçues % Potentiellement acceptées / Réponses % Refusées au moins une fois / Réponses % Admission Effective / Prescription HAD % 94% 13% 58,1% HAD % 85% 30% 18,1% HAD % 50% 63% 14,0% HAD % 63% 45% 28% HAD % 23% 77% 7% HAD % 71% 43% 18,2% HAD % 33% 67% - HAD % 17% 83% 17% HAD % - 100% 0% HAD Total % 46% Montée en charge des demandes reçues HAD en IDF PMSI HAD 2012 (séjours quel que soit le mode d'entrée) Taux de pénétration IdF estimé ,54% 0

15 Utilisation de ViaTrajectoire en région Par les HAD Utilisation disparate entre les HAD : Certaines très adhérentes utilisent VT en routine Ex : Maine et Loire D autres l utilisent partiellement voire ont émis des refus d utilisation Certaines HAD utilisent l outil pour prescrire du SSR ou de l HAD Du SSR : IdF, Pays-de-la Loire De l HAD : Loire Atlantique Par les MCO Certaines régions ont atteint ou approchent l exhaustivité des transferts MCO / HAD via l outil : Pays de la Loire, Poitou-Charentes Qualité d utilisation : Identification d une nombre important de demandes non cohérentes refus côté HAD Quand convention HAD / MCO existante : identification des besoins mutuels réduction des demandes inadéquates Ce qui marchait auparavant, fonctionne bien dans ViaTrajectoire aujourd hui NB : Maine et Loire Etbs de Psychiatrie en cours de formation pour prescrire de l HAD

16 Retours d expérience des régions : méthodologie de déploiement Communication et accompagnement par les équipes de déploiement Plan de communication sur l HAD en région MCO/SSR : rappel de la définition et des missions d une HAD Diffusion d une fiche pédagogique auprès des prescripteurs pour bien remplir une demande d HAD Informations importantes à renseigner : nom du médecin traitant, condition de vie au domicile, aspects sociaux Réunions de travail avec le(s) représentant(s) de la FNEHAD en région Mise en place de procédures harmonisées dans la réception de la demande HAD dans l outil Utilisation systématique de «envoi d un consultant» avant d émettre l accord définitif Accompagnement des HAD par les équipes de déploiement Animation de groupes de travail : retours d expérience d utilisation par le MCO/SSR/HAD ; échanges sur les données fournies par l observatoire

17 Retours d expérience des régions : les points d attention Pratiques hétérogènes de prescription dans l outil : Méconnaissance des informations nécessaires à une demande d admission en HAD Tendance à ne contacter l HAD qu en 2 ème intention (après refus des SSR) Prescription d HAD pas toujours pertinente Difficulté à tracer les filières MCO-HAD au sein d un même CH (HAD adossées à un CH) Présence d outils HAD déjà implantés Plate-forme organisée, demande de transfert informatisée Visibilité entre les différentes HAD contactées pour une même demande Ressenti de la concurrence

18 Retours d expérience des régions : les apports de ViaTrajectoire Meilleure identification des alternatives à l hospitalisation complète traditionnelle et contribue à la prescription d HAD aspect «pédagogique» L HAD peut apparaître dans les résultats proposés, même si le prescripteur n y a pas pensé en première intention Meilleure traçabilité / Transparence des échanges et des demandes Elargissement du potentiel d aval des HAD : utilisation en tant que prescripteur Fiche de demande d admission plus détaillée Plus d informations présentes dans la demande Gain en qualité des informations transmises Pré-évaluation rapide Gain de temps lors de la visite d évaluation Gain de temps de traitement de l admission Recrutement de patients adaptés aux prises en charge Tableau de bord : réponse plus fluide, en temps réel

19 Perspectives Travaux d évolution de l outil : Comité médical de VT - à suivre en 2015 Ouverture du module sanitaire à la médecine de ville (prévu en 2015) prescrire de l HAD via ViaTrajectoire Faciliter la saisie du médecin traitant (via la base RPPS) Thésaurus adulte HAD : retravailler la famille obstétrique Fiche d admission en «pédiatrie» : ajuster les items L observatoire pourra permettre d étudier les attentes des prescripteurs Quelles typologie de demandes envoyées vers l HAD? Comment l HAD peut y répondre? Nomenclatures HAD nationale et affichage (cf. présentation ROR) Interfaces logiciels métier HAD et ViaTrajectoire Utilisation de ViaTrajectoire : L HAD : prescripteur d EHPAD et de SSR via l outil Les EHPAD/EHPA/USLD : prescripteur d HAD via l outil

20 Conclusion Taux d utilisation de l outil à performer Enjeu d intégration en routine de VT dans les pratiques des prescripteurs pour demander l HAD Enjeu d intégration des HAD en tant que receveur et prescripteur Intégration des EHPAD, du champ du handicap et à terme de la psychiatrie comme prescripteur d HAD Communication à développer pour mieux connaître et faire connaître l HAD Développer la communication inter-régionale sur l HAD, auprès des prescripteurs Axe de travail commun : équipes ViaTrajectoire FNEHAD ViaTrajectoire : un levier pour promouvoir l HAD Enjeu de lisibilité et de visibilité : affichage dans un annuaire national

21 Questions diverses

22 Merci pour votre attention Équipe Régionale ARS-IF Bruno Xoual, Référent Direction de la Stratégie Annaïg Durand, Référent SSR DOSMS Équipe Régionale GCS D-SISIF Dr Véronique Quentin, Directeur de projet ViaTrajectoire Vincent Charnay, Chef de projet Déploiement ViaTrajectoire Référent ViaTrajectoire HAD Ségolène Chandon, Chargée de mission ViaTrajectoire

23 Enquête : les questions posées Où en est le peuplement de l HAD dans les différentes régions? Date et état du déploiement HAD/MCO/SSR Quels sont les retours d expérience : Utilisation du module HAD par les prescripteurs Utilisation de VT par les HAD Quelques données statistiques : Flux quantitatifs, taux d admission en HAD, taux de réponse Retours d expériences des régions Thèmes abordés : Adhésion des HAD à l outil et exemples de fonctionnement en régions Déploiement de VT, exemples vertueux de déploiement : méthodologie, recommandations Apports de l outil : améliorations des pratiques? Axes d amélioration : fonctionnement de l outil et évolutions attendues Eventuellement utilisation en lien avec le module EHPAD pour les régions utilisatrices?