Prise en Main de Microsoft Access

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1 laboratoire informatique gestion de bases de données Prise en Main de Microsoft Access Access est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR) édité par Microsoft, qui permet la structuration, le stockage, la maintenance, la mise à jour et la consultation de données réparties dans plusieurs tables. Ces tables sont stockées dans un unique fichier, au format «.mdb», regroupant toute la base, et qui ne peut être lu que par Access. Les données dans les tables peuvent y être mises en relation les unes avec les autres. Précisions sur le vocabulaire : une relation est instanciée sous forme de table, qui stocke des données et les présente dans un tableau. Les colonnes de ces tableaux sont les attributs, appelés ici «champs». Les lignes de ces tableaux sont des enregistrements. La clef primaire d'une relation peut être formée de plusieurs champs, les enregistrements d'une table ne peuvent présenter de doublon sur cette clef. Nous utiliserons ici la version Access distribuée avec Office Pro Vous pouvez à tout moment obtenir de l'aide (parfois contextuelle...) en appuyant sur la touche F1 du clavier. Création d'une base de données 1. Démarrez votre ordinateur sous Windows, 2. Lancez le logiciel Access accessible à partir du menu : Démarrer / Programmes / Microsoft Office Créez une nouvelle base de données (qui sera stockée dans une nouveau fichier.mdb), cela à partir du menu : Fichier / Nouvelle base de données... et dans la liste qui apparaît à droite de l'écran, choisir Base de donnée vide 4. Access vous demande alors de préciser le nom du fichier et le répertoire dans lequel il sera sauvegardé. La base ainsi créée, vous pouvez maintenant manipuler 7 types d'objets : tables, requêtes, formulaires, états, pages web, macro et modules... accessibles en cliquant sur les onglets appropriés de la fenêtre de gestion de la base.

2 Création de la structure d'une table On souhaite créer une table contenant des informations sur les patients d'une clinique. Cette table doit comprendre tous les champs du dictionnaire de données suivant : Mot clef Commentaire Type Taille NuméroPatient Numéro de patient Numérique Entier long Civilité Civilité Texte 15 Nom Nom Texte 30 Prénom Prénom Texte 30 CP Code Postal Texte 5 DateNaissance Date de naissance Date/Heure _ NbEnfants Nombre d'enfants Numérique Octet Remarque Remarque Mémo _ Création de table : 1. Cliquer sur l'onglet Tables puis sur Créer une table en mode Création. Le mode Création est utilisé pour paramétrer la structure de la table : nom et type de chaque champ. Il sert également à définir la clé primaire. 2. Saisir les attributs de la table «Patients» tels que décrits ci-dessus. 3. Dans le menu Fichier, cliquer sur Enregistrer et enregistrer la table sous le nom «Patients». Une fenêtre vous indique que vous n'avez pas créer de clé, ce qui est exact. A la question souhaitez vous créer une clé, répondez Non, c'est l'objet de la prochaine étape... Création de clé : 1. Dans l'onglet Tables de la fenêtre de gestion de la base, sélectionnez la table «Patients» et cliquez sur le bouton Modifier. De nouveau en mode création, il

3 est possible de modifier la structure de la table. 2. Placez-vous sur le champ «NuméroPatient» et cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur la petite flèche noire qui précède le nom du champ. 3. Dans le menu proposé, choisir Clé primaire, le dessin d'une clé apparaît alors. 4. Dans le cas où plusieurs attributs constituent la clé, on les sélectionne en maintenant la touche Ctrl du clavier enfoncée, puis on appelle le menu contextuel avec le bouton droit de la souris. 5. Fermez la table en cliquant sur le bouton de fermeture de la fenêtre et en enregistrant vos modifications. Modification de la structure d'une table: 1. Dans l'onglet Tables de la fenêtre de gestion de la base, sélectionnez la table «Patients» et cliquez sur le bouton Modifier. Vous êtes de nouveau dans le mode création, il est alors possible de modifier la structure de la table. 2. Supprimez le champ «Remarque» en sélectionnant la ligne adéquate et en utilisant la touche Suppr du clavier. 3. Paramétrez le champ «Civilité» afin qu'il affiche la liste suivante : «Madame, Monsieur, Mademoiselle». Lors de la saisie, il suffira de sélectionner le bon cas parmi ces trois propositions, sans avoir à faire de saisie. Pour cela cliquez sur le champ «Civilité», puis sélectionnez comme type de donnée Assistant Liste de choix. Saisir les valeurs en suivant l'assistant. Vous pouvez modifier vos choix en examinant les Propriétés du champ dans la partie basse de la fenêtre. 4. Vous allez maintenant mettre en place une contrainte de saisie sur le domaine du code postal : les patients ne peuvent être soignés dans cette clinique que s'ils sont domiciliés dans le Rhône. En utilisant la propriété Valide si du champ «CP», entrer une expression régulière permettant d'évaluer cette condition. Par exemple, la contrainte «Comme '' 69*''» indique que le code postal doit commencer par 69, les trois caractères suivants étant indifférents. Au niveau de la propriété Message si erreur, précisez le message à afficher en cas de saisie d'un patient domicilié hors du Rhône. 5. Paramétrez le Format du champ «DateNaissance» afin qu'il affiche la date avec deux chiffres pour le jour, deux chiffres pour le mois, et quatre chiffres pour l'année. 6. Paramétrez la propriété Légende du champ «CP» afin d'afficher comme libellé de colonne la chaîne de caractère «Code Postal». Saisie et modification de données 1. Dans la zone Tables de la fenêtre de gestion de la base, sélectionnez la table «Patients» puis ouvrez-là en cliquant sur le bouton Ouvrir. 2. En mode Feuilles de données, saisissez les données présentées suivantes : 3. Supprimez l'enregistrement correspondant à «Mme BOUILLUT» en sélectionnant

4 la ligne adéquate et en faisant apparaître le menu contextuel par un clic droit. 4. Basculez en mode création en utilisant le menu Affichage / Création ou en cliquant sur l'icône présentant crayon, règle et équerre en haut et à gauche de votre fenêtre. Basculez de nouveau en mode feuille de données en utilisant le menu Affichage / Mode Feuille de données ou en cliquant sur l'icône représentant un tableau en haut et à gauche de votre fenêtre. 5. Essayer d'ajouter une patiente «Mademoiselle Anna Leduc, résidant dans le 9ème arrondissement de Lyon, née le 01/01/2001, sans enfant» en réutilisant le numéro de patient 1. Que se passe-t-il? Pourquoi? Enrichissement de la base de donnée Créez deux nouvelles tables : «Médicaments» et «Prescriptions» : Mnémonique Type Taille NumMedicament Numérique - NomMedicament Texte 30 Présentation Texte 30 Composition Texte 30 UsageThe Texte 30 Indication Texte 30 Mnémonique Type Taille NumPrescription Numerique - NumMedicament Numérique - NumPatient Numérique - Quantite Numérique - Dosage Texte 10 Fréquence Texte 20 Pour lesquelles les clefs sont «NumMédicament» et «NumPrescription». Vous allez maintenant définir des relations entre les tables : 1. Choisissez pour cela dans le menu Outils l'option Relations. 2. Dans la fenêtre Afficher la table, cliquez sur la table «Médicaments» puis sur le bouton Ajouter. Faites de même avec les 2 autres tables, puis Fermer. 3. Vous pouvez déplacer les tables afin d'obtenir la disposition souhaitée. 4. À l 'aide de la souris, faites glisser le champ «NumMédicament» de la table «Médicaments» vers le champ «NumMédicament» de la table «Prescriptions».

5 5. Vous pouvez modifier les paramètres de cette relation grâce à la fenêtre Modifier la relation accessible par un clic droit sur le lien. Ici, la clé primaire de la table «Médicaments» est reliée au champ «NumMédicament», clé étrangère, dans la table «Prescriptions». Les cardinalités entre les tables sont indiquées tout en bas de la fenêtre dans la zone Type de relation. Fermez la fenêtre sans avoir coché quelque option que ce soit. 6. Faites apparaître la relation entre les tables «Patients» et «Prescriptions». Vous pouvez double-cliquer sur le lien pour afficher le détail de la relation. 7. Enregistrez vos relations et fermez la fenêtre Relations. Reprenez vos tables, et saisissez-y les données suivantes : Contraintes d'intégrité 1. En mode Feuille de données, ajoutez une prescription concernant le médicament numéro 4. Votre enregistrement peut-il être sauvegardé dans la base de données? Cela n'est pas très satisfaisant puisque le médicament numéro 4 n'existe pas Dans le fenêtre décrivant les relations, cochez maintenant, pour les deux liens, Appliquer l'intégrité référentielle. L'opération est-elle possible dans les deux cas? Pourquoi? 3. Corriger vos données de manière à pouvoir appliquer l'intégrité référentielle dans votre base de données. 4. Une fois l'intégrité référentielle activée, retournez dans la Feuille de données décrivant les patients et tentez de supprimer «BAZIN». Vous ne devriez normalement pas pouvoir le faire puisque des prescriptions y font référence. 5. Dans la fenêtre de description des relations, modifiez les propriétés du lien entre les tables «Patients» et «Prescriptions» et choisissez Effacer en cascade. 6. Tentez de nouveau de supprimer le patient appelé «BAZIN». Que se passe-t-il? 7. Allez maintenant dans la table «Prescriptions» et vérifiez qu'il n'y en a plus faisant référence à «BAZIN». 8. Modifiez le numéro du patient «VERLAT», de 2 à 1. Que se passe-t-il? 9. Dans la fenêtre des relations, éditez le lien entre les tables «Patients» et «Prescriptions» et cliquez sur Mettre à jour en cascade. 10. Modifiez le numéro du patient «VERLAT», de 2 à 1. Que se passe-t-il? 11. Allez maintenant dans la table «Prescriptions» pour vérifier celles qui y font référence. Qu'en pensez-vous? 12.Dans quel ordre faut-il procéder pour ajoutez la prescription suivante : prescription numéro 6, concernant le patient 1 et le médicament 8, de 2 cuillerées à soupe, 3 fois par jour.

6 Formulaire Vous allez ici créer une interface avec les utilisateurs potentiels leur permettant d'accéder à la base de manière plus conviviale et sécurisée. Pour cela vous allez construire un formulaire de saisie des informations relatives à un patient : cliquez sur Formulaires et choisissez Créer un formulaire à l'aide de l'assistant. 1. Dans un premier temps, vous allez récupérez tous les champs de la table «Patients» dans le formulaire : la table sélectionnée doit donc être «Patients», et vous allez faire passer tous les champs disponibles d'une zone à l'autre. 2. Après avoir cliqué sur Suivant > Choisissez une présentation de type Colonne simple 3. Suivez les étapes, vous êtes guidés... Pour modifier le formulaire, une fenêtre de gestion proposant une barre d'outils adaptée vous permet d'effectuer toutes les modifications de forme envisagée : disposition du texte, nom des étiquettes, arrières-plans, etc. L'en-tête de formulaire détermine ce qui s'affiche en haut du formulaire : un titre... Le détail fait référence au contenu des champs des enregistrements. Le pied de formulaire détermine ce qui s'affiche dans la partie inférieure : total... Attention, les libellés et les champs sont groupés, il faut donc d'abord les dissocier si vous voulez ensuite appliquer des modifications sur l'un ou l'autre. 4. À titre d'exercice, afin d'éviter les dates de naissance fantaisistes, vous allez paramétrer la fourchette de dates admises. 5. Saisissez de nouveaux patients grâce à votre formulaire. Notes : il est possible d'aller beaucoup plus loin dans la création de formulaires : par exemple, un sous-formulaire relatif aux prescriptions permettrait de renseigner le dossier médical du patient au moment de la saisie de ses données personnelles... Exercice complémentaire Les attributs suivants décrivent l'activité de location de DVD d'un vidéo-club : VIDEO(N Clt, NomClient, PrenomClient, AdresseClient, DateDebutAbonnementClient, N DVD, TitreFilm, PrixAchatDVD, NomProducteur, AdresseProducteur, DureeFilm, NationaliteFilm, NomRealisateur, AnneeSortieFilm, Genre, DateLocationDVD, DureeLocation) 1. Décomposez la relation VIDEO pour obtenir un schéma relationnel en 3NF, en vous aidant des dépendances fonctionnelles de bon sens, et en n'oubliant pas qu'un vidéo club loue plusieurs films, parfois gravés sur plusieurs DVD, plusieurs fois, à plusieurs clients Construisez les différentes tables de votre modèle. 3. Établissez les relations entre elles ainsi que les contraintes référentielles. 4. Établissez des formulaires permettant de gérer les clients, les DVD et les emprunts. 5. Après avoir ajouté un peu de contenu à la base, découvrez par vous-même le type d'objet État. Avec l'assistant, établissez un état résumant les emprunts d'un client.

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