Dépôt électronique des thèses

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1 Dépôt électronique des thèses Anne-Laure Briet, Isabelle Oms, Raluca Pierrot Bibliothèque Universitaire Montpellier 3 Février 2014 Thèses en ligne, février

2 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique A quel moment et comment? Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Thèses en ligne, février

3 1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd hui? Évolution importante de l information scientifique vers une forme électronique et un accès web La visibilité rapide de l information scientifique sous forme numérique devient un enjeu pour : les communautés de recherche les auteurs : chercheurs et docteurs les organismes de recherche, les universités, les laboratoires, les écoles doctorales. Thèses en ligne, février

4 1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd hui? Il existe plusieurs modalités de mise à disposition en ligne et acteurs : circuits commerciaux «traditionnels» : PUF, H. Champion, Oxford, Cambridge, Routledge, circuits reposant sur l appropriation par des acteurs non commerciaux : universités, institutions, communautés de chercheurs, etc. Attention : les modèles éditoriaux sont différents et complémentaires mais avec un réel enjeu «politique»: à qui appartient la recherche (aux auteurs ou aux éditeurs)? Thèses en ligne, février

5 1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd hui? En particulier : le mouvement des Archives Ouvertes mettre en libre accès les résultats de la recherche avec diffusion rapide, visibilité maximale, garantie de pérennité. Un exemple français : HAL initiative nationale : CNRS + CPU auto-archivage des publications et des travaux non publiés un portail pour les LSHS : HAL-SHS ( documents) un portail dédié aux thèses et HDR : TEL ( documents) auto-archivage complété par archivage institutionnel : ex : UM3 a voté en CS l'archivage dans TEL Thèses : Cyberthèses pour Lyon II, Thèses des universités de Montpellier (UM1, UM2, UM3) Thèses en ligne, février

6 1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd hui? Thèses = une part importante de l activité de recherche des universités élément pris en compte par les évaluations (AERES, ) Elles sont rédigées sous forme électronique mais elles avaient un circuit «confidentiel» : diffusion restreinte ou problématique (papier+microfiche) : peu de visibilité, nombre de lecteurs réduit (moins de 10 par thèse, la plupart du temps) pérennité des données difficile à assurer Thèses en ligne, février

7 1/ Contexte : décisions des établissements Une démarche de valorisation et d accès libre aux résultats de la recherche Contexte légal : arrêté du 7 août 2006 depuis le1 er janvier 2010, à Montpellier : dépôt électronique et diffusion des thèses en ligne (via le site de la Bibliothèque Interuniversitaire) Quelques chiffres : 350 thèses de Montpellier 3 ont été déposées en version électronique Thèses en ligne, février

8 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique A quel moment et comment? Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Thèses en ligne, février

9 2/ Dépôt électronique : mode d emploi Le dépôt électronique est obligatoire et concerne : les doctorants de toutes les ED des universités de Montpellier le dépôt avant soutenance (3 semaines avant) le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois), avec les éventuelles corrections du jury le dépôt électronique accompagne les principales étapes administratives. Ce qui est également obligatoire, a minima : diffusion de la thèse sur l Intranet de l université (consultation sur le campus par toute personne et à distance pour les membres de la communauté universitaire). Thèse = document administratif. Thèses en ligne, février

10 2/ Dépôt électronique : principales étapes Dépôt obligatoire dans la limite de 3 semaines avant soutenance (impératif pour la soutenance) Dépôt correctif éventuel dans la limite de 3 mois après soutenance soit 2nd dépôt comprenant les corrections demandées par le jury soit indication explicite qu il n y a pas de correction apportée : les fichiers du premier dépôt sont définitifs. Les exemplaires électroniques sont déposés sous forme de cédérom auprès du bureau des soutenances (SEED) Remarque : les exemplaires «papier» pour rapporteurs et membres du jury persistent, mais pas de valeur légale version officielle = version électronique Thèses en ligne, février

11 2/ Dépôt électronique : principales consignes pour le document Textes de référence : Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l usage des doctorants, Dépôt électronique des thèses : rappel de la procédure et points de vigilance voir aussi les consignes de votre ED. Voir le site Thèses en ligne : mode d emploi Quelques compléments sous forme de conseil pour améliorer la consultation en ligne des documents électroniques. Thèses en ligne, février

12 2/ Dépôt électronique : principales consignes pour le document Modèle de page de titre obligatoire : Thèses en ligne, février

13 2/ Dépôt électronique : structure conseillée du document Structure du document analogue au cas papier sauf : page résumé + mots-clés et table des matières (ou sommaire) en début de document ; évitez les pages blanches. Thèses en ligne, février

14 2/ Dépôt électronique : formats des fichiers Chaque version de la thèse doit être au format PDF en un seul fichier (sauf si fichier très lourd : + 80 Mo : dans ce cas, fractionner) nom de fichier : [année]_[nom]_[type de fichier] Remarque : Ex. : 2014_dupont_arch OU 2014_dupont_diff générer du PDF est maintenant facile : avec PDFCreator pour Word (libre, gratuit, conseillé) attention : pour la version d archivage, ne pas appliquer des protections actuellement : pas de gestion d autres formats (ex. multimédia) Thèses en ligne, février

15 2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse Problème(s) : une thèse est à l intersection de 6 domaines juridiques principaux Statut juridique d une thèse. R. Creppy, Thèses en ligne, février

16 2/ Dépôt électronique : cadre juridique de la thèse code du patrimoine : diffusion intranet obligatoire (hors confidentialité) code de l éducation : les aspects administratifs droit des obligations : les aspects contractuels et autres cas spécifiques : droits de la personnalité (respect de la vie privée, image), secret défense Mais surtout : code de la propriété intellectuelle propriété industrielle : ex. brevet, période de confidentialité éventuelle la propriété littéraire et artistique vous protège mais vous rend responsable Thèses en ligne, février

17 2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle Propriété intellectuelle = protection des œuvres de l esprit! : une idée ou un concept ne se protègent pas en eux-mêmes, ils doivent être matérialisés Deux aspects de la propriété intellectuelle propriété industrielle : s acquiert par dépôt (brevet, marque, ) propriété littéraire et artistique = le droit d auteur est acquis du seul fait de la création d une œuvre originale Droit d auteur en 2 parties aussi droit moral (perpétuel) : paternité, respect de l œuvre, droit patrimonial (durée : 70 ans après le décès de l auteur) : droit d exploitation de l œuvre, notamment représentation et reproduction Thèses en ligne, février

18 2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses Vous êtes l auteur de la thèse : vous bénéficiez automatiquement du droit d auteur et de sa protection ex. : protection contre la contrefaçon et le plagiat ex. : personne ne peut diffuser votre thèse sur internet sans votre accord explicite Mais vous êtes probablement amenés à utiliser (exploiter) dans votre thèse des éléments dont vous n êtes pas l auteur ou l unique auteur vous devez respecter la propriété intellectuelle et vous assurer d avoir le droit d utiliser ces éléments ex. : photographies, reproductions d œuvres d art, cartes ex. : utilisation articles (voir plus loin) Thèses en ligne, février

19 2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses toute utilisation (exploitation) d une «œuvre» nécessite de respecter la propriété intellectuelle des auteurs (ou ayants droits) des documents cités ou dont on se sert dans la thèse Par exemple : cas d une citation courte ou d une analyse : accepté, à condition de mentionner l auteur et la source cas d une œuvre du domaine public (70 ans après le décès de l auteur) : peut être reproduite, à condition de mentionner l auteur et la source dans tous les autres cas : nécessité d obtenir l accord écrit de l auteur pour une utilisation spécifique prévue (reproduction et représentation) ou cas de l exception de recherche. Thèses en ligne, février

20 2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses Exception de recherche (2011) : vous pouvez diffuser dans votre thèse, y compris sur Internet Textes (livres) : extraits d œuvres (5 pages consécutives, 20% maximum de l ensemble) Musique imprimée : aucune exception Presse : extraits de périodiques (pas plus de 2 articles d une même parution, dans la limite de 10% du périodique) Arts visuels : au maximum 20 œuvres, définition limitée à 400 x 400 pixels, résolution de 72 DPI. Des contraintes pourtant : une déclaration auprès des titulaires des droits ; les images ne doivent pas pouvoir être extraites et la thèse ne doit pas faire l objet d un contrat d édition. Thèses en ligne, février

21 2/ Dépôt électronique : propriété intellectuelle, cas des thèses Quatre cas de figures pour tous les éléments dont vous n êtes pas l unique auteur ou qui ne sont pas dans le domaine public : soit vous êtes dans le cadre de la citation courte ou de l analyse soit vous êtes dans le cadre de l exception de recherche soit vous avez l accord explicite de l auteur pour l utilisation sur un périmètre donné (ex. intranet/internet) soit vous n avez pas cet accord (aucun accord ou accord uniquement pour la version «papier») Vous ne pouvez pas insérer dans la version de diffusion de votre thèse des parties que vous n êtes pas autorisé à diffuser ( mais tolérance pour la version de travail papier). Thèses en ligne, février

22 2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse Vous n utilisez pas d œuvres autres que celles dont vous êtes l auteur ou s il n y a pas de problème de droit d utilisation des œuvres version complète = le stricte équivalent électronique de l exemplaire papier communiqué aux rapporteurs et jury elle peut être diffusée Si vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites : création de 2 versions la version complète (ou d archivage) ne peut être exploitée pour la diffusion, elle sera archivée (CINES) vous devez, en outre, fournir une version partielle de diffusion = version complète expurgée des éléments problématiques. Thèses en ligne, février

23 2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse cas des œuvres d art, Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent nécessairement l indication de la source. L ensemble de ces éléments est repris dans la table des illustrations. Thèses en ligne, février

24 2/ Dépôt électronique : les versions de la thèse cas des articles En général, les auteurs peuvent utiliser la version préprint de leur article publié à condition que la référence et le lien sur le site de l éditeur soient explicites. Voir HELOISE et SHERPA/RoMEO Thèses en ligne, février

25 2/ Dépôt électronique : le contrat de diffusion Le contrat auteur/établissement fixe les modalités de diffusion : Il rappelle qu une thèse sera diffusée sur l intranet de l établissement (hors clause de confidentialité) Il vous laisse le choix d étendre ou non la diffusion à internet par une cession (non exclusive) du droit de diffusion à l établissement Diffusion sur : Thèses des universités de Montpellier (BIU), Theses.fr, HAL/TEL (depuis 2012, pour UM3) Il vous permet d indiquer si vous voulez ou non limiter l utilisation du fichier (licences : copie, enregistrement, impression) Il vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle Thèses en ligne, février

26 2/ Dépôt électronique : le contrat de diffusion Thèses en ligne, février

27 2/ Dépôt électronique : le contrat de diffusion Thèses en ligne, février

28 2/ Dépôt électronique : certificats de conformité Garantie que le fichier électronique diffusé correspond à la thèse présentée et évaluée en soutenance : certificat de conformité et attestation de dépôt : vous vous engagez au respect de la conformité des fichiers électroniques avec le contenu de la thèse Si deux dépôts, deux certificats : un certificat avant soutenance un certificat après soutenance Thèses en ligne, février

29 2/ Dépôt électronique : certificats de conformité Thèses en ligne, février

30 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique Pour qui et à partir de quand Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Thèses en ligne, février

31 3/ Les étapes du dépôt avant soutenance Dépôt avant soutenance (date limite : - 3 semaines) : déterminer les conditions de diffusion des œuvres reproduites préparer les éventuelles versions (archivage/diffusion), chacune en un seul fichier. générer le format PDF pour la / les version(s) Rappel : pas de protection pour la version d archivage déterminer le périmètre de diffusion : oui ou non sur internet? générer un fichier txt ou rtf avec en français et en anglais : titre, résumé (1700 caractères max), 6 mots clés communiquer au bureau des soutenances du SEED : cédérom avec le(s) fichier(s) pdf et le fichier txt ou rtf + contrat de diffusion et certificat de conformité + votre adresse mail Thèses en ligne, février

32 3/ Les étapes du dépôt après soutenance S il n y a pas de correction : communiquer au bureau des soutenances du SEED le plus rapidement possible le certificat indiquant que les fichiers du 1 er dépôt sont définitifs. S il y a des corrections, effectuer un 2nd dépôt, après soutenance : dans la limite de 3 mois après la soutenance apporter à la thèse les corrections suggérées par le jury préparer sur cédérom les versions PDF s il y a lieu, corriger aussi le fichier des résumés/mots clés imprimer le certificat de conformité après soutenance (2 exemplaires) : il doit être signé et communiqué au bureau des soutenances. Thèses en ligne, février

33 3/ Cas particuliers Le cas de la confidentialité : vous effectuez les dépôts, la diffusion ne sera effective qu au terme de la période de confidentialité définie par le jury. Attention : la confidentialité est limitée dans le temps de manière raisonnable. Pour des raisons de qualité scientifique, le jury peut s opposer à la diffusion de votre thèse sur Internet, même si vous aviez exprimé ce souhait. La diffusion est limitée à l Intranet de l établissement Vous pouvez diffuser votre thèse sur une archive ouverte (TEL), mais pas de retrait ultérieur possible. Thèses en ligne, février

34 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique Pour qui et à partir de quand Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Thèses en ligne, février

35 4/ Résultat : signalement, diffusion, conservation Signalement et diffusion : Sudoc, catalogue BIU, Thèses.fr, autres portails Si diffusion sur Internet : HAL/TEL, portail européen DART-Europe Une thèse en ligne est bien plus consultée et citée (+ 250% de citations) Conservation pérenne des fichiers (Cines) Remarque : HAL/TEL Si auto-archivage : pas de possibilité de retrait pour l auteur Si dépôt par l université et BIU : possibilité de retrait Thèses en ligne, février

36 4/ Diffusion : quelques idées reçues sur la mise en ligne des thèses Le droit d auteur : Pour la mise en ligne de ma thèse, dois-je céder tous les droits à l université? Non, vous êtes l auteur de la thèse, vous gardez tous vos droits ; l université = hébergeur (version de soutenance) Réversibilité (mais diffusion intranet obligatoire) Le plagiat : Si ma thèse est en ligne, elle n est pas protégée contre le plagiat. Pas vraiment : la visibilité d une thèse rend le plagiat ou la contrefaçon plus faciles à démontrer (logiciels anti-plagiat : opérationnels si la source éventuelle est en ligne) Un dépôt daté dans l archive institutionnelle de l université suffit pour prouver l antériorité d une œuvre Thèses en ligne, février

37 4/ Diffusion : quelques idées reçues sur la mise en ligne des thèses La publication ultérieure chez un éditeur : Plus aucun éditeur ne publiera ma thèse! Non : la mise en ligne peut être utile précisément pour trouver un éditeur (effet bénéfique de TEL) Si l éditeur exige le retrait de la thèse d Internet, il suffit d écrire une lettre au service des études doctorales : diffusion restreinte à l intranet La publication ultérieure chez un éditeur : J ai cédé d avance tous les droits à l éditeur En êtes-vous sûr(e)? : les contrats ne stipulent pas forcément la cession des droits pour le numérique (vérifier!) Trop d angélisme par rapport au monde de l édition : tenter de céder le minimum de choses à l éditeur (intéressant également pour la suite de la carrière de chercheur) Thèses en ligne, février

38 4/ Diffusion : points de vigilance Attention aux sollicitations directes Le cas des Editions universitaires européennes ou Presses académiques francophones (depuis 2010 : politique marketing très «agressive») or, il n y a pas vraiment de travail éditorial, les prix sont très élevés, le tirage «à la carte» Marché tourné vers les auteurs (CV), non pas vers les lecteurs La publication à compte d auteur Pas de validation peu de valeur ajoutée Thèses en ligne, février

39 4/ Résultat : exemple Sudoc Sudoc : par exemple : «Mécanismes cognitifs du changement de langue chez les multilingues : études comportementales et électrophysiologiques», par Xavier Aparicio Thèses en ligne, février

40 4/ Résultat : exemple Thèses en ligne, février

41 Information et contacts Sites web d information : (Etudes doctorales/soutenance de thèse) Contact pour les questions juridiques : SAJI : saji@univ-montp3.fr Contact pour le dépôt électronique : theses_elect@univ-montp3.fr Possibilité de prendre rdv avec Isabelle Oms Thèses en ligne, février