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1 SUITE AFFAIRE+ Guide du logiciel de gestion de la qualité Version 2 Créé par : Le 20 Mars 2012

2 Table des matières Avant de commencer à utiliser le logiciel... 3 Démarrer le logiciel... 3 Créer un nouveau Rapport de Non-Conformité (RNC)... 4 Voir la liste des RNC... 6 Modifier un RNC... 6 Voir l historique des RNC... 8 Compiler les RNC Voir le formulaire RNC Créer une nouvelle Action Corrective (AC) Voir la liste des AC Modifier une AC Voir et cacher les feuilles de spécifications Alarme n o Alarme n o Alarme n o Envoyer les alertes Importer des données Consulter l aide Obtenir plus d informations de 23

3 Avant de commencer à utiliser le logiciel Il faut activer les macros et ajouter les références PowerPoint dans Excel. Se référer au : «Guide pour Excel 2007.doc». Démarrer le logiciel Lors du démarrage du logiciel, un envoi d alerte est effectué. Un message est alors envoyé aux adresses courriels entrées dans les espaces réservés de la feuille «Alerte». Veuillez prendre note que Outlook doit être ouvert à ce moment-là, sinon aucun courriel ne sera envoyé. Voici un exemple de courriel envoyé : 3 de 23

4 Créer un nouveau Rapport de Non-Conformité (RNC) Pour pouvoir créer un nouveau RNC (Rapport de Non Conformité), dans le menu principal, cliquez sur «Nouveau RNC». 4 de 23

5 Ensuite, remplissez les champs demandés. Les champs avec une étoile (*) sont des champs obligatoires. Il est donc important de les remplir avant d enregistrer le RNC. 5 de 23

6 Voir la liste des RNC Pour consulter la liste des RNC, cliquez sur le bouton «Voir la liste des RNC». En ce qui concerne la liste des RNC, elle ne contient que la dernière mise à jour du rapport. Pour voir l historique des modifications pour chaque RNC, il faut voir l historique des RNC. Modifier un RNC Pour mettre à jour le rapport, dans le menu principal, cliquez sur «Modifier un RNC». 6 de 23

7 Vous devez alors sélectionner un RNC dans la liste déroulante. Ensuite, les différents champs du formulaire se rempliront avec les informations du RNC. Vous pouvez, ainsi, valider votre choix. Si vous ne connaissez pas le numéro du RNC, vous pouvez vous rendre dans le menu principal et aller dans «Voir la liste des RNC». Seule la partie de gauche est modifiable. Voici ce qui peut être modifié dans un RNC : l utilisateur qui effectue un changement ainsi que le statut du rapport et les coûts additionnels au rapport. Des commentaires peuvent également être ajoutés. 7 de 23

8 Voir l historique des RNC L historique des RNC affiche tous les changements apportés dans le logiciel. Cet historique permet de garder une traçabilité sur le traitement des non-conformités. 8 de 23

9 À l aide du filtre, vous pouvez sélectionner le numéro du RNC pour lequel vous voulez voir l historique. 9 de 23

10 Compiler les RNC Pour compiler les RNC, dans le menu principal, cliquez sur «Compilation des RNC». À ce moment, vous avez quelques informations à saisir avant de générer la compilation. Les quatre premiers champs servent à filtrer l information qui sera incluse dans le rapport. Les dates inscrites sont les dates de détection de la non-conformité. Ensuite, les deux derniers champs servent à définir les variables du graphique. Notez bien que dans le cas présent, «Quantité» représente la quantité de RNC et «Coût» constitue le coût total cumulé des RNC inscrits dans la liste pour les dates spécifiées. 10 de 23

11 Une fois les informations entrées, cliquez sur «Générer la compilation». Vous obtenez un graphique semblable à celui illustré ici-bas. Vous pouvez ensuite modifier, imprimer et enregistrer ce graphique comme un fichier Excel standard. Voir le formulaire RNC Pour consulter le formulaire RNC, cliquez sur «Voir le formulaire RNC» dans le menu principal. 11 de 23

12 À ce moment, il ne vous reste plus qu à inscrire le numéro de RNC dans la case appropriée pour récupérer les informations déjà existantes dans le formulaire. Vous pouvez modifier ce rapport à votre gré. Notez bien que l information affichée automatiquement vient de la fonction «recherchev». Vous pouvez consulter le menu «Aide» d Excel pour de l information sur cette fonction. 12 de 23

13 Créer une nouvelle Action Corrective (AC) Pour créer une nouvelle Action Corrective, dans le menu principal, cliquez sur «Nouvelle AC». Ensuite, il ne vous reste plus qu à remplir les champs demandés puis à enregistrer l action corrective. 13 de 23

14 Voir la liste des AC Tout comme avec les RNC, vous pouvez consulter la liste des actions correctives. 14 de 23

15 Modifier une AC Pour modifier une action corrective, dans le menu principal, cliquez sur «Modifier une AC». Vous n avez qu à sélectionner l action corrective que vous désirez modifier et apporter les changements désirés. 15 de 23

16 Voir et cacher les feuilles de spécifications En cliquant sur «Voir/Cacher les spécifications», vous pouvez voir les listes d informations utilisées dans le logiciel. La couleur des onglets de spécification sont orange. Dans l onglet «Spec-RNC», les champs dans la colonne «Type de RNC» ne doivent pas être modifiés. Ainsi, aucun autre type de RNC ne peut être ajouté ou modifié. Dans la colonne C, vous pouvez ajouter les courriels des personnes désirant recevoir une notification à l ouverture d un nouveau RNC. Vous pouvez avoir plus de détails sur les autres colonnes en passant avec votre souris sur le titre de la colonne. Un commentaire s affichera précisant le détail de la colonne. Pour ajouter des données, sélectionnez la première cellule vide dans le bas de la colonne et inscrivez la donnée. Pour supprimer des données, il faut cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner «Supprimer». 16 de 23

17 L onglet «Spec-Problème» vous permet de gérer les problèmes par catégorie. La première colonne liste les catégories de problème. Vous pouvez ajouter une catégorie en vous plaçant dans la dernière cellule de la colonne et en entrant le nom. Appuyez ensuite sur «Entrée» et la catégorie s ajoute à la liste. Pour ajouter des problèmes à la catégorie, il vous suffit de créer une autre liste de problèmes en cliquant sur le bouton «Créer une sous-liste». La liste se crée automatiquement et vous pouvez entrer des problèmes de la même manière que pour les catégories. Pour supprimer une catégorie, il vous suffit simplement de sélectionner la colonne complète de la catégorie, de faire un clic-droit et de sélectionner «supprimer». 17 de 23

18 L onglet «Spec-Général», vous permet de gérer les statuts des RNC. Vous pouvez ainsi garder une traçabilité de l état de la non-conformité. Vous pouvez même avertir des personnes par courriel lors d un changement de statut, en entrant les adresses courriels dans l espace approprié, séparé par des points-virgules. La dernière colonne sert à indiquer le nom de la personne responsable du statut. Il s agit de cette personne qui veille à faire évoluer le statut. La liste «Utilisateur» permet d inscrire les personnes susceptibles de remplir ou modifier des RNC. 18 de 23

19 Dans l onglet «Spec-AC», se trouve la liste des demandeurs des actions correctives. Vous verrez aussi une liste qui contient les raisons d ouverture d une action corrective. Cette liste contient les choix pour lesquels vous décidez d ouvrir une action corrective. Finalement, vous avez différents statuts pour faire cheminer votre action. Vous pouvez définir vos statuts à votre gré, en ajouter ou en supprimer. Si vous désirez qu un courriel soit envoyé dans un cas de statut particulier, vous devez entrer l adresse courriel dans l espace approprié. En ce qui concerne les spécifications des «Alerte», les champs en blanc ne peuvent être modifiés. Seuls les champs en vert sont accessibles à une modification. Vous n avez qu à entrer l information voulue dans les champs appropriés («Adresse du destinataire» et «Objet du courriel»). Alarme n o 1 L alarme n o 1 surveille les coûts engendrés par les RNC dans le type et le délai choisi. Dans l exemple suivant, si $ de coûts sont accumulés dans les différents RNC internes dans un intervalle de cinq jours, un courriel est envoyé aux personnes inscrites dans les cellules «Adresses» avec l objet inscrit dans la cellule «Objet». 19 de 23

20 Alarme n o 2 L alarme n o 2 surveille si une quantité X de RNC a été émise pour le même problème en X jours. Dans l exemple suivant, si deux RNC ont été émis pour le même problème en dix jours, un courriel est envoyé aux personnes inscrites dans les cellules «Adresses» avec l objet inscrit dans la cellule «Objet». Alarme n o 3 L alarme n o 3 surveille s il y a des actions correctives ouvertes et arrivées à échéance. Dans ce cas, le logiciel enverra un courriel aux personnes inscrites dans les cellules «Adresses» avec l objet inscrit dans la cellule «Objet». Fréquence des alertes Dans la case du bas des alertes, vous pouvez choisir la fréquence de vérifications des alertes. Cette option vous évite d envoyer trop de courriel. Envoyer les alertes 20 de 23

21 Pour envoyer les alertes, dans le menu principal, cliquez sur «Envoyer alertes». Comme il a été démontré au début de ce guide, cette fonctionnalité effectue une vérification des alertes par l envoi d un message aux adresses courriels entrées dans les espaces réservés de la feuille «Alerte». Notez bien que votre Outlook doit être ouvert à ce moment-là, sinon aucun courriel ne sera envoyé. Importer des données Ce bouton est désactivé, mais il permet, suite à une programmation simple, d importer les données de noms de clients, fournisseurs, départements internes, numéros d articles et descriptions à partir d un autre logiciel. Cette importation peut se faire automatiquement selon une fréquence donnée ou manuellement. Pour mettre en fonction ce module, contactez le RIF (voir coordonnés page suivante). 21 de 23

22 Consulter l aide Lorsque vous appuierez sur le bouton «Aide». Le document ici présent s ouvrira en format Word. 22 de 23

23 Obtenir plus d informations Si vous désirez obtenir davantage d informations, n hésitez pas à contacter : 457, rue des écoles, C.P. 846 Drummondville (Québec) J2B 6X1 Téléphone : Télécopieur : Courriel : 23 de 23

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