Formation à l utilisation du système de téléphonie Avaya Téléphones 1608 et 1616

Transcription

1 Formation à l utilisation du système de téléphonie Avaya Téléphones 1608 et 1616

2 Fonctions de téléphonie Touches logicielles Passer un appel Transfert Appel par nom Interception d appel Conférence à trois Renvoi d appel Journal des appels Gestion du répertoire personnel 2

3 Messagerie vocale Initialisation de la boîte vocale Consultation des messages vocaux Personnalisation des messages d accueil Renvoi d appel sur la Messagerie Vocale Messagerie vocale pour groupe Standard 3

4 Téléphonie 4

5 Téléphonie sur IP Utilise le réseau informatique Les coûts des communications restent inchangés Les communications entre les différents sites de l entreprise équipés sont gratuites, à condition d utiliser: Les numéros courts : par exemple Le répertoire du téléphone 5

6 Poste 1608 Le poste 1616 avec ses touches en mode vertical La touche [Phone/Exit] permet de revenir à l écran d accueil du téléphone. Il est conseillé d être sur l écran d accueil lors d une communication 6

7 Personnalisation Bouton Avaya Menu /Options et Paramètres: Paramètres d appel Options Affichage/Son Modifier les volumes : Boutons volume concerne : Casque, combiné et ampli pendant une conversation. La sonnerie pendant que le téléphone est au repos 7

8 touches logicellies programmées Touches logicielles Votre téléphone comporte trois touches d affichage d appel : Ligne 1, Ligne 2, Ligne 3 Il comporte également cinq autres touches logicielles programmées par l administrateur Ligne 1, Ligne 2, Ligne 3 Ligne 1 Ligne 2 Ligne 3 touches logicielles programmées Poste 1608 Poste

9 Passer un appel et gérer les lignes Pour passer un appel, il suffit de composer le numéro de votre correspondant, le 0 n est plus nécessaire Lors de l appel, la touche d affichage d appel de la ligne active devient Verte Vous pouvez passer ou recevoir un appel sur une autre ligne en cliquant la touche d affichage d appel de la ligne. L appel actif est alors mis en attente et clignote en vert. Vous pouvez ensuite basculer entre les lignes en appuyant sur les boutons d affichage d appel 9

10 Mettre un appel en attente Lorsqu un appel est actif, vous pouvez le mettre en attente en appuyant sur la touche de ligne correspondant à l appel en cours ou sur Vous pouvez passer ou recevoir un appel sur la seconde ligne Vous pouvez ensuite basculer entre les lignes en appuyant sur les boutons d affichage d appel Ligne 1 - Ligne 2 appel actif Lignes disponibles 10

11 Transférer un appel Lorsqu un appel est actif, vous pouvez le transférer vers un autre poste En appuyant sur la touche transfert Composer le N de votre correspondant Transfert supervisé : Attendre sa réponse et ré-appuyer sur transfert Transfert aveugle : Transférer sans converser en ré-appuyant sur transfert Appel actif La ligne clignote Ligne prise pour le transfert La ligne est active Ligne disponible Pour un autre appel 11

12 Téléphonie : appel par nom Appuyez sur la touche [Contacts] Entrez le nom recherché à l aide des touches en commençant par le nom. Une recherche intuitive est prise en charge, par exemple pour appeler Mr Dupond, entrer etc. Il ne faut pas entrer les espaces Lorsqu une correspondance est trouvée, le résultat est affiché. Si plusieurs résultats sont trouvés, une flèche apparait à gauche du premier nom et vous pouvez naviguer à l aide des touches de navigation Appuyez ensuite sur Appeler ou sur Détails 12

13 Interception d appel Appuyez sur le bouton d écran Fonction Choisissez Intercepter Choisissez ensuite Tout pour intercepter n importe quel appel en cours de sonnerie dans la société OU Saisissez le numéro du poste à intercepter Choisissez Interc 13

14 Renvois Appuyez sur le bouton d écran Fonction Choisissez Renvoi, puis Renvoi Inconditionnel Modifiez la destination pour entrer votre numéro de mobile ou tout autre numéro où vous souhaitez renvoyer votre poste Vous pouvez également appuyer sur la touche Vers MV pour renvoyer vos appels sur votre messagerie Activez le renvoi en passant l option Renvoi Incondit. à Activé Appuyez sur Enreg. Un D indique le renvoi en haut à gauche de l écran, et un touche d écran supplémentaire Etat est apparue. Cette touche permet de connaitre l état du renvoi, et de le désactiver 14

15 Téléphonie : Renvoi Temporaire Renvoi temporaire au : La fonction Renvoi temporaire au permet de rediriger vos appels vers un autre poste dans un autre bureau où vous allez travailler. Renvoi temporaire ici : Le renvoi temporaire ici permet de rediriger vos appels depuis un autre poste sur lequel vous travaillez d un autre bureau (renvoi à distance). 15

16 Téléphonie : conférence à trois et plus Lorsque vous êtes en communication avec votre premier correspondant, appuyez sur la touche Conference L appel actif est alors mis en attente. Vous entendez alors la tonalité sur la nouvelle ligne qui est allumée en vert. Composez le numéro de votre second correspondant Lorsque celui-ci a décroché, appuyez de nouveau sur la touche Conference Vous êtes en conférence Toutes les lignes sont libérées sauf la ligne 1 qui porte la conférence et le téléphone affiche «Conf xxx» En répétant l opération vous pouvez ainsi ajouter jusqu à 64 correspondants à votre conférence (interne ou externe si le nombre de lignes le permet) 16

17 Répertoire personnel Le téléphone peut stocker jusqu'à 100 contacts personnels. 1. Appuyez sur la touche [Contacts] 2. Naviguez vers la droite avec les touches de navigation : 3. Appuyez sur la touche d écran Nouveau 4. Renseignez le nom et le Numéro, puis appuyez sur la touche d écran Enreg Le contact est ensuite directement disponible par l appui sur la touche Contacts Pour modifier ou supprimer un contact, répétez la procédure ci-dessus, une fois sur le contact appuyez sur Plus et choisissez Modifier ou Supprimer 17

18 Journal des appels Pour accéder au journal des appels, appuyez sur la touche Call Log de votre téléphone Avec les touches de navigation, vous pouvez vous déplacer sur les rubriques Tout, En Absence, Entrant ou Sortant 18

19 Messagerie Vocale avec Visual Voice 19

20 Messagerie vocale perso : Initialisation Pour consulter la boîte vocale, vous devez vous y connecter en utilisant le bouton [Message] puis «Ecouter» Lors de votre premier accès à la messagerie vocale, le système vous demande d enregistrer votre nom. Vous pouvez modifier votre mot de passe en utilisant la touche [Messagerie] puis «Mot de passe» Le mot de passe doit: Être différent du numéro de poste Ne pas être composé d une suite de chiffres croissants, décroissants ou identiques Le voyant rouge du téléphone s allume lorsque vous avez des nouveaux messages, jusqu à ce que vous les lisiez 20

21 Messagerie vocale : navigation dans les menus de la messagerie Lorsque vous vous connectez à la messagerie les options suivantes sont affichées : Écouter - Vous pouvez accéder directement à votre messagerie vocale. Message - Vous pouvez laisser un message directement dans la boîte vocale que vous indiquez. Accueil - Vous pouvez écouter, modifier ou supprimer votre message d'accueil. Mot de passe - Permet de modifier le mot de passe de votre messagerie vocale. Standard(1) - Vous pouvez accéder directement au messages vocaux de n'importe quel groupe dont vous êtes membre, par exemple le standard 21

22 Personnalisation des messages d accueil perso Vous pouvez modifier votre message d accueil global depuis l interface VisualVoice en utilisant la touche [Message] puis l option «Accueil» : Enregistrer - démarre l'enregistrement, suivez les indications à l écran pour effectuer cette opération Ecouter - pour écouter le message d accueil actif. Soumettre- sauvegarde le nouveau message d'accueil. Supprimer - supprime le message d'accueil actif. 22

23 Renvoi vers la messagerie Appuyez sur le bouton d écran Fonction Choisissez Renvoi, puis Renvoi Inconditionnel Choisissez la touche Vers MV pour renvoyer vos appels sur votre messagerie Activez le renvoi en passant l option Renvoi Incondit. à Activé Appuyez sur Enreg. Un D indique le renvoi en haut à gauche de l écran, et un touche d écran supplémentaire Etat est apparue. Cette touche permet de connaitre l état du renvoi, et de le désactiver 23

24 Messagerie Vocale du Standard La messagerie vocale du groupe standard se paramètre en mode vocal à l aide de la touche d écran «MV xxxxx» A l invite vocale, effectuer le choix 3 «Modifier votre message d accueil» Se laisser guider pour changer le message standard (en journée) ou le message en dehors des heures de bureau. 24

25 Que faire en cas de problème? Je suis perdu dans les menus Appuyez sur la touche Phone/exit du téléphone pour revenir à l écran d accueil Mon téléphone affiche des messages du type : «Downloading i01d01a2_3.bin xx%> Votre téléphone est en train de mettre à jour son logiciel, laissez le terminer sa procédure (environ 8 minutes) et attendez que tout redevienne normal Mon téléphone affiche «Ext=» Ceci se produit lors de la mise en service ou de la réinitialisation du téléphone. Il suffit d entrer votre numéro d extension (numéro interne) puis valider par #, puis votre mot de passe et valider par # (s il n y a pas de mot de passe un simple #) Mon téléphone affiche «Ext=xxxxx, press # to register» Ceci se produit lors d un redémarrage ou un débranchement brutal du téléphone. Il suffit de confirmer votre Numéro d extension en appuyant sur la touche #, et d ignorer les messages «Unregister User» en appuyant sur la touche #. Il peut être nécessaire d effectuer la manipulation deux fois. 25