Compte-rendu de la réunion de bureau du 5 novembre 2014

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1 Tel Fax Association W Siren APE 9499Z Compte-rendu de la réunion de bureau du 5 novembre 2014 Ouverture de la séance à 18 h Présents : Eric Angleraud, Cécile Baldassarre, Violette Bonvalot, Vincent Buisse, Christine Chapus, Jérôme Chassagneux, Yao EBY, Kouroche Fatémi, Jacques Ferchaud, Evelyne Gerin, Frédéric Guedj, Christophe Guilbaud, Anne Joriot, Myriam Menuge, Pierre-Yves Merlin, Caroline Ondet, Céline Perret, Carlos Texeira. Absents/Excusés : Emmanuelle Bouillet, Valérie Da Ros, Véronique Devigne, Claude Dietrich, Pascal Lovera 2. Bilan des besoins techniques pour chaque concert 2015 : Carlos Texeira, présent à cette réunion, prend note des différents besoins techniques pour chaque concert qui lui permettront, en tant que régisseur d ARCIS, d établir des devis adaptés à nos demandes. Il propose aussi de contacter certaines salles de concert pour faire un état des lieux des capacités techniques mises à disposition pour les concerts ARCIS Groupe «Histoires d A.» à Villefranche les 16 et 17 juin 2015 (coordonnatrice Cécile Baldassarre) : - pas de besoin supplémentaire à ceux du théâtre de Villefranche. Groupe «Mundo latino» à Meximieux le 9 juin 2015 (coordonnatrice Céline Perret) : - besoin de sonoriser un chœur d une centaine d élèves, un ou deux solistes, - amplification de quatre musiciens et une harpe - besoin de lumières Groupe «Histoires d A.» à Chaponnay le 28 mai 2015 (coordonnateur Véronique Devigne) : - Il faut contacter la salle pour connaître précisément leur offre technique. - Selon leur réponse, il faudra certainement des praticables, des micros pour le chœur et/ou pour les solistes et une sonorisation des musiciens.

2 Groupe «le bestiaire de Thomas Fersen» à St-Priest? (coordonnateur Christophe Guilbaud) : - Pour l instant le groupe n a pas accepté les salles et dates proposées par ARCIS. Le groupe se charge de trouver une salle. - Les besoins éventuels concernent des praticables supplémentaires et un micro récitant. - Le chœur est acoustique et les musiciens sont en principe autonomes. - Lumières : plan fixe. Groupe «Ciné Chœur» (titre provisoire) au Théâtre Astrée le 11 juin 2015 (coordonnateur Kouroche Fatémi) : - Aucun besoin supplémentaire : chœur et piano acoustiques, non sonorisés. Groupe «L atelier du nouveau monde» à Vénissieux (coordonnatrice Anne Joriot) : - Aucun besoin supplémentaire : chœur et piano acoustiques, non sonorisés. Groupe «les chansons de la mer» à St-Germain Laval et Balbigny (coordonnateur Vincent Buisse) : - Aucun besoin supplémentaire, le groupe travaille avec le technicien habituel Groupe «Sources africaines» à Châtillon sur Chalaronne le 12 juin 2015 (coordonnateur Frédéric Guedj) : - Sonorisation de 70 choristes - Sonorisation de 2 acteurs - Sonorisations de 4 musiciens - Présence souhaitée d un technicien son et d un technicien lumière Groupe «Histoires d A.» à Boën sur Lignon le 29 mai 2015 et à Saint-Romain- Le-Puy le 30 mai 2015 (coordonnatrice Violette Bonvalot) : Les musiciens sont issus de l Ecole de La Costa, les salles sont gratuites, mais des devis doivent être présentés pour la technique. - Sonorisation du chœur (120 choristes), - 2 micros pour les 4 solistes, - Sonorisation pour les musiciens : 4 à Boën et 3 ou 4 + élèves à St-Romain, - Praticables - 1 technicien pour les 2 concerts - Pour le concert de Boën, la technique est financée pour ce concert là par la mairie de la commune qui choisira le prestataire en fonction des devis présentés.

3 Groupe «Histoires d A.» au Théâtre Astrée le 10 juin 2015 (coordonnatrice Evelyne Gerin) : - Quelques praticables pour compléter ceux du Théâtre - 2 micros casques pour les 4 solistes. Groupe «Histoires d A.» à la Salle Albert Thomas le 11 juin 2015 (coordonnateur Jérôme Chassagneux) : - Il faut représenter le dossier devant la commission de sécurité Groupe «Ciné Chœur» au Toboggan le 23 juin 2015 OU à la Salle Albert Thomas le 10 juin 2015 (coordonnatrice Myriam Menuge) : - 9 micros statiques pour le chœur - 2 micros casques pour les solistes - besoin d un cyclo - si possible, un vidéo projecteur (16/9 ème 3,5X2m) - praticables avec hauteurs précises (20 élèves par rang sur les praticables, + 2 rangs de 25 élèves au sol). - Une vingtaine de danseurs qui partiront de la régie éclairage particulier - Lumières Groupe «Histoires d A.» au Théâtre Astrée le 8 juin 2015 (coordonnatrice Caroline Ondet) - Praticables - 2 micros casques pour les solistes - Sonorisation du chœur (voir avec la salle) - Sonorisation des musiciens (voir avec la salle) - Lumières (voir avec la salle) Groupe «Le bestiaire de Thomas Fersen» à la salle de la Maison de l Université le 9 juin 2015 à 18 h 30 (coordonnateur Pierre-Yves Merlin) : - Aucun besoin supplémentaire, le groupe travaille avec le technicien habituel - Chœur acoustique - Musiciens autonomes Groupe «Les couleurs de Pablo» à Veauche le 16 juin 2015 (coordonnatrice Valérie Da Ros) : - Valérie a contacté directement Carlos Monsieur Jacques Ferchaud rappelle ses propos de rentrée : «les professeurs sont maîtres de cérémonies, il n est pas obligatoire de sonoriser le chœur dans les petites salles. Ces dernières années, les concerts ont gagné en équilibre».

4 3. Election du bureau : Le départ de Pascal Lovera, Président d ARCIS a été annoncé lors de l Assemblée Générale du mois de juin 2014 à Andrézieux-Bouthéon. Pascal Lovera a accepté de poursuivre sa mission jusqu à l arrivée d un candidat successeur au poste de Présidence. Christine Chapus, Principale Adjointe au collège Emile Malfroy de Grigny (69), se propose d assurer cette charge. Il est donc nécessaire de voter le nouveau bureau. Rappels : l Assemblée Générale réunit - des membres de droit : Monsieur Jacques Ferchaud, IA-IPR Madame Claude Dietrich, DAAC - des membres actifs : + les établissements ayant adhérés à ARCIS et généralement représentés par les enseignants d Education Musicale + les personnes ayant adhéré à titre individuel Le Conseil d Administration est composé - Des membres de droit - Des coordonnateurs de l année scolaire en cours, - Des membres élus au bureau d ARCIS Le bureau d ARCIS est élu par le Conseil d Administration et comprend - Un(e) Président(e) - Un(e) Trésorier(ère) - Un(e) Trésorier(ère) adjoint(e) éventuellement - Un(e) Secrétaire - Un(e) Secrétaire adjoint(e) éventuellement - Les autres membres élus par le CA Se présentent à l élection des postes administratifs du bureau : Présidente : Christine Chapus Trésorier : Yao Eby Trésorier adjoint : Jérôme Chassagneux Secrétaire : Evelyne Gerin Nombre de votants : 17 Membres élus à l unanimité

5 4. Liste des tâches du coordonnateur 2014/2015 : Yao Eby rappelle et réexplique les différentes tâches à exécuter par le coordonnateur et l échéancier pour chacune de ces tâches : LISTE DES TACHES DES COORDONNATEURS 1. Présence aux réunions 2. Description artistique du dossier de subvention 3. Circulation des informations à l intérieur du groupe 4. Réservation des salles de répétition et mise en place du planning de répétitions 5. Gestion logistique (matériel technique, chaises, rangement, nettoyage ) pour les répétitions 6. Gestion des besoins techniques en fonction des lieux de concerts 7. Réservation ou coordination des transports pour les répétitions 8. Diffusion et mise à jour du questionnaire permanent 9. Réalisation et suivi du budget du groupe 10. Gestion du droit à l image 11. Elaboration des textes pour le programme 12. Gestion en collaboration avec ARCIS des salles de concert 13. Gestion de la commande billetterie et de la commande programmes 14. Gestion des listes d invitation (officielles et privées) 15. Prévision du fond de caisse 16. Gestion de la billetterie

6 QUELQUES PRECISIONS : GESTION DES FIL v Ne pas oublier de mentionner l organisateur parmi les participants si vous voulez recevoir votre ordre de mission. v Envoyer le double de la demande à ARCIS afin que nous puissions intervenir auprès de la DAFOP en cas de non réception des ordres de mission et aussi afin que nous venions vous rendre visite pendant votre FIL pour répondre à vos questions. CACHETS DES MUSICIENS v Nous avons établi un tableau des tarifs des cachets des musiciens. En tenant compte des tarifs minimums des conventions collectives, nous avons établi des tarifs pour cette année. Ceci correspond à une fourchette à ne pas dépasser. GESTION DU BUDGET v Ce budget est présenté sous un fichier Excel «Budget prévisionnel», les totaux s effectuent automatiquement. Certains tarifs sont indiqués dans le livret des coordonnateurs. Pour les musiciens indiquer le montant correspondant à la cellule «coût» du tableau des cachets des musiciens : cela correspond au cachet + les charges sociales. v Le prix du billet ne doit pas excéder cette année la somme de 8 euros. 5. Questions diverses : - Monsieur Ferchaud évoque la situation d une collègue du collège Rameau qui a travaillé sur un projet avec le Centre de Musique Baroque de Versailles pour célébrer l année Rameau. Des frais importants ont été engagés Pour diverses raisons, le projet ne peut s effectuer comme prévu. Monsieur Ferchaud demande si ARCIS accepterait d aider financièrement ce collège? - Après discussion, ARCIS propose que le collège adhère à l association (100,00 euros) en échange d une participation financière au projet de 400,00 euros. La séance est levée à 20 h 25.