VÉRIFICATION DES PRÉSENCES

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1 PROCÈS-VERBAL de la troisième (11-03) réunion du Comité exécutif du Collège de Rimouski tenue le mardi 10 mai 2011, à 16 h, au local D-225 du Cégep de Rimouski VÉRIFICATION DES PRÉSENCES Mesdames Noëlla Bourdages, Marie-France Maheu, Françoise Roy et Marie- Josée Santerre, messieurs François Desjardins (secrétaire), Nelson Jean et Jean- Pierre Villeneuve (président) ORDRE DU JOUR.04 Délivrance de DEC.05 Délivrance d AEC.06 Adhésion à l URLS.07 Contrat d assurances pour les étudiants étrangers.08 Recommandation d une ou d un diplômé du secteur technique au Conseil d administration.09 Mise aux normes du réseau d air respirable desservant les chambres hyperbares à l IMQ paiement final.10 Mise aux normes de la salle des compresseurs à l IMQ paiement final.11 Tarification du stationnement.12 Réfection du système de branchement d égouts au Centre matapédien d études collégiales : information Il est PROPOSÉ par monsieur Nelson Jean, APPUYÉ par madame Noëlla Bourdages et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que l ordre du jour soit adopté tel qu il a été proposé PROCÈS-VERBAL DE LA 2 e (11-02) RÉUNION DU COMITÉ EXÉCUTIF a) Adoption Il est PROPOSÉ par madame Noëlla Bourdages, APPUYÉ par monsieur Nelson Jean et RÉSOLU À L UNANIMITÉ que le procès-verbal de la 2 e (11-02) réunion soit adopté tel qu il a été proposé. b) Suites Il n y a aucune suite à donner DÉLIVRANCE DE DEC À intervalles réguliers, et conformément à la Loi modifiée sur les collèges et au Règlement sur le régime des études collégiales, le Collège doit recommander à la Ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport l émission de diplômes aux élèves ayant complété un programme d études. CONSIDÉRANT les lois et règlements en vigueur; CONSIDÉRANT que toutes les pièces justificatives ont été fournies; CONSIDÉRANT la recommandation de la Direction des services éducatifs; Il est PROPOSÉ monsieur Jean-Pierre Villeneuve, APPUYÉ par madame Françoise Roy et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ de recommander à la Ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport de décerner un diplôme d études collégiales aux élèves dont le nom figure à la liste versée aux archives du Collège.

2 DÉLIVRANCE D AEC À intervalles réguliers, et conformément à la Loi modifiée sur les collèges et au Règlement sur le régime des études collégiales, le Comité exécutif doit émettre des attestations d études collégiales aux personnes ayant complété un programme d études au Service de la formation continue. CONSIDÉRANT les lois et règlements en vigueur; CONSIDÉRANT que toutes les pièces justificatives ont été fournies; CONSIDÉRANT la recommandation de la Direction des services éducatifs; Il est PROPOSÉ par monsieur Jean-Pierre Villeneuve, APPUYÉ par madame Françoise Roy et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d émettre des attestations d études collégiales (AEC) aux personnes ayant complété un programme d études au Service de la formation continue et dont le nom figure à la liste versée aux archives du Collège ADHÉSION À L URLS L'Unité régionale de loisir et de sport du Bas-Saint-Laurent (URLS) a, au cours de la dernière année, offerts différents services-conseils aux municipalités, aux organismes scolaires, aux associations régionales ainsi qu'à différents groupes bénévoles. L'adhésion du Collège de Rimouski, au coût de 300 $ pour , est sollicitée à titre d'organisme scolaire. De plus, le Collège doit déléguer deux représentants à l'assemblée générale annuelle. CONSIDÉRANT que le Collège de Rimouski peut tirer avantage de participer aux activités de l'urls du Bas-Saint-Laurent; Il est PROPOSÉ par madame Noëlla Bourdages, APPUYÉ par madame Marie-Josée Santerre et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ a) que le Collège de Rimouski défraie les coûts d'adhésion à l'urls du Bas- Saint-Laurent pour l année scolaire ; b) que messieurs Daniel Doucet et Carl Frigon soient délégués à titre de représentants du Collège ENTENTE CONCERNANT LA PARTICIPATION DES ÉTABLISSEMENTS D ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL AU RÉGIME COLLECTIF D ASSURANCE MALADIE ET HOSPITALISATION DES ÉTUDIANTS ÉTRANGERS Les lois québécoise et canadienne obligent les étudiantes et les étudiants non canadiens à détenir une assurance maladie et hospitalisation valide pour toute la durée de leur séjour au Canada. Le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport exige que les établissements, collèges et autres, détiennent dans leurs dossiers la preuve de cette assurance. Pour répondre à cette exigence du Ministère, plusieurs collèges du réseau, dont le Collège de Rimouski, ont confié à Cégep international, organisme partenaire de la Fédération des cégeps, le mandat de négocier un régime d assurance collective pour répondre aux exigences des lois ci-haut mentionnées. À la suite de cette démarche, le Conseil d administration (CA ) avait autorisé la direction à adhérer à l entente négociée par Cégep international. Cette année, l assureur, Desjardins Sécurité financière, nous informe que le contrat auquel les collèges adhèrent, dont le Cégep de Rimouski, fait l objet d une révision en profondeur afin que les dispositions contractuelles reflètent adéquatement les pratiques administratives du milieu de l enseignement

3 3 collégial. On nous invite à formaliser notre participation en complétant le formulaire d adhésion ci-joint. On ajoute, à titre d information, qu au cours de l année 2010, les primes engagées par notre établissement ont été de $. Le 1 er août 2011, la prime passera à 50 $ par mois (actuellement de 85 $), soit l un des meilleurs rapports qualité/prix disponible sur le marché. CONSIDÉRANT l exigence du ministère de l Immigration et des Communautés culturelles (MICC) que les étudiants étrangers soient protégés par une assurance maladie et hospitalisation pendant leur séjour d études au Québec; CONSIDÉRANT l exigence du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) à l effet que les collèges doivent détenir la preuve de cette assurance au dossier de l étudiant; CONSIDÉRANT que le Collège de Rimouski a mandaté Cégep international, par résolution datée du 25 février 2008, à agir au nom de notre organisme dans un appel d offres public pour la souscription d un régime d assurance soins de santé pour les étudiants étrangers; CONSIDÉRANT que le Collège de Rimouski s est engagé, si une entente intervenait, à acquérir les biens et services décrits à l entente avec le fournisseur retenu; CONSIDÉRANT que la Compagnie d assurance vie Desjardins Sécurité financière a été retenue et qu une entente est intervenue entre cette compagnie et Cégep international aux fins d établir un régime collectif d assurance maladie et hospitalisation des étudiants étrangers s adressant aux établissements d enseignement collégial; CONSIDÉRANT que l entente actuelle relative au régime collectif d assurance maladie et hospitalisation protégeant les étudiants étrangers inscrits au Collège de Rimouski prend fin le 31 juillet 2012 avec possibilité de renouvellement jusqu au 31 juillet 2014; CONSIDÉRANT la demande de l Assureur adressée aux collèges afin de confirmer leur adhésion; Il est PROPOSÉ par madame Françoise Roy, APPUYÉ par madame Noëlla Bourdages et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ a) de confirmer l adhésion du Collège de Rimouski au régime d assurance collective négocié par Cégep international; b) d autoriser le directeur général, ou la personne mandatée par ce dernier, à signer les documents requis RECOMMANDATION D UNE OU D UN DIPLÔMÉ DU SECTEUR TECHNIQUE AU CONSEIL D ADMINSITRATION Le directeur des Affaires corporatives présente un tableau résumant les profils des candidates et candidats. Après discussions, il est PROPOSÉ par monsieur Jean-Pierre Villeneuve, APPUYÉ par madame Françoise Roy et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ de reporter ce point à une prochaine réunion MISE AUX NORMES DU RÉSEAU D AIR RESPIRABLE DESSERVANT LES CHAMBRES HYPERBARES À L IMQ PAIEMENT FINAL Une demande de financement pour divers travaux complémentaires au projet d atelier de prototypage a été soumise et retenue dans le cadre du Programme des infrastructures du savoir (PIDS). À l assemblée extraordinaire du 25 juin 2009, le Conseil d administration a confirmé la volonté du Collège de poursuivre les démarches en vue de la réalisation desdits travaux. Une enveloppe de

4 $, issue du PIDS, a par la suite été conjointement octroyée par le Gouvernement fédéral ( $) et le MDÉIE ( $) pour les travaux en question. Par cette demande, la direction de l IMQ avait pour objectif la réfection et la mise aux normes d infrastructures et de systèmes conjointement utilisés par l IMQ et le CTT Innovation maritime. On parle ici de : 1. Réfection et mise aux normes de la salle des compresseurs existantes de l IMQ; 2. Aménagement d une salle d entreposage pour les bonbonnes sous pression; 3. Aménagement d une salle d entreposage pour les bouteilles de plongée; 4. Réfection et mise aux normes du réseau d acétylène existant; 5. Réfection et mise aux normes du réseau d air comprimé existant; 6. Réfection et mise aux normes du réseau d air comprimé existant pour l alimentation des chambres hyperbares. Après réalisation d études et d estimés préliminaires dans le but de s assurer du respect de l enveloppe budgétaire disponible et de la date d échéance relative au PIDS, seuls les projets 1 et 6 (jugés prioritaires) peuvent finalement être mis de l avant. Étant déjà impliquée dans le dossier de construction de l atelier de prototypage, c est la firme professionnelle SNC-Lavalin qui a été mandatée, à l origine, pour la réalisation des études et des estimés précités. Mais étant donné l incapacité de SNC-Lavalin à produire à temps tous les livrables attendus, le mandat pour compléter ces études, pour la préparation des documents d appel d offres et pour le suivi de chantier de ces travaux fut transféré à la firme LGT ingénieurs conseils. Les activités relatives aux travaux entourant les chambres hyperbares ne constituent pas un mandat d ingénierie que l on pourrait qualifier d habituel pour les firmes professionnelles. Il s agit plutôt d un domaine particulier qui demande l expertise d un spécialiste unique en la matière dans l est du Canada, monsieur Jeff Boucher de la firme Absolute System. Absolute System a ainsi été embauché comme consultant par LGT Ingénieurs conseils. De plus, dans le souci du respect de l exigence du MDEIE pour une date de fin des travaux en décembre 2010 afin de pouvoir bénéficier de l allocation de $ et en conformité avec l article de la Politique et procédures relatives à l acquisition de biens et de services du Collège de Rimouski qui précise que «Les dispositions prévues au processus d acquisition ne s appliquent pas dans les cas où pour des raisons d ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu il n existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement et dans tout autre cas où le directeur général a autorisé, pour cause, une dérogation à ces dispositions», il fut convenu le 14 septembre dernier que les activités de conception et les travaux du Lot 2 du PIDS-047 feraient finalement l objet d un mandat clé en main d une valeur de ,50 $ (*), mandat confié à l entreprise Absolute System, (Brampton, On). Les coûts relatifs à ces travaux seront défrayés à partir de l enveloppe de $ du PIDS. Lors de la période des travaux, certaines interventions supplémentaires ont dû être réalisées par l Entrepreneur général pour corriger des situations non visibles et/ou non prévisibles lors de la rédaction des plans et devis de l appel d offres. Les interventions précitées ont fait l objet des ordres de changement qui suivent : Ordre de changement n o 1 : 1. Fourniture d un panneau Emergency HP to LP avec moniteur de CO pour un montant de 8 891,40 $. Ordre de changement n o 2 : 1. Crédit pour trente (30) boyaux flexibles contractuels non installés pour un montant de (13 125,00 $) ;

5 5 2. Crédit pour six (06) soupapes de sûreté contractuelles non installées pour un montant de (1 795,50 $). À la suite de ces ordres de changement, le montant total révisé du contrat est maintenant de ,40 $. (*) Seule la TPS (5 %) est incluse dans les montants précités car l entreprise ABSOLUTE SYSTEM est basée en Ontario. Le montant du contrat de ,32 $, initialement annoncé sur le projet de résolution pour le choix de l entrepreneur, à donc été révisé en conséquence. CONSIDÉRANT que dans le cadre des différentes étapes nécessaires à la vérification finale du dossier de ce projet, le gouvernement fédéral et le MDÉIE ont demandé le paiement de toutes les sommes engagées au plus tard le 30 avril 2011 (toutes autres sommes payées par la suite n étant pas financées); CONSIDÉRANT que les équipements et matériaux relatifs à ce projet ont tous été livrés et qu ils ont pratiquement tous été installés; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l équipement et de l approvisionnement et du Service des affaires financières du Cégep; Il est PROPOSÉ par madame Marie-France Maheu, APPUYÉ par madame Françoise Roy et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d entériner la libération du paiement final à l Entrepreneur responsable des travaux dans le cadre du projet de mise aux normes réseau d air respirable desservant les chambres hyperbares (Lot 2 du PIDS-047) de l IMQ à Rimouski. Le paiement se traduit par l émission d un chèque de 6 804,84 $ à l entreprise Absolute System (Brampton, On). Le solde relatif à ce projet est donc maintenant nul. Les paiements réalisés dans ce dossier jusqu à ce jour totalisent ,40 $, soit 100 % du coût total du projet MISE AUX NORMES DE LA SALLE DES COMPRESSEURS À L IMQ PAIEMENT FINAL Une demande de financement pour divers travaux complémentaires au projet d atelier de prototypage a été soumise et retenue dans le cadre du Programme des infrastructures du savoir (PIDS). À l assemblée extraordinaire du 25 juin 2009, le Conseil d administration a confirmé la volonté du Collège de poursuivre les démarches en vue de la réalisation desdits travaux. Une enveloppe de $, issue du PIDS, a par la suite été conjointement octroyée par le Gouvernement fédéral ( $) et le MDÉIE ( $) pour ces travaux. Par cette demande, la direction de l IMQ avait pour objectif la réfection et la mise aux normes d infrastructures et de systèmes conjointement utilisés par l IMQ et le CTT Innovation maritime. On parle ici de : 1. Réfection et mise aux normes de la salle des compresseurs existantes de l IMQ; 2. Aménagement d une salle d entreposage pour les bonbonnes sous pression; 3. Aménagement d une salle d entreposage pour les bouteilles de plongée; 4. Réfection et mise aux normes du réseau d acétylène existant ; 5. Réfection et mise aux normes du réseau d air comprimé existant; 6. Réfection et mise aux normes du réseau d air comprimé existant pour l alimentation des chambres hyperbares. Après réalisation d études et d estimés préliminaires dans le but de s assurer du respect de l enveloppe budgétaire disponible et de la date d échéance relative au PIDS, seuls les projets 1 et 6 (jugés prioritaires) peuvent finalement être mis de l avant. Étant déjà impliquée dans le dossier de construction de l atelier de prototypage, c est la firme professionnelle SNC-Lavalin qui a été mandatée, à l origine, pour la réalisation des études et des estimés. Mais étant

6 6 donné l incapacité de SNC-Lavalin à produire à temps tous les livrables attendus, le mandat pour compléter lesdites études, pour la préparation des documents d appel d offres et pour le suivi de chantier pour ces travaux fut transféré à la firme LGT ingénieurs conseils. Les coûts relatifs aux travaux de construction pour la réfection et la mise aux normes de la salle des compresseurs (Lot 1) sont estimés à $ (toutes taxes incluses) et seront défrayés à partir de l enveloppe de $ du PIDS. À la suite d un appel d offres public, un seul entrepreneur a déposé une soumission conforme pour ces travaux. Il s agit de : Plomberie St-Pie X inc. (Rimouski, Québec) pour un montant total de ,75 $, toutes taxes incluses. Après demande d éclaircissements et négociation, l entrepreneur a révisé le prix de sa soumission à ,46 $, toutes taxes incluses. Certaines interventions supplémentaires ont dû être réalisées par l Entrepreneur général pour corriger des situations non visibles et/ou non prévisibles lors de la rédaction des plans et devis de l appel d offres. Les interventions précitées ont fait l objet des ordres de changement qui suivent : Ordre de changement n o 1 : 1. Déplacement et démolition partielle de sections de conduits de ventilation existants pour un montant de 481,06 $ (Directive de chantier ME-1); 2. Regroupement de valves de distribution sur une nourrice, dans la chambre des compresseurs, et installation d un clapet anti-retour sur le sécheur basse pression pour un montant de 9 771,59 $ (Directive de chantier ME- 2); 3. Relocalisation d équipement d éclairage pour un montant de 409,49 $ (Directive de chantier ME-3). Ordre de changement n o 2 : 1. Correction d une erreur relative au pourcentage d administration et de profit de l entrepreneur. Crédit de (888,33 $) (directive de chantier ME-2); 2. Installation de tuyauterie de drainage (séparateurs d eau) et d air comprimé au plafond, crédit pour les tests d air réalisés par le propriétaire et travaux électriques divers pour un montant de 2 934,03 $ (Directive de chantier ME-4); 3. Modification de section de tuyauterie en acier inoxydable, fourniture et installation de onze (11) postes de raccordement d air comprimé et de clapets anti-retour pour un montant de ,03 $ (Directive de chantier ME-5); 4. Réparation d une section de clôture extérieure, abimée par l Entrepreneur, pour un crédit de (719,42 $) (Directive de chantier ME-6). À la suite de ces ordres de changement, le montant total révisé du contrat est maintenant de ,90 $, toutes taxes incluses. CONSIDÉRANT que dans le cadre des différentes étapes nécessaires pour la vérification finale du dossier de ce projet, le gouvernement fédéral et le MDÉIE ont demandé le paiement de toutes les sommes engagées au plus tard le 30 avril 2011 (toutes autres sommes payées par la suite n étant pas financées); CONSIDÉRANT que les équipements et matériaux relatifs à ce projet ont tous été livrés et qu ils ont pratiquement tous été installés; CONSIDÉRANT la recommandation du Service de l équipement et de l approvisionnement et du Service des affaires financières du Cégep;

7 7 Il est PROPOSÉ par madame Marie-France Maheu, APPUYÉ par monsieur Nelson Jean et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d entériner la libération du paiement final à l Entrepreneur responsable des travaux nécessaires dans le cadre du projet de mise aux normes de la salle des compresseurs (Lot 1 du PIDS-047) de l IMQ à Rimouski. Le paiement se traduit par l émission d un chèque de ,76 $ à l entreprise Plomberie St-Pie X inc. (Rimouski, Québec). Le solde relatif à ce projet est donc maintenant nul. Les paiements réalisés dans ce dossier à ce jour totalisent ,90 $, soit 100 % du coût total du projet INDEXATION DES TARIFS DE STATIONNEMENT DE L IMQ ET DU CÉGEP La tarification du stationnement se fait selon le principe de l équilibre entre les dépenses et les revenus. Cet équilibre est atteint depuis quelques années. En , une hausse de tarif significative fut adoptée afin de régler le problème du manque de places. Pour résoudre le problème, la somme dégagée par le biais d une hausse avait servi à financer le covoiturage et à louer des places à la Ville. En , le Collège avait reconduit certaines mesures, comme la location d espaces à la Ville, mais sans augmenter les frais, sauf pour les indexer. En , le Collège s est engagé à appuyer la mise sur pied d un transport collectif par la Ville car le projet avait été demandé fortement par les étudiants. Une somme de $ fut consacrée à cet appui. Outre l appui financier, le Collège modifie quelque peu ses pratiques. Ainsi, le Collège ne compte pas louer de places à la Ville. Pour équilibrer le budget et maintenir le principe de l équilibre entre les dépenses et les revenus, une légère hausse, évaluée à 20 dollars la vignette est souhaitable. La progression du coût des services d entretien des stationnements; La volonté de maintenir l équilibre entre les frais et les dépenses liés aux stationnements; Il est PROPOSÉ par madame Marie-France Maheu, APPUYÉ par monsieur Nelson Jean et RÉSOLU À L'UNANIMITÉ d augmenter la tarification des stationnements du Cégep et de l IMQ selon les modalités prévues au tableau ci-joint. Tarification des stationnements de l IMQ et du Cégep Tarification (taxes incluses) Aoûtsept. Oct. Nov. Déc. Janv Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet. Annuelle 173 $ 166 $ 153 $ 140 $ Automne 109 $ 102 $ 95 $ 88 $ Hiver 109 $ 102 $ 95 $ 88 $ 80 $ 73 $ 67 $ Motocyclette 16 $ Horodateur Heure 2,00 $ Journée 8,00 $ RÉFECTION DU SYSTÈME DE BRANCHEMENT D ÉGOUTS AU CENTRE MATAPÉDIEN D ÉTUDES COLLÉGIALES : INFORMATION

8 8 Le directeur des Affaires corporatives, monsieur François Desjardins, informe les membres du Comité que des travaux de réfection au branchement d égouts sont nécessaires au Centre matapédien d études collégiales. Une étude conceptuelle en mécanique et en génie civil effectuée par la firme Le groupe Techniconfort inc. évaluait le coût des travaux à environ $. Le directeur du Centre matapédien d études collégiales, monsieur André Fournier, proposa d examiner la possibilité d offrir le contrat aux professionnels de la MRC, leur service étant pratiquement en face du Centre matapédien. Cela entraînerait au minimum l économie des coûts de déplacement. Après vérification, il s avère que cette avenue serait plus économique pour le Collège. La séance est levée à 16 h 45. président secrétaire