Module 2 Gestion des candidatures

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1 Module 2 Gestion des candidatures Table des matières Accéder à la Liste des candidats...3 À propos de votre Liste de candidats...4 Consulter toutes les candidatures parmi la Liste de candidats...4 Visionner un CV...6 Ma présélection...7 Création d un dossier privé...7 Création d un dossier partagé...8 Ajouter des candidats dans un dossier...10 Gérer Ma présélection...12 Tri des listes privées, partagées et de candidats recommandés...12 Filtrer par dossier...13 Supprimer un candidat dans les dossiers privés, partagés et recommendations...14 Créer des notes confidentielles et communes...15 Source, classement et statut...16 Classement et Statut des candidats...17 Envoyer des courriels aux candidats à partir du dossier privé, partagé ou recommendations...18 Message électronique...18 Inviter un candidat à postuler à une offre...19 Transmission de CV à un collègue...21 Inviter un collègue à visionner un candidat...21

2 Envoyer un CV par courriel à un collègue...23 Mai 2006 Page 2 de 23

3 Accéder à la Liste des candidats Ouvrez une session à la page RH EnDirect. Vous pouvez naviguer dans la section Candidats pour accéder aux fonctions de gestion des candidatures. Mai 2006 Page 3 de 23

4 À propos de votre Liste de candidats La Liste des candidats est la liste de tous les chercheurs d emploi qui ont répondu à vos offres sur le site via le bouton Postuler. Vous pouvez utiliser la fonction du TriEnLigne MC pour gérer les CV reçus visionner les candidatures; créer une réponse automatique pour les candidatures soumisent en ligne; effectuer une recherche, filtrer, présélectionner et retracer vos candidatures. Consulter toutes les candidatures parmi la Liste de candidats Accédez au menu principal de TriEnLigne. Dans la section Candidats, cliquez sur le lien Liste de candidats. La Liste de candidats est la liste de tous les chercheurs d'emploi qui ont répondu à vos offres d'emploi à l'aide de workopolis.com, en utilisant le bouton Postuler. Elle ne comprend pas les candidatures qui ont été directement envoyées à votre société. Mai 2006 Page 4 de 23

5 À la première page apparaît la liste de tous les postes affichés sur workpolis.com ainsi que le nombre de dossiers de candidature reçus. Cliquez directement sur le nombre de dossiers pour accéder à la liste détaillée des candidats. Cette liste est triée selon la date de candidature. Vous pouvez trier les candidats selon n importe quel en-tête de colonne en cliquant sur celui désiré (Nom du candidat, Emploi le plus récent, Date de candidature ou Source). La colonne Page vue indique que vous avez déjà consulté le dossier dudit candidat. Si vous avez affiché votre offre sur workopolis.com et workopoliscampus.com, la colonne Source indiquera dans quel site le candidat a soumis sa demande. Il est également possible de filtrer les candidats en utilisant le menu déroulant Site Web. Ce menu contient tous les sites Web sur lesquels votre société affiche actuellement des offres, c està-dire votre site interne, votre site externe ou Workopolis.com. Par exemple, si vous souhaitez obtenir la liste des candidats qui ont postulé par le biais du site Web public de votre société, sélectionnez «site externe». Pour visionner un CV, cliquez sur le nom du candidat. En cliquant sur l'icône représentant une imprimante, vous afficherez à l'écran une version du CV en format pour impression. Remarque : seuls les administrateurs peuvent supprimer les postulants de la liste des candidats. Mai 2006 Page 5 de 23

6 Visionner un CV Cliquez sur le nom d un candidat pour visionner le CV dans son entier. Remarque : Certains écrans seront différents dépendant si vous visionner les CV de votre Liste de candidats ou de la Banque de CV. Le CV du candidat apparaîtra à l écran. Si vous désirez visionner le CV sans la boîte d outils de workopolis.com, cliquez sur Version en format pour impression. À partir du CV, vous pouvez : ajouter des candidats dans Ma présélection (dossiers privés ou partagés); écrire des notes confidentielles ou communes; changer le statut des candidats; classer le candidat. Mai 2006 Page 6 de 23

7 Ma présélection Le module Ma présélection est utilisé pour répertorier, classer, trier et suivre les résultats de votre recherche de candidats. Vous pouvez placer ces candidats dans des dossiers séparés que vous pourrez consulter plus tard, au besoin. Les candidats de Ma présélection proviennent de la liste des candidats ou de la banque de curriculum vitæ. Vous pouvez également déplacer les candidats dans des dossiers séparés (privés ou partagés). Il est possible de classer les candidats dans plus d un dossier à la fois. Les dossiers suivants apparaissent dans le module Ma présélection. Gestionnaire de dossiers Cette fonction permet de créer des dossiers privés et partagés. Les dossiers privés peuvent uniquement être consultés par l utilisateur ayant créé le dossier, et les dossiers partagés par tous les utilisateurs détenant un droit d accès. Dossier privé Cette fonction permet de déplacer les candidats dans un dossier privé, auquel vous êtes le seul à pouvoir accéder. Dans ce dossier, vous pouvez inscrire, stocker, retracer et classer des candidats. D autres fonctions vous permettent d exporter des curriculum vitae vers des applications de MS Office, d inviter les candidats à postuler à une offre par courrier électronique ou à répondre à un questionnaire, et plus encore. Dossier partagé Cette fonction permet de déplacer les candidats dans un dossier public, auquel peuvent accéder tous les utilisateurs détenant un droit d accès. Les autres fonctions de ce dossier sont identiques à celles de la liste privée. Recommandations Les candidats apparaissant dans ce dossier vous ont été recommandés par un autre utilisateur. Toutes les autres fonctions de ce dossier sont identiques à celles des dossiers privé et partagé. Création d un dossier privé Cliquez sur l onglet Candidats. Cliquez sur le lien Gestionnaire de dossiers. Entrez un nom de dossier et sélectionnez l option Accès réservé. Vous pourrez alors créer un dossier auquel vous serez le seul à pouvoir accéder. Cliquez sur le bouton Créer. Pour renommer ou supprimer le dossier, cliquez sur le bouton Mettre à jour. Mai 2006 Page 7 de 23

8 Création d un dossier partagé Cliquez sur l onglet Candidats. Cliquez sur le lien Gestionnaire de dossiers. Entrez un nom de dossier et sélectionnez l option Accès partagé. Ceci vous permettra de créer un dossier auquel pourront accéder tous les utilisateurs détenant un droit d accès. Cliquez sur le bouton Créer. L écran suivant apparaîtra. Sélectionnez les utilisateurs de votre entreprise à qui vous voulez attribuer un droit d accès. Sélectionnez les utilisateurs puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Mai 2006 Page 8 de 23

9 Dans la liste des dossiers partagés apparaissent le nom de vos dossiers, le nombre de collègues autorisés à visionner leur contenu ainsi que le nombre de candidats dans chacun des dossiers. Pour modifier votre liste d accès aux utilisateurs, cliquez sur le lien Modifier. Pour renommer ou supprimer un dossier, cliquez sur le bouton Mettre à jour. Mai 2006 Page 9 de 23

10 Ajouter des candidats dans un dossier Il y a plusieurs façons d ajouter des candidates dans un dossier que vous avez créé. Option n 1: Si vous visionnez le CV du candidat : Choisissez le nom du dossier à partir du menu déroulant. Vous pouvez choisir un dossier privé ou partagé. Cliquez sur le bouton Mettre à jour présélection. Mai 2006 Page 10 de 23

11 Option n 2: Vous pouvez également sélectionner des candidats à partir de votre liste de candidats et les placer dans votre dossier sans visionner leur curriculum vitæ. Cliquez sur la boîte SÉLECTIONNER à côté du nom du candidat. Choisissez le nom du dossier dans la boîte déroulante nommée Gérer le(s) candidat(s) située au bas de la page. Vous pouvez choisir un dossier privé ou partagé. Vous pouvez également recommander ce candidat à un collègue en sélectionnant Déplacer à la Liste de candidats recommandés. Vous devrez alors sélectionner les collègues à qui vous voulez donner des droits d accès au curriculum vitaæ du candidat en question. Cliquez sur le bouton Allez-y. Mai 2006 Page 11 de 23

12 Gérer Ma présélection La rubrique Ma présélection sert à lister, à stocker, à classer, à trier et à retracer les résultats de vos recherches. Il s agit de la liste préliminaire des candidatures auxquelles vous voulez donner suite. Pour accéder à votre présélection, cliquez sur le lien Ma présélection que l on retrouve dans la section Candidats. Tri des listes privées, partagées et de candidats recommandés Il est possible de trier chaque colonne par ordre alphabétique; il suffit de cliquer sur l entête en question. Mai 2006 Page 12 de 23

13 Filtrer par dossier Si vous avez créé des dossiers, vous pouvez filtrer votre liste privée ou partagée en sélectionnant un dossier parmi la liste déroulante située dans le coin gauche supérieur de l écran. Cliquez sur Aperçu. Les candidats apparaissant dans la Liste de candidats recommandés vous ont été recommandés par un autre utilisateur. Vous pouvez déplacer ces candidats dans l une de vos listes privées ou partagées. En cliquant sur Recommandé par, vous verrez toutes les notes qui ont été jointes au curriculum vitæ. Mai 2006 Page 13 de 23

14 Supprimer un candidat dans les dossiers privés, partagés et recommendations Pour supprimer un candidat à partir de la liste : Cochez la case correspondant au nom du(des) candidat(s) que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur le bouton Supprimer un candidat. Remarque : La suppression d un candidat dans dans les dossiers privés ou partagés ne supprimera PAS ce candidat de votre Liste de candidats. Mai 2006 Page 14 de 23

15 Créer des notes confidentielles et communes Cliquez sur l onglet Candidats. Cliquez sur le lien Mes présélections. Dans Ma présélection, cliquez sur le nom d un candidat pour visionner son CV. Pour créer une Note confidentielle que seulement vous pouvez accéder: Entrer vos commentaires dans la case vide situé à l intérieur de la boîte d outil. Cliquez sur le bouton Mettre à jour présélection. Vos collègues et vous pouvez partager des commentaires à propos d un candidat particulier. Il suffit de créer une Note commune. Pour créer une Note commune : Entrer vos commentaires dans la case vide situé à l intérieur de la boîte d outil. Cliquez sur le bouton Mettre à jour notes communes pour sauvegarder et visionner vos commentaires. Mai 2006 Page 15 de 23

16 Source, classement et statut Les dossiers privés, partagés et recommendations contiennent d autres en-têtes de colonne : L en-tête Source vous permet de déterminer l endroit d où proviennent les dossiers de candidature site web et banque de CV. L en-tête Classement vous permet d identifier en un clin d oeil vos candidats préférés. L en-tête Statut indique où en est le candidat dans le processus d embauche. Source Trouvé : Le CV du candidat a été trouvé dans la banque de CV. Reçu : Le candidat a postulé à l une de vos offres par le biais de TriEnLigne. Rétracté : Le candidat a supprimé son CV sur workopolis.com. Mai 2006 Page 16 de 23

17 Classement et Statut des candidats Il existe deux façons de classer ou d ajouter un statut aux candidats : à partir de leur CV ou à partir d un dossier privé, partagé et recommendations. Cliquez sur l onglet Candidats. Cliquez sur le lien Mes présélections. Cliquez sur Dossier privé, partagé ou recommendations. Cochez les cases correspondant aux candidats que vous souhaitez classer ou ajouter un statut. Cliquez sur le bouton Modifier les notes. Attribuez un numéro de classement et un statut aux candidats. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la boîte Sauvegarder les commentaires. Il est également possible d ajouter une note confidentielle ou commune à partir de cet écran. Statut Voici ce que le candidat peut voir lorsque l employeur modifie le champ statut. L employeur : Le candidat : Candidature reçue Candidature reçue/à l'étude À l étude Candidature reçue/à l étude Pré évaluation Candidature reçue/à l étude Entrevue prévue Candidature reçue/à l étude Entrevue terminée Candidature reçue/à l étude Deuxième entrevue prévue Candidature reçue/à l étude Deuxième entrevue terminée Candidature reçue/à l étude Référence à vérifier Présélectionné Emploi offert Présélectionné Candidat recruté Candidat recruté Candidature rejetée Candidature rejetée Offre refusée par le candidat Offre refusée par le candidat Offre close Offre close Mai 2006 Page 17 de 23

18 Envoyer des courriels aux candidats à partir du dossier privé, partagé ou recommendations Cochez la case correspondant au candidat auquel vous voulez envoyer un courriel. Cliquez sur la boîte déroulante Envoyer au(x) candidat(s). Choisissez l une des deux options suivantes : o Message électronique Cette option vous permet d envoyer des messages aux candidats par voie électronique. o Inviter un candidat à postuler à une offre Cette option vous permet d envoyer à un candidat le lien vers une offre d emploi à laquelle vous souhaitez qu il postule. Option n 1: Message électronique Dans le menu déroulant, sélectionnez l option Message électronique. Cliquez sur Allez-y. Mai 2006 Page 18 de 23

19 Une page de confirmation apparaîtra. Sélectionnez le message type que vous voulez utiliser à l aide de la liste déroulante. (Les messages types peuvent être créés à partir de la section Admin) Cliquez sur le bouton Continuer - Envoyer le courriel. Vous avez la possibilité soit de sélectionner un nouveau message type et cliquez sur Aller chercher ou compléter les champs vides appropriés. Cliquez sur le bouton Envoyer un courriel pour compléter l envoi. Option n 2: Inviter un candidat à postuler à une offre Dans le menu déroulant, sélectionnez l option Inviter un candidat à postuler à une offre. Cliquez sur Allez-y. Sélectionnez l offre à laquelle vous voulez que le candidat postule. Cliquez sur Envoyer courriel. Mai 2006 Page 19 de 23

20 Vous avez la possibilité soit de sélectionner un nouveau message type et cliquez sur Aller chercher ou compléter les champs vides appropriés. Cliquez sur Aperçu du courriel. L écran suivant apparaîtra. Il s agit de l aperçu de votre message, dans lequel l on retrouve le lien vers l offre d emploi. Cliquez sur Envoyer courriel pour terminer. Mai 2006 Page 20 de 23

21 Transmission de CV à un collègue Cochez la case du (des) candidat(s) dont vous voulez transmettre le CV à un collègue. Cliquez sur le menu déroulant Gérer le(s) candidat(s). Vous pouvez choisir l une des deux options suivantes. o o Inviter un collègue à visionner un candidat : Votre collègue recevra un lien vers le CV du candidat. Pour visionner le CV, il devra ouvrir une session. Envoyer un CV par courriel à un collègue : Votre collègue recevra un lien vers la version imprimable du CV du candidat. Il n aura pas besoin d ouvrir une session. Option n o 1 : Inviter un collègue à visionner un candidat Dans le menu déroulant, cliquez sur Inviter un collègue à visionner un candidat. Cliquez sur Allez-y. Mai 2006 Page 21 de 23

22 Dans la section Destinataire, vous pouvez sélectionner le nom d un collègue dans le menu déroulant et-ou inscrire l adresse électronique de ce dernier dans le champ prévu à cet effet. Écrivez votre message dans le champ Commentaires. Cliquez sur Envoyer maintenant pour envoyer votre invitation. Mai 2006 Page 22 de 23

23 Option n o 2 : Envoyer un CV par courriel à un collègue Dans le menu déroulant, sélectionnez Envoyer un CV par courriel à un collègue. Cliquez sur Allez-y. Remplissez les champs Objet et Commentaires. Cochez la case Je veux recevoir une copie si vous souhaitez recevoir une copie du courriel. Cliquez sur Envoyer un courriel pour envoyer le CV à votre collègue Mai 2006 Page 23 de 23