HOT LINE du Site :

Transcription

1 Guide de formation FRAM PRO HOT LINE du Site : admin-aergo@fram.fr Yoann Gonzalez est à votre écoute du lundi au vendredi de 09h00 à 18h00. Votre équipe dédiée : affaires86@fram.fr Amélie, Tonie, Frédérique et Sylvette sont à votre écoute du lundi au vendredi de 08h00 à 19h00.

2 1) Se connecter : En vous rendant sur : Inscrivez l identifiant ainsi que le mot de passe qui vous a été communiqué, puis cliquez sur Se Connecter 2) Validation du profil : Tout utilisateur du site a au minimum le statut de voyageur. Selon l utilisation, ces statuts peuvent être différents. Lors de votre première connexion, vous arriverez directement sur votre profil, sans autre fonctionnalité possible.

3 A cette étape, il vous faut vérifier que les informations inscrites par défaut soient exactes. Les informations de base (mail, adresse laboratoire, nom, prénom) sont déjà renseignées, vous n avez qu à remplir les données personnelles manquantes comme le passeport, cartes de fidélité, abonnements. a) Informations sur le voyageur : La première partie concerne vos noms et prénoms, vous pourrez y rajouter votre date de naissance (indispensable pour la réduction 12/25 ou Senior pour la SNCF). En suivant, vous avez la rubrique «Contact» où sont entrés vos mails et téléphone professionnels. Il y est possible de rajouter des mails secondaires, téléphone portable ou contact en cas d urgence.

4 Conseil : Si votre chargée de voyage souhaite recevoir une copie de vos billets électroniques, merci d indiquer son mail en tant que « 2». Ensuite, suit la rubrique «Définition d adresse» où est entrée votre adresse professionnelle et où vous pouvez indiquer une adresse différente pour la livraison. IMPORTANT : Le nombre de caractères est limité, une adresse trop longue et/ou un nom de laboratoire feront que l adresse ne sera pas lisible. Merci d utiliser les abréviations pour les BVD, AV ou BP Enfin, la dernière partie sert à indiquer les passeports éventuels.

5 b) Paiement : Cette rubrique reprend les données relatives au paiement de vos réservations. c) Livraison : Concernant les voyages en train, le mode de livraison sélectionné sera utilisé par défaut, ici «émission par l agence» correspond au billet papier et «borne libre-service» au billet électronique. Il y a également la possibilité d indiquer une carte (CB ou Grand Voyageur) comme pièce d identité pour retirer le billet à la borne. Nous vous conseillons de laisser «sans carte» car maintenant le nom et le numéro de dossier suffisent pour retirer un billet en borne libre-service. d) Préférences : Cette rubrique regroupe l ensemble des données relatives à vos abonnements, programme de fidélisation. Ces données sont à remplir et à actualiser par vos soins.

6 Pour l avion, les cartes type «Flying Blue» sont à remplir dans la partie «carte de fidélité» en indiquant le code de la compagnie (exemple : Air France AF) puis le numéro de carte de fidélité sans espace ni caractères spéciaux. Les informations relatives aux voyages en train reprennent les mêmes types de donnée que pour l avion. Pour renseigner un abonnement SCNF, il vous faut cliquer sur : «Cliquez ici pour définir une carte voyage / un abonnement»

7 Côté gauche, choisissez le prestataire correspondant à votre carte (par défaut Lyria), puis l abonnement ou la carte correspondante. Ce type de carte dit «commerciale» comprend une date d expiration qu il faut aussi indiquer si vous souhaitez pouvoir bénéficier de la réduction ( sous réserve de disponibilités). Selon les abonnements, les trajets éligibles à l abonnement seront demandés. En suivant, vous pourrez également renseigner vos différents programmes de fidélisation ou d abonnement pour les locations de voiture. Une fois toutes les informations données, il vous faut sauvegarder votre profil en cliquant sur «sauvegarder». Le message «profil sauvegardé» arrivera en pleine page, vous pouvez à présent utiliser le site.

8 3) Réserver un déplacement : Il y a 2 possibilités, la première étant la «recherche rapide» disponible sur la page d accueil, la seconde est la recherche détaillée ou «planifier un voyage». La recherche rapide : Vous permet de faire 1 recherche simple : vol aller/retour sans demande particulière, un train aller/retour Si vous souhaitez un aller simple, une compagnie précise vous devez cliquer sur «Réserver».

9 Par défaut, la recherche détaillée est sur un aller-retour en avion, pour obtenir la recherche de train il suffit de cliquer sur le dessin «train». Une fois vos souhaits indiqués, vous pouvez lancer 2 type de recherches : Recherche Horaire Recherche par Tarif α) La Recherche Horaire : Ce type de recherche vous proposera des trains et vols en fonction des horaires que vous aurez préalablement inscrits. D autre part, sont affichés seulement les trains et avions disponibles. Les vols complets et en liste d attente n apparaissent pas. Cette recherche est conseillée notamment si vous voulez d abord bien choisir vos horaires de départ, de correspondance

10 Spécificité passagers abonnés : ATTENTION : L affichage des vols pour des passagers abonnés est en double. Afin d obtenir votre tarif abonné, merci de sélectionner les vols avec la mention «carte abonnement RPFM+numéro». Une fois vos horaires choisis, le système vous proposera tous les tarifs disponibles sur ces vols.

11 Le logo correspond au niveau de préférence du tarif en fonction de la politique voyage mise en place par l entreprise. Dans ce cas ce tarif correspond parfaitement à la politique voyage. β) La recherche par Tarif : Une fois les dates et parcours remplis si vous cliquez sur «recherche par tarif», le système va directement lancer une recherche des tarifs les plus bas disponibles pour vos dates de départ. Cependant, dans ce type de recherche, votre demande horaire sera prise en second lieu car le processus de recherche est : 1) recherche du meilleur tarif, 2) Ajustement horaire. Il se peut donc que vous obteniez les tarifs les plus bas mais sans garantie de respecter votre demande horaire.

12 Cette recherche comporte également le moteur de recherche pour la réservation de vols low-cost. Ces compagnies et tarifs sont accessibles seulement via la recherche web.

13 Selon le type de recherche effectuée, le tarif doit être soit «Ajouté à l itinéraire» (recherche par horaires) ou soit «Sélectionner» (recherche par tarif).

14 L affichage suivant sera le même dans les 2 cas : La seule différence avec les vols low-cost, est que vous n avez pas à accepter les conditions d achat (en bas à droite) pour finaliser le voyage. Cela vient du fait que les low-cost sont non modifiable et non remboursable (sauf exceptions).

15 A cette étape, vous pouvez rajouter un train ou une location de voiture à votre itinéraire et à l inverse supprimer un ou plusieurs éléments. Rajouter un train : Une fois après avoir cliqué sur «Ajouter un Train», le système vous redirigera vers la page de recherche de train. Une fois les trains et tarif sélectionnés, il vous suffit d «Ajouter à l itinéraire» afin d obtenir le nouvel affichage récapitulatif. A cette étape, vous pouvez encore modifier, rajouter ou supprimer tout ou partie de votre voyage. Le fonctionnement est le même pour rajouter un véhicule de location ou pour rajouter un vol à une réservation de train. Par contre vous ne pouvez rajouter un vol sur une réservation aérienne et/ou du train sur une réservation ferroviaire. Une fois votre réservation complète, acceptez les conditions d achat puis «Finaliser le Voyage».

16 - Renseignez en haut à droite le nom du «valideur» qui sera en charge d approuver votre réservation. - Renseignez tous les champs marqués par un astérisque. - Vous avez la possibilité de confirmer votre réservation en cliquant sur «Envoyer pour autorisation» ou mettre une option en cliquant sur «Mettre le voyage en attente» pour un vol ou un trajet SNCF. Par contre la date limite de confirmation qui vous sera donnée est fournie directement par la compagnie.

17 - Une fois la réservation confirmée, le voyage est envoyé à votre «valideur». Celui-ci vous informera par de la suite donnée à votre demande de réservation. Pour faciliter le suivi de votre réservation, à chaque étape un est envoyé au voyageur et au chargé de voyages.

18 Astuces et Conseils d utilisation : Les tarifs jeunes et sénior sont accessibles seulement pour le TRAIN. La date de naissance doit être obligatoirement renseignée dans le profil. Les vols low-cost se trouvent et se réservent via la recherche par tarif uniquement et dans la rubrique «recherche web». Toute réservation low-cost «confirmée» sera dans tous les cas facturée même si elle est refusée par le valideur. Le site reste un outil destiné aux déplacements professionnels et certaines choses ne sont pas possibles, ou accessibles. D autre part, la politique voyages mise en place par votre société peut également influencer le comportement du site. Pour une création de nouvel utilisateur merci d envoyer un mail à adminaergo@fram.fr : NOM / PRENOM / MAIL / TELEPHONE En cas de problème sur le site merci de nous envoyer 1 mail à admin-aergo@fram.fr avec : Vos coordonnées 1 copie/écran du message d erreur Les détails du voyage Nom et prénom du voyageur Sans ces données, nous ne pourrons étudier correctement votre demande.