Guide utilisateur KDS Néo JUILLET 2017

Transcription

1 Guide utilisateur KDS Néo JUILLET 2017

2 Sommaire 1. Connexion 2. Profil 3. Réservation Porte à porte 4. Réservation train 5. Réservation aérien 6. Réservation hôtel 7. Réservation location de voiture 8. Voyage à plusieurs en train 9. Voyage complexe 10. Historique de réservation 11. Modification et annulation 12. Support

3 Copy this box from slide master to edit CONNEXION

4 Connexion La connexion se fait via le site > Accès client > ires Corpo Privilégiez Chrome ou Firefox pour vous connecter à l outil Vos identifiants vous seront communiqués par l administrateur de l outil au sein de votre société En cas d oubli du mot de passe vous pourrez suivre la procédure «Mot de passe oublié?»

5 Pop-up d accueil Une pop up s affiche dès votre connexion Vous retrouverez l adresse mail et le numéro de téléphone de votre équipe dédiée offline Vous pourrez également accéder au guide utilisateur de l outil mis à jour régulièrement

6 Page d accueil La page d accueil vous permet d accéder aux différents modules 1 Cet encadré vous informe si vos cartes de fidélité, abonnement et passeport sont périmées. 2 La liste des employés vous permet d accéder au profil de tous les voyageurs dont vous avez la charge 3 Ce raccourci vous permet d entamer une recherche pour réserver un voyage 4 Cet encadré vous permet d accéder à l historique des voyages de tous les voyageurs dont vous avez la charge

7 Copy this box from slide master to edit PROFIL

8 Profil Lors de votre première connexion il est important d aller vérifier les données renseignées dans votre profil Les trois onglets à remplir en priorité sont : Général / Cartes / Passeports

9

10 Copy this box from slide master to edit PORTE A PORTE

11 Porte à porte Le module Porte à porte est utile lorsque vous ne connaissez pas les transports à prendre pour votre voyage. Il calcule automatiquement en fonction de votre adresse de départ et d arrivée ainsi que des horaires renseignés les différentes prestations dont vous aurez besoin pour vous proposer un coût global du voyage. (coût des prestations réservables + coûts estimés des prestations supplémentaires à payer sur place)

12 Porte à porte L outil vous affiche alors le voyage sous forme de frise chronologique Les prestations autres que transports (train / avion), hôtel et location de voiture ne peuvent être réservées, elles sont à titre indicatif. Chaque prestation peut être modifiée ou supprimée en cliquant dessus.

13 Porte à porte

14 Porte à porte Une fois toutes les prestations vérifiées vous pouvez cliquer sur «Réserver» et suivre les indications Seules seront réservées les prestations présentes au dessus de l onglet «Réserver» Le coût total du voyage comprend les dépenses supplémentaires estimées qui ne seront pas facturées par Ailleurs Business.

15 Copy this box RESERVATION from slide master to edit TRAIN

16 Réservation Train La recherche Vol/Train permet d avoir un comparatif entre les propositions de vol et de train pour un même trajet

17 Réservation Train L outil propose une combinaison de train aller et retour en fonction de la recherche effectuée Si le tarif proposé ne convient pas vous pouvez cliquer sur «Changer le tarif» Si l horaire ne correspond pas vous pouvez cliquer sur «Voir les alternatives»

18 Voir les alternatives En haut sont affichés les trains proposés A gauche se trouvent les trains allers aux différents horaires A droite se trouvent les trains retours aux différents horaires Il faut cliquer sur le train que vous souhaitez puis cliquer sur «Sélectionner» et effectuer la même procédure pour le retour L outil effectue alors une retarification avec les nouveaux horaires

19 Voir les autres tarifs 1 L onglet «Changer de tarifs» permet de visualiser les différentes typologies de tarifs (Prem s, Loisir, Pro) et la classe de transport (Seconde ou Première)

20 Réservation Train Une fois l horaire et le type de tarif vérifiés, vous pouvez cliquer sur «Réserver» Il vous suffit ensuite de suivre la procédure L outil propose de sélectionner votre placement dans le train, cette information est envoyée à la SNCF qui décide d en tenir compte ou non Prochainement le placement dans le train ne sera plus disponible sur les outils de réservation en ligne

21 Copy this box RESERVATION from slide master to edit AERIEN

22 Réservation Aérien La recherche Vol/Train permet d avoir un comparatif entre les propositions de vol et de train pour un trajet

23 Réservation Aérien L outil propose une combinaison de vols aller et retour en fonction de la recherche effectuée Si le tarif proposé ne convient pas vous pouvez cliquer sur «Changer de tarif» Si l horaire ne correspond pas vous pouvez cliquer sur «Voir les alternatives»

24 Voir les alternatives En haut sont affichés les vols proposés A gauche se trouvent les vols allers aux différents horaires A droite se trouvent les vols retours aux différents horaires Il faut cliquer sur le vol que vous souhaitez puis cliquer sur «Sélectionner» et effectuer la même procédure pour le retour L outil effectue alors une retarification avec les nouveaux horaires

25 Voir les autres tarifs 2 1 L onglet «Autre tarifs» permet de visualiser les différentes typologies de tarifs et la classe de transport (Economique, Affaire ) 1 2 Il est spécifié si le bagage est inclus dans le tarif ou non Les conditions tarifaires sont détaillées pour l aller et le retour

26 Réservation Aérien Une fois l horaire et le type de tarif vérifiés, vous pouvez cliquer sur «Réserver» Il vous suffit ensuite de suivre la procédure

27 Copy this box RESERVATION from slide master to edit HÔTEL

28 Réservation Hôtel La recherche Hôtel permet de visualiser sur une carte les différents hôtels disponibles autour de la zone demandée

29 Réservation Hôtel L outil propose un hôtel proche de l adresse renseignée et conforme à la politique voyage de votre entreprise Si le tarif proposé ne convient pas vous pouvez cliquer sur «Changer de chambre» Si l hôtel ne correspond pas vous pouvez cliquer sur «Voir les alternatives»

30 Voir les alternatives Trois modes de recherche sont disponibles : Par géolocalisation avec une visualisation sur une carte 1 Par liste 2 Par nom d hôtel 3 Il faut cliquer sur les hôtels lorsque les tarifs ne sont pas affichés automatiquement Une fois l hôtel trouvé, il faut cliquer sur «Sélectionner»

31 Changer de chambre 1 L onglet «Changer de chambre» permet de visualiser les différentes typologies de tarifs et de chambres proposées 1 Il est spécifié si le petit déjeuner est compris dans le prix de la nuitée

32 Réservation Hôtel Il est important de lire les informations tarifaires afin de vérifier les conditions d annulation et de modification de la réservation Une fois que les conditions tarifaires, l hôtel ainsi que le tarif de la chambre ont été vérifiés vous pouvez cliquer sur «Réserver» Il vous suffit ensuite de suivre la procédure

33 RESERVATION LOCATION DE VOITURE Copy this box from slide master to edit

34 Réservation Location de voiture La recherche Voiture permet de comparer les tarifs des différents loueurs de voiture autour d un même point. Attention si les horaires renseignés sont en dehors des horaires d ouverture des agences, il n y aura aucun résultat.

35 Réservation Location de voiture L outil propose un loueur de voiture selon votre recherche Si la typologie de véhicule proposée ne convient pas vous pouvez cliquer sur «Changer de voiture» Si le loueur ou l adresse de récupération ne correspond pas vous pouvez cliquer sur «Voir les alternatives»

36 Voir les alternatives En haut est affiché la proposition actuelle Les différents loueurs ainsi que l adresse de l agence sont affichés Il faut cliquer sur le loueur que vous souhaitez puis cliquer sur «Sélectionner»

37 Changer de voiture 1 2 L onglet «Autres tarifs» permet de visualiser les différentes typologies de véhicule ainsi que les options incluses 1 2 Le type de véhicule est précisé pour chaque proposition Les prestations comprises sont détaillées pour chaque location

38 Réservation Location de voiture Une fois le loueur, l adresse de réception ainsi que le type de tarif vérifiés, vous pouvez cliquer sur «Réserver» Il vous suffit ensuite de suivre la procédure

39 Copy this box VOYAGE from slide master A to edit PLUSIEURS

40 Voyage à plusieurs Pour effectuer un voyage à plusieurs en train il faut passer par le module de recherche «Recherche manuelle» Cela permet d assurer le placement côte à côte des différents voyageurs

41 Voyage à plusieurs Cliquez sur l onglet «Voyage à plusieurs»

42 Voyage à plusieurs Saisissez le NOM du voyageur dans la case prévue à cet effet et cliquez sur Ajouter Recommencez le processus autant de fois que vous avez de voyageurs Il est possible d ajouter jusqu à 6 personnes Le voyageur n est pris en compte que lorsqu il apparait en grisé Puis lancez la recherche

43 Voyage à plusieurs L outil vous propose alors une combinaison aller/retour L outil prend en compte les cartes d abonnements et de fidélité de chacun des voyageurs Ils seront automatiquement placés côte à côte dans la mesure du possible

44 Copy this box VOYAGE from slide master to edit COMPLEXE

45 Voyage complexe Pour effectuer un voyage complexe (3 tronçons ou plus) il faut passer par le module de recherche «Recherche avancée»

46 Voyage complexe Pour effectuer un voyage complexe, l outil va effectuer la recherche tronçon par tronçon. Cliquez sur «Trajets multiples» Entrez votre premier trajet Lancez la recherche

47 Voyage complexe Aucun tarif n est proposé car il sera calculé une fois que tous les tronçons auront été sélectionnés. Le orange signifie que la proposition n est pas conforme à la politique voyage Le vert signifie que la proposition est conforme à la politique voyage. Il faut sélectionner la proposition souhaitée

48 Voyage complexe Une fois le premier tronçon sélectionné l outil propose d ajouter un autre trajet il faut répéter le même schéma que précédemment

49 Voyage complexe Une fois tous les tronçons sélectionnés il faut cliquer sur Terminer le voyage L outil procède alors à la tarification des prestations Attention certaines compagnies ne sont pas compatibles ce qui peut entrainer une erreur au moment de la tarification

50 Voyage complexe Un récapitulatif de votre voyage s affiche ainsi que d autres propositions. Cliquez sur «Sélectionner» sur la combinaison de votre choix.

51 Voyage complexe Une page de confirmation s affiche alors. Suivez la procédure indiquée et cliquez sur «Continuer». A ce niveau les tarifs sont bloqués vous n avez plus qu à cliquer sur «Réserver»

52 Copy this box HISTORIQUE from slide master to edit DES VOYAGES

53 Historique des voyages Pour retrouver les voyages que vous avez réservé, vous pouvez vous rendre sur l onglet «Liste des voyages»

54 Historique des voyages En cours : les voyages à venir Tous : les voyages passés et à venir

55 Copy this box MODIFICATION from slide master to edit ET ANNULATION

56 Modification et annulation Pour modifier ou annuler un voyage il faut vous rendre dans «Liste des voyages» et sélectionner le voyage en question

57 Modification et annulation 1 L hôtel et la location de voiture peuvent être modifiés à tout moment dans l outil. Les conditions tarifaires s appliqueront. Les trains et vols ne pourront être modifiés que tant que le statut du billet ne sera pas «Emis» sinon il faudra passer par l agence. Vous pouvez alors cliquer sur «Annuler» ou «Modifier» le billet. 1

58 Copy this box from slide master to SUPPORT edit

59