Import Descriptions Excel

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1 Import Descriptions Excel Optimiser la combinaison Imaj/Excel Julien Guisset

2 Ce guide s adresse aux adhérents qui saisissent leurs catalogues et inventaires directement dans Excel. Il dresse la liste des bonnes pratiques à appliquer en amont du logiciel interencheres/imaj qui permet de les intégrer automatiquement et d éviter les doubles saisies. Table des matières Eviter Word pour les saisie d inventaires et de catalogues... 3 Usage recommandé d Excel... 4 Un copié/collé pour intégrer le tableau Excel dans word... 5 Manipulations à éviter dans Excel... 6 Ne pas mettre les estimations dans une seule case... 6 Ne pas décrire un lot sur plusieurs lignes... 6 Enrichir votre inventaire avec des données interencheres.com... 7 Descriptions, numéro de lot et estimations... 7 Ajouter un code catégorie interencheres.com... 7 Les codes catégories interencheres.com... 8 Déclarer un lot-phare (maximum 4) Associer les descriptions Excel aux photographies dans Imaj Enregistrer le fichier Excel au format CSV Charger les images dans votre annonce de vente IMAJ Lancer l import des descriptions depuis Excel Supprimer les lignes inutiles et vérifier les accents Identification des colonnes du fichier Excel Interface de l association des photos aux descriptions Excel Association «manuelle» en quelques clics Principe de fonctionnement Automatismes du logiciel Détail, Photos multiples (2 fois la même description pour 2 photos) Association automatique à partir de la numérotation des lots Numéroter les photos avant leur import dans Imaj Veiller à mettre les photos bis en 2 nde position du tri alphabétique Avec les photos renommées, le logiciel travaille pour vous JG, 05/03/2010 Page 2 sur 17

3 Eviter Word pour les saisie d inventaires et de catalogues Word est un éditeur de texte plus adapté à la rédaction de courrier ou de dossier qu aux saisies d inventaires ou de catalogues. Un document word n offre pas la rigueur d un tableau Excel dans lequel chaque case va représenter une donnée bien identifiée. Contre-exemple d utilisation déconseillée de Word JG, 05/03/2010 Page 3 sur 17

4 Usage recommandé d Excel Usage recommandé d Excel pour un inventaire ou catalogue JG, 05/03/2010 Page 4 sur 17

5 Un copié/collé pour intégrer le tableau Excel dans word Si vous souhaitez réintégrer le tableau d inventaire ou catalogue Excel derrière une page de présentation de la vente et vos conditions générales de vente, rien de plus simple Sélectionnez votre tableau dans Excel (clic sur la 1ère case en haut à gauche, laissez appuyer, descendre vers la dernière case en bas à droite, relachez le bouton), copiez puis collez dans Word. JG, 05/03/2010 Page 5 sur 17

6 Manipulations à éviter dans Excel Ne pas mettre les estimations dans une seule case Contre-exemple d une mauvaise pratique Exemple recommandé par interencheres.com Ne pas décrire un lot sur plusieurs lignes Contre-exemple d une mauvaise pratique JG, 05/03/2010 Page 6 sur 17

7 Il suffit d utiliser d appuyer sur les touches «alt» et «entrée» pour sauter une ligne dans une case! Enrichir votre inventaire avec des données interencheres.com Descriptions, numéro de lot et estimations Votre inventaire ou fichier catalogue dans Excel devrait contenir les informations standards qui permettent de décrire les lots d une vente : numéro d ordre, descriptions et estimations Ajouter un code catégorie interencheres.com JG, 05/03/2010 Page 7 sur 17

8 Les codes catégories interencheres.com Dans votre colonne catégories, saisissez un code catégorie à 3 chiffres : CODE CATEGORIE MOA Archéologie - arts primitifs 100 MOA Photographie - cinéma 101 MOA Argenterie - orfèvrerie - bijoux 102 MOA Art populaire 103 MOA Armes - souvenirs historiques 104 MOA TSF - Instr. Scientifiques 105 MOA Arts décoratifs du xxe siècles 106 MOA Divers 107 MOA Céramique 108 MOA Instruments de musique 109 MOA Dessins anciens 110 MOA Jouets - Trains - Poupées 111 MOA Estampes - affiches - cartes 112 MOA Montre - horlogerie 113 MOA Haute époque 114 MOA Numismatique 115 MOA Livres - autographes 116 MOA Objets de vitrine - miniatures 117 MOA Mobilier 118 MOA Timbres 119 MOA Moyen orient - extrême orient 120 MOA Véhicules de collection 121 MOA Objets d'art et de décoration 122 MOA Parfums - verrerie 123 MOA Tableaux anciens - sculptures 124 MOA Paquebots - Objets de marine 125 MOA Tableaux modernes, contemporains 126 MOA Tapis - tapisseries 127 MOA Vins - alcools 128 MOA Vétement ancien - étoffe - linge 129 MOA Beau mobilier 130 MOA Mobilier courant 131 MOA Gravures 166 JG, 05/03/2010 Page 8 sur 17

9 CODE CATEGORIE PRO Fonds de commerce 132 PRO Bateaux - avions 133 PRO Bâtiment - travaux publics 134 PRO Commerces de détail - entreprise 135 PRO Autres 136 PRO Imprimerie - photogravure - PAO 137 PRO Industries du plastique 138 PRO Marchandises neuves - stocks 139 PRO Matériel agricole 140 PRO Matériel bureau - informatique 141 PRO Matériel de confection - tissage 142 PRO Matériel de garage 143 PRO Matériel médical - laboratoire 144 PRO Mécanique - chaudronnerie 145 PRO Métiers de bouche 146 PRO Métiers du bois 147 PRO Chevaux, bétail, animaux 148 CODE CATEGORIE VEH Ambulances 149 VEH Autocars 150 VEH Camion 151 VEH Camping car 152 VEH Caravanes 153 VEH Minicars 154 VEH Moto et cyclo 155 VEH Remorques 156 VEH Semi remorque 157 VEH Tout terrains tourisme 158 VEH Tout terrains utilitaires 159 VEH Tracteurs agricoles 160 VEH Tracteurs routiers 161 VEH Utilitaires légers 162 VEH Véhicules particuliers 163 VEH Véhicules spéciaux 164 VEH Véhicules Pompiers 165 JG, 05/03/2010 Page 9 sur 17

10 Déclarer un lot-phare (maximum 4) Un simple 1 vous permet de déclarer un lot-phare. Attention, 4 lots-phares maximum. Rappel de la mise en avant des lots-phares sur le site interencheres.com JG, 05/03/2010 Page 10 sur 17

11 Associer les descriptions Excel aux photographies dans Imaj Enregistrer le fichier Excel au format CSV A noter : CSV (séparateur: point-virgule) ET PAS CSV MS-DOS ou CSV MAC Charger les images dans votre annonce de vente IMAJ Dans l onglet annonce de vente de votre Imaj, après avoir créé l annonce de ventee JG, 05/03/2010 Page 11 sur 17

12 Lancer l import des descriptions depuis Excel Supprimer les lignes inutiles et vérifier les accents Les titres de colonnes ne sont pas utiles à l import sur interencheres.com JG, 05/03/2010 Page 12 sur 17

13 Identification des colonnes du fichier Excel Cliquez sur les entêtes de colonnes puis choisissez les champs correspondants. Ainsi, Imaj, saura où trouver l information dans chacune des colonnes. Puis Validez. Interface de l association des photos aux descriptions Excel L interface se distingue par la liste des photos d une part et les descriptions Excel d autre part. JG, 05/03/2010 Page 13 sur 17

14 Association «manuelle» en quelques clics Principe de fonctionnement Choisissez la photo, puis sa description, enfin associez les 2! Automatismes du logiciel Automatiquement, le logiciel présélectionne la 1 ère photographie sans description. Ce mécanisme permet de se concentrer sur le choix de la description et l association. JG, 05/03/2010 Page 14 sur 17

15 Détail, Photos multiples (2 fois la même description pour 2 photos) Pour faciliter le travail, le logiciel cache les descriptions qui ont été associées à une photo. Afin de pouvoir retrouver une description, il suffit de décocher cette option. JG, 05/03/2010 Page 15 sur 17

16 Association automatique à partir de la numérotation des lots Numéroter les photos avant leur import dans Imaj En jaune, les numéros de lots identifiés par le logiciel IMAJ. Seuls les 1 ers chiffres sont considérés. Le logiciel s arrête au 1 er caractère non numérique. Veiller à mettre les photos bis en 2 nde position du tri alphabétique Pour que l association des bis se fasse sans contrôle particulier, il faut que l ordre alphabétique des photos rejoigne l ordre de la liste. Dans le cas ci-dessus, il faut supprimer le caractère espace devant le bis de «1 bis_1.jpg». JG, 05/03/2010 Page 16 sur 17

17 Avec les photos renommées, le logiciel travaille pour vous A partir d un Fichier Excel contenant une colonne numéro de lot et d images dont les noms de fichiers commencent par leurs numéros respectifs, la fonctionnalité «iimport depuis Excel» travaille pour vous Il ne reste plus qu à vérifier les bis et les photos multiples. JG, 05/03/2010 Page 17 sur 17