Mode opératoire. Dossier CPF du salarié

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1 Mode opératoire Dossier CPF du salarié CPF - Gestion Version 6 Mars 2016

2 Sommaire Page La création du dossier de formation 4 Le choix de la formation 5 Le contenu du dossier de formation 12 L onglet «le titulaire» 14 L onglet «la session» 17 L onglet «le financement» 18 La validation du dossier 21 La clôture du dossier 23 Annexe : les niveaux d habilitation dans le SI CPF 29 J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais J y vais 2

3 La création du dossier de formation Le dossier de formation permet de gérer toute information utile concernant une formation dont souhaite bénéficier un titulaire au titre de son compte personnel de formation. Il est possible d initier plusieurs dossiers de formation. La création d un dossier de formation est autorisée en fonction des droits accordés* par l administrateur principal aux gestionnaires. Si les droits ne sont pas accordés*, le bouton «Créer un dossier de formation» n apparaît pas. * cf annexe p 29, «Les niveaux d habilitation dans le SI CPF» 3

4 Le choix de la formation : première étape du dossier Le dossier de formation peut être initié en renseignant un code de formation éligible au compte personnel de formation (CPF) 2 grâce au moteur de recherche des formations éligibles. 4

5 À noter Le choix de la formation : utilisation d un code «CPF» 1 Si vous possédez déjà le code CPF de la formation souhaitée, saisissez-le directement dans le champ prévu puis cliquez sur «Rechercher». Message d alerte en cas d utilisation du code d une formation éligible expirée : «Aucune formation éligible ne correspond aux critères sélectionnés : veuillez effectuer une nouvelle recherche.» 5

6 Le choix de la formation : le moteur de recherche Le moteur de recherche intègre les listes de formations élaborées par les branches professionnelles, au niveau national interprofessionnel, ainsi que par les Régions. Il est possible de trouver une formation en effectuant une recherche par critères. Pour cela, renseignez les informations demandées, puis appuyez sur «Rechercher». L utilisation des mots-clés et des critères avancés vous permettra d optimiser votre recherche. 2 L utilisation de mots-clés est facultative Recherche étendue par défaut, possibilité de la restreindre à la liste de branche Les mots-clés sont importants pour affiner les résultats liés à la liste nationale interprofessionnelle. Cette dernière reprend l ensemble des formations à l échelle nationale, soit plusieurs milliers de formations. 6

7 Le choix de la formation : le moteur de recherche La recherche peut se faire par le nom de l éditeur de liste. Dans le cas d une recherche par branche, le nom des branches est suggéré dès la saisie de mots-clés. Affichage par couleurs différentes selon qu il s agit d un code APE ou d une branche. 7

8 Le choix de la formation : le résultat Détail de chaque formation en appuyant sur le «+». La liste des formations correspondant au «code CPF» ou aux critères renseignés, apparait alors en bas de page. Dès la page de résultats, le nom de l éditeur qui a rendu cette formation éligible est affiché : en cas de doublon, cette information facilite le choix. Une fois la formation identifiée, appuyez sur l onglet «Choisir cette formation» pour la sélectionner. 8

9 À noter Le choix de la formation : la sélection En choisissant une formation, son intitulé est automatiquement généré dans le champ prévu à cet effet et le code CPF est précisé. Vous pouvez voir la case «dossier confidentiel». Si la case est cochée : L intitulé peut être modifié pour préciser la formation et personnaliser le titre. Le détail de la formation, y compris les critères d éligibilité, peuvent être consultés en cliquant sur la loupe. 9

10 Le choix de la formation : ouvrir un dossier «en cours d élaboration» Il est possible de modifier, pour le compléter, un dossier à l état «en cours d élaboration». Message d alerte en cas d ouverture d un dossier lorsque la formation sélectionnée est expirée : «La formation choisie ne correspond plus à une formation pouvant donner lieu à un dossier de formation. Veuillez effectuer une nouvelle recherche.» 1 ce message s affiche sur un fond bleu, le dossier peut encore être validé car cette formation est expirée depuis moins de trois mois. 2 ce message s affiche sur un fond rouge, le dossier ne peut plus être validé : une nouvelle certification doit être sélectionnée. 10

11 Le dossier de formation : Le contenu Le dossier de formation se présente sous la forme de 3 onglets : Le titulaire : caractéristiques du titulaire (notamment reconnaissance BOETH*) et, le cas échéant, de son employeur, La session : la durée, la session et l organisme formateur Le financement : coût pédagogique, heures DIF / CPF mobilisées et abondements * Bénéficiaire de l obligation d emploi de travailleur handicapé 11

12 Le dossier de formation : Le contenu Les étapes clés d un projet de formation se traduisent par 3 statuts successifs. Le statut du dossier est affiché au-dessus de l intitulé de la formation. Une description de ces statuts est présente au bas de chaque onglet «En cours d élaboration» : Le projet de formation n'est pas finalisé : Toutes les données peuvent encore être modifiées et le dossier peut être supprimé. Le titulaire est libre de créer, renseigner, modifier ou supprimer le projet de formation. «Validé» : L ingénierie financière du projet de formation est validée et le titulaire a donné son accord. Le dossier de formation ne sera modifiable qu à l étape finale : la clôture. Les heures DIF et CPF prévues sont réservées. L action de valider le dossier de formation n est pas disponible pour le titulaire. «Clos» : La formation est indiquée comme réalisée totalement, partiellement ou pas du tout, avec un impact possible sur le financement qui peut alors être revu. Les heures DIF et CPF réellement consommées sont débitées des soldes disponibles du titulaire. L action de clore le dossier de formation n est pas disponible pour le titulaire. 12

13 L onglet «Le titulaire» Lorsque la recherche a été effectuée en renseignant un code APE, ce dernier est automatiquement reporté dans la zone «Code APE / NAF» de l employeur du titulaire 2. Case «BOETH»*- peut être cliquée par le titulaire ou le CEP 3. Les informations du cadre relatif à l employeur diffèrent selon que l employeur est une entreprise ou un particulier * Bénéficiaire de l obligation d emploi de travailleur handicapé 13

14 Cas particulier : le statut «CSP» (1) 1 - Impact au niveau de la recherche Sélectionner le statut «En contrat de sécurisation professionnelle» dans la recherche d une formation entraîne la saisie des champs : «Ma région de résidence» «Ma branche professionnelle» Ainsi, la recherche s effectue sur la base de : la liste COPANEF, la liste COPAREF demandeur d emploi de son lieu de résidence, la liste CPNE de branche de son ancien employeur. Les formations éligibles de droit : Le CléA (socle de compétences) + VAE Comme pour le statut «Salarié», le périmètre de la recherche peut être limité à la branche professionnelle. 14

15 Cas particulier : le statut «CSP» (2) 2 - Impact au niveau du dossier de formation Données identiques à celles demandées pour un demandeur d emploi Donnée spécifique à une personne en CSP 15

16 À noter L onglet «La session» Durée de la formation : Seules les heures hors période en entreprise doivent être prises en compte. Dates de la formation : En cas de sessions multiples : Du : date de début de la première session, Au : date de fin de la dernière session. * La saisie des heures se fait en heures pleines arrondies au nombre entier inférieur, exception faite pour les formations de moins d une heure (saisir 1) 16

17 L onglet «Le financement» 1 / 3 Date d accord du titulaire : obligatoire pour valider le dossier de formation 2 Saisi dans l onglet «La session» 1 Coût et durée de la formation : Le coût pédagogique total doit être couvert par les financements afférents aux heures DIF et CPF + les abondements. Les soldes DIF et CPF sont pré-renseignés et non modifiables : les heures DIF disponibles sont utilisées en priorité, puis les heures CPF. La somme des heures mobilisées au titre du DIF + du CPF + des heures abondées ne doit pas être supérieure à la durée totale de la formation. Le coût pédagogique afférent aux heures DIF/CPF ne peut pas être nul s il y a des heures mobilisées, et inversement. 1 Le total du financement afférent aux heures mobilisées (DIF + CPF) par le titulaire est saisi. 2 La saisie de l organisme financeur des heures du titulaire est obligatoire (Ex : OPCA, Employeur 0,2%) 17

18 L onglet «Le financement» : la saisie (2/3) Financements afférents aux heures CPF et DIF En cas d accord pour l imputation de la rémunération sur le budget 0,2%, le montant de celle-ci est demandé. Sélectionnez un financeur pour chaque abondement supplémentaire nécessaire. Liste complète des financeurs page suivante 18

19 L onglet «Le financement» : contrôle de cohérence (3/3) Le financement est systématiquement exprimé en montant et durée. Les éléments saisis sont contrôlés : incohérence : croix rouges saisie correcte : coches vertes Sélectionnez un financeur Abondement FPSPP 2015 Accord Etat Accord de branche Accord de région Accord d entreprise OPCA OPACIF Employeur Pôle Emploi AGEFIPH Titulaire Autres Région Alsace Région Aquitaine Région Auvergne Région Basse Normandie Région Bourgogne Région Bretagne Région Centre Région Champagne-Ardenne Région Corse Région Franche-Comté Région Guadeloupe Région Guyane Région Haute-Normandie Région Ile de France Région Languedoc-Roussillon Région Limousin Région Lorraine Région Martinique Région Midi-Pyrénées Région Nord-Pas-de-Calais Région Pays de la Loire Région Picardie Région Poitou-Charentes Région Provence-Alpes-Côte d'azur Région Réunion Région Rhône-Alpes 19

20 La validation du dossier Voir également l option «Rejeter», p 29 Les frais annexes relatifs aux heures CPF et DIF ainsi que la rémunération (dans certains cas) sont mentionnés mais ne sont pas pris en compte pour la couverture financière Lors de la validation, une confirmation est nécessaire. Les heures DIF et CPF sont réservées et donc inutilisables pour tout autre dossier de formation. 20

21 Le dossier validé Après clôture du dossier de formation, celui-ci apparaît dans la liste des dossiers de formation, avec pour indication : l intitulé de la formation, les dates prévisionnelles de formation, les heures DIF et CPF réservées, les références de l organisme et des gestionnaires intervenus. En cliquant sur le bouton «Actions», liste des fonctionnalités encore accessibles. 21

22 La clôture du dossier 1 / 4! «Pour consulter les informations du dossier de formation du titulaire, cliquez sur «Consulter». Pour saisir les informations liées à la «vérification du service fait», cliquez sur «Clore». Le dossier de formation est alors accessible pour mentionner la réalisation et le financement définitif. Si votre niveau d habilitation* ne permet pas de clore les dossiers de formation, le bouton Clore» n est pas présent à l écran. *cf annexe p 29, «Les niveaux d habilitation dans le SI CPF» 22

23 La clôture du dossier 2 / 4 L onglet «Financement» présente les données telles qu elles ont été validées. Dans un premier temps, les informations saisies ne sont pas modifiables En premier lieu, il est nécessaire de répondre aux questions relatives à la formation en termes de réalisation et de financement. 23

24 La clôture du dossier 3 / 4 Les champs «durée totale» et «coût pédagogique» doivent être mis à jour selon que la formation a été : réalisée, réalisée partiellement, non réalisée. Dans les cas de non réalisation ou réalisation partielle, un motif doit être indiqué. Les motifs sont proposés dans une liste déroulante. 24

25 La clôture du dossier 3 / 4 Dans le cas où la formation est réalisée partiellement, il est demandé si le financement initial a été respecté. Si le financement est identique a celui initialement prévu, les zones de saisie restent inaccessibles. Vous pouvez «Clore» le dossier immédiatement. Si le financement n est pas identique à celui initialement prévu, les données deviennent modifiables pour ajuster le financement à celui effectivement réalisé. Dans le cas où la formation n a pas été réalisée, le champ concernant le financement initial passe automatiquement à «Non» et tous les champs Durée/Montant sont remis à zéro. Comme lors de la saisie initiale, des pictogrammes vous aideront à vérifier la validité du financement après modification. 25

26 La clôture du dossier 4 / 4 Si le financement n est pas identique à celui initialement prévu, les zones de saisie deviennent accessibles. Toutes les rubriques peuvent alors être modifiées à la hausse ou à la baisse, voire remises à zéro à l exception des valeurs saisies dans les champs «nombre d heures mobilisées», DIF et CPF, qui ne peuvent pas être augmentées*. A noter : les données saisies initialement apparaissent, pour mémoire, à côté du champ à modifier et sont sauvegardées dans le dossier «Clos». Après modification, clore le dossier. Une confirmation est demandée. * Au cas où un autre dossier de formation utiliserait le solde d heures DIF/CPF 26

27 Le dossier clos Après clôture du dossier de formation, celui-ci apparaît dans la liste des dossiers de formation, avec pour indication : l intitulé de la formation, les dates réelles de formation, les heures DIF et CPF utilisées, les références de l organisme et des gestionnaires intervenus. Un dossier «Clos» ne peut être que «consulté» 27

28 Annexe : Les niveaux d habilitation dans le SI CPF En fonction du niveau d habilitation, des boutons d action sont disponibles : Tous niveaux Niveau 2 et supérieurs Niveaux 3 et 4 Niveaux 3 et 4! Niveaux 3 et 4 Niveaux 3 et 4 Niveau 4 Si ces boutons n apparaissent pas alors que votre activité nécessite ces actions, contactez votre administrateur principal ou délégué. Un dossier «En cours d élaboration» peut désormais être rejeté lorsque sa validation n est pas possible. L utilisation du bouton «Rejeter» implique la saisie d un motif dans une liste déroulante. 28

29 En cas de difficulté l équipe CPF-Gestion vous accueille au : votre hotline «organismes» 29