LE RÉFÉRENTEL D ACTIVITÉS DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE

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1 LE RÉFÉRENTEL D DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE Grille d analyse de la répartition de l activité Service : Conseil et Développement 04/08/2014

2 ANALYSE DES 1001 DU SECRÉTARIAT DE MAIRIE Afin d'établir un diagnostic du fonctionnement du service administratif, il convient de passer en revue l'ensemble de ses activités. La grille d'analyse ci-après est proposée pour étudier la répartition du travail (indiquer les initiales des personnes concernées dans la colonne Qui fait quoi ), l'importance relative de chacune des missions et les spécificités de l'organisation de votre mairie (compléter la colonne Remarques). Cette grille s'appuie sur la trame du référentiel de métier de secrétaire de mairie (issu du projet OSCaR, élaboré en 1993 par le CDG 35 et le CNFPT). En effet, l'ensemble des activités administratives d'une commune rurale y sont listées et classées par missions. Pour plus de précisions et le détail des tâches composant chaque activité, il peut être utile de se référer au document intégral publié dans la collection «Territoires ruraux» en Après analyse, ce recensement des activités administratives constituera une partie du diagnostic du fonctionnement du service municipal. Service : Conseil et développement 04/08/2014 2

3 MISSION 1 GÉRER ADMINISTRATIVEMENT LA POPULATION 1- Préparer les actes d étatcivil 2- Rectifier les actes d étatcivil A Gestion démographiques 3- Tenir à jour le registre d état-civil 4- Assurer la publicité des actes d état-civil 5- Établir des documents d identité 6- Procéder au recensement militaire 1- Tenir à jour la liste électorale B Gestion électorale 2- Établir les documents pour les élections 3- Préparer les élections C- Assistance dans administrés dans le cadre de la réglementation générale 1- Établir les documents pour les administrés 2- Servir de relais avec les administrations extérieures D- Secrétariat de la police municipale 1- Établir les arrêtés de police 2- Gérer le cimetière Service : Conseil et développement 04/08/2014 3

4 MISSION 2 EXECUTER LE SECRÉTARIAT DES AFFAIRES SCOLAIRES ET PÉRISCOLAIRES 1- Assurer la coordination avec les établissements primaires et maternelles A Liaison avec les partenaires de l enseignement 2- Assurer la coordination avec les établissements secondaires (syndicat du collège) 1- Gérer administrativement la cantine et la garderie B Gestion des affaires périscolaires 2- Gérer administrativement le centre de loisirs, le centre aéré (ou assurer un lien avec l association, si activité déléguée) Service : Conseil et développement 04/08/2014 4

5 MISSION 3 GÉRER L'ACTION SOCIALE 1- Constituer les dossiers d aide A Application de l action sociale légale 2- Servir de relais entre les acteurs sociaux extérieurs et les administrés 1- Assurer le secrétariat du CCAS 2- Constituer les dossiers d aide B Contributions à l action facultative 3- Attribuer les aides aux bénéficiaires Service : Conseil et développement 04/08/2014 5

6 MISSION 4 ASSURER LE LIEN AVEC LES ASSOCIATIONS 1- Gérer l utilisation des équipements culturels et sportifs 2- Gérer les aides aux associations 3- Servir de relais entre les différentes associations et les élus A Participation à l animation de la vie locale Service : Conseil et développement 04/08/2014 6

7 MISSION 5 ASSURER LE SECRÉTARIAT DE L'URBANISME, DES AFFAIRES FONCIÈRES ET ÉCONOMIQUES 1- Contribuer administrativement à l élaboration ou à la réservation du PLU A Secrétariat des documents de l urbanisme 2- Contribuer administrativement à la mise en place d autres documents d urbanisme 3- Contribuer administrativement à l aménagement foncier 1- Assurer le relais des demandes de certificats d urbanisme B Application des documents de l urbanisme 2- Assurer le relais des demandes de permis de construire, déclaration de travaux, (clôtures...), des permis de lotir (lotissements non communaux) 3- Participer administrativement à la création d'un lotissement communal C- Contribution aux opérations foncières 1- Préparer les dossiers d'acquisition, de cession, de location et divers (classement de la voirie, lotissements...) 2- Établir l acte 3- Suivre l'exécution des opérations foncières 1- Participer à la création d'une zone artisanale ou industrielle D- Contribution à l action économique 2- Gérer les aides aux entreprises 3- Servir de relais entre les partenaires Service : Conseil et développement 04/08/2014 7

8 MISSION 6 ASSURER LE SUIVI DES ÉQUIPEMENTS 1- Coordonner les besoins en matière d'entretien A Secrétariat de la gestion des équipements communaux 2- Participer à la maintenance des équipements communaux 3- Suivre les contrats d'assurance 1- Monter les dossiers des travaux neufs et des chantiers B Suivi administratif des travaux 2- Assurer la coordination entre le maître d ouvrage et le maître d œuvre Service : Conseil et développement 04/08/2014 8

9 MISSION 7 ASSURER JURIDIQUEMENT LE SECRÉTARIAT DE LA VIE MUNICIPALE 1- Exploiter le courrier "arrivée" A Traitement de l'information pour le secrétariat 2- Intégrer les changements liés à l'actualité 3- Archiver les dossiers 1- Communiquer avec le Maire et les autres élus B Traitement de l'information pour les élus 2- Gérer l'agenda du Maire et des autres élus 3- Réaliser le courrier du Maire et des autres élus C- Préparation technique des réunions municipales 1- Transmettre des données pour les commissions et la municipalité 2- Transmettre des données pour la préparation du Conseil Municipal 1- Exécuter le secrétariat des commissions et du bureau D- Exploitation des décisions prises lors des réunions municipales 2- Assurer le secrétariat du Conseil Municipal 3- Traduire juridiquement les décisions du Conseil Municipal Service : Conseil et développement 04/08/2014 9

10 MISSION 8 PARTICIPER A LA GESTION DES FINANCES COMMUNALES 1- Préparer l'examen général préalable 2- Mettre en forme le budget A Élaboration technique du budget primitif 3-Présenter administrativement le budget primitif 4- Établir le budget primitif 1- Engager les dépenses 2- Engager les recettes 3- Tenir à jour la comptabilité B Suivi de l'exécution budgétaire 4- Gérer la trésorerie 5-Réaliser administrativement la passation des marchés publics 1- Établir le compte administratif C- Élaboration technique des autres documents budgétaires 2- Préparer, si besoin, le budget supplémentaire 3- Préparer les autres décisions modificatives Service : Conseil et développement 04/08/

11 MISSION 9 PARTICIPER A LA GESTION DES MOYENS HUMAINS ET MATÉRIELS DE LA COMMUNE 1- Aider à la décision concernant l'optimisation des moyens communaux A Contribution à l'adéquation des moyens aux projets communaux 2- Mettre en œuvre les décisions d'organisation du travail 3- Participer à l'amélioration des conditions de travail (horaires, hygiène et sécurité) 1- Coordonner le travail des agents communaux B Contribution à la direction du personnel 2- Suivre la gestion des carrières 3- Préparer le traitement du personnel 4- Participer à l'évaluation du personnel 1- Veiller à l'entretien des bâtiments communaux C - Gestion administrative des moyens techniques 2- Gérer les stocks de fournitures et produits d'entretien 3- Suivre les contrats d'assurance pour les moyens techniques (bâtiments administratifs, ateliers, véhicules et gros matériels) Service : Conseil et développement 04/08/

12 MISSION 10 ASSURER LA LIAISON AVEC LES STRUCTURES INTERCOMMUNALES 1- Servir de relais 2- S'informer sur l'évolution des nouvelles structures A Correspondance intercommunale Service : Conseil et développement 04/08/

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