Groupware et Travail Collaboratif. Tatiana AUBONNET

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1 Groupware et Travail Collaboratif Tatiana AUBONNET 1

2 Sommaire Le Groupware L intégration d un outil de Groupware La conduite d un projet Groupware Les enjeux Les évolutions technologiques Exemple d utilisation : WikiNi 2

3 Définitions Le travail Collaboratif : c est un travail réalisé en commun par plusieurs personnes aboutissant à une oeuvre commune Le Groupware (travail en groupe) désigne les processus de travail en équipe et les outils informatiques favorisant ces processus qui améliorent les mécanismes de Communication, Coopération et de Coordination («3C»). objectif fondamental est de faciliter aux individus dans un groupe des fonctions telles que : la Communication, la Coopération et la Coordination 3

4 Groupware : principaux aspects Communication Applications orientées «échange» Messagerie Groupware Applications orientées «mémoire» Applications orientées «routage» Workflow Collaboration Forums, Bases de données partagées Coordination 4

5 Outils permettant le travail collaboratif Outils de communication de base : les outils coopératifs L Le chat Le tableau blanc La visio-conférence Les messageries instantanées 5

6 Outils permettant le travail collaboratif Outils de travail partagé Partage d applications Édition partagée Forums Wikis 6

7 Définitions : wiki Un wiki est un site web dont les pages sont modifiables par les visiteurs afin de permettre l'écriture et l'illustration collaboratives des documents numériques qu'il contient. Il utilise les balises et son contenu est modifiable au moyen d un navigateur web 7

8 Outils permettant le travail collaboratif Outils d accès au savoir Bibliothèques partagées Bases de liens / docs / données Outils de peer to peer Annuaires électroniques Listes de diffusion FAQ Wikis 8

9 Outils permettant le travail collaboratif Outils de workflow Agendas partagés Outils de gestion des tâches Outils de synchronisation 9

10 Outils de travail collaboratifs Que permettent-ils? Le groupware Les différents systèmes Exemples 10

11 Outils de travail collaboratifs Que permettent-ils? Organisation du temps Gestion des documents Gestion des projets Espaces de discussion Espaces permettant une «intimité» et un contrôle d accès (lecture / écriture) 11

12 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Communication Communication interpersonnelle interpersonnelle Automatisation Automatisation des des processus processus Collaboration Collaboration groupware Mémoire Mémoire de de groupe groupe Coordination Coordination 12

13 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Communication interpersonnelle messagerie (webmail intégré ou non) Rédaction et envoi de messages à un ou plusieurs destinataires Réception, consultation et classement des messages reçus liste de diffusion «chats» forum (dans une certaine mesure) Communication Communication interpersonnelle interpersonnelle 13

14 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Messagerie Avantages Simplicité d utilisation Acheminement rapide Pas de présence du correspondant nécessaire Outil de communication transversale Inconvénients et limites Risques d encombrement rapide pas de structuration Court-circuitage de la hiérarchie Déviations : non consultation, raz-de-marée.. 14

15 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Coordination Agenda électronique du groupe Mise à jour de l emploi du temps Planification des rendez-vous «Reminders» Gestion de projet Coordination Coordination 15

16 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Agenda de groupe Avantages Permettre à tout collaborateur de vérifier la disponibilité d autres collaborateurs Planification des rendez-vous et des réunions Inconvénients et limites Poids des habitudes : agenda papier.. ou pas d agenda.. Réticence naturelle (transparence) Tout le monde doit jouer le jeu 16

17 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Collaboration Forum Échange d informations, d opinions sur un ou plusieurs thèmes Un commentaire = un message mais sans destinataire Réunion électronique Vidéo conférence Chat Outils de «versionning» Wikis Collaboration Collaboration 17

18 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Forum Avantages Meilleure structuration que le courrier électronique Échange constructif avec visualisation de l historique Simplicité d utilisation Au niveau du groupe Inconvénients et limites Penser à structurer le forum Durée de vie des forums Animation 18

19 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Automatisation des processus Workflow Suite d opérations élémentaires exécutables par des acteurs impliqués dans un processus Une opération = un traitement effectué sur une information, générant une valeur ajoutée à la sortie Automatisation Automatisation des des processus processus 19

20 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Workflow Avantages Circulation de l information automatisée Outil pour les applications répétitives Inconvénients et limites Le processus doit bien être étudié.. Sinon.. Blocages possibles du système 20

21 Outils de travail collaboratifs Le groupware : fonctionnalités Mémoire de groupe Base de documents Facilite le partage d informations Assure la mémoire du groupe : structuration, stockage, accès à l info.. Partage de fichiers FAQ Partage de bookmarks Mémoire Mémoire de de groupe groupe 21

22 Outils de travail collaboratifs Les différents systèmes Systèmes centralisés Serveur central ou architecture de serveurs Forte responsabilité de l administrateur sur l état sur serveur Pas ou peu de délégation Procédures lourdes d administration Système peu flexible Exemples : Domino, PHPGroupware, SharePoint, Kollab, EGroupware.. 22

23 Outils de travail collaboratifs Les différents systèmes Systèmes décentralisés Serveurs répartis assurant la gestion des flux Responsabilité des administrateurs sur les flux Choix des usagers et de l animateur du projet sur la nature et la structuration des échanges Flexibilité totale pour l utilisateur final Stockage des objets échangés sur chacune des machines Exemples : messageries, listes... Groove,Kanari 23

24 Le Groupware : les composants Un groupware complet intègre les fonctionnalités suivantes : webmail agenda personnel et collaboratif gestion de projet upload fichiers avec versionning taches planning annuaire global gestion d articles avec workflow synchronisation PDA/messagerie 24

25 Le groupware : les avantages Toutes les informations sont centralisées sur un seul espace (fichiers, notes, taches, ) Chaque acteur à un rôle bien déterminé (lecteur, contributeur, validateur des contributions) intégration d un agenda personnel et partagé intégration d un planning général permettant de noter toutes les dates importantes (réunions, décisions, livraisons, ) Accès à l espace depuis un navigateur Possibilité de sécuriser certaines sections 25

26 Le Groupware : architecture On installe généralement un Groupware sur un serveur de type Intranet ou Internet Intranet Internet 26

27 La conduite d un projet Groupware L intégration d une application de Groupware est avant tout un projet de management plus qu un projet informatique. Il demande un mélange cohérent et précis, de Management Dimension humaine Organisation Reconfiguration des processus et des structures dans une entreprise Informatique intégration cohérente, fonctionnelle, matérielle et logicielle avec les systèmes d information existantes dans l entreprise. 27

28 Mise en œuvre de Lotus Quickplace au sein de PSA Peugeot-Citroën [1] La Démarche: La Division des Systèmes d information «DSIN» 5 Gérer la relation client 1 Elaborer la stratégie Informatique et piloter sa réalisation 4 Maîtriser les technologies nouvelles 5 Gérer la relation client 2 Concevoir, développer et maintenir les SI 3 Exploiter les systèmes d information 6: Piloter et maîtriser la politique qualité de la DSIN 28

29 Mise en œuvre de Lotus Quickplace au sein de PSA Peugeot-Citroën [2] Besoin de connaître les technologies Le Contexte: Réaliser la Veille technologique Plan de recherche et innovation Proposer des Projets de R&I Autoriser les projets Projet Pilote Valider la solution Évaluer nouvelle solution technique Homologation Mettre l information à disposition Solutions disponibles pour les projets 29

30 Mise en œuvre de Lotus Quickplace au sein de PSA Peugeot-Citroën [3] L outil Groupware Lotus Quickplace Stockage de documents Coordination de tâches Gestion de membres 30

31 Avec le Groupware, quels gains et quels risques? La Refonte des processus Obligation d usage Avantages Désavantages + Rapidité et - Coûts Facilité d adaptation + Motivation $$$ Acquisition Dépendance 31

32 Les enjeux (1) Des enjeux multiples: Managériaux Organisationnels Techniques Analyse du fonctionnement global Refonte des processus de travail Satisfaction des utilisateurs et des clients Des nouvelles valeurs: Partage Intelligences Energies Moyens Objectifs collectifs Espaces pour travailler Dialogue vrai Relations de confiance Transparence 32

33 Recommandations Avoir confiance, être autonome et conscient des limites Utiliser un projet pilote. Ne sous-estimer ni l aspect humain ni l aspect technique Avoir les informations bien structurées Bien administrer l outil Groupware 33

34 Les évolutions technologiques 34

35 Evolution de solutions collaboratives: du Web 1.0 au Web 4.0 Web 1. 0 ( ) : mise en ligne de données (html, forum, chat ) Web 2. 0 ( ) : partage des informations (wiki s, Second Life ) Web 3. 0 (2008-.) : web sémantique (centré sur l identité numérique) Web 4. 0 (à venir) : web comme système d exploitation Cloud Computing 35

36 Vision Cloud Computing Le Cloud : mise en réseau de bases de données et de systèmes d exploitation Virtualisation Partage de compétences SaaS (Software as a Service) En mode connecté Internet «Business models» innovants Optimisation des coûts 36

37 Cloud 37

38 Infrastructure-as-a-Service (IaaS) offre la possibilité à un utilisateur (un opérateur) de: provisionner des ressources pour le traitement de l information, le stockage et le réseau, ainsi que d autres ressources pour le traitement de l information permettant à l utilisateur de déployer et d exécuter n importe quel logiciel qui peut inclure un système d exploitation et des applications L utilisateur ne peut pas administrer, contrôler ou posséder l infrastructure virtualisée sous-jacente du cloud. En revanche il a le contrôle sur le système d exploitation, le stockage, et les applications déployées. Un certain contrôle peut lui être fourni sur certains composants réseau et de sécurité comme le DNS ou un firewall. 38

39 Platform-as-a-Service (PaaS) offre la possibilité à un utilisateur (typiquement un programmeur) de : déployer, acquérir ou développer une application dans une infrastructure middleware virtualisée en utilisant un ou plusieurs langages de programmation et des outils fournis par le fournisseur de service. En principe, l utilisateur du PaaS n a pas à se soucier de l administration des ressources de l infrastructure comme le réseau, les serveurs, le système d exploitation ou le stockage. En revanche, il doit avoir un contrôle total sur les applications qu il a déployées, et peut avoir un certain contrôle sur la configuration de l environnement middleware de son application comme un serveur d application Java Enterprise Edition (Java EE). De plus, un cloud PaaS peut offrir des capacités de continuité de service telles que: la mise à l échelle (auto-scaling) et le basculement (failover) automatique de l application qui sont mis en œuvre de façon transparente pour l utilisateur. 39

40 Software-as-a-Service (SaaS) offre la possibilité à un utilisateur final de pouvoir utiliser l application d un éditeur, typiquement accessible à partir d un navigateur web, qui s exécute dans une infrastructure cloud. L exemple le plus connu d une application délivrée en mode SaaS est l application CRM (Customer Relationship Management) de SalesForce.com 40

41 Evolution : Orientée Service BdC Orientée traitement Orientée objet Orientée Service Fichiers / BdD Architecture en silos Architecture distribuée à couplage fort Architecture Horizontale avec un couplage lâche (ubiquitaire) 41 41

42 Everything is a service Application Session Transport Network Data Link Services Network Equipment Physical 42

43 Les objectifs Une personnalisation de bout en bout Les objectifs: Déploiement intelligent Flexibilité des services Scalabilité Isolation Hétérogénéité Rendre toutes les fonctionnalités d un réseau «as-a-service» Abstraction de bout en bout basée sur les technologies de virtualisation: Séparation du fonctionnel et de l organisationnel Découplage du déploiement des services applicatifs, des services réseaux et des équipements. Virtualisation E2E. 43

44 Virtualisation de bout en bout Service plane virtualization Virtualisation applicative Virtualisation du réseau Virtualisation d équipement VOIP IPTV IP-game audio Streaming Network plane virtualization IPV6 TCP UDP Ethernet IPV4 Equipment plane virtualization Server Router Switch Access point Data Center 44

45 VOIP, AAA, location, Security service Basic network transmission, control congestion, encryption, CPU, Memory, hard disk, buffers, I/O Applicative level abstraction Software-as-a-Service Network level abstraction Network-as-a-Service Equipment level abstraction Equipment-as-a-Service Virtualized Infrastructure 45

46 Architecture 46

47 Les évolutions technologiques Communication Listes Google Groupes CloudGroupware Collaboration Vapp Datacenter Content Delivery Network (CDN) SVN (Subversion) Coordination 47

48 Les évolutions technologiques Listes Google Groupes Communication Groupware Collaboration Applications Datacenter Content Delivery Network (CDN) instances du client le contenu SVN (gestion de versions) Coordination 48

49 WikiNi : outil à utiliser 49

50 WikiNi : fonctionnalités WikiNi est un moteur de wiki libre qui permet de créer et de gérer un site Internet ou Intranet. Cet outil permet, en ligne, avec n'importe quel navigateur web de créer, supprimer, modifier des pages du site (quel que soit le nombre d'éditeurs et de pages) de gérer les droits d'accès aux différentes pages (lire, écrire, commenter) d'élaborer la mise en page des contenus de manière intuitive et visuelle de publier instantanément toute création ou modification de page d'analyser, de gérer l'ensemble du site à partir de fonctions simples : plan du site, listes des utilisateurs, listes des dernières pages modifiées, etc. 50

51 WikiNi : installation WikiNi s'installe sur un serveur Web supportant PHP et une base de données MySQL Une fois installé, le site est directement opérationnel et tout est géré en ligne avec un navigateur web WikiNi à installer et à utiliser en TP 51

52 WikiNi : installation WikiNi sur wikini.net Télécharger dans le repertoire : c:/ www/wikini Pour lancer : localhost/wikini 52

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