BASES DU PUBLIPOSTAGE AVEC LE TRAITEMENT DE TEXTE WORD 2000

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1 BASES DU PUBLIPOSTAGE AVEC LE TRAITEMENT DE TEXTE WORD 2000 Objectifs Savoir effectuer un publipostage imprimé ou par courriel Pour un autodidacte, contrôler et mettre à niveau ses connaissances sur l'usage de ces outils Compléments nécessaires Des fichiers d'exemple (voir l'enseignant, ou le site de l'auteur *) Niveau de compétences en pré-requis Connaissance des manipulations élémentaires dans Excel ou Access Savoir créer un document simple dans Word Ce document d'enseignement est diffusé pour un usage individuel. Il est librement téléchargeable sur le site de l'auteur * Michel Cartereau - Juin 2013 AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F PARIS CEDEX 05 michel.cartereau à agroparistech.fr - Téléphone : *

2 PUBLIPOSTAGE SUR PAPIER PRINCIPE LISTE DES CONTACTS DOCUMENT MODÈLE FUSION Publipostage avec Word - Page 2

3 PRINCIPE DU PUBLIPOSTAGE SUR PAPIER DIFFUSION D UN DOCUMENT PERSONNALISÉ À DE MULTIPLES PERSONNES CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DOCUMENT DESTINÉ À UNE LISTE DE CONTACTS Document modèle avec indication des informations sur les contacts GESTION DE LA LISTE DES CONTACTS Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access FUSION DU DOCUMENT MODÈLE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS Création d une version personnalisée pour chacun des contacts PRÉSENTATION ICI DU CAS DE DONNÉES DE CONTACTS SOUS FORME SIMPLE Publipostage avec Word - Page 3

4 PROCÉDURE DE RÉALISATION CAS GÉNÉRAL 1) PRÉPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS CRÉATION OU VÉRIFICATION DE LA LISTE DE DONNÉES informations sur les contacts identifiées par les entêtes de colonne 2) CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODÈLE CRÉATION DU DOCUMENT EN MODE PUBLIPOSTAGE DANS WORD lien avec la liste des données et indication des informations sur les contacts issues de la liste 3) FUSION CRÉATION DES VERSIONS PERSONNALISÉES DANS WORD production dans un nouveau document ou impression directe Publipostage avec Word - Page 4

5 PRÉPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS FORME GÉNÉRALE INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES DU COURRIER DESCRIPTION D'UN CONTACT PAR PLUSIEURS CHAMPS chaque champ correspond à une donnée et est identifié par un nom 1 ORGANISATION DES DONNÉES une liste dans Excel avec en 1 ère ligne les noms de champs une table ou le résultat d'une requête dans Access un tableau dans Word avec les noms de champs en tête de colonne (attention! pas d'espace avant ou après le nom dans la cellule) GESTION SIMPLIFIÉE DANS WORD 2 BARRE D'OUTILS SPÉCIALISÉE «BASE DE DONNÉES» 3 commandes pour faciliter les manipulations de la liste des données : saisie, réorganisation des champs, tris, etc. Exemple de formulaire de saisie dans la liste avec Word FEUILLE DE CALCUL OU BASE CONSEILLÉES POUR UNE LISTE IMPORTANTE 1 Nom de champ en un seul mot, composé de lettres, de chiffres ou de traits de souligné («_»), sans espace et de préférence sans lettre accentuée ; mauvais exemples : code postal, Prénom ; exemples conseillés : code_postal, prenom 2 Cas de listes de taille modeste. 3 Visible via le menu AFFICHAGE BARRE D'OUTILS Publipostage avec Word - Page 5

6 CAS DE LISTE DES CONTACTS DANS EXCEL LISTE DE DONNÉES DANS UNE FEUILLE DE CALCUL ORGANISATION GÉNÉRALE TABLEAU AVEC LES NOMS DE CHAMPS EN 1 ÈRE LIGNE 1 données d'un contact dans une ligne du tableau placement du tableau dans la 1 ère feuille de calcul du classeur COMMANDES SPÉCIFIQUES AUX LISTES 2 MANIPULATIONS FACILITÉS PAR UN FORMULAIRE commande DONNÉES GRILLE (avec au préalable la sélection placée dans la liste) Parcours des lignes de données : boutons SUIVANTE, PRÉCÉDENTE et la barre de défilement vertical Ajout de données : NOUVELLE Recherche de données : CRITÈRES Suppression de données : SUPPRIMER 1 Nom de champ en un seul mot, composé de lettres, de chiffres ou de traits de souligné («_»), sans espace et de préférence sans lettre accentuée ; mauvais exemples : code postal, Prénom ; exemples conseillés : code_postal, prenom 2 Voir les supports de cours de l'auteur sur Excel (maîtriser les bases et compléments sur les listes). Publipostage avec Word - Page 6

7 CAS DE LISTE DES CONTACTS DANS ACCESS LISTE DE DONNÉES DANS UNE TABLE OU ISSUE D UNE REQUÊTE CAS GÉNÉRAL D UNE TABLE STRUCTURE DE LA TABLE définition des champs DONNÉES enregistrements dans la table DANS LE CAS OÙ LES DONNÉES SONT ISSUES D'UNE REQUÊTE DANS ACCESS, CELLE-CI DOIT PRODUIRE LES CHAMPS NÉCESSAIRES AU PUBLIPOSTAGE Publipostage avec Word - Page 7

8 CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODÈLE DÉMARRAGE DANS UN NOUVEAU DOCUMENT VIDE A PRIORI 1) MISE EN PLACE DU DOCUMENT MODÈLE (OU «PRINCIPAL») Assistant via la commande OUTILS PUBLIPOSTAGE Bouton CRÉER et choix de LETTRES TYPES puis confirmation de l'utilisation du document actif : FENÊTRE ACTIVE Publipostage avec Word - Page 8

9 CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODÈLE (SUITE) 2) MISE EN RELATION AVEC LA LISTE DES CONTACTS Bouton SOURCE DE DONNÉES et OUVRIR LA SOURCE DE DONNÉES Choix du fichier dans le cas d'un classeur du tableur Excel, avec confirmation de la feuille de calcul entière ou sinon indication d'une plage de cellules en notation L1C1 1 (ou le nom d'une zone dans Excel) Dans le cas d'une base de Access, indication de la table ou d'une requête puis à l'avertissement, bouton Modifier le document principal 3) PLACEMENT DES CHAMPS ASSOCIÉS AUX CONTACTS avec le bouton INSÉRER UN CHAMP DE FUSION sur la barre d'outils 2 Notation spécifique d'un champ de publipostage : «nom de champ» LES CHAMPS DE FUSION SONT DÉFINIS PAR LA LISTE DE CONTACTS 1 Exemple avec les 3 premières lignes d'une liste débutant par sa ligne d'entêtes en ligne 1 et comportant 4 colonnes : L1C1:L4C4 2 Si barre invisible, utiliser la commande AFFICHAGE BARRE D'OUTILS pour la voir Publipostage avec Word - Page 9

10 FUSION DU MODÈLE AVEC LES CONTACTS DOCUMENT MODÈLE PRÊT AVEC LES CHAMPS EN PLACE VÉRIFICATION CONTACT PAR CONTACT Affichage de la version pour un contact via le bouton et possibilité de parcours de la liste des contacts avec les boutons : en arrière en avant FUSION DANS UN NOUVEAU DOCUMENT Soit simplement dans un nouveau document via le bouton puis enregistrer ou imprimer le document obtenu (1 page / contact) Soit en demandant le signalement des anomalies via le bouton puis en choisissant le mode de signalement : Publipostage avec Word - Page 10

11 MODIFICATIONS DES CONTACTS RÉACTIVATION DE L ASSISTANT VIA LE BOUTON MISE À JOUR DES DONNÉES DES CONTACTS : BOUTON MODIFIER modification directement dans l application associée (Excel etc.) CHANGEMENT DU FICHIER DES CONTACTS : BOUTON OBTENIR... puis OUVRIR LA SOURCE DE DONNÉES Attention! il faut bien sûr que les champs utilisés dans le document soient bien dans le fichier des contacts, sinon erreur à la fusion : cas d'anomalie où le champ «RUE» n'existe pas dans les contacts Publipostage avec Word - Page 11

12 CAS DES ÉTIQUETTES IMPRESSION FINALE SUR DES ÉTIQUETTES AUTO-COLLANTES PAPIER À ÉTIQUETTES PAPIER POUR IMPRIMANTE AU LASER AVEC DIVERS FORMATS D'ÉTIQUETTES Exemple : Avery L7160, 63,5 x 38,1 mm 2, 3 x 7 étiquettes par feuille CRÉATION DES ÉTIQUETTES PRÉPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS comme vu précédemment, avec Excel, Access ou Word CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODÈLE Commande OUTILS LETTRES ET PUBLIPOSTAGE puis ENVELOPPES ET ÉTIQUETTES Indiquer ensuite s il faut utiliser le document ouvert ou un nouveau Ensuite indiquer le fichier des contacts via le bouton OBTENIR LES DONNÉES et OUVRIR LA SOURCE DE DONNÉES A l'affichage de cliquer sur PRÉPARER LE DOCUMENT.. Dans la boîte des options, choisir : - IMPRIMANTE : a priori LASER ET JET D'ENCRE - TAILLE INTERNATIONALES : a priori AVERY A4 ET A5 - NUMÉRO DE RÉFÉRENCE : celui associé à votre modèle de papier puis valider avec le bouton OK Publipostage avec Word - Page 12

13 CAS DES ÉTIQUETTES (SUITE) Dans la boîte ETIQUETTES, composer le contenu d'une étiquette en plaçant unà-un les champs de l'adresse à l'aide du bouton INSÉRER CHAMP DE FUSION Exemple : Après validation, il doit apparaître le document modèle : Ensuite cliquer sur le bouton FUSIONNER Dans la boîte PUBLIPOSTAGE, vérifier les options et cliquer sur son bouton FUSIONNER pour lancer la création des planches d'étiquettes Publipostage avec Word - Page 13

14 OPTIONS DE REQUÊTE MISE EN OEUVRE FILTRAGE ET-OU TRI DES CONTACTS EN OPTION RÉGLAGES AVANT LE LANCEMENT DE LA FUSION (ÉTAPE 3 DE L ASSISTANT) via le bouton OPTIONS DE REQUÊTE FILTRAGE SÉLECTION D ENREGISTREMENTS SELON UN OU PLUSIEURS CRITÈRES Exemple : les contacts habitant à Paris TRI ORDONNANCEMENT DES CONTACTS SELON UN OU PLUSIEURS CHAMPS Exemple : tri des contacts par ville puis selon le nom POSSIBILITÉ DE COMBINER UN FILTRAGE AVEC UN TRI Publipostage avec Word - Page 14

15 BARRE D OUTILS DU PUBLIPOSTAGE BARRE D ACCÈS AUX OPÉRATIONS ET RÈGLAGES DU PUBLIPOSTAGE BARRE ASSOCIÉE UNIQUEMENT À UN DOCUMENT DE PUBLIPOSTAGE Si absente, activation via AFFICHAGE BARRE D OUTILS PUBLIPOSTAGE Insertion d un champ dans le document à fusionner Insertion spéciale 1 dans le document à fusionner Vue soit des noms de champ, soit du résultat Navigation parmi les contacts (premier, suivant, etc.) Activation de l assistant Fusion avec signalement des anomalies Fusion immédiate dans un nouveau document Fusion immédiate vers une imprimante Fusion avec choix de la destination et des options Recherche de contacts (en version avec les résultats) Mise à jour des contacts (dans Excel etc.) 1 Possibilités complémentaires non présentées dans ce document. Publipostage avec Word - Page 15

16 PUBLIPOSTAGE PAR MESSAGERIE PRINCIPE PROCÉDURE SPÉCIFIQUE À AGROPARISTECH Publipostage avec Word - Page 16

17 PRINCIPE DU PUBLIPOSTAGE PAR MESSAGERIE DIFFUSION D UN COURRIEL PERSONNALISÉ À DE MULTIPLES PERSONNES CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DOCUMENT DESTINÉ À UNE LISTE DE CONTACTS Document modèle avec indication des informations sur les contacts LISTE DES CONTACTS Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access PARAMÈTRAGE DE L'ENVOI Adresse d'expéditeur, champ du destinataire, objet du courriel,... FUSION DU DOCUMENT MODÈLE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS Envoi d'un courriel personnalisé pour chacun des contacts PRÉSENTATION ICI AVEC UN OUTIL SPÉCIFIQUE À AGROPARISTECH 1 1 Cette opération est impossible avec un outil de messagerie courant (Eudora, Thunderbird ou Zimbra). Publipostage avec Word - Page 17

18 PROCÉDURE DE RÉALISATION MÉTHODE PARTICULIÈRE 1) PRÉPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS Liste de données comme dans le cas du publipostage sur papier Un des champs contenant l'adresse électronique du contact 2) CONSTRUCTION DU MODÈLE DE COURRIEL Utilisation de 2 fichiers 1 spécifiques pour AgroParisTech : publicourriel.dot (fichier avec programme spécifique) et publicourriel-original.doc (document avec formulaire) (à copier ensemble dans le dossier de travail) Travail sur une copie du document publicourriel-original.doc par exemple : ouverture dans Word puis réenregistrement sous un autre nom dans le même dossier par FICHIER ENREGISTRER SOUS Passage en mode de publipostage, mise en relation avec les contacts via la commande OUTILS PUBLIPOSTAGE (comme vu en pages 8 et 9) Saisie du texte du courriel et personnalisation avec des champs de fusion issus de liste des contacts (comme vu en page 9) Paramètrage de l'envoi via le formulaire présent dans le document avec indication de l'adresse d'expéditeur, de l'objet du message,... 3) LANCEMENT DE L'ENVOI DES COURRIELS Bouton de lancement disponible dans le document Etape de vérification du paramètrage avant envoi effectif des courriels OUTIL SPÉCIFIQUE À AGROPARISTECH 1 Fichiers à télécharger à partir du site de l'auteur (page du support de cours) sur le publipostage : Publipostage avec Word - Page 18

19 BASE POUR LE MODÈLE DE COURRIEL DOCUMENT AVEC UN FORMULAIRE INCLUS Issu de publicourriel-original.doc et associé à publicourriel.dot Avertissements à l'ouverture du fichier : puis si impossible d'activer les macros ou boutons, réglage à faire : OUTILS MACRO SÉCURITÉ et niveau de sécurité à MOYEN sinon BAS puis fermer et réouvrir le document au formulaire PARAMÈTRAGE DE L'ENVOI Zones de formulaire, avec un style spécial (publicourriel) 1 Au minimum : adresse d'expéditeur, champ contenant l adresse du destinataire et titre du message En option : copies du message et fichiers joints 1 Pour voir les styles dans la marge gauche : AFFICHAGE NORMAL et OUTILS OPTIONS AFFICHAGE LARGEUR DE LA ZONE DE STYLES Publipostage avec Word - Page 19

20 EXEMPLE DE MODÈLE DE COURRIEL DOCUMENT EN MODE DE PUBLIPOSTAGE Le fichier des contacts doit avoir été associé au document Barre d'outil du publipostage 1) Paramètrage du courriel adresse de l'expéditeur, champ du destinataire et titre du message ici, copie cachée destinée à l'expéditeur et un fichier joint 1 2) Texte du modèle de courriel possibilité d'inclusion de champ de fusion : ici le champ «NOM» pas de mise en forme du texte car non conservée dans le courriel TRAVAIL SUR UNE COPIE DE publicourriel-original.doc 1 Attention! il faut bien indiquer la localisation complète du fichier joint, avec le chemin d'accès et non pas seulement son nom ; exemple : d:\temp\plan.png et non pas plan.png Publipostage avec Word - Page 20

21 ENVOI DES COURRIELS PERSONNALISÉS DÉMARRAGE DE L'OPÉRATION via le bouton FENÊTRE DES CARACTÉRISTIQUES DE L'ENVOI validation du paramètrage, avec signalement d'anomalies éventuelles indication des adresses de contacts trouvées dans la liste ENVOI EFFECTIF clic sur le bouton signalement de la fin des envois : Publipostage avec Word - Page 21

22 TABLE DES MATIÈRES PUBLIPOSTAGE SUR PAPIER...2 Principe du publipostage sur papier...3 Procédure de réalisation...4 Préparation de la liste des contacts...5 Cas de liste des contacts dans Excel...6 Cas de liste des contacts dans Access...7 Construction du document modèle...8 Construction du document modèle (suite)...9 Fusion du modèle avec les contacts...10 Modifications des contacts...11 Cas des étiquettes...12 Cas des étiquettes (suite)...13 Options de requête...14 Barre d outils du publipostage...15 PUBLIPOSTAGE PAR MESSAGERIE...16 Principe du publipostage par messagerie...17 Procédure de réalisation...18 Base pour le modèle de courriel...19 Exemple de modèle de courriel...20 Envoi des courriels personnalisés...21 Publipostage avec Word - Page 22

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