LES ASTUCES DU DOCTEUR CHRISTOPHE PUBLIPOSTAGE ET MAILING

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1 LES ASTUCES DU DOCTEUR CHRISTOPHE PUBLIPOSTAGE ET MAILING Pour une action commerciale ou une campagne de communication, Word 2003 vous offre un outil particulièrement efficace pour créer des documents personnalisés avec un minimum d efforts. Vous avez sans doute déjà tenu entre les mains une lettre type. Si vous passez une commande auprès d'une entreprise de vente par correspondance, vous recevez bientôt une lettre de confirmation. Il est clair que cette lettre n'est pas rédigée spécialement pour chaque client. Pourtant, l'adresse est bien la sienne et contient diverses données qui lui sont spécifiques (outre bien sûr des données plus générales). Le corps du texte, quant à lui, reste bien toujours le même. WORD 2003 propose plusieurs choix pour la réalisation de vos lettres types. Lisez la suite face à votre écran et mettez-vous au clavier. Pour démarrer, vous avez deux possibilités : Vous cliquez sur Menu Outils /lettres de publipostage. Choisir Afficher la barre d'outils fusion et publipostage (Vous réalisez vos lettres types avec la barre d'outils) Ou choisir "Fusion et Publipostage" Vous ouvrez le volet office "fusion et publipostage" qui vous permet d'effectuer la fusion en six étapes ETAPE 1 : LE DOCUMENT PRINCIPAL La création d'un publipostage dans WORD s'effectue en combinant des éléments variables et des éléments fixes. La partie qui reste identique dans chaque lettre de la série est enregistrée dans ce que l'on appelle le document principal. Le document principal peut-être un texte existant ou un nouveau document. Utilisation d'un texte existant Menu Fichier / Ouvrir Sélectionner le document souhaité Cliquer sur "OK" Création d'un nouveau document Menu Fichier / Nouveau Taper le corps de la lettre A ce stade du travail, il n'est pas nécessaire de mettre en forme le document. Vous en aurez l'occasion ultérieurement. L'étape suivante consiste à identifier le texte de la fenêtre actuelle comme un principal.

2 Cliquez sur Menu Outils /fusion et publipostage La 1 ère étape du volet office apparaît à l'écran : 1) Sélectionnez Lettres 2) cliquer sur Suivante : Document de base Vous venez d'accomplir la première des six étapes nécessaires pour la création d'une lettre type. Ne soyez pas dérouté à l'idée que le document principal soit encore dépourvu de tout texte. C'est dans la quatrième étape que vous rédigerez le texte et ajouterez des champs que WORD remplacera par les informations correspondantes lors de la fusion. ETAPE 2 : CHOISIR LE DOCUMENT POUR LA FUSION 1) Sélectionner "utiliser le document actuel, C'est-à-dire le document que vous avez à l'écran 2) Cliquer sur : Suivante Sélection des destinataires

3 ETAPE 3 : CREATION DE LA SOURCE DE DONNEES Vous devez décider de créer d'où viendront les adresses des destinataires. Le fichier de données contient des éléments de texte qui seront liés au document principal pendant l'impression des lettres types. Si le document principal est par exemple une invitation à une réunion générale, le fichier de données contient alors les noms et adresses des participants. Cliquer sur Saisie d'une nouvelle liste, puis sur Créer Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous allez définir quels champs inclure dans votre base de données.

4 Word a inclus un très grand nombre de champs, mais vous pouvez les effacer comme bon vous semble en cliquant sur le bouton PERSONNALISER; Ajouter et supprimer les champs qu'on a besoin A l'aide des barres de défilement, visualisez d'autres noms de champ proposés dans la liste. Commencez par éliminer des noms de champ qui ne vous intéressent pas : Cliquer sur le nom de champ Appuyer sur le bouton "Supprimer Puis ajoutez, les noms de champs qui vous intéressent : Cliquer sur le bouton ajouter", taper le nom de champ Appuyer sur le bouton "OK " Le nom de champ apparaît aussitôt dans la liste. Le curseur vient se replacer dans la zone de texte Nom de champ. Continuer ainsi pour définir tous les noms de champ de la ligne d'en-tête Vous pouvez trier la liste des noms de champ une fois qu'elle est prête. Pour amener un nom de champ tout en haut de la liste, marquez-le puis cliquez sur le bouton, jusqu'à ce qu'il atteigne la position souhaitée. Quand vous cliquez sur le bouton, elle ramène progressivement un nom de champ vers le bas de la liste. Cliquer sur "OK" une fois que la préparation de la ligne d'en-tête est achevée. Après avoir défini la structure de la source de données, il convient maintenant d'entrer les données proprement dites.

5 Remplir les champs Se servir de la touche TAB pour saisir un enregistrement. Cliquer sur "Nouvelle Entrée pour entrer un autre enregistrement.la saisie des enregistrements terminée, cliquer sur le bouton FERMER. Word vous invite à donner un nom à la liste Après l'enregistrement Word vous donne la possibilité de trier et modifier la liste. Si ce n'est pas nécessaire pour le moment, vous pouvez cliquer sur ok

6 ETAPE 4 : INSERTION DES CHAMPS DE FUSION Vous avez un document à l'écran : une lettre type qui doit être fusionnée. Le document est lié à la liste BASE 1 Cliquer sur ECRITURE DE VOTRE LETTRE Insertion des champs de fusion Cette tâche consiste à indiquer à WORD l'endroit où doivent apparaître dans le document principal les informations issues de la source de données. Placer le curseur à l'endroit voulu Cliquer sur Bloc d'adresse. Vous affichez l'adresse complète en choisissant une option Exemple : Me et Mme pierre martin Résultat : «AddressBlock (BlocAdresse)» Utiliser plutôt Cliquer sur Autres éléments vous insérer un champ à la fois Répéter ces actions pour tous les noms de champ à insérer. ETAPE 5 : CREATION DE LETTRES DE PUBLIPOSTAGE La fusion peut avoir lieu une fois que le document principal et la source de données sont créés. WORD inspecte alors le document principal à la recherche de variables incluses entre des guillemets typographiques puis les remplace par les entrées correspondantes spécifiées dans la source de données.

7 Vous pouvez passer d'une adresse à l'autre pour contrôler les noms et adresses sont correctes. Si tout est correct, passez à la dernière étape en cliquant sur Suivante : FIN DE LA FUSION ETAPE 6 Il est Préférable de choisir "Modifier les les lettres individuelles", plutôt que la fonction imprimer

8 DESCRIPTION DE LA BARRE D'OUTILS FUSION ET PUBLIPOSTAGE 1) Préparation du document principal 2) Ouvrir la source de données 3) Destinataires 4) Insérer un bloc d'adresse 5) Insérer la ligne de salutations 6) Insérer les champs de fusion 7) Insérer un mot clé 8) Mode publipostage 9) Mettre les champs en surbrillance 10) Faire correspondre les champs 11) Propager les étiquettes 12) Premier 13) Précédent 14) Atteindre l'enregistrement 15) Suivant 16) Dernier 17) Rechercher une entrée 18) Vérifier la fusion 19) Fusionner vers un nouveau document 20) Fusionner vers imprimante 21) Fusionner avec un message électrique 22) Fusionner avec une télécopie

9 FUSION AVEC UNE LISTE EXCEL Tout d'abord, afficher la barre d'outils fusion et publipostage. Pour cela, cliquer sur menu Outils, choisir lettres de publipostage, choisir Afficher la barre d'outils Fusion et Publipostage 1 ère Etape Cliquer sur le bouton l'outil "Préparation du Document Principal" Choisir lettres 2ème Etape Cliquer sur l'outil Ouvrir "la source de données" Rechercher la source de données Sélection de la feuille

10 3 ème Etape Cliquer sur l'outil Insérer les champs de fusion Insérer les champs de fusion dont on a besoin 4 ème Etape FUSIONNER Cliquer sur l'outil fusion vers document Il est nécessaire d'utiliser dans un premier temps l'outil fusion vers document, plutôt que de fusionner directement vers l'imprimante.

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