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1 Leçon N 6E Utilisation d un traitement de texte (6 ème partie) Cette leçon vous permet de réaliser ce qui est appelé un «Publipostage» Vous devez envoyer la même lettre à plusieurs destinataires différents? Pas besoin de taper chacune des lettres alors que seules quelques informations différent. En effet, en réalisant un publipostage, vous pouvez créer automatiquement une série de lettres et d'enveloppes où seules les cordonnées et les informations des destinataires changent 1. Pour réaliser un publipostage, vous devrez donc dans un premier temps établir une base de données de la liste des destinataires et des informations s'y référant et dont vous avez besoin pour votre publipostage (nom, prénom, adresse, sexe, ). Cette base de données peut être réalisée dans un tableau Excel ou Calc. 2. La seconde étape consistera à créer le modèle de lettre et d'enveloppe que vous souhaitez utiliser avec Word ou Writer. 3. Enfin, il ne vous restera alors plus qu'à mélanger tout cela pour créer automatiquement une impression de v os lettres et enveloppes personnalisées. 1 Créer une base de données Le premier travail est de créer un tableau qui contiendra les coordonnées des personnes à qui vous allez envoyer votre lettre : Civilité, Nom, Prénom, Adresse complète, code postal, ville et éventuellement des données qui pourraient être incluses dans votre lettre comme des sommes d argent liées à des charges par exemple. 1.1 Créer une base de données avec EXCEL Ouvrez EXCEL et un tableau vierge. Sur la ligne 1, vous allez insérer les informations dont vous avez besoin dans chaque colonne. Par exemple : la civilité, le nom, le prénom, l adresse, le code postal et la ville. Vous pouvez avoir deux colonnes si l adresse possède deux données. Puis vous remplissez le tableau en insérant à chaque ligne les données correspondantes. Il ne faut pas sauter de ligne. La base de donnée doit restée compacte. Dans EXCEL il existe un formulaire qui peut vous aider à créer cette base de données, mais il n est pas d office dans vos onglets. Vous allez donc le créer. Vous allez à l onglet «Fichier» (ou vous cliquez sur le bouton Windows dans Excel 2007). Puis dans «Options» et «Personnaliser le ruban». Il s ouvre la fenêtre ci-contre. Vous avez dans le champ de droite la liste de vos onglets. Vous choissez l onglet «Insertion» en cliquant sur «+». Vous cliquez sur le bouton «Nouveau groupe». Page 45E

2 Puis dans la partir gauche, vous sélectionnez «Toutes les commandes». Vous verrez alors dans le champ en dessous toutes les commandes possibles d Excel s afficher. Vous choisissez «Formulaire» et vous cliquez sur la commande «Ajouter». Désormais, dans l onglet «Insertion» vous avez un nouveau groupe intitulé «Formulaire» avec un bouton. Pour créer votre formulaire, vous sélectionnez sur la première ligne d Excel, les titres des colonnes et vous cliquez sur ce bouton «Formulaire». Il s affichera la boite de dialogue ci-contre avec la liste de vos données et des champs à remplir. Vous remplissez les champs et vous faites «Nouvelle». Les données sont inscrites sur la deuxième ligne d Excel. Vous pouvez alors renseigner d autres données ainsi de suite. Une fois toutes vos données entrées, vous cliquez sur «Fermer». Les boutons «Précédente» et «Suivantes» vous permettent de vous déplacer d une fiche à une autre. Lorsque vous êtes sur une fiche créée, deux autres boutons deviennent actifs : «Supprimer» qui effacera la ligne et «Restaurer» qui remettra la ligne. REMARQUE : Avec le temps et lorsque vous avez une liste très importante, pour rechercher un nom c est parfois très difficile et long. Il est alors simple de faire un tri. Pour cela vous sélectionner tout votre tableau. Vous allez dans l onglet «Données» et dans «Trier». Vous avez la boite de dialogue ci-contre qui s ouvre. Dans le champ «Trier par» vous choisissez le critère. Dans «Trier sur» vous laisser «Valeurs» et dans «Ordre» vous choisissez l ordre alphabétique direct ou inversé. Puis vous cliquez sur «OK», votre liste sera dans l ordre que vous avez choisi. 1.2 Créer une base de données avec Calc Vous ouvrez CALC sur un tableau vierge. Sur la ligne 1 vous entrez les données qui vous serviront pour votre base (ci-contre). Comme pour Excel, vous pouvez avoir un formulaire. Pour cela vous sélectionnez les données qui serviront dans le formulaire sur votre première ligne, puis vous allez au menu «Données» et vous cliquez sur «Formulaire». Le formulaire ci-contre s ouvre. Vous pouvez comme pour EXCEL entrer les données une à une et créer vos fiches. Pour trier, vous sélectionner tout votre tableau, puis vous allez à «Données» et «Trier». Vous choisissez la clé du tri et vous faites «OK». Maintenant votre base de données pour votre Publipostage est prête. Page 46E

3 2 Créer la lettre type Maintenant, si vous voulez envoyer une lettre personnalisée, vous devez la créer. Ce modèle de lettre contiendra tout le texte identique à chaque courrier. Que ce soit avec Word ou avec Writer, le principe de lettre est le même. Vous tapez votre lettre normalement en remplaçant les informations qui devront être personnalisées par des XXXXX. Maintenant que votre lettre est réalisée et enregistrée, il va falloir définir des champs de fusion. 2.1 Avec Word 2007 et Word 2013 Vous allez à l onglet «Publipostage» et vous cliquez sur «Démarrer la fusion et le publipostage». Un menu déroulant apparait, cliquez sur «Lettres». Remarque : dans Word 2003, vous allez à «Outils» - «Lettres et publipostage» et sur «Fusion et publipostage». Dans le volet qui apparait sélectionnez «Lettres». Maintenant vous cliquez sur le bouton «Sélection des destinataires» ; Il s ouvre l explorateur Windows. Vous choisissez la liste enregistrée, puis vous faites «Ouvrir». Il s ouvre la boite de dialogue ci-dessous. Vous sélectionner la base de données et vous faites «OK». Vous revenez à votre lettre. Vous sélectionner alors le premier XXXXX et vous cliquez sur le bouton «Insérer un champ de fusion». Il va s ouvrir une fenêtre avec les données de votre base Excel (Ci-dessous). Vous choisissez alors la donnée correspondante et vous faites «insérer», vos XXXXX seront remplacés par cette donnée Vous faites la même chose pour toutes les données, en remplaçant vos XXXXX par la donnée correspondante. En cliquant sur le bouton «Aperçu du résultat», vous voyez la lettre telle qu elle sera imprimée pour votre première personne de la liste. Nous vous conseillons alors d enregistrer votre lettre. 2.2 Avec Writer Avec LIBRE OFFICE, le publipostage s appelle «Assistant Mailing». Pour cela vous aller à «Outils» et vous cliquez sur «Assistant Mailing». Il s ouvre la fenêtre ci-dessous. Page 47E

4 Vous choisissez alors le document. Si c est une nouvelle lettre vous cochez la case «Créer un nouveau document» et vous cliquez sur «Suivant». Il vous est demandé si vous faites une lettre ou un . Vous cochez «Lettre» et vous faites «Suivant». Il vous faut alors insérer le bloc d adresse Vous choisissez votre classeur Calc en cliquant sur «Ajouter» et vous faites «OK» Dans la fenêtre suivante, vous insérez le bloc d adresse. Pour cela vous cliquez sur «Correspondance des champs». Vous définissez alors les champs. Les éléments de l adresse avec sa correspondance au champ. Vous avez un aperçu à partir de la première adresse. Une fois cette correspondance effectuée, vous cliquez sur «OK», puis sur «Suivant». Vous avez la possibilité de créer des salutations ou pas. Vous choisissez ces salutations ou vous décochez la case «Ce document devrait contenir des salutations», si vous ne souhaitez pas en avoir automatiquement. Le bloc suivant vous permet d adapter votre bloc d adresse au texte de votre lettre. Page 48E

5 3 Fusionner les informations La fusion va consister à créer et compléter automatiquement chacune des lettres de votre publipostage par les informations personnelles de chaque destinataire. 3.1 Avec Word 2007 et Word 2013 Si vous êtes satisfait du résultat vous cliquez sur «Terminer & Fusionner», puis «Modifier des documents individuels». Ce bouton permettra de générer un seul document Word contenant autant de pages que de personnes. Pour cela dans la fenêtre qui s ouvre vous pouvez sélectionner «Tous» ou faire un choix d une sélection. Puis vous faites «OK». Vous cliquez à nouveau sur «Terminer & Fusionner» et vous lancez l impression avec «Imprimer le document». Maintenant vos lettres s impriment avec pour chacune d elle des informations personnalisées d après votre fichier Excel. 3.2 Avec Writer Nous revenons au chapitre 2.2 où nous en étions rester. Une fois la position du bloc d adresse effectuée, vous cliquez sur «Suivant». Vous pouvez alors voir votre document en cliquant sur le bouton «Éditer ce document». S il vous convient, vous revenez à cette boite de dialogue en cliquant sur «Revenir à l assistant de mailing». Vous faites «Suivant». Vous pouvez alors personnaliser le document du mailing (Écrire par exemple votre lettre) en cliquant sur le bouton «Éditer un document individuel». Une fois personnalisé votre document cliquez sur «Revenir à l assistant de mailing» pour revenir à la fenêtre ci-contre. En cliquant sur «Suivant» vous arrivez à la dernière fenêtre de votre assistant de mailing. En cochant «Imprimer le document fusionné» vous ouvrez le champ définissant l imprimante. Vous pouvez imprimer les documents en cliquant sur «Imprimer les documents» Maintenant vos lettres s impriment avec pour chacune d elle des informations personnalisées d après votre fichier Calcl. Page 49E

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