CREER DES ETIQUETTES Avec Writer

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1 CREER DES ETIQUETTES Avec Writer Table des matières 1.PRESENTATION UTILISER L ASSISTANT MAILING POUR DEFINIR SA BASE DE DONNÉES Créer une base de données avec l'assistant mailing Utiliser une base de données existante CRÉATION DES ETIQUETTES Définir les étiquettes Fournir les informations devant figurer sur les étiquettes Créer une planche d'étiquettes correspondant à un seul enregistrement Cas d'un enregistrement utilisé pour générer plusieurs étiquettes identiques Cas de plusieurs enregistrements Cas d'un nombre d'étiquettes supérieur à une planche CRÉER DES CARTES DE VISITES FORMATIONS DOCUMENTS Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 1/13

2 1. PRESENTATION Que ce soit pour créer des étiquettes ou pour faire du Publipostage (Mailing), la source des informations : Nom, Prénom, adresse, etc. sera une base de données. Cette base de données peut être générée avec un outil : soit de Base de données tel que : OpenOffice.Org Base, Access de Microsoft ou de création de Classeur: tel que OpenOffice.org Calc, Excel de Microsoft. Elle peut également être créée en utilisant l assistant mailing (Publipostage) 2. UTILISER L ASSISTANT MAILING POUR DEFINIR SA BASE DE DONNÉES L assistant de publipostage propose à l utilisateur un moyen simple de création d une liste comportant : des NOMS, Prénoms, adresse etc. comme un répertoire. Cette liste d adresses avec les renseignements associés constituera une Base de données. Procédure : Dans le Barre de menu proposé par OOo Writer sélectionnez : Outils puis dans la fenêtre qui s est présentée choisissez : Assistant Mailing figure 1: A gauche nous avons les différentes étapes pour faire du publipostage, nous nous arrêterons à l étape 3 : Insérer un bloc d adresse pour créer notre base de données. Cliquez sur la case Suivant >> jusqu à obtenir la fenêtre ci-après: Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 2/13

3 figure 2: Il y a plusieurs sources de données possibles pour créer ses étiquettes (ou cartes de visites). 2 cas de figure : Soit vous avez déjà une liste de personnes, de crus, ou autre qui fait l'objet d'impression d'étiquettes et cette liste a été créée soit en utilisant l'application classeur:ooo Calc (ou Excel), soit avec l'application OOo Base (ou Access) et dans ce cas il conviendra de préciser de quelle Table ou Requête proviennent les données. Soit vous souhaitez créer une base de données en utilisant l'assistant mailing 2.1 Créer une base de données avec l'assistant mailing Cliquez sur la case Créer (la case Ajouter sert comme le nom l indique à insérer un bloc d adresses existant parmi les choix possibles.) Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 3/13

4 figure 3: La fenêtre ci-dessus montre un formulaire à remplir avec les informations utiles. Il n est pas obligatoire de remplir toutes les cases : les différents champs, c est à vous de déterminer les renseignements à fournir en fonction de ce vous souhaitez faire. Qui peut le plus peut le moins tous les champs peuvent être remplis même s ils ne vous servent pas immédiatement. Lorsque vous avez terminé de remplir un formulaire vous ferez : Nouveau pour passer au suivant. Lorsque vous jugez avoir terminé vous faites OK et OOo writer vous proposera de sauvegarder cette base de données : un fichier que vous nommerez: essai-liste par exemple dans un dossier 1. Vous obtiendrez ainsi une base de données, utilisable pour des étiquettes, des cartes de visite ou pour faire du publipostage. Cette base pourra toujours être modifiée en : Sélectionnant la liste d'adresses souhaitée puis en cliquant sur la case Éditer figure 4: nous avons une base de données nous pouvons maintenant créer des étiquettes (ou cartes de visite) 1 Le dossier Database est proposé par défaut, vous pouvez en changer Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 4/13

5 2.2 Utiliser une base de données existante Nous avons crée, à l'aide d'ooo Calc, un tableau qui est une liste qui peut se présenter par exemple de cette façon: figure 5: Dans ce contexte nous cliquerons et après avoir déroulé les étapes 1 et 2 de l'assistant Mailing, à l'étape 3 : Insérer un bloc d'adresse, après avoir cliqué sur: nous choisirons de cliquer sur la case Ajouter. Il faut alors aller dans le dossier où se trouve mon fichier Calc (extension.ods) qui va me servir de base de données pour générer les étiquettes en l'occurrence le fichier: liste-publipostage.ods, et une fois ce fichier sélectionné faire Ouvrir. Le fichier apparaît dans la liste des base de données disponibles pour effectuer le publipostage; Voir copie d'écran ciaprès: figure 6: Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 5/13

6 L'étape suivante consiste à mettre en correspondance les champs et ce en ayant pris soin de cocher la case :Ce document contiendra un bloc d'adresses comme ci-après figure 7: après avoir cliqué sur Correspondance des champs, la correspondance est à établie entre les éléments d'adresse et les champs tels que définis dans notre feuille Classeur Calc: figure 8: Cette correspondance étant établie, faites OK, vous pouvez fermer l'assistant mailing en fermant les fenêtre ouvertes (croix blanche sur fond rouge: pointée par flèche sur la figure cidessus). Les données qui vont définir vos étiquettes sont prêtes. Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 6/13

7 3. CRÉATION DES ETIQUETTES 3.1 Définir les étiquettes A l ouverture de OOo Writer, choisir le menu> fichier>: nouveau. Parmi les choix proposés ; sélectionnez : Etiquettes. Parmi les 3 onglets choisissez: Étiquettes cliquez sur l'onglet «Options». Puis cochez «Synchroniser le contenu» de façon à ce que toutes les étiquettes qui vont être créées aient un formatage identique. Dans l'onglet «Étiquettes», sélectionnez le format des planches d'étiquettes à imprimer. La marque en premier puis le type. Vous pouvez choisir un type de planche d'étiquettes standard ou bien personnel (Utilisateur), par exemple A4. NB: Dans le cas ou vous définissez votre format utilisateur et ce en cliquant sur l'onglet format, vous aurez à déterminer le nombre de lignes et colonnes que comporte votre planche d'étiquettes figure 9: 3.2 Fournir les informations devant figurer sur les étiquettes choisissez la base de données en la sélectionnant, dans notre exemple :liste-publipostage Choisissez la table. : annuaire Sélectionnez un champ pour l'inclure dans la zone Inscription en cliquant sur la flèche,puis passez aux champs suivants.. Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 7/13

8 figure 10: NB: Vous pouvez aussi écrire un texte que vous voulez retrouver sur chaque étiquette,comme «Rio Orgerus» dans l'exemple. Le texte entré aura un aspect différent de celui des champs. Les informations : les "champs" devant figurer sur vos étiquettes étant déterminés, Cliquez sur la case Nouveau document vous obtenez dans votre document une planche d'étiquettes sur laquelle figurent les différents champs inscrits ainsi que votre texte. Vous pouvez changer la présentation couleur, police, taille caractères, etc. d' un ou plusieurs champs, en opérant sur la 1ère étiquette (en haut et à gauche); puis en cliquant dans la fenêtre: synchroniser les étiquettes toutes les étiquettes seront mises à jour avec les modifications apportées. Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 8/13

9 figure 11: 3.3 Créer une planche d'étiquettes correspondant à un seul enregistrement Affichez les sources de données : menu :Affichage rubrique: Source de données (ou F4). Choisissez la table: liste-publipostage dans notre exemple-cliquez sur le + devant : liste-publipostage pour voir les données au niveau de la table Annuaire figure 12: Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 9/13

10 3.3.1 Cas d'un enregistrement utilisé pour générer plusieurs étiquettes identiques Sélectionnez un enregistrement : la ligne de la table devient bleue. Cliquez sur l'icône «Données dans les champs». figure 13: Chaque occurrence de données, correspondant à une ligne du tableau Calc est appelé : enregistrement. Sur la copie d'écran ci-dessus l'on peut voir que l'on est positionné sur le 1er enregistrement d'un total de 6 ==> 6 lignes de données du tableau Calc, fichier: liste-publipostage.ods Cliquez sur le bouton «Synchroniser les étiquettes». Vous constatez que les étiquettes sont toutes bien remplies par les données de l'enregistrement sélectionné. NB: Sortir plusieurs étiquettes avec les mêmes information : Nom, Prénom, adresse peut correspondre à l'étiquetage de livres, de CD ou autres Cas de plusieurs enregistrements. Il suffit de sélectionner le 1er enregistrement de cliquer sur le dernier enregistrement en maintenant le doigt sur la touche SHIFT. Chaque étiquette sera créée à partir des informations trouvées dans les enregistrements. Insérer les données en cliquant sur l icône pointée figure 13 NB : si vous devez mettre en forme vos étiquette : Nom en Gras, en couleur etc. faites-le avant de mettre à jour les données dans les champs. 3.4 Cas d'un nombre d'étiquettes supérieur à une planche Le cas de figure décrit ci-après correspond à une configuration ou la base données comporte beaucoup d'enregistrements de telle façon qu'il faudra plusieurs planches. Supposons que le format choisi permettent de générer 12 étiquettes (3colonnes X 4 lignes) et que votre base comporte 28 enregistrements, il conviendra de créer 3 planches d'étiquettes. copier la planche d'étiquettes formatée (voir figure 11) Faire Ctrl+A pour sélectionner la planche entière (un trait noir vertical va clignoter en bas et Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 10/13

11 à droite de cette première planche) Faire Ctrl+C (Copier) Et faire Ctrl+V (coller) autant de fois qu'il vous faut de planches additives (2 dans notre exemple) Cliquez sur l'icône «Données dans les champs» (voir illustration 13) pour remplir les étiquettes avec les données de tous les enregistrements sélectionnés. 4. CRÉER DES CARTES DE VISITES Pour la création de cartes de visite je vous suggère d'utiliser la même procédure que pour des étiquettes et ceci même s'il y a dans le menu Fichier>nouveau> Cartes de visites. La procédure avec Cartes de visite me paraît moins souple. La différence est que dans ce cas toutes les étiquettes (cartes de visites) seront créées avec les mêmes informations sur chaque occurrence d'étiquette. Il n'est dans ce cas pas opportun de créer un fichier tableur avec les informations NOM, Prénom,adresse,etc. mais d'utiliser la création d'une base de données avec l'assistant Mailing voir en 2.1 Créer une base de données avec l'assistant mailing Comme c'est souvent le cas il suffira d'entrer une fiche comme celle-ci par exemple: figure 14: Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 11/13

12 Vous enregistrez votre fichier, lequel possède l'extension (le type).cvs, dans le dossier que vous souhaitez, avec le nom: ma-carte-de-visite par exemple. C'est ce fichier qui sera utilisé comme source de données, pour créer vos étiquettes (cartes de visite). Lorsque votre squelette d'étiquette apparaîtra, avec les champs d'information que vous aurez insérés, peut-être après une révision de la mise en forme: changement de police, couleur, etc. sur la 1 ère étiquette (1è re colonne et 1 ère ligne) vous ferez: Synchroniser les étiquettes NB: pour l'impression vos utiliserez peut-être une feuille A4 de papier spécial, glacé ou pas, dans le format des étiquettes mettez des valeurs correspondant aux cartes de visites usuelles :5,5 X 9cm figure 15: ce qui génèrera une planche de cartes de 15 cartes de visite, à vous de créer plusieurs planches pour plus de cartes de visite. Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 12/13

13 5. FORMATIONS DOCUMENTS Auteur : FRICARD Claude Adresse Document crée le : 23/01/2008 Version 2 le 10/02/12 Dernière modification : 10/02/12 Creer_des_Etiquettes_V2.odt 23/01/08 Retour au sommaire Page 13/13

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