Le publipostage. Réalisation d un publipostage

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1 Réalisation d un publipostage Le publipostage Etapes à suivre lors de la fusion et du publipostage : - Sélectionner le type de document - Sélectionner le document de base - Sélectionner les destinataires - Ecrire ou mettre en forme le document principal - Aperçu de la fusion - Terminer / imprimer la fusion Qu est-ce que le publipostage? Le publipostage (ou mailing) est une opération qui consiste à rédiger un courrier répétitif en plusieurs exemplaires (envoyer à plusieurs personnes la même lettre) tout en personnalisant chaque lettre. Le publipostage est donc le résultat de la fusion entre deux documents. Source de données + Document principal = Lettres types Voici une source de données sous la forme d un tableau. (liste d adresses) Voici une partie du document principal prêt à être fusionné avec la source de données. (les champs sont en place) Le document principal est donc relié à une source - On peut relier à une seule source plusieurs documents principaux (exemple : une liste d adresses peut servir pour plusieurs envois de lettres différents. - A partir de ces documents, on effectue une fusion. - Dans le cas d un publipostage élémentaire (sans condition), nous obtiendrons donc une lettre par ligne du tableau. - L ensemble des lettres générées par cette fusion est appelée «Lettres Types» - On ne sauve pas le résultat de la fusion (car il peut être régénéré n imprte quand), on se contente donc de l imprimer, par contre la source et le document principal doivent être conservés.

2 Réalisation d un publipostage étape par étape 1 ère étape (la source - élément variable) - Nous allons donc réaliser un publipostage simple et commencer par créer une base de données des résultats (notes) des élèves d une classe (fichier calc «Données-élèves»). 2 ème étape (le document principal - élément fixe) Ensuite il faudra créer un document principal type (lettre rédigée avec un traitement de texte) qui permettra l envoi des notes aux parents (lettre texte «Modèle-lettre.odt»). 3 ème étape (la fusion) Enfin, il faut fusionner les deux documents de manière à créer une lettre type personnalisée par élève pour l envoi aux parents. EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE LE PUBLIPOSTAGE (1 ère étape) Complétez le tableau des notes ci-dessous - Ouvrir le fichier à compléter avec LibreOffice Calc (fichier «donnees-élèves.ods») - Faire les moyennes pour chaque matière (colonnes jaunes) - Faire la moyenne générale (notes en rouge) pour chaque élève (colonne verte) - Compléter les statistiques de la classe (Moyenne, Minimum, Maximum) - Fonctions à utiliser : MOYENNE() MIN() MAX() - Formater les cellules des notes en «Nombre avec 2 décimales» - Centrer les données (notes) dans toutes les cellules - Effectuer un classement des élèves avec la «MOYENNE GENERALE» (colonne verte) - En faisant ressortir les élèves inscrits au TABLEAU D HONNEUR (moyenne =>13) fond vert Nota : Vous pouvez faire apparaître le tableau terminé rapidement - clic droit de souris ici Puis cliquez sur «Afficher» et enfin «OK». Renommez cette nouvelle feuille «Notes-Fin». Supprimez la première feuille incomplète «Notes» (clic droit sur ce nom, puis «Supprimer»). Enregistrez la nouvelle feuille terminée sur le bureau en la nommant «Données-élèves-fin.ods»

3 LE PUBLIPOSTAGE - (2 ème étape) Préparation de la lettre des résultats de chaque élève à envoyer aux parents. Créer cette lettre type (avec Writer) que vous appellerez «Modèle lettre.odt»

4 La Fusion LE PUBLIPOSTAGE - (3 eme étape) Nous allons ouvrir «Modele-lettre.odt» que nous venons de créer. Ensuite, nous devons savoir où se trouvent les données, dans notre cas s'est un fichier Calc «Données-élèves-fin.ods». Aller dans le menu : -Insertion -Champs -Autres.. Ouverture de la fenêtre «Champs» Onglet «Base de données» Type de champs : «Champ de mailing» Sélection d une base de données : «Données-élèves-fin» Nota : Si la base de données n est pas présente, cliquer sur «Parcourir/Bureau/Publipostage». Il faut ajouter cette base et la sélectionner. Un clic sur + pour voir la feuille «Notes-fin» Un clic sur + pour voir les champs. Dans la partie gauche de l image ci-dessus, vous avez «Modèle-lettre.odt» ouvert avec le curseur de la souris positionné après «des notes de l élève :» (créer un espace après le signe «:»). Dans la partie droite de l image, la fenêtre «Champs» affiche tous les champs de la base de données «donnees-eleves-fin». Le champ «NOM» est sélectionné. En cliquant sur «Insérer», le champ «NOM» vient se positionner où se trouve le curseur, c est-à-dire après «notes de l élève :».

5 A la suite du champ «NOM» insérer le champ «PRENOM» en laissant un espace entre les deux. Mettre ensuite le curseur dans le tableau «Moyenne» en face de «ARTS». Sélectionner le champ «ARTS» dans la fenêtre des champs à droite. Cliquer sur «Insérer», le champ «ARTS» se positionne à sa place (où se trouve le curseur). Faire de même pour les autres champs en MAJUSCULE qui se trouvent dans la fenêtre des champs. Pour insérer le champ «MOYENNE GENERALE» remonter dans la liste des champs. Vous pouvez voir sur la copie d écran ci-dessus que tous les champs sont à leur place en face de leur nom déjà inscrits sur la lettre. Cliquer sur «Fermer» pour quitter la fenêtre des champs.

6 Pour insérer la date en bas de la lettre, il faut : - Menu «Insertion» - «Champs» - «Date» La date s affiche sur la lettre. Si le format ne vous convient pas, faites un double-clic sur la date. Sélectionner un nouveau format dans la liste de la fenêtre ouverte. Double-clic sur le format choisi pour l afficher sur la lettre. (Voir ci-dessous). Le curseur est à positionner avant de cliquer sur le format de la date. Ouverture de la fenêtre «Editer les champs : Document». Sélectionner le bon format de la date à insérer en bas de la lettre «31 déc. 1999» puis cliquer sur «OK». La saisie des champs est terminée mais vous laissez ouverte la lettre «Modele-lettre.odt».

7 Nous allons maintenant fusionner les données avec la lettre. - Menu «Outils» - «Assistant Mailing» Ouverture de la fenêtre «Assistant Mailing» 1 - Sélection du document de base : «Utiliser le document actif» Cliquer sur «Suivant» 2 Sélection du type de document : «Lettre» Cliquer sur «Suivant» 3 Insérer un bloc d adresses Ici, ce ne sont pas des d adresses mais des notes d élèves. Le nom du fichier «données-élèves-fin» apparaît dans cette copie d écran Cliquer sur «Suivant»

8 4 Créer une salutation On peut insérer une salutation automatique mais ce n est pas le cas pour notre lettre. Cliquer sur «Suivant» 6 Editer le document A ce stade, on peut faire défiler les lettres de chaque élève en cliquant sur les flèches (droite ou gauche) en face «Destinataire». Les noms et notes des élèves s affichent sur la lettre (vous pouvez les visionner). «Suivant» 7- Personnaliser le document - Pour une modification éventuelle de la lettre. «Suivant». 8 Enregistrer, imprimer ou envoyer Sélection de : «Enregistrer le document de base» puis cliquer sur «Enregistrer» Ensuite «Enregistrer le document fusionné» Puis cliquer sur «Enregistrer comme document unique», et enfin «Enregistrer les documents». Tous les documents sont créés dans un répertoire que vous aurez sélectionné à l avance. Tous ces documents peuvent alors être envoyés aux parents des élèves. Cliquer sur «Terminer». Et voilà, vous savez maintenant créer un publipostage que vous pourrez utiliser à de nombreuses occasions.

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