Guide de la Réservation Simplifiée et demande de réservation en ligne

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1 Guide de la Réservation Simplifiée et demande de réservation en ligne Présentation Le module Réservation Simplifiée est disponible depuis la version Ce module est complété par des outils qui font désormais parti de la fonctionnalité standard Euresto Facturation Début de disponibilité de la demande de réservation en ligne à partir de la Version: Principe de fonctionnement La fonction de base vous permet, à partir d un poste ayant accès à Euresto Facturation, de gérer vos réservations. Les réservations sont associées à un produit, un type de marque et un point de vente. La gestion des réservations, c est-à-dire, la création de nouvelles réservations, leur modification et leur annulation éventuelle font parties du module Euresto Facturation. La fonction de Réservation simplifiée intègre également la gestion du planning de disponibilité des produits réservables ainsi qu une série d outils d édition pour vous aider dans votre mise en place quotidienne. Enfin, comme nous l avons précisé en introduction, la Réservation Simplifiée vous permet de proposer à votre clientèle d effectuer une Demande de réservation par Internet. Vous intégrez dans votre planning et confirmez à vos clients, en un clic, les demandes de réservations. Accès à la fonction La réservation simplifiée est accessible depuis le menu flottant de la Facturation. Si la fonction n est pas présente sur votre menu flottant, reportez-vous à l aide «Le Menu Flottant version » pour la rajouter. Menu Flottant Fonction Réservation simplifiée La Réservation Simplifiée Présentation Principe de fonctionnement 1

2 Vous noterez en haut à droite de la fonction Réservation l icône suivante : Cet icône permet d accéder directement aux demandes de réservation reçues d Internet et qui n ont pas encore été traitées. (point développé plus loin dans cette aide) Lorsqu une valeur est indiquée, elle correspond au nombre de demandes de réservations Internet en attente de traitement. Si le fond est vert, le service de consultation des nouvelles demandes de réservation fonctionne correctement. Quand le fond est rouge, cela signifie que la consultation des demandes est impossible. Votre connexion Internet est hors service et vous ne récupérez pas les nouvelles demandes. Le dysfonctionnement signalé ne provient pas d Euresto. Vous devez rétablir ou faire rétablir la connexion Internet. Avec Euresto Facturation Cliquez sur Réservation restaurant à partir du Menu Flottant pour accéder à l écran principal de gestion des réservations. Présentation générale de la fenêtre A l ouverture de l écran, le calendrier de réservation se positionne automatiquement sur la date du jour. En haut à gauche : choix du produit réservé. En haut au centre : choix de la période d ouverture ou service En haut à droite : les informations enregistrées au planning pour la date, le produit et le service sélectionnés. La partie intermédiaire permet de visualiser la liste des réservations enregistrées correspondant à la date, au produit et au(x) service(s) sélectionnés dans la partie supérieure de la fenêtre. Situation des réservations en fonction du nombre de couverts par table. Vérifiez le filtre à gauche du tableau. Modifier une Réservation Annuler une Réservation Quitter la fonction Réservation Créer une Réservation Accès Demandes de réservations Internet Gérer le Planning Editions des réservations, Bons de mise en place Paramétrage du service de réservation par Internet La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Présentation générale de la fenêtre 2

3 Créer une réservation Dans la partie supérieure de l écran de réservation, sélectionnez la date à laquelle le client souhaite réserver. Pour cela, cliquez sur l icône : Quand le calendrier apparaît, vérifiez l année, changez de mois si nécessaire et cliquez sur le jour de la réservation. 1 2 Sélectionnez le produit (1) et le service (2) à réserver. Puis en bas de la fenêtre Réservation restaurant cliquez sur l icône : Vous allez compléter sur l écran qui apparaît les informations de la réservation. Rappel des informations enregistrées au planning pour la date, le produit et le service sélectionnés. Vous pouvez rechercher le client dans votre Cardex ou cliquer sur la silhouette pour accéder directement à votre fichier client. Veillez lorsque vous recherchez un nom à bien régler les paramètres au préalable. Rappel de la date et du service choisis. A compléter : heure d arrivée et nombre de couverts Commentaire lié à la réservation. Par exemple anniversaire, allergie, attention ou demande particulière Référence du client si vous ne souhaitez pas créer de fiche La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Créer une réservation 3

4 Au moment de l enregistrement de la réservation, vous pouvez vous dispenser de créer une fiche client. Dans ce cas, il vous suffit de renseigner le nom de votre client dans la zone Référence et éventuellement son numéro de téléphone dans la zone de Commentaire. Si vous préférez profiter des réservations pour compléter votre fichier client, vous avez la possibilité d y accéder, soit pour rappeler une fiche existante, soit pour en créer une nouvelle. Pour cela deux solutions s offrent à vous : La 1 ère solution consiste à taper le nom du client recherché dans le cadre intitulé Recherche Nom. Dans ce cas, veillez au préalable à régler correctement les critères de recherche. Sous la zone de recherche, apparaîtront les contacts qui répondent aux critères saisis : Vous pouvez alors sélectionner la personne ou la société si elle est présente dans la liste, sinon, vous devrez créer la fiche contact en cliquant sur la ligne < Création d un nouveau contact >. La liste des résultats de votre recherche s efface, vous devrez alors cliquer sur l icône pour accéder au fichier contact et créer un nouveau client. La seconde solution consiste à cliquer directement sur l icône fichier des contacts. Voici comment procéder : et effectuer la recherche dans le Tapez le nom du client dans la zone Nom commence par pour vérifier qu il n existe pas déjà dans votre fichier. Au besoin, cliquez sur le bouton Contient pour vous assurer que le mot saisi n est pas une composante du nom (ex : DUPONT-MILLAU). La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Créer une réservation 4

5 Créer un nouveau Client Si la liste résultant de la recherche est vide, c est que votre client n est pas répertorié, il faut le créer en cliquant sur le bouton : Résultat de la recherche Complétez la fiche client et validez sa création en cliquant sur la coche verte : Si la liste résultant de la recherche vous propose une ou plusieurs fiches, sélectionnez le client adéquat en cliquant 1 fois sur la ligne correspondante puis validez votre choix avec Pour modifier une fiche client avant de la sélectionner, cliquez une fois sur la ligne, puis sur le bouton Modification en bas à gauche de la fenêtre. La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Créer un nouveau Client 5

6 Dans tous les cas, les coordonnées du client sont automatiquement rapatriées sur l écran de création de la réservation. Par défaut, le Niveau de réservation est Confirmé, vous pouvez mettre la réservation en Attente de confirmation ou en Option. Validez-la saisie avec La liste des réservations se complète. Les réservations confirmées apparaissent dans la colonne Couvert(s), les réservations en Option ou en Attente apparaissent dans une colonne séparée. En bas de l écran vous pouvez filtrer la répartition des Tables par nombre de couverts. La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Créer un nouveau Client 6

7 Modifier une réservation Sélectionnez la réservation à modifier en cliquant une fois sur la ligne puis cliquez sur : ou double-cliquez sur la réservation. Annuler une réservation Sélectionnez la réservation à annuler en cliquant une fois sur la ligne puis cliquez sur : Vous pouvez afficher les réservations annulées en cochant la case Voir les annulations. Les réservations annulées apparaissent rayées. Dans ce mode d affichage vous visualisez tous les produits et toute la journée. La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Modifier une réservation 7

8 Pour se déplacer dans le calendrier de réservation Sur l écran principal de réservation vous disposez de boutons qui vous permettent de changer la date d affichage des réservations sans ouvrir le calendrier Les flèches permettent de se déplacer au jour précédent, au jour suivant Cliquez sur pour revenir à la date du jour. Edition des réservations et des bons de mise en place Nous avons vu qu au bas de l écran principal de Réservation, il y avait une icône pour éditer les réservations enregistrées, ainsi que des bons de mise en place. Cliquez sur l icône pour afficher les différentes options d édition. Editions des réservations, bons de mise en place. La dernière édition utilisée est mémorisée Formats pour les imprimantes «Ticket»: Format Ticket «mini» Format Ticket «maxi» Bons de mise en place Bon par Table Réservée 3 La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Pour se déplacer dans le calendrier de réservation 8

9 Formats pour imprimantes A4 Formats Portraits : Ci-dessous, réservations sur une période. Un écran de sélection permet de choisir la période. Format Paysage : La Réservation Simplifiée Avec Euresto Facturation Edition des réservations et des bons de mise en place 9

10 La gestion du planning Pour accéder à la gestion du planning, vous devez cliquer sur l icône milieu de l écran principal des réservations. qui se situe en bas et au Présentation générale de la fenêtre La fenêtre de gestion du planning de réservation présente l ensemble des produits «réservables» et des services que vous avez défini. (le paramétrage des produits et services est abordé plus loin). Le planning s ouvre sur le mois en cours. L écran permet de visualiser une vingtaine de jours du mois. Vous accédez aux derniers jours du mois grâce à l ascenseur horizontal placé sous le planning. Outils de planification des fermetures périodiques Informations relatives au jour, au produit et au service sélectionnés Quitter la fonction Planning Editions du planning Enregistrement des fermetures périodiques Pour enregistrer les fermetures périodiques, vous disposez du bouton Vacances qui va vous permettre d enregistrer vos périodes de congés annuels. Lorsque vous cliquez sur le bouton, voici la fenêtre qui apparaît : Donnez un nom à chaque Période de congé et saisissez la date de fin d activité et la date de reprise. Vous pouvez définir autant de période de congés que nécessaire. Validez la saisie en cliquant sur la coche verte. La Réservation Simplifiée La gestion du planning Présentation générale de la fenêtre 10

11 Vous disposez également d un bouton Femeture Hebdomadaire. Après avoir cliqué sur ce bouton, une série de fenêtres va se présenter : Cochez les couples produit/service pour lesquels vous devez enregistrer des jours de fermeture hebdomadaire identiques. Validez en cochant la coche verte. Cochez les jours de fermeture. Dans notre exemple les Lundi et Mercredi. Validez avec la coche verte. Vous devrez alors confirmer votre choix en répondant Oui au message ci-contre. Le planning se réaffiche avec les nouvelles journées de fermeture hachurées. La Réservation Simplifiée La gestion du planning Enregistrement des fermetures périodiques 11

12 Gérer l Information de chaque service Dans l exemple ci-dessous, nous avons sélectionné le Jeudi 29 octobre pour le produit Table Bistronomes et le service SOIR. La case choisie apparaît sur fond grisé. Les informations à préciser, si vous le souhaitez, sont les suivantes : Fermeture exceptionnelle : cochez la case Fermé (impossibilité complète de réserver) Bloquer la réservation Internet uniquement : cochez la case Fermé à la réservation Internet Définir la quantité maxi d unités réservables : saisir la quantité maximum (pour un restaurant ce sera le nombre de couverts) La zone Mémo permet d enregistrer une information abrégée sur 10 caractères (l information apparaît sur l écran principal de la réservation, mais pas sur la réservation Internet) Info libre : Zone de texte qui apparaît sur l écran principal de la réservation et sur l écran de réservation Internet. Elle peut servir à indiquer un menu, un évènement particulier, une promotion, etc. L affichage sur la réservation en ligne ne tient pas compte des retours à la ligne. Prévoyez de mettre un caractère de séparation si vous saisissez un menu. Informations affichées à la saisie de la réservation Sur l écran principal de réservation dans Euresto Facturation Sur l écran de réservation Internet La Réservation Simplifiée La gestion du planning Gérer l Information de chaque service 12

13 Lorsque vous visualisez le planning, dans les cases correspondant aux services, il apparaît des valeurs si elles ont été spécifiées. La valeur entre [ ] indique le nombre de réservations. La valeur entre < > indique le nombre de couverts réservés. La valeur entre ( ) indique le nombre maxi de couverts. Vous pouvez sélectionner plusieurs cases attenantes. Cliquez sur la 1 ère case à sélectionner, maintenez le bouton gauche enfoncé et faites glisser le pointeur de la souris jusqu à la fin de votre sélection. Dans ce cas les informations saisies seront reproduites sur tous les services que vous avez sélectionné. Validez la saisie en cliquant sur la coche verte. Le nombre de couverts maximum est bien présent sur chaque jour faisant partie de la sélection. A la prise de réservation, l information «Menu spécial Rentrée de Novembre» apparaîtra du 2 au 6 novembre pour le service du Midi au «Bistronomes». Vous pouvez aussi sélectionner des cases non contigües en utilisant la touche Ctrl. Cliquez sur chaque case à sélectionner en maintenant la touche Ctrl enfoncée. La Réservation Simplifiée La gestion du planning Gérer l Information de chaque service 13

14 Copier et Coller des Informations de date à date(s) Lorsque vous avez saisi des informations sur une date pour un service, vous pouvez copier tout ou partie de ces informations sur une ou plusieurs autres dates. 1 Sélectionnez la date et le service de référence, ici le 29 octobre Table Bistronomes SOIR puis 2 cliquez sur le bouton Copier les infos Sélectionnez la date ou les dates vers lesquelles vous voulez coller les Informations. 4 Cliquez sur le bouton Coller des infos 3 4 Une fenêtre vous permet de sélectionner le type d Informations que vous souhaitez coller. Cochez les cases correspondantes et validez en cliquant sur la coche verte. La Réservation Simplifiée La gestion du planning Copier et Coller des Informations de date à date(s) 14

15 Edition du Planning L édition du planning est accessible uniquement à partir de l écran de visualisation du planning. Choisissez les informations à imprimer sur le planning en bas à droite de la fenêtre puis cliquez sur l icône La Réservation Simplifiée La gestion du planning Edition du Planning 15

16 Affecter les réservations aux Tables A partir de l écran principal de réservation, placez-vous sur la date pour laquelle vous affectez vos réservations aux tables. Sélectionnez la réservation à traiter et cliquez sur ou cliquez 2 fois sur la ligne correspondante. En cliquant sur l icône la liste des tables disponibles s affiche. Choisissez celle que vous voulez affecter à la réservation et validez avec la coche verte. Vous pouvez également saisir directement le nuéro de Table dans la case prévue à cet effet. La Réservation Simplifiée La gestion du planning Affecter les réservations aux Tables 16

17 Paramétrage de la Réservation Horaires de Service et de Réservation Les horaires de Service et de Réservation sont associés au paramètre de Clôture. Ces informations se trouvent dans la Configuration. Vous devez les définir pour chaque Clôture de chaque Point de vente. Allez dans Paramètres dossier en cours, Facturation, Clôtures puis placez-vous sur l onglet Horaires Service & Réservation. Ce que ça donne à la réservation Vous pouvez nommer le service (ex : MIDI), préciser les horaires de service. Vous devez également indiquer la tranche horaire ouverte à la réservation, ainsi que l intervalle de temps à proposer dans cette tranche horaire. Attention les jours ouvrés indiqués ici n ont d effet que sur les jours de clôture. Vous devez aussi, au niveau du planning des réservations, définir les jours d ouverture (voir plus haut). Type de marque prédéfinie C est également dans la Configuration, onglet Paramètres dossier en cours, Ecran de fond, Type de marque prédéfinie que vous pourrez vérifier la présence de l élément Table(s), sur lequel s appuie la réservation restaurant. La Réservation Simplifiée Paramétrage de la Réservation Horaires de Service et de Réservation 17

18 Produit réservable Chaque produit réservable doit être crée dans la partie Gestion de la Facturation. Vous pouvez indifféremment créer le produit réservable dans les produits en stock non vendus (c est plus logique) ou dans les produits à la vente. Dans l onglet Général saisissez le nom de votre produit et classez-le dans une famille que vous créerez au besoin. Dans l onglet Autres et le sous-onglet Réservation, cochez la case Produit réservable, associez le Type de Marque Table(s) et le Point de vente adéquat. Table(s) Il vous reste à régler les paramètres Internet si vous souhaitez utiliser la réservation en ligne. La Réservation Simplifiée Paramétrage de la Réservation Produit réservable 18

19 Paramètre Internet pour la réservation en ligne Sur l écran principal de la réservation, cliquez sur l icône accéder aux paramètres. en bas à droite de la fenêtre pour Paramètres généraux Il y a 2 onglets, le premier intitulé Paramètres généraux qui reprend dans sa partie supérieure les informations sur les produits réservable et leur association au Type de marque et au Point de Vente que vous avez indiqué lors de la création du produit réservable (voir page précédente). Vous pouvez aussi modifier ces paramètres à partir de cette fenêtre. Toujours sur la partie supérieure, vous pouvez vérifier le bon paramétrage des clôtures qui déterminent le nombre de service ainsi que les horaires de service. (Voir plus haut dans le paragraphe Horaires de Service et de Réservation pour apporter des modifications si nécessaire). Restrictions éventuelles sur le nombre de couverts en réservation qui peuvent être pris suivant le profil de l utilisateur. Paramètres internet Onglet Restaurant/Produit Sur la partie supérieure de la fenêtre, en dessous de vos coordonnées vous devez cocher les produits pour lesquels vous voulez activer la réservation en ligne Coordonnées de votre établissement La Réservation Simplifiée Paramétrage de la Réservation Paramètre Internet pour la réservation en ligne 19

20 Indiquez l adresse (ou les adresses) mail dans laquelle (lesquelles) vous voulez réceptionner les demandes de réservation. Cochez la case Envoyer un SMS au client si vous souhaitez qu il reçoive un SMS en plus du mail lui indiquant que la demande de réservation a été prise en compte. Sur la partie inférieure de la fenêtre, composez le message qui sera envoyé automatiquement à chaque nouvelle demande de réservation. Onglet Entête commune Il vous permet de personnaliser la présentation de votre établissement sur le formulaire de réservation en ligne. Onglet Correspondances données entre Euresto et le système de réservation La Réservation Simplifiée Paramétrage de la Réservation Paramètre Internet pour la réservation en ligne 20

21 Voir et Utiliser le Formulaire de réservation Internet A droite des coordonnées de votre établissement, figure une zone contenant tous les outils qui vont vous permettre de tester, visualiser et mettre en service le système de réservation en ligne. Coordonnées de votre établissement Le bouton lance votre navigateur et affiche le formulaire de réservation en ligne. Vous pouvez ainsi voir et tester immédiatement le résultat des modifications que vous avez faites dans le paramétrage Internet. Pour intégrer la réservation en ligne sur votre site Internet, votre blog, votre Facebook, etc. utilisez le lien personnalisé. Pour récupérer aisément le texte du lien cliquez sur vous pourrez alors le coller dans un message à l attention de la société qui met à jour votre site ou dans le lien http d un texte, d un bouton, d une image si vous gérez vous-même votre site Internet. La Réservation Simplifiée Paramétrage de la Réservation Paramètre Internet pour la réservation en ligne 21

22 Table des matières Présentation... 1 Principe de fonctionnement... 1 Accès à la fonction... 1 Avec Euresto Facturation... 2 Présentation générale de la fenêtre... 2 Créer une réservation... 3 Créer un nouveau Client... 5 Modifier une réservation... 7 Annuler une réservation... 7 Pour se déplacer dans le calendrier de réservation... 8 Edition des réservations et des bons de mise en place... 8 La gestion du planning Présentation générale de la fenêtre Enregistrement des fermetures périodiques Gérer l Information de chaque service Copier et Coller des Informations de date à date(s) Edition du Planning Affecter les réservations aux Tables Paramétrage de la Réservation Horaires de Service et de Réservation Type de marque prédéfinie Produit réservable Paramètre Internet pour la réservation en ligne Paramètres généraux Paramètres internet Voir et Utiliser le Formulaire de réservation Internet La Réservation Simplifiée Paramétrage de la Réservation Paramètre Internet pour la réservation en ligne 22

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