Institut de statistique de l UNESCO Manuel de saisie de données en ligne

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1 Institut de statistique de l UNESCO Manuel de saisie de données en ligne Institut de statistique de l UNESCO, Montréal, 2007, version 02

2 TABLE DES MATIÈRES PAGE INTRODUCTION... 3 CONFIGURATION MINIMALE REQUISE... 3 Ordinateur... 3 Adobe Reader... 3 Navigateur Internet... 4 POUR COMMENCER... 4 Étape 1. Site Web des enquêtes de l ISU... 4 Étape 2. Accédez au questionnaire de l enquête... 4 Étape 3. Saisie de vos données... 5 Saisie en ligne... 5 Saisie hors connexion... 5 Saisie des données sur papier... 5 Copie de données à partir d'autres sources de données... 6 Navigation... 6 Étape 4. Soumission de vos données... 6 CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES... 7 Vérification et validation... 7 Symboles de données non disponibles et de qualificatifs... 7 Les symboles de données non disponibles... 7 Les symboles d inclusions... 7 Les symboles décimaux... 8 Zéros... 8 Champs faisant l objet de calcul automatique... 8 Les tests de cohérence... 9 Commentaires PERFORMANCE

3 INTRODUCTION L Institut de statistique de l UNESCO (ISU) offre la saisie de données en ligne et par document en format PDF, en plus des questionnaires sur papier. Cela signifie que vous pouvez désormais compléter les questionnaires de l ISU et soumettre les données en ligne. Ce manuel de l utilisateur donne des directives claires et simples sur le fonctionnement du système de saisie de données en ligne de l ISU. Il suppose que les utilisateurs soient capables de se servir d Internet et du logiciel Adobe Reader. Le présent manuel n aborde pas les aptitudes de base d utilisation de l ordinateur. CONFIGURATION MINIMALE REQUISE Ordinateur Tout ordinateur avec un navigateur Web moderne ou Adobe Reader version vous permettra d utiliser le système en ligne pour soumettre vos données. Il est préférable de vous servir d un moniteur d une résolution minimale de x 768 pixels. Pour utiliser hors connexion le document en format PDF, assurez-vous d avoir un espace-disque libre minimal de 5 Mo sur le disque dur. Adobe Reader Afin de soumettre avec succès vos données en format PDF, vous devez utiliser la plus récente version d Adobe Reader, que vous pouvez télécharger à partir de l adresse Internet suivante : Voici la configuration minimale requise pour les systèmes d exploitation les plus répandus : Windows Processeur Intel Pentium Microsoft Windows XP Professionnel ou Édition familiale (Ensemble de services [Service Pack] 1 ou 2), Windows 2000 (Ensemble de services [Service Pack] 2), Windows XP Édition Tablet PC, Windows Serveur 2003, ou Windows NT (Ensemble de services [Service Pack] 6 ou 6a) Mémoire vive de 128 Mo (256 Mo recommandée) Jusqu à 90 Mo d espace-disque libre Microsoft Internet Explorer 5.5 (ou plus récent), Netscape 7.1 (ou 8.0), Firefox 1.0, ou Mozilla 1.7 Macintosh Processeur PowerPC G3, G4 ou G5 Mac OS X version , 10.3 ou 10.4 Mémoire vive de 128 Mo (256 Mo recommandée) Jusqu à 110 Mo d espace-disque libre Safari pris en charge pour Mac OS X 10.3 ou plus récent - 3 -

4 Linux Processeur Intel Pentium 32 bits Red Hat Linux AS 4.0 (2.6); Red Hat Linux ES 4.0 (2.6); Red Hat Linux WS 4.0 (2.6); Red Hat Linux Desktop 4.1, 5.0; SUSE Professional 9.2 (2.6.4), 9.3, 10.0; ou Novell Linux Desktop 9.x (2.6.4); Mandriva 10.1; Red Flag Linux Desktop 4.1, 5.0; Turbolinux 10s (2.6) Mémoire vive de 512 Mo (1 Go recommandée) Jusqu à 125 Mo d espace-disque libre Bibliothèque d interfaces utilisateur GTK+ (Trousse d outils GIMP), version 2.4 ou plus récente Mozilla 1.73 ou plus récent, Firefox 1.0 ou plus récent Navigateur Internet La soumission de vos données à l aide du système de saisie en ligne nécessitera un navigateur Web moderne avec JavaScript en service. Le système accepte les navigateurs suivants: Internet Explorer 6 ou plus récent; Mozilla Firefox 1.5 ou plus récent. POUR COMMENCER Étape 1. Site Web des enquêtes de l ISU Vous pouvez accéder à tous les questionnaires de l ISU à l adresse Internet suivante : Note : Pour éviter les inconvénients, assurez-vous avant de commencer d utiliser un navigateur Web moderne avec JavaScript en service, et également que votre ordinateur est muni de la plus récente version d Adobe Reader. Étape 2. Accédez au questionnaire de l enquête Dans le site Web des enquêtes de l ISU, cliquez simplement sur le titre du questionnaire que vous désirez compléter. Le système vous demandera de saisir votre adresse courriel puis de faire le choix du pays et de la langue. Vous devrez ensuite sélectionner le format du questionnaire que vous désirez compléter. Si vous désirez saisir les données en ligne, sélectionnez «Compléter le Eform en ligne» ; vous accéderez alors à une page Web dans laquelle vous pouvez saisir vos données. Si vous désirez saisir vos données hors connexion, sélectionnez «Télécharger le Eform». Le système vous demandera ensuite de sauvegarder un fichier PDF sur votre ordinateur. Vous pouvez soit imprimer ce fichier PDF et compléter le questionnaire manuellement, soit l ouvrir au moyen d Adobe Reader et saisir vos données en format électronique

5 Étape 3. Saisie de vos données Saisie en ligne Si vous avez choisi de saisir vos données en ligne, le système affichera une page Web qui ressemble à la première page du questionnaire papier. Complétez le questionnaire comme vous le feriez normalement. La plupart des questionnaires électroniques contiennent plusieurs pages. Pour passer à la page suivante, utilisez les boutons de navigation situés au coin supérieur ou inférieur droit. Vous pouvez également passer à une page précise en cliquant sur le numéro de la page. Pour sauvegarder les données saisies, appuyez sur le bouton «Sauvegarder» dans le coin supérieur ou inférieur droit. Vous pouvez sauvegarder ainsi en tout temps et retourner pour compléter le questionnaire après avoir quitté le système. Sauvegardez le questionnaire souvent pour prévenir la perte de données en cas de difficultés avec votre ordinateur ou la connexion Internet. Une fois toutes les pages du questionnaire remplies, appuyez sur le bouton «Soumettre» pour envoyer vos données directement à l ISU. Saisie hors connexion Si vous avez choisi de saisir vos données sans être connecté à Internet, le système vous demandera de sauvegarder un document PDF. Sauvegardez-le sur votre ordinateur, ensuite ouvrez-le à l aide de la plus récente version d Adobe Reader. Continuez de compléter le questionnaire comme vous le feriez normalement. Sauvegardez le questionnaire souvent afin de prévenir toute perte de données en cas de difficultés avec votre ordinateur. Une fois le questionnaire rempli, vous aurez deux options. Si vous pouvez rétablir la connexion Internet, faites-le et cliquez sur le bouton «Soumettre» à la fin de la dernière page du questionnaire. Si vous ne disposez pas de connexion Internet mais pouvez employer le courrier électronique, envoyez simplement le document PDF sauvegardé à l adresse de courriel spécifiée en première page du questionnaire. Vous pouvez également imprimer le formulaire et le poster à l adresse postale indiquée en première page du questionnaire. Saisie des données sur papier Si vous préférez soumettre vos données par la poste, imprimez le document PDF téléchargé. Une fois celui-ci rempli, envoyez-le simplement à l adresse postale indiquée en première page du questionnaire

6 Copie de données à partir d'autres sources de données Des données peuvent être copiées à partir d'autres formats électroniques tels que Excel ou Word. Veuillez noter que seuls les données numériques, valeurs manquantes ou codes d inclusion, de même que des données accompagnées de notes peuvent être copiés dans les formulaires PDF. Il n'est actuellement pas possible de copier et de coller du texte, des commentaires ou un formatage quelconque à partir d'autres formats électroniques. Avant de copier entièrement un tableau, veuillez vous assurer que toutes les cellules sont complétées par des données numériques, des codes de valeur manquante (a, n, m) ou des inclusions (x). Les cellules vides sont interprétées comme des cellules «non existantes» et provoquent le décalage des données dans les tableaux PDF, ce qui conduit à des résultats potentiellement erronés. Par conséquent, il est recommandé de vérifier l'entrée des données dans le document PDF après avoir utilisé la fonction copier et coller pour plusieurs cellules à la fois. Pour copier un tableau entier dans le formulaire PDF, positionnez le curseur dans la cellule en haut à gauche de la zone où vous souhaitez voir apparaître les données et utiliser la fonction «Coller» ou appuyez en même temps sur les touches [CTRL] + [V]. Des fonctions spéciales, telles que la validation, l addition automatique, les contrôles de cohérence sont effectués pour les données entrées en utilisant le mode copier et coller de la même manière que pour les données saisies manuellement. Navigation Afin de faciliter la saisie manuelle des données, la touche [Entrée] peut être utilisée pour déplacer le curseur vers le bas à la ligne suivante d une même colonne. La touche [Tab] peut être utilisée pour déplacer le curseur vers la cellule adjacente d une même ligne d un tableau. Étape 4. Soumission de vos données Pour soumettre vos données, connectez-vous à Internet et cliquez sur le bouton «Soumettre» à la fin de la dernière page du questionnaire. Vous pouvez également envoyer le questionnaire par courriel sous forme de fichier attaché. Une fois vos données soumises, vous recevrez un courriel de confirmation vous informant que les données soumises sont en cours de traitement. Le personnel de l ISU communiquera éventuellement avec vous en cas de questions ou de commentaires à propos des données soumises pour votre pays

7 CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES Vérification et validation Certains des questionnaires électroniques de l ISU recèlent des outils de validation et/ou de vérification contribuant à améliorer la qualité des données. La validation peut être effectuée au niveau d une cellule ou de plusieurs cellules en même temps. En cas d erreur dans le champ, la cellule ou la soumission des données, le système émettra un message d erreur. Le format de la cellule prendra la couleur rouge et restera tel quel jusqu à ce que la valeur saisie soit corrigée. Symboles de données non disponibles et de qualificatifs Certains questionnaires de l ISU utilisent des symboles communs pour les données non disponibles et pour les qualificatifs. Ces symboles sont présentés sur la première page de chaque questionnaire. Les symboles de données non disponibles Pour les champs numériques, seuls les chiffres, les symboles appropriés d inclusion ou de données non disponibles ou des qualificatifs sont utilisés. Lorsque cette règle n est pas respectée, le message suivant apparaît : «Entrée incorrecte : Seuls les chiffres et les symboles conventionnels (a, m, n, x, ou *) sont autorisés». Le fond de la cellule prendra la couleur rouge aussi longtemps que la valeur saisie ne sera pas corrigée. Les symboles d inclusions Les symboles d inclusions utilisés sont simplement sous forme de «x». Contrairement aux versions précédentes, les inclusions dans les lignes et les colonnes ne sont pas possibles. Pour avoir une indication de la cellule dans laquelle la donnée est incluse, une boîte de commentaires s ouvrira automatiquement à l entrée d un «x» avec le message «Veuillez indiquer les cellules dans lesquelles les données sont incluses». Cependant, la boîte de commentaires peut se fermer sans l entrée du commentaire requis ; si ledit commentaire s applique pour un ensemble de cellules, il n est pas nécessaire d entrer le même commentaire dans chacune de ces cellules. Dans ce cas, veuillez vous assurer que le commentaire entré mentionne clairement l étendue des cellules auxquelles il s applique. Le fond des cellules contenant des commentaires prend la couleur jaune. Veuillez noter que si une cellule contient un commentaire et une erreur, la couleur de fond résultante est rouge

8 Les symboles décimaux Le format de données accepte les symboles décimaux mais non les symboles de regroupement numérique; dans le cas où une valeur contient des symboles de regroupement numérique, le nombre déclenchera un message d erreur et empêchera tout calcul automatique relié à la cellule en question. Seuls les points (.) sont autorisés comme symboles décimaux. Zéros Exemple : Correcte : 12.5 ou Incorrecte: 12,5 ou 120,000.5 ou L entrée de «0» n est pas autorisée. Dès l entrée de «0», un message d alerte se déclenchera disant «Veuillez utiliser «n» pour signifier «0» ou une valeur négligeable». Le zéro (0) se changera alors en «n» automatiquement. Champs faisant l objet de calcul automatique Certains des questionnaires électroniques de l ISU contiennent des champs pour lesquels le système calcule automatiquement la valeur en additionnant les données numériques suivant les lignes ou les colonnes. Les règles d addition sont les suivantes : Chiffre + chiffre = chiffre Chiffre+ n = chiffre Chiffre+ a = chiffre Chiffre + x = chiffre Chiffre + m = m Les totaux peuvent être aussi directement saisis ; dans ce cas, le logiciel fait la somme automatique des cellules secondaires et inscrit le total calculé entre crochets [ ]. Il est suggéré de commencer l entrée des données dans les cellules secondaires. Normalement, l inscription des totaux n est pas requise. Si vous commencez l entrée des données par la cellule des totaux, la valeur saisie sera mise entre crochets accompagnée d un [n] étant donné qu aucune valeur n est inscrite dans les cellules faisant partie du total. Quand les données saisies directement et les totaux générés par le logiciel sont égaux, la valeur directement saisie valeur entre crochets disparaît. Au cas où le total inclurait des cellules contenant le symbole «x», assurez-vous que le total calculé est valide ou éditez-le

9 Note : Dans certains questionnaires, le total peut être calculé en utilisant d autres sous-totaux. Le questionnaire électronique suit la structure hiérarchique du questionnaire, ceci signifie que les totaux sont toujours calculés à seulement un niveau inférieur à la fois. Si un sous-total contient un total calculé et un total saisi, c est le total saisi qui est utilisé pour des calculs ultérieurs. En cas de divergence entre les sommes horizontales et verticales, la somme verticale est prise en compte dans le grand total sauf pour le questionnaire de Finance où la priorité est de calculer les totaux suivant les instructions fournies dans le questionnaire, par exemple, «H4=H2+H3». Le calcul des sommes par niveau de la CITE vient après. Les tests de cohérence Ce type de vérification vise à assurer qu un sous-total ne soit pas plus grand que le total dans lequel il devrait être inclus, comme par exemple le nombre d enseignants des «deux sexes» doit être supérieur ou égal au nombre d enseignants de sexe «féminin». Dans le cas où la règle n est pas respectée, le message suivant apparaît : «Saisie invalide «féminin» doit être inférieure ou égale à «total»». Les deux cellules comparées se colorent en rouge, jusqu à ce que la valeur soit corrigée. Actuellement, voici les types de vérifications de cohérence effectuées : 1. Le genre (total/ féminin) La valeur pour «féminin» doit être inférieure ou égale à la valeur pour «total». 2a. Le mode de travail (plein temps et temps partiel, temps partiel seulement, équivalent plein temps) La valeur pour «temps partiel seulement» doit être inférieure ou égale à la valeur «plein temps et temps partiel». 2b. Mode de travail La valeur pour «équivalent temps plein» doit être inférieure ou égale à la valeur «plein temps et temps partiel». 3. La certification des enseignants (enseignants certifiés, total personnel enseignant) La valeur pour «enseignants certifiés» doit être inférieure ou égale à la valeur de «total personnel enseignant»

10 Commentaires La fonction vous permet de fournir davantage d informations sur vos données ou de fournir des métadonnées sur les données. Par exemple, si vous avez fait une estimation ou si la donnée fournie est incomplète, veuillez donner davantage de détails dans un commentaire. Les commentaires ou les notes aident l équipe de l ISU à mieux comprendre les données, en particulier dans le cas des inclusions. Pour faciliter la documentation, une boîte de commentaires apparaît automatiquement quand un code d inclusion est saisi (voir «Les symboles d inclusion»). Pour entrer un commentaire ou une note, veuillez vous placer dans la cellule concernée et cliquer simultanément sur «majuscule» et sur le bouton gauche de la souris. Ceci ouvrira une fenêtre, similaire à une fenêtre de message, où les commentaires ont été rentrés. Cliquer sur «OK» permettra de garder le commentaire dans la cellule. En quittant la cellule, celle-ci deviendra jaune. Pour modifier ou effacer un commentaire, allez à la cellule concernée et accédez au commentaire en pressant «majuscule» et le bouton gauche de la souris. Vous pourrez alors simplement modifier ou effacer le commentaire puis cliquez «OK». Une fois que le commentaire est effacé et que vous ayez quitté la cellule, celle-ci reprendra de nouveau sa couleur originelle. La boîte de commentaire affichera par défaut le texte du commentaire précédent. Si le commentaire demeure applicable à la cellule suivante, cliquez sur [OK]. Si non, veuillez saisir un nouveau commentaire. Note : Si une cellule contient un commentaire mais ne passe pas toutes les vérifications de cohérence, la cellule deviendra rouge et la présence de commentaires ne sera pas remarquée. Il est toutefois possible d ajouter, de modifier ou d effacer des commentaires dans les cellules coloriées en rouge. PERFORMANCE Veuillez noter qu'en raison des contrôles de validation intégrés dans le questionnaire, vous pouvez constater une lenteur durant l'ouverture du document. Cela est normal et pourrait durer de 10 secondes à une minute, dépendamment de la vitesse de votre système. Ceci n est pas un bogue et la performance reviendra à la normale après le chargement initial du document