Consolidation des Mouvements de Fluides Frigorigènes. Guide utilisateur.

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1 Consolidation des Mouvements de Fluides Frigorigènes

2 PREMIÈRE UTILISATION 3 ACCÉDER À L OUTIL DE CONSOLIDATION 3 ENGAGEMENT MUTUEL 3 PARAMÉTRAGE INITIAL DE L OUTIL 4 Ajouter un logo 5 PRISE EN MAIN DE L OUTIL DE CONSOLIDATION 6 MENU DE L INTERFACE 6 STOCKS 7 Ajouter un fluide 7 ACHATS 8 Ajouter un achat 8 REMISES AU DISTRIBUTEUR 9 Ajouter une remise au distributeur 9 INTERVENTIONS 10 Ajouter une intervention 10 Rechercher des interventions 12 Imprimer les fiches d intervention 13 CESSIONS (VENTES) 13 Ajouter une cession 13 TRAITEMENTS (RÉGÉNÉRATION, RECYCLAGE, DESTRUCTION) 14 Ajouter un traitement 15 DÉCLARATION ANNUELLE 15 Transmettre votre déclaration annuelle 17 FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES 18 EXPORT DES DONNÉES 18 GESTION CLIENTS 18 Ajouter un client 18 GÉRER LE PERSONNEL INTÉRIMAIRE 19 Ajouter un employé intérimaire 19 CRÉER DES UTILISATEURS SPÉCIFIQUES 20 Ajout d un utilisateur consolidation 21 FRACTIONNER LA GESTION DE L ATTESTATION EN ENTITÉS 21 Ajout d une entité 22 CESSIONS INTRA-GROUPE 22 Ajouter une cession intra-groupe 23 QUESTIONS FRÉQUENTES 24 Comment supprimer le logo sur mes fiches d intervention? 24 Comment supprimer un fluide de mes stocks? 24 Comment ajouter une acquisition à titre gratuit? 24 L utilisation de l outil m empêche-t-elle de saisir ma déclaration annuelle manuellement? 24 Je souhaite ajouter un justificatif à ma déclaration annuelle, comment faire? 24 J ai déjà transmis ma déclaration annuelle et je souhaite la modifier, que dois-je faire? 25 Ma déclaration annuelle a déjà été validée et je souhaite la modifier, que dois-je faire? 25 TABLE DES ILLUSTRATIONS 26 - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 2 sur 26

3 PREMIÈRE UTILISATION Accéder à l outil de consolidation Avant toute chose, vous devez vous identifier sur votre espace utilisateur Fluido, grâce à votre adresse et votre mot de passe personnel. Pour rappel, l application Fluido est accessible via le lien suivant : Une fois identifié, votre page d accueil classique s affiche. La consolidation des mouvements de fluide est identifiée grâce à l icône suivante : L accès à l outil de consolidation se fait via le menu de gauche de l espace client ou directement à partir de la page d accueil, au niveau de l Attestation de Capacité. Figure 1 - Accéder à l'outil de consolidation Engagement mutuel Afin de garantir la transparence d utilisation de l outil de consolidation, Bureau Veritas Certification s engage tout comme vous. Après avoir lu la page de présentation, cochez les deux cases en bas de page et cliquez sur «Valider», afin d accéder à l outil. NB : Cette opération ne vous sera demandée qu une seule fois. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 3 sur 26

4 Figure 2 - Page d'engagement Paramétrage initial de l outil Lors de la première utilisation de l outil, vous serez dirigé par défaut dans le paramétrage de celui-ci. Plusieurs interactions seront alors possibles : - Ajouter un logo à vos fiches d intervention - Visualiser une fiche d intervention vierge - Choisir la numérotation de vos fiches d intervention D autres fonctionnalités sont également disponibles : - Gérer les entités - Exporter vos données avec possibilité de filtre par période calendaire Vous pourrez à tout moment revenir dans ce paramétrage afin de modifier des éléments ou appréhender les fonctionnalités complémentaires, grâce à l icône du menu de l interface. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 4 sur 26

5 Figure 3 - Paramétrage de l'outil de consolidation Ajouter un logo Pour ajouter un logo à vos fiches d intervention, cliquez sur le bouton «Parcourir» de l écran de paramétrage et sélectionner le fichier présent sur votre ordinateur. Le chargement s effectue automatiquement. Pour un affichage optimal, votre image doit avoir une résolution de 70px x 70px. Les formats de fichiers image les plus courants sont acceptés par le système : jpg, gif, png. Votre fichier ne doit pas dépasser les 5Mo. Pour supprimer un logo, cliquez sur la croix rouge présente à côté du fichier importé - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 5 sur 26

6 PRISE EN MAIN DE L OUTIL DE CONSOLIDATION Menu de l interface En cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Fluido, on accède au menu principal de l interface de consolidation. Celui-ci se présente comme suit : Figure 4 - Menu principal de l'interface de consolidation Des icônes permettent alors de naviguer rapidement vers une section de l interface. L icône «Outils» regroupe plusieurs éléments, accessibles grâce à bandeau dynamique. À partir de ce menu, il est également possible de gérer des accès utilisateurs spécifiques. En accédant à l outil de consolidation à partir du bandeau Attestation de Capacité, vous serez automatiquement diriger vers la page de saisie des interventions. Un menu interne à l interface, en haut de page, permet de naviguer d une section à une autre, tout comme le menu principal. Figure 5 - Menu interne de l'interface - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 6 sur 26

7 Stocks Pour accéder à l écran de gestion de vos stocks, cliquez sur l icône correspondante dans le menu de l interface. Vous pourrez alors consulter vos stocks de début et fin d année pour chaque fluide détenu, par année grâce à un menu déroulant. Figure 6 - Gestion des stocks Ajouter un fluide Pour ajouter un fluide à vos stocks, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. Les stocks saisis doivent être arrondis à l entier. NB : Vos stocks au 31/12 ne sont pas obligatoires lors de l ajout initial du fluide, puisque ceux-ci ne sont pas connus en cours d année. Figure 7 - Ajout de fluide - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 7 sur 26

8 Achats Pour accéder à l écran de gestion de vos achats, cliquez sur l icône correspondante dans le menu de l interface. Vous pourrez alors consulter un récapitulatif de vos achats de fluides, par année grâce à un menu déroulant. Figure 8 - Gestion des achats Ajouter un achat Pour ajouter un achat de fluide, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. Figure 9 - Ajout d'un achat - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 8 sur 26

9 Afin de mettre en place une base de données complète, vous avez la possibilité pour chaque achat de saisir des éléments non obligatoires réglementairement, mais qui peuvent s avérer utiles pour votre gestion personnelle. Une pièce peut également être jointe, afin de conserver une copie de la facture correspondante par exemple. Remises au distributeur Pour accéder à l écran de gestion de vos remises au distributeur, cliquez sur l icône correspondante dans le menu de l interface. Vous pourrez alors consulter un récapitulatif de vos remises de fluides, par année grâce à un menu déroulant. Figure 10 - Remises au distributeur NB : Cette section ne concerne que les remises au distributeur qui n ont pas été saisies lors des interventions. Veillez donc à ne pas faire de double saisie, afin de ne pas fausser votre déclaration annuelle. Ajouter une remise au distributeur Pour ajouter une remise au distributeur, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. Figure 11 - Ajout d'une remise au distributeur - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 9 sur 26

10 Afin de compléter votre saisie, vous avez la possibilité de joindre une pièce, comme la copie d un BSD par exemple. Interventions Pour accéder à l écran de gestion de vos interventions, cliquez sur l icône correspondante dans le menu de l interface. Vous accéderez alors à un écran présentant un récapitulatif de vos interventions, ainsi qu un module de recherche. Figure 12 - Interventions Ajouter une intervention Pour ajouter une intervention, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Le formulaire de saisie s affiche. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 10 sur 26

11 Figure 13 - Ajouter une intervention La date du jour est renseignée par défaut. Il vous est toutefois possible de la modifier à votre convenance. Les collaborateurs enregistrés sur Fluido sont repris dans un menu déroulant pour faciliter votre saisie. Veillez donc à ce que votre dossier soit à jour. Vous avez également la possibilité d ajouter des employés intérimaires. Le formulaire de base reprend les éléments essentiels à retrouver sur une fiche d intervention. Le détail de l intervention sera à compléter dans des sections dynamiques, juste en dessous, accessibles en cliquant sur le nom de celles-ci. La section «Détenteur de l équipement» pourra être complétée automatiquement, grâce à votre base de données client. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 11 sur 26

12 Figure 14 - Détail de manipulation de fluide lors d'une intervention Pour chaque saisie, il vous est possible de joindre un document, ainsi que la fiche d intervention signée par votre client et vous-même. NB : Pour rappel, la réglementation impose la signature des fiches d intervention lors de la charge de plus de 3kg de fluide. De fait, vous avez la possibilité de visualiser la fiche d intervention correspondant à votre saisie. Pour cela, cliquez sur le lien situé en bas de page. Lorsque vous avez terminé votre saisie, cliquez sur «Valider». Rechercher des interventions Sur la page relative aux interventions, un module de recherche est à votre disposition. Plusieurs filtres sont applicables afin de cibler votre recherche : période, fluide, manipulant, etc. Figure 15 - Recherche d'interventions - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 12 sur 26

13 Imprimer les fiches d intervention Pour imprimer vos fiches d intervention au format.pdf, cliquez sur le lien situé en bas de page de la page relative à celles-ci. Si un filtre est appliqué, grâce au module de recherche, seules les fiches concernées par le filtre seront affichées. Cessions (Ventes) Pour accéder à l écran de gestion de vos cessions de fluide, cliquez sur l icône «Outils», puis sur le lien correspondant dans le menu de l interface. Vous pourrez alors consulter un récapitulatif de vos cessions de fluide, par année grâce à un menu déroulant. Figure 16 Gestion des cessions Ajouter une cession Pour ajouter une cession ou vente de fluide, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 13 sur 26

14 Figure 17 - Ajout d'une cession Afin de compléter votre saisie, vous avez la possibilité de joindre une pièce, comme la copie de l Attestation de Capacité de l opérateur auquel vous avez cédé du fluide par exemple. Traitements (Régénération, recyclage, destruction) Pour accéder à l écran de gestion des traitements de fluide sous votre responsabilité, cliquez sur l icône «Outils», puis sur le lien correspondant dans le menu de l interface. Vous pourrez alors consulter un récapitulatif de vos traitements de fluide, par année grâce à un menu déroulant. Figure 18 - Gestion des traitements - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 14 sur 26

15 Ajouter un traitement Pour ajouter un traitement de fluide, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. Figure 19 - Ajout d'un traitement Afin de compléter votre saisie, vous avez la possibilité de joindre une pièce. Déclaration annuelle L outil de consolidation des mouvements de fluides vous permet de constituer et consulter une déclaration annuelle théorique. Celle-ci est basée sur vos différentes saisies tout au long de l année et se présente sur le même modèle que la déclaration annuelle réglementaire. Pour accéder à la déclaration annuelle théorique, cliquez sur l icône «Outils», puis sur le lien correspondant dans le menu de l interface. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 15 sur 26

16 Figure 20 - Déclaration annuelle théorique - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 16 sur 26

17 Transmettre votre déclaration annuelle Lorsque la période de déclaration annuelle est ouverte, vous avez la possibilité de transmettre directement vos données depuis l interface de consolidation. Vous évitez ainsi une saisie supplémentaire. Pour ce faire, cliquez sur le lien en bas de page de la déclaration annuelle théorique pour l année concernée : Figure 21 - Transmission de la DA Lors de la soumission de la déclaration annuelle théorique, si vous ne l avez pas d ores et déjà fait, un message vous indiquera que vos stocks de fluides au 31/12 ne sont pas complétés. Figure 22 - Stocks au 31/12 non complétés Cliquez alors sur «Saisir les stocks» pour être dirigé vers la page correspondante. Complétez les données manquantes et revenez sur la déclaration annuelle théorique afin de terminer sa soumission. Si l ensemble des données sont correctement complétées, vous serez automatiquement renvoyé sur la page récapitulative de vos collaborateurs et outillage. Cochez la case d engagement en bas de page si les informations sont correctes, et cliquez sur «Soumettre la déclaration». Figure 23 - Soumission de la DA Votre déclaration annuelle est soumise à l étude. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 17 sur 26

18 FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES Export des données Dans chaque section de l interface de consolidation, des liens d export sont présent en bas de page. Ces exports, au format.xls, vous permettent d obtenir les données affichées dans le tableau récapitulatif concerné. Vous avez également la possibilité d exporter l ensemble des données présentes dans l interface, dans un fichier unique. Pour cela, rendez-vous dans la section «Paramétrage» de l interface. En bas de celle-ci, vous trouverez l option d export global. Un filtre est possible sur une période. Figure 24 - Export global Gestion clients L outil de consolidation prévoit la constitution d une base de données client. Cette base de données peut ensuite être utilisée lors de la saisie de vos interventions et ainsi éviter des saisies redondantes de clients réguliers. Pour y accéder, cliquez sur l icône «Outils», puis sur le lien correspondant dans le menu de l interface. Figure 25 - Gestion clients Ajouter un client Pour ajouter un client, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 18 sur 26

19 Figure 26 - Ajout d'un client La référence du client est totalement personnalisable. Vous pouvez donc choisir le mode de référencement que vous souhaitez. Gérer le personnel intérimaire L outil de consolidation prévoit la gestion de votre personnel intérimaire. Vous pourrez ainsi sélectionner vos collaborateurs temporaires lors de la saisie de vos fiches d intervention. Pour y accéder, cliquez sur l icône «Outils», puis sur le lien correspondant dans le menu de l interface. Figure 27 - Gestion du personnel intérimaire Ajouter un employé intérimaire Pour ajouter un employé intérimaire, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 19 sur 26

20 Figure 28 - Ajouter un intérimaire Comme pour vos collaborateurs salariés, vous pouvez ajouter une preuve de compétence à vos collaborateurs intérimaires. Ainsi, l ensemble de vos documents sont centralisés sur Fluido. Créer des utilisateurs spécifiques L outil de consolidation prévoit la création et la gestion d utilisateurs restreints à l utilisation unique de cette interface. Ces derniers n ont donc pas accès à l ensemble du dossier Attestation de Capacité. La gestion d utilisateurs spécifiques se situe au niveau du menu principal de l interface. Figure 29 - Gestion des utilisateurs consolidation - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 20 sur 26

21 Ajout d un utilisateur consolidation Pour ajouter un utilisateur consolidation, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Le formulaire de saisie correspondant s affiche. Figure 30 - Ajout d'un utilisateur consolidation Complétez les informations relatives à l utilisateur, puis cochez les établissements auxquels vous souhaitez qu il ait accès et validez. Fractionner la gestion de l Attestation en entités L outil de consolidation prévoit la gestion du fractionnement d une Attestation de Capacité en entités distinctes. Vous pourrez ainsi gérer sur une même attestation plusieurs bâtiments, techniciens itinérants, véhicules, etc. Ces entités pourront être sélectionnées lors de la saisie de données dans le reste de l interface. Pour y accéder, rendez-vous dans la section «Paramétrage» de l interface. Activez la fonctionnalité en cliquant sur «Oui». - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 21 sur 26

22 Figure 31 - Gestion des entités Ajout d une entité Pour ajouter une entité, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. Figure 32 - Ajout d'une entité Cessions intra-groupe En cas de cession de fluide entre deux entités, et non pas à un autre opérateur, vous pourrez utiliser les cessions intra-groupe. Ces cessions vous permettront de suivre vos mouvements de fluide entre entités sans impacter votre déclaration annuelle. Pour y accéder, cliquez sur l icône «Outils», puis sur le lien correspondant dans le menu de l interface. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 22 sur 26

23 Figure 33 - Gestion des cessions intra-groupe Ajouter une cession intra-groupe Pour ajouter une entité, cliquez sur le lien correspondant en bas de page. Complétez alors le formulaire de saisie qui s affiche et validez. Figure 34 - Ajouter une cession intra-groupe - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 23 sur 26

24 QUESTIONS FRÉQUENTES Comment supprimer le logo sur mes fiches d intervention? Pour supprimer le logo présent sur vos fiches d intervention, accédez au paramétrage de l outil de consolidation et cliquez sur la croix rouge présente à côté du nom du fichier image correspondant. Comment supprimer un fluide de mes stocks? Pour supprimer un fluide de vos stocks, accédez à la section correspondante de l outil de consolidation et cliquez sur la croix rouge présente sur la ligne du fluide concerné. NB : seul un fluide non utilisé dans l année et dont les stocks sont à zéro pourra être supprimé. Comment ajouter une acquisition à titre gratuit? Une acquisition de fluide à titre gratuit est considérée comme un achat, il vous suffit donc de suivre la procédure d ajout d un achat. L utilisation de l outil m empêche-t-elle de saisir ma déclaration annuelle manuellement? Si vous avez commencé à utiliser l outil de consolidation en cours d année par exemple et que vos données sont incomplètes, ou pour tout autre raison, vous avez toujours la possibilité de saisir votre déclaration annuelle manuellement. Pour cela, accédez à la déclaration annuelle réglementaire à partir de votre page d accueil Fluido. Je souhaite ajouter un justificatif à ma déclaration annuelle, comment faire? Si vous avez soumis votre déclaration annuelle via l outil de consolidation, mais que vous souhaitez apporter des précisions sur vos manipulations en nous transmettant un document, accédez à la déclaration annuelle réglementaire à partir de votre page d accueil Fluido. Cliquez sur «Revoir la soumission» en bas de page. Vous avez désormais accès au lien : - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 24 sur 26

25 Sélectionnez le fichier souhaité et soumettez ensuite votre déclaration annuelle grâce au lien correspondant en bas de page. J ai déjà transmis ma déclaration annuelle et je souhaite la modifier, que dois-je faire? Tant que votre déclaration annuelle n a pas été validée par nos services, vous avez la possibilité de transmettre les données présentes dans l interface de consolidation. Celles d ores et déjà saisies seront alors écrasées et vous pourrez soumettre vos nouvelles données corrigées ou complétées. Ma déclaration annuelle a déjà été validée et je souhaite la modifier, que dois-je faire? Si votre déclaration annuelle a d ores et déjà été validée et que vous souhaitez tout de même la modifier, vous devrez prendre contact avec nos services afin que votre dossier soit débloqué. - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 25 sur 26

26 TABLE DES ILLUSTRATIONS Figure 1 - Accéder à l'outil de consolidation... 3 Figure 2 - Page d'engagement... 4 Figure 3 - Paramétrage de l'outil de consolidation... 5 Figure 4 - Menu principal de l'interface de consolidation... 6 Figure 5 - Menu interne de l'interface... 6 Figure 6 - Gestion des stocks... 7 Figure 7 - Ajout de fluide... 7 Figure 8 - Gestion des achats... 8 Figure 9 - Ajout d'un achat... 8 Figure 10 - Remises au distributeur... 9 Figure 11 - Ajout d'une remise au distributeur... 9 Figure 12 - Interventions Figure 13 - Ajouter une intervention Figure 14 - Détail de manipulation de fluide lors d'une intervention Figure 15 - Recherche d'interventions Figure 16 Gestion des cessions Figure 17 - Ajout d'une cession Figure 18 - Gestion des traitements Figure 19 - Ajout d'un traitement Figure 20 - Déclaration annuelle théorique Figure 21 - Transmission de la DA Figure 22 - Stocks au 31/12 non complétés Figure 23 - Soumission de la DA Figure 24 - Export global Figure 25 - Gestion clients Figure 26 - Ajout d'un client Figure 27 - Gestion du personnel intérimaire Figure 28 - Ajouter un intérimaire Figure 29 - Gestion des utilisateurs consolidation Figure 30 - Ajout d'un utilisateur consolidation Figure 31 - Gestion des entités Figure 32 - Ajout d'une entité Figure 33 - Gestion des cessions intra-groupe Figure 34 - Ajouter une cession intra-groupe Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s Page 26 sur 26