TERMES DE REFERENCE. Date de clôture : 30 octobre 2016

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1 TERMES DE REFERENCE Titre Type de contrat Durée du contrat : Recrutement Consultant International pour la mise à jour globale de la base de données Fournisseurs de l UNICEF COTE D IVOIRE par identification et évaluation des fournisseurs locaux et formation des paires locaux. : Individuel international : 9 semaines Date de clôture : 30 octobre Contexte et justification Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme de coopération avec le Gouvernement du Cote d Ivoire, l UNICEF affecte une part significative de son budget à l achat local de fournitures, de matériels, d équipements et de services divers. Les intrants mis, chaque année, à la disposition des Programmes représentent environ 40% du budget total du Bureau. Les achats locaux représentent, pour leur part, environ 40% de l ensemble des achats effectués en Les principaux services portent sur : AGENCE DE PUBLICITE ET DE COMMUNICATION ARTICLES D'ASSAINISSEMENT ET DIVERS (QUINCAILLERIE) ELECTRO MENAGER ET MEUBLES DE MAISON ENTREPRENEURS DES SERVICES ELECTRIQUES ENTRETIEN MATERIEL DE FROID/CHAINE DE FROID ENTRETIEN DES LOCAUX (NETTOYAGE) ENTRETIEN ET MAINTENANCE DES SPLITS ENTRETIEN ET REPARATION DES VEHICULES (GARAGES) EQUIPEMENT DE SECURITE EQUIPEMENT ET MEUBLES DE BUREAU FABRICATION DE MOBILIERS SCOLAIRE (TABLES BANCS, TABLEAUX NOIRS) FOURNITURE MATERIELS DE COMMUNICATION FOURNITURES DE BUREAU FOURNITURE ET MAINTENANCE GROUPE ELECTROGENE JOUETS ET MATERIEL DIDACTIQUE MAINTENANCE DU MATERIEL INFORMATIQUE MATERIELS ET CONSOMMABLES INFORMATIQUES PHOTOCOPIES ET SERVICES DE DUPLICATION PIECES DE RECHANGE POUR VEHICULES ET ACCESSOIRES (BATTERIES, PNEUS) PRODUCTION AUDIO-VISUELLES 1

2 SERVICES DE LOCATION DE VEHICULE (4X4 & VOITURES) SERVICES D'IMPRESSION TRANSPORT DE MARCHANDISE, TRANSIT ET ENTREPOSAGE TRAVAUX DE SERIGRAPHIE Ces services pourront être couverts par des accords à long terme avec des structures solides et fiables. On remarque une progression sensible des besoins de tous les secteurs depuis 2014 et cette tendance devrait se maintenir au cours des prochaines années, compte tenu des stratégies de passage à l échelle et de la volonté politique du pays de s inscrire dans une tendance émergente. Par ailleurs il a été observé, que le marché ivoirien est très volatile. En effet, des structures se créent au quotidien et se dissolvent quelques 3 années d exercice après. Deux évaluations ont été faites par un consultant externe en 2013 et 2014 et ont doté le bureau d une base de données sur un certain nombre de types d achat. L UNICEF recherche des opérateurs économiques qualifiés, reconnus comme installés physiquement, ayant une bonne capacité de production industrielle, une bonne assise financière et des ressources humaines compétentes. Le marché ivoirien étant très fluctuant, l étude se fera sur la base des critères suivants : Structure existant depuis 2 années au moins ; Capacité technique de la structure Solidité financière Références et preuves d exécution des travaux dans le domaine avec satisfaction Contrôle des références Les structures à évaluer devront respecter le genre, l équité, les droits humains, notamment les droits de l enfant avec un accent particulier sur le travail des enfants. 2. Objectifs Objectif général C est dans ce cadre que l UNICEF entend recourir aux services d un consultant individuel, ou d un cabinet d études de marché, national ou international pour réaliser l évaluation des fournisseurs locaux existant depuis au moins 3 ans, dans les domaines précités, en vue de leur pré-qualification pour la réalisation d une nouvelle base de données. Dans le but de pérenniser le travail et d autonomiser le bureau de l UNICEF en Côte d Ivoire, il est primordial qu une équipe locale soit formée sur l évaluation des fournisseurs, de manière à ce que la base de données puisse être mise à jour de manière dynamique et régulière par le bureau lui-même. En amont à l évaluation un appel à manifestation d intérêt sera lancé pour inviter les fournisseurs du marché local à s inscrire sur un site dédié, de manière à avoir toutes les données disponibles dans une première base de données de postulants. Objectifs spécifiques Evaluer les fournisseurs potentiels identifiés en vue de leur enregistrement dans la base de données des fournisseurs pré qualifiés selon les critères de sélection de l Institution en matière de fournitures, de matériels et d équipements locaux. 2

3 Doter l UNICEF d une base de données fiable et à jour sur les fournisseurs pré qualifiés sur le territoire de Cote d Ivoire selon les critères de sélection de l Institution 3. Produits attendus Le consultant présentera : 3.1 Pour la formation des équipes d évaluateurs Une méthode et un planning de formation des équipes locales (offre technique) Un formulaire questionnaire à destination des fournisseurs pour la collecte d information à valider par UNICEF (Offre technique) Un rapport de formation (après prestation) Un rapport du tri sélectif sur base des informations reçues de l inscription en ligne des fournisseurs (après prestation) 3.2 Pour l évaluation des fournisseurs Une méthodologie d évaluation des fournisseurs sur la base d une centaine de fournisseurs (offre technique) Un planning des visites de site (nombre de visites par jour et responsabilité de la prise de RDV) (offre technique) Un rapport provisoire qui devra être validé par l UNICEF afin d aboutir à l étape suivante (après prestation) Un rapport final imprimé et une copie électronique sur support CD. (après prestation) Une base de données totalement finalisée et fonctionnelle des fournisseurs pré qualifiés complétant tenant compte de la base existante. 4. Supervision Sous la supervision technique du Supply Manager et la supervision générale du chef des Opérations Manager, le Consultant aura à effectuer les tâches ci-après : 1. Présélection des fournisseurs existants dans le lot trié 2016 : Cette étape pourra se faire à distance CATEGORIES DE SERVICES AGENCE DE PUBLICITE ET DE COMMUNICATION ARTICLES D'ASSAINISSEMENT ET DIVERS (QUINCAILLERIE) ELECTRO MENAGER ET MEUBLES DE MAISON ENTREPRENEURS DES SERVICES ELECTRIQUES ENTRETIEN MATERIEL DE FROID/CHAINE DE FROID ENTRETIEN DES LOCAUX (NETTOYAGE) 3

4 ENTRETIEN ET MAINTENANCE DES SPLITS ENTRETIEN ET REPARATION DES VEHICULES (GARAGES) EQUIPEMENT DE SECURITE EQUIPEMENT ET MEUBLES DE BUREAU FABRICATION DE MOBILIERS SCOLAIRE (TABLES BANCS, TABLEAUX NOIRS, ETC FOURNITURE MATERIELS DE COMMUNICATION FOURNITURES DE BUREAU FOURNITURE ET MAINTENANCE GROUPE ELECTROGENE JOUETS ET MATERIEL DIDACTIQUE MAINTENANCE DU MATERIEL INFORMATIQUE MATERIELS ET CONSOMMABLES INFORMATIQUES PHOTOCOPIES ET SERVICES DE DUPLICATION PIECES DE RECHANGE POUR VEHICULES ET ACCESSOIRES (BATTERIES, PNEUS) PRODUCTION AUDIO-VISUELLES SERVICES DE LOCATION DE VEHICULE (4X4 & VOITURES) SERVICES D'IMPRESSION TRANSPORT DE MARCHANDISE, TRANSIT ET ENTREPOSAGE TRAVAUX DE SERIGRAPHIE 2. Organisation des entretiens avec les Chefs d Entreprises : cette étape devra se faire en pour organiser les visites de terrain. 3. Inspection et évaluation des sites de production suivant les critères prédéfinis de l UNICEF ; Evaluation des capacités administrative, financière, humaine et technique des entreprises ;Evaluation des performances des entreprises (capacité de production actuelle et potentielle, équipements, personnel qualifié, capacité d entreposage, stock et qualité des matières premières, sources d approvisionnement, efficacité de la chaîne d approvisionnement, marchés antérieurs obtenus et correctement exécutés, inspection de produits finis, références, respect des délais et sérieux de l entreprise, etc.) ; seront évalués au moins une centaine de structures. Evaluation des risques financiers, contractuels ou autres possibles pour l UNICEF; 4. Présentation sous un format qui soit facilement exploitable, du profil des entreprises pré-qualifiées (numéro d immatriculation au registre des entreprises, domaine d'activités, capacités, qualifications, fiabilité, sources d'approvisionnement et disponibilité des produits) ; 5. Recommandations de fournisseurs par grande catégorie de services et d'articles pour faire jouer la concurrence. 6. Recommandations pour la mise à jour systématique de la liste des fournisseurs (processus et critères) et pour un contrôle de performance régulier. 7. Soumission à l'unicef de tous les documents obtenus ainsi que les rapports des visites des installations des fournisseurs. 8. Formulation de recommandations au Management et à la section Opérations/Supply du bureau pour des améliorations à court et moyen termes; ainsi que les bonnes pratiques à adopter pour la gestion efficace de la base de données de fournisseurs. 9. Recommandation des fournisseurs potentiels de Cote d Ivoire qui pourront être consultés pour des LTA régionales. 4

5 10. Le consultant sera responsable de l assurance qualité des résultats attendus et de l opérationnalité de la base. 11. Le consultant est tenu de proposer le type de support informatique qu il souhaite implémenter dans son offre. 5. Méthodologie Le consultant ou le cabinet proposera dans son offre technique, une méthodologie détaillée et procèdera à une revue documentaire des données disponibles auprès du Service des Approvisionnement de l UNICEF sur la base de : la base de données, actuelle des fournisseurs de l UNICEF; La liste des fournisseurs ayant travaillé avec UNICEF en la liste des structures s étant enregistrée en ligne L effectif à visiter sera fonction des résultats de la pré-sélection faite. Le consultant ou le cabinet organisera des interviews dans les bureaux des structures visitées et sur les sites de production en vue d évaluer leur capacité de production, leur solvabilité financière, leur système d approvisionnement et les prix pratiqués. Les documents de travail fournis par l UNICEF seront le guide d évaluation et de sélection des fournisseurs et la liste de contrôle pour l inspection d un site de production. Le consultant ou le cabinet sera à même de demander tout autre document pouvant faciliter son travail auprès de l équipe des achats. Par ailleurs, le Consultant ou le cabinet établira un chronogramme précis de travail qui sera discuté avec le comité de suivi de l étude composé du Supply et logistique Manager, de l Operations Manager et un représentant des programmes. 6. Profil du consultant Le Consultant devra : Etre titulaire d un diplôme Bac +4 (Master) en Sciences économiques, juridiques Administration des affaires, ou gestion des approvisionnements. Avoir une expérience pratique des études de marché et évaluations de fournisseurs, une maîtrise parfaite du Français et une bonne connaissance de l Anglais Avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique. Avoir une bonne maitrise du marché africain. Etre rapide et dynamique. Le consultant fera une offre technique qui détaillera sa méthodologie et financière qui sera appréciée en fonction des critères de l UNICEF. 7. Lieu et durée de l étude Lieu de travail Le consultant sera basé à Abidjan et effectuera selon les besoins, les missions à l intérieur du pays, pour évaluer les fournisseurs de Man et Korogho. Les déplacements sur Korogho et Man seront assurés par un véhicule de l UNICEF. 5

6 Durée de l étude Le consultant devra proposer une durée d étude selon sa méthodologie et sur la base de 100 fournisseurs à évaluer (effectif qui sera réévalué après l enregistrement en ligne des fournisseurs) Les consultants désireux de soumissionner pour cette mission sont tenus de présenter une offre technique et financière. Les offres doivent être envoyées à l adresse au plus tard le 22 Mai 2017 à 15 heures par à l adresse suivante : ivcprocurement@unicef.org. Les offres devront être codées. Un mail de requête de code sera adressé à chaque soumissionnaire le jour de l ouverture des offres. L offre financière sera demandée après la sélection technique des prestataires techniquement qualifiés. 6