APPEL D OFFRES OUVERT. Référence n EACEA/2014/1

Transcription

1 Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» Le directeur ad interim APPEL D OFFRES OUVERT Référence n EACEA/2014/1 Soutien centralisé au réseau des experts de la réforme de l enseignement supérieur Pouvoir adjudicateur: Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA) CAHIER DES CHARGES

2 1. INTRODUCTION Généralités Gestion de l appel d offres Durée du contrat CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D OFFRES Participation Offres Paiement Garantie financière pour préfinancement Pénalités Période de validité des offres Prix Offres conjointes/consortiums Sous-traitants Variantes Protection des données Point de contact SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES Contexte du marché Objectifs du marché et résultats escomptés Objectifs du marché Résultats à atteindre par le contractant Calendrier indicatif et éléments à fournir Services Zone géographique à couvrir Activités spécifiques Exigences Personnel Moyens à fournir par le contractant Lieu

3 3.6. Rapports Modalités d établissement et de soumission des rapports techniques Rapport intermédiaire Rapport final Budget ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ Exclusion de soumissionnaires Sélection des soumissionnaires Capacité professionnelle Capacité économique et financière Capacité technique Évaluation des offres Évaluation technique Évaluation financière Attribution du marché CONDITIONS GÉNÉRALES POUR L ATTRIBUTION DU MARCHÉ Marché Absence d obligation d attribuer le marché PUBLICATION DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE PLAGIAT ANNEXES Annexe 1: Contrat type (pour information) Annexe 2: Informations concernant le soumissionnaire/sous-traitant (un exemplaire devra être rempli et signé par le soumissionnaire et par chacun des sous-traitants, le cas échéant) Annexe 3: Ventilation des prix et du budget (à remplir et à signer par le soumissionnaire) Annexe 4: Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêts (à remplir et à signer par le soumissionnaire) Annexe 5: Lettre type de demande de garantie bancaire

4 1. INTRODUCTION 1.1. Généralités La Commission européenne a institué l Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA, ci-après «l Agence») pour la gestion de l action de l Union dans les domaines de l éducation, de l audiovisuel et de la culture en application du règlement (CE) n 58/2003 du Conseil (Journal officiel L 11 du ). Celle-ci a pour mission de gérer certains volets de plus de 15 programmes et actions financés par l Union européenne dans les domaines de l éducation et de la formation, de la citoyenneté européenne active (participation civique), de la jeunesse, de l audiovisuel et de la culture. L Agence est chargée des principaux aspects de la gestion des programmes, notamment l établissement des appels à propositions, la sélection des projets et la signature des conventions de subvention, la gestion financière, le suivi des projets, les contacts avec les bénéficiaires et les contrôles sur place. L Agence commande également la prestation de services, via des appels d offres publics, sur des thèmes présentant un intérêt pour les programmes relatifs à l éducation, à la culture, à la jeunesse et à la citoyenneté. L Agence possède sa propre identité juridique et se situe à Bruxelles. L Agence souhaite conclure un contrat de services pour une structure centralisée de soutien au réseau des experts de la réforme de l enseignement supérieur actif dans les Pays Partenaires du programme Erasmus+. Les services requis sont détaillés au chapitre 3 du présent cahier des charges Gestion de l appel d offres Le présent appel d offres est géré par l Agence, en collaboration avec la Commission européenne. L Agence sera l interlocuteur principal, chargé de la gestion du marché, de l analyse des progrès avec le contractant, de la formulation de recommandations et de l acceptation des services et produits. Un représentant de l Agence sera nommé comme principal point de contact pour toute la correspondance officielle. L Agence rendra compte à la Commission des progrès réalisés et des résultats obtenus. La propriété des produits et éléments à fournir reviendra à la Commission européenne Durée du contrat Le marché à attribuer fera l objet d un contrat établi conformément au modèle joint à l annexe 1. Il sera attribué pour une durée de 36 mois et prendra effet à compter du 1 er janvier 2015, sous réserve de la signature des deux parties contractantes. Le contrat peut être renouvelé une fois pour une durée supplémentaire de 36 mois, ce qui porte sa durée maximale à 72 mois, moyennant l obtention de résultats satisfaisants par le contractant, la - 4 -

5 disponibilité budgétaire et l acceptation par l Agence d un programme de travail correspondant aux 36 mois supplémentaires. L Agence se réserve le droit de recourir à une procédure négociée, sans publication préalable d un avis de marché, pour des contrats supplémentaires impliquant des services semblables à ceux visés par le contrat initial attribué à la partie concernée, par le même pouvoir adjudicateur. Cette procédure ne peut être utilisée qu au cours des trois années suivant la conclusion du marché initial. 2. CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D OFFRES 2.1. Participation La participation à cet appel d offres est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques et morales relevant du domaine d application des traités et à toutes les personnes physiques et morales d un pays tiers qui aurait conclu avec l Union un accord spécial dans le domaine des marchés publics, conformément aux conditions prévues par cet accord Offres Les offres doivent inclure l ensemble des informations et documents requis pour permettre à l Agence d évaluer les offres conformément aux critères définis au chapitre 4. Tous les documents soumis par les soumissionnaires deviendront la propriété de l Agence et doivent être considérés comme confidentiels. Les dépenses encourues pour la préparation et la soumission des offres ne seront pas remboursées par l Agence. La soumission d une offre en réponse à un appel d offres lancé par l Agence implique: a) l acceptation des clauses et conditions définies dans l appel d offres, dans le présent cahier des charges et dans le contrat type (cf. annexe 1); b) le cas échéant, la renonciation par le soumissionnaire à ses propres clauses et conditions générales ou spécifiques; l offre soumise engage le soumissionnaire auquel le contrat est attribué pour la durée du contrat. 1 Veuillez noter que l accord multilatéral relatif aux marchés publics conclu dans le cadre de l OMC ne s applique pas aux marchés attribués par l Agence, de sorte que le présent appel d offres n est pas ouvert aux ressortissants des pays ayant ratifié cet accord

6 Les offres doivent être: a) soumises en trois exemplaires: un exemplaire portant clairement la mention «Original» et les deux autres, la mention «Copie 1» et «Copie 2» respectivement. La «Copie 2» ne sera pas reliée. Un exemplaire sur support électronique (CD-ROM) doit également être fourni; b) accompagnées des formulaires prévus aux annexes 2 à 4, complétés et signés par le soumissionnaire; c) accompagnées d une lettre de couverture signée de la main du soumissionnaire ou de son représentant dûment autorisé; d) parfaitement lisibles de manière à exclure tout doute concernant les termes ou chiffres; e) soumises sous deux enveloppes scellées conformément à l invitation à soumissionner Paiement Les paiements s effectueront comme suit: Préfinancement: Après la signature du contrat par la dernière partie contractante, un paiement de préfinancement d un montant égal à 30 % du montant total du contrat spécifique sera effectué dans les 30 jours suivant la réception par l Agence d une facture correspondante mentionnant le numéro de référence du marché et d une garantie financière dûment constituée, si l Agence en fait la demande 2. Paiement intermédiaire: Le contractant présentera une facture, indiquant le numéro de référence du contrat, pour demander un paiement intermédiaire d un montant égal à 30 % du montant total du contrat spécifique. Les factures pour paiement intermédiaire seront accompagnées d un rapport intermédiaire conformément aux instructions du point 3.6. Le délai de présentation du rapport intermédiaire est de 18 mois à compter de la date d entrée en vigueur du contrat. L Agence disposera d un délai de 60 jours à compter de la réception du rapport intermédiaire pour l approuver ou le refuser, et pour effectuer un paiement intermédiaire. Le contractant disposera d un délai de 15 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport intermédiaire. 2 Au terme d une évaluation des risques ad hoc, l Agence peut demander au contractant de fournir une garantie en vue de limiter les risques financiers liés au paiement de préfinancement

7 Paiement du solde: Dans les 60 jours suivant l achèvement des tâches, le contractant présentera une facture, indiquant le numéro de référence du contrat, pour demander le paiement du solde. La facture sera accompagnée du rapport final conformément aux instructions du point 3.6. L Agence disposera d un délai de 60 jours à compter de la réception du rapport final pour l approuver ou le refuser, et pour payer le solde. Le contractant disposera d un délai de 15 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport final Garantie financière pour préfinancement Si l Agence le requiert, le contractant constituera une garantie financière sous la forme d une garantie bancaire ou d une garantie équivalente, délivrée par une banque ou une institution financière agréée (le garant), d un montant équivalent au maximum au préfinancement prévu au contrat. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d un tiers. Une lettre type de demande de garantie bancaire est annexée au présent cahier des charges (voir annexe 5) Pénalités Si le contractant n exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le contrat (voir contrat type à l annexe 1), l Agence peut décider de lui imposer, indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du contractant et du droit de l Agence de résilier le contrat, le paiement de dommages-intérêts par jour civil de retard calculés selon la formule suivante: 0,3 x (V/d) V est le montant mentionné à l article I.3.1 du contrat; d est la durée, mentionnée à l article I.2.3 du contrat, exprimée en jours Période de validité des offres La durée de validité de l offre est de neuf mois à compter de la date limite de soumission des offres Prix L Agence passe ses marchés et effectue ses paiements en euros. Les offres doivent donc être libellées en euros. Les offres exprimées dans d autres devises que l euro seront éliminées. Pour les soumissionnaires situés dans des pays ne faisant pas partie de la zone euro, le prix proposé ne peut être révisé en fonction des variations du taux de change. Le soumissionnaire est tenu d arrêter un taux de change et d assumer les risques ou profits découlant de toute variation

8 Les prix sont fermes et non révisables pendant la première période d exécution du contrat (36 mois). Au moment du renouvellement du contrat, les prix peuvent être révisés conformément à l article I.3.2 du contrat type. Les prix doivent couvrir toutes les tâches ainsi que tous les frais de déplacement et de séjour prévus par le soumissionnaire pour l exécution des tâches. Ces frais de déplacement et de séjour ne seront pas remboursés séparément, même s ils diffèrent de l estimation initiale du contractant. Les prix doivent être clairement indiqués et préciser tous les éléments de facturation et coûts unitaires. Les prix doivent être fermes et inclure tous les coûts (gestion de projets, contrôle de la qualité, formation des employés du contractant, ressources de réserve, etc.) et les frais (gestion de l entreprise, secrétariat, sécurité sociale, salaires, frais de déplacement et de bureau, etc.) directement ou indirectement liés à la prestation des services. Les soumissionnaires doivent fournir une estimation complète et ventilée des prix en complétant le formulaire de l annexe 3 «Ventilation des prix et du budget». Cette ventilation a pour but de permettre à l Agence d évaluer le caractère réaliste de l offre. En cas d attribution du marché au soumissionnaire, seul le prix total est contraignant. Le soumissionnaire doit signer la dernière page du formulaire complété de l annexe 3 «Ventilation des prix et du budget». La signature du soumissionnaire engage celui-ci vis-à-vis de l Agence. Tous les prix indiqués doivent être nets de tout impôt, taxe ou droit, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Aux termes des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l Union européenne, cette dernière est exonérée de tous impôts, taxes et droits, y compris la TVA; ces droits ne peuvent donc entrer dans le calcul du prix de l offre. Si le soumissionnaire estime être dans l obligation de facturer la TVA, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. La TVA ne sera pas prise en compte lors de l examen des prix des différentes offres. En signant une offre et en la soumettant, le soumissionnaire ou, en cas de groupement constitué par deux ou plusieurs sociétés, chaque membre du groupement certifie au nom de sa société que: les prix indiqués dans l offre ont été fixés en toute indépendance, sans qu il y ait eu consultation ou communication sur l un des points relatifs au prix avec un autre soumissionnaire ou concurrent; sauf si la loi en dispose autrement, les prix indiqués dans l offre n ont pas été et ne seront pas volontairement communiqués par le soumissionnaire à un autre soumissionnaire ou concurrent, directement ou indirectement, avant l ouverture des enveloppes contenant les offres; le soumissionnaire n a pas tenté et ne tentera pas d inciter une autre personne à présenter une offre ou de l en empêcher en vue de restreindre la concurrence Offres conjointes/consortiums Les consortiums de deux ou plusieurs opérateurs économiques peuvent soumissionner («offre conjointe»). Les offres de cette nature ne seront pas traitées différemment de tout autre type - 8 -

9 d offre, chacune étant évaluée sur la base de ses qualités intrinsèques, compte tenu des critères de sélection et d attribution contenus dans le présent cahier des charges. Toutes les entités juridiques seront conjointement et solidairement responsables vis-à-vis du pouvoir adjudicateur du respect des conditions contractuelles. Toute modification de la composition du consortium durant la procédure de passation du marché peut entraîner le rejet de l offre concernée. Le consortium nommera une entité juridique («le chef de file») qui sera investie de tous les pouvoirs lui permettant d engager le consortium et chacun de ses membres et qui sera responsable de la gestion administrative du contrat (établissement des factures, réception des paiements, etc.) au nom de toutes les autres entités. L offre sera signée par l un des membres («le chef de file») dûment mandaté par les autres membres et au nom de ceux-ci (une procuration doit être annexée à l offre). Chaque membre du consortium complètera et signera l annexe 4 «Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêts». Des informations relatives aux membres du consortium seront fournies à l annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire». L annexe 2 sera accompagnée de toutes les pièces justificatives décrites dans le formulaire et signée par l un des membres («le chef de file») au nom des autres Sous-traitants La sous-traitance est autorisée, mais le contractant conserve l entière responsabilité de l exécution du marché vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu il disposera des moyens nécessaires pour l exécution du marché, par exemple par la production de l engagement de ces entités de les mettre à sa disposition. Toute intention de sous-traiter partiellement le marché doit être clairement exprimée dans l offre. Le soumissionnaire doit indiquer la part qu il a l intention de sous-traiter (en pourcentage de la valeur totale du contrat), avec les références des sous-traitants proposés et une déclaration de chaque sous-traitant confirmant sans ambiguïté son engagement à collaborer avec le soumissionnaire s il remporte le marché et décrivant les ressources qu il mettra à la disposition du soumissionnaire en vue de l exécution du contrat. Pour les sous-traitants fournissant plus de 10 % (en valeur) des services, les informations supplémentaires demandées à l annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire» doivent être fournies dans le formulaire

10 Toute modification des modalités de sous-traitance survenant durant la procédure de passation du marché peut entraîner le rejet de l offre en question. Toute modification des modalités de soustraitance survenant après la signature du contrat peut entraîner la résiliation de ce dernier Variantes Les soumissionnaires ne peuvent remettre une offre portant uniquement sur une partie des services requis. Les variantes sont interdites Protection des données Le traitement de votre réponse à l invitation à soumissionner impliquera l enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (telles que votre nom, adresse et CV). Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, les réponses aux questions et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires à l évaluation de votre offre, conformément au cahier des charges de l appel d offres, et seront traitées uniquement à cette fin par la personne agissant en qualité de responsable du traitement des données, qui est la personne représentant l Agence aux fins de la signature du contrat. Vous pouvez demander l accès à vos données à caractère personnel et vous avez le droit de rectifier toute donnée incorrecte ou incomplète. Vous pouvez adresser votre demande au responsable du traitement des données susmentionné. Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou en cas de conflit concernant la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement des données indiqué ci-dessus. Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l EACEA à l adresse électronique suivante: eacea-data-protection@ec.europa.eu. Si le conflit n est pas résolu par le responsable du traitement ni par le délégué à la protection des données de l EACEA, vous pouvez déposer plainte à tout moment auprès du Contrôleur européen de la protection des données. Vous êtes informé qu aux fins de la protection des intérêts financiers de l Union, vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux instances de contrôle de l EACEA [à savoir la Commission européenne, la Cour des comptes, l Office européen de lutte antifraude (OLAF), etc.] et aux autorités judiciaires (tribunaux de l Union européenne, Médiateur, etc.). Vos données personnelles (nom, prénom dans le cas de personnes physiques, adresse, forme juridique, numéro d enregistrement, et nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle dans le cas de personnes morales) pourront être enregistrées dans le système d alerte précoce uniquement ou dans le système d alerte précoce et dans la base de données centrale sur les exclusions par le comptable de la Commission si vous vous trouvez dans l une des situations prévues par: la décision 2008/969/CE de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d alerte précoce (pour de plus amples informations, voir la déclaration sur la politique en

11 matière de respect de la vie privée à l adresse suivante: cfm), ou le règlement (CE, Euratom) n 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions (pour de plus amples informations, voir la déclaration en matière de respect de la vie privée à l adresse suivante: Comme l indiquent les déclarations susmentionnées, toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d accéder aux données qui la concernent et d obtenir leur rectification, sur demande adressée au comptable de la Commission européenne Point de contact Le seul point de contact autorisé pendant la période de soumission des offres est celui qui est indiqué dans la lettre de couverture du présent appel d offres. Les soumissionnaires sont priés de poser leurs questions par écrit et de les envoyer au point de contact par télécopieur ou par courrier électronique. Pour des raisons d ordre juridique, les questions transmises par téléphone ne seront pas prises en considération. 3. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES 3.1. Contexte du marché La modernisation de l enseignement supérieur est au cœur des politiques de l UE en matière d éducation depuis plusieurs décennies. La Commission européenne promeut continuellement des réformes en ce sens par l intermédiaire de ses politiques et programmes, notamment le programme d éducation et de formation tout au long de la vie, et les programmes Erasmus Mundus et Tempus. Il s agit non seulement de moderniser l enseignement supérieur européen, en le rendant plus compétitif et attrayant, mais également de contribuer aux réformes entreprises dans les pays extérieurs à l Union, par le dialogue politique et le soutien financier aux projets. Depuis 1990, le programme Tempus soutient la modernisation de l enseignement supérieur dans les pays voisins de l UE, en finançant des projets de coopération visant à réformer et à améliorer les institutions et les systèmes de l enseignement supérieur. En 2007, une initiative a été lancée dans le contexte de ce programme en vue de nommer des experts nationaux de la réforme de l enseignement supérieur 3 (HERE), intervenant dans les Pays Partenaires. Ces experts ont été nommés par les autorités nationales des Pays Partenaires, en coopération avec les délégations de la Commission. Ils ont pour mission de créer un vivier de compétences dans le but de promouvoir 3 De plus amples informations relatives aux experts de la réforme de l enseignement supérieur sont disponibles sur le site web de l Agence:

12 et d accentuer la modernisation de l enseignement supérieur aux échelons local et national, de participer activement à l élaboration des politiques et des réformes au sein de leurs institutions/pays et de contribuer à la formation des parties prenantes locales. Leurs activités consistent par exemple à organiser des séminaires et à y participer, à rédiger des articles et des rapports, à formuler des conseils et à mettre leur expertise au service des institutions ou des décideurs, etc. Le nombre d experts de la réforme de l enseignement supérieur varie d un pays à l autre; le réseau en compte actuellement 250 environ. Il s agit d activités locales gérées par les bureaux nationaux Erasmus+ (anciens bureaux nationaux Tempus), en coopération avec les autorités nationales compétentes, et d activités internationales coordonnées par l Agence avec l aide d un prestataire de services. Entre 2010 et 2013, la direction générale de l éducation et de la culture de la Commission européenne et l Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» ont fourni une assistance commune aux équipes d experts du processus de Bologne 4 dans l Union et aux experts de la réforme de l enseignement supérieur dans les Pays Partenaires Tempus. Cette assistance consistait principalement en des possibilités d apprentissage et de réseautage offertes par des séminaires de formation et par l intermédiaire d une communauté virtuelle sur internet. Elle a été fournie dans le cadre d un contrat de services, dont l exécution des tâches s est achevée au mois de décembre Avec le lancement du programme Erasmus+ début 2014, la modernisation de l enseignement supérieur dans les pays extérieurs à l UE figure toujours en bonne place dans l agenda de l Union. La composante «renforcement des capacités dans l enseignement supérieur» du nouveau programme assure la continuité des activités financées par Tempus et d autres programmes de coopération internationale (tels qu Alfa, Asialink ou Edulink), en finançant des projets soutenant la réforme de l enseignement supérieur dans des pays du monde entier. Dans ce contexte, les activités du réseau d experts de la réforme de l enseignement supérieur continueront à être soutenues dans les anciens Pays Partenaires Tempus, et le soutien apporté aux activités internationales sera mis en œuvre par l intermédiaire d un contrat de services devant être conclu pour la période , renouvelable une fois Objectifs du marché et résultats escomptés Objectifs du marché Les objectifs généraux auxquels ce marché doit contribuer sont les suivants: Objectif général L objectif général est de contribuer à la mise en œuvre de réformes dans le domaine de l enseignement supérieur en fournissant un accompagnement sous la forme de supports, d études 4 De plus amples informations relatives aux experts du processus de Bologne sont disponibles sur le site web de l Agence:

13 de cas, d une communauté virtuelle sur internet et de séminaires de formation internationaux qui fourniront des exemples de bonnes pratiques et des points de comparaison entre différents pays. Les supports seront conçus pour être utilisés par les experts de la réforme de l enseignement supérieur et par d autres parties prenantes intervenant dans la modernisation de l enseignement supérieur dans les Pays Partenaires concernés (voir le point pour la liste des pays). Objectifs spécifiques Les objectifs spécifiques auxquels ce marché doit contribuer sont les suivants: sensibiliser aux politiques et aux programmes de l enseignement supérieur et promouvoir les réformes de l enseignement supérieur dans les Pays Partenaires concernés; fournir des informations actualisées et une formation spécifique quant aux politiques et aux réformes de l enseignement supérieur, correspondant aux besoins des experts de la réforme de l enseignement supérieur; étudier les possibilités de coopération et de réseautage entre les experts de la réforme de l enseignement supérieur et les experts du processus de Bologne Résultats à atteindre par le contractant Sensibiliser les parties prenantes des Pays Partenaires aux réformes et aux politiques de l enseignement supérieur, et en particulier au calendrier de modernisation de l enseignement supérieur de l Union, en organisant des événements et des missions d assistance technique, en fournissant des supports et en contribuant à des enquêtes et publications; par l organisation d événements de formation internationaux et par la maintenance et le développement du portail consacré à la réforme de l enseignement supérieur, fournir des mécanismes d information, de communication et de coordination, qui garantiront le bon fonctionnement des équipes nationales d experts de la réforme de l enseignement supérieur; renforcer le réseautage entre les experts des différents pays Calendrier indicatif et éléments à fournir La date de début prévue est le 1 er janvier Le début effectif des services interviendra après l entrée en vigueur du contrat. La durée globale d exécution du marché sera de 36 mois, et comprendra les prestations à fournir suivantes (voir les points 3.3 et 3.5 pour de plus amples informations): Rédiger un rapport initial Assister à des réunions à Bruxelles avec l Agence 2 mois après la signature du contrat 2 fois par an

14 Organiser des conférences internationales dans les Pays Programme ou dans les Pays Partenaires Organiser des séminaires thématiques dans les Pays Programme ou dans les Pays Partenaires Organiser des visites d étude dans les Pays Programme ou dans les Pays Partenaires Organiser des missions d assistance technique dans les Pays Partenaires Entretenir et développer le portail de la réforme de l enseignement supérieur, en produisant des supports Fournir des contributions d experts aux enquêtes/publications En cas de renouvellement, fournir un programme de travail pour la période de 36 mois supplémentaire 1 fois par an 2 fois par an 2 fois par an 55 fois par an Tout au long de la période contractuelle 2 enquêtes/publications sur la période contractuelle 32 mois après le début de l exécution des tâches 3.3. Services Zone géographique à couvrir Les activités auront lieu soit dans: les Pays Programme participant au programme Erasmus+: les États membres de l Union + les pays tiers qui ont établi une agence nationale et qui participent pleinement au programme Erasmus+ 5 ; soit dans les Pays Partenaires (comprenant uniquement les anciens Pays Partenaires Tempus): Albanie, Algérie, Arménie, Azerbaïdjan, Biélorussie, Bosnie- Herzégovine, Égypte, Géorgie, Israël, Jordanie, Kazakhstan, Kirghizstan, Liban, 5 À l heure de la publication de cet appel, ces pays sont: la Turquie, l ancienne République yougoslave de Macédoine, l Islande, le Liechtenstein et la Norvège

15 Libye, Maroc, Moldavie, Monténégro, Ouzbékistan, Palestine, Russie, Serbie, Syrie, Tadjikistan, Tunisie, Turkménistan, Ukraine et Kosovo Activités spécifiques Les activités couvertes par le contrat de services cibleront les équipes d experts de la réforme de l enseignement supérieur identifiées dans le cadre du programme Erasmus+. Ces équipes sont uniquement établies dans les anciens Pays Partenaires Tempus (voir ci-dessus) et incluent habituellement les types de profils suivants: (vice-) recteurs, doyens et chefs de département, universitaires senior, directeurs d études, personnes responsables de services administratifs, représentants du ministère chargé de l enseignement supérieur, autres experts et chercheurs de l enseignement supérieur, ou encore étudiants. La taille des équipes nationales dépend de la taille du pays et du nombre d établissements d enseignement supérieur (environ 5 à 15 membres par équipe). Pour chacun des types d activités décrits ci-dessous, le soumissionnaire soumettra une proposition détaillée et développera une méthodologie spécifique. Tous les supports publics (sur papier ou en ligne) doivent démontrer la propriété de l Union européenne (voir article II.10 du contrat type pour de plus amples informations). Rapport initial Un rapport initial sera remis dans les deux mois qui suivent la date de signature du contrat par la dernière des deux parties. Le rapport inclura un calendrier général des activités pour toute la période contractuelle. Ce calendrier présentera les événements, les supports écrits et le portail, ainsi qu un calendrier plus détaillé pour les 18 premiers mois, sur la base des discussions avec les représentants de l Agence au début de la période contractuelle. Organisation d événements Événements à organiser à l attention des experts de la réforme de l enseignement supérieur: organiser trois conférences internationales à grande échelle de deux jours ( participants), avec notamment des discours d experts de premier plan et des ateliers spécifiques à l intention des équipes HERE de tous les Pays Partenaires concernés. Ces conférences devraient aborder les thèmes et les sujets liés aux enjeux clés de la modernisation de l enseignement supérieur dans des domaines tels que la gouvernance, la gestion, le financement, l élaboration des programmes et l éducation et l apprentissage tout au long de la vie. Des événements conjoints avec les experts du processus de Bologne peuvent également être envisagés; Cette désignation est sans préjudice des positions relatives au statut et est conforme à la résolution 1244 du Conseil de sécurité des Nations unies et à l avis de la Cour internationale de justice sur la déclaration d indépendance du Kosovo

16 organiser six séminaires thématiques de deux jours (50-60 participants), conçus pour répondre aux besoins communs des équipes d experts dans les différents Pays Partenaires. Les séminaires thématiques doivent diffuser les nouvelles connaissances et expériences pratiques. Ils peuvent inclure des visites de terrain dans des établissements d enseignement supérieur ou d autres organismes. Ils devraient également fournir une plateforme d information, de discussion et d échange de pratiques sur des thèmes et processus spécifiques; organiser six visites d étude d un ou deux jours (40-50 participants) dans des universités de premier plan situées dans des Pays Programme ou dans des Pays Partenaires, axées sur des thèmes et des domaines d intérêt spécifiques partagés par divers Pays Partenaires. Ces visites doivent permettre de rencontrer du personnel enseignant et non-enseignant directement responsable de l introduction et de la mise en œuvre de réformes ou de politiques spécifiques dans le domaine de l enseignement supérieur. Les visites devraient comprendre des entretiens avec des parties prenantes de différents types, ainsi que des présentations d études de cas/meilleures pratiques, des séances de questions-réponses et des débats. Pour les événements énumérés ci-dessus, le soumissionnaire inclura dans son offre financière tous les coûts organisationnels des événements, à l exception des frais de déplacement et de séjour des experts de la réforme de l enseignement supérieur, qui seront couverts par d autres sources. Les coûts doivent inclure les supports imprimés, les traductions, les prospectus des conférences, la location des locaux, les honoraires des conférenciers et d autres experts, l interprétation, la restauration, les transports locaux, les frais de transport et de séjour des conférenciers, des experts et des représentants du prestataire de services, etc. Le choix des lieux qui accueilleront les événements sera convenu avec l Agence durant l exécution du contrat. Un équilibre sera recherché entre les Pays Programme et les Pays Partenaires. Assistance technique Organiser 165 missions d assistance technique dans les Pays Partenaires. Des experts de l Union ou des Pays Partenaires fourniront une expertise technique et des conseils spécifiques aux équipes HERE pour leur permettre de mener des activités de formation et de consultance dans les Pays Partenaires, lesquelles cibleront un large public de personnel universitaire, de fonctionnaires et d autres acteurs de l enseignement supérieur. Le soumissionnaire dressera une liste d experts pertinents, aptes à mener des missions de courte durée (d un à trois jours en moyenne) dans les Pays Partenaires, sur la base de demandes spécifiques des équipes HERE, transmises par l intermédiaire des bureaux nationaux Erasmus+. Ces missions peuvent porter sur tout thème en rapport avec la modernisation de l enseignement supérieur dans les Pays Partenaires. Le soumissionnaire inclura dans son offre financière les coûts liés aux honoraires de ces experts, de même que leurs frais de déplacement et de séjour

17 Communauté virtuelle sur internet et supports La maintenance et le développement du portail de la réforme de l enseignement supérieur ( devront rester assurés. Cette plateforme en ligne sert d outil de communication pour la communauté d experts, de source d informations et de site d enregistrement en ligne pour les événements. Des supports informatifs, brochures et études de cas sont mis à la disposition des utilisateurs enregistrés. Le soumissionnaire inclura dans son offre financière le coût lié à la production du contenu et des supports, ainsi qu à la maintenance technique et au développement du site web. Le soumissionnaire doit également prévoir les modalités nécessaires au transfert, à la demande de l Agence, du contenu du site web, de même que les coûts afférents, de manière à ce qu il puisse être intégré dans l environnement de la Commission. La Commission européenne utilise une version de la plateforme Drupal propre à l Union européenne (gérée par le centre de données de la Commission), qui pourrait héberger le portail de la réforme de l enseignement supérieur. Cette plateforme est basée sur Drupal 7 ( avec l ensemble des modules de base et les nombreux modules communs disponibles. Dans le contexte du transfert, le guide des fournisseurs d informations («Information Providers Guidelines», de la DG COMM pour les sites web de l Union doit également être respecté. Contributions aux enquêtes/publications Le soumissionnaire mettra à disposition des experts en mesure d aider l Agence et la Commission européenne à réaliser des enquêtes/publications liées à la réforme de l enseignement supérieur dans les Pays Partenaires. Un total de 200 jours de travail doit être prévu. Le soumissionnaire inclura dans son offre financière les coûts liés aux honoraires de ces experts, y compris leur contribution en matière de contenu et d'analyse des données, de même que leurs frais de déplacement et de séjour. Programme de travail En cas de renouvellement, le contractant sera prié de remettre un programme de travail incluant un calendrier général des activités pour la période de 36 mois supplémentaire (ce calendrier couvrira les événements, les supports écrits et le portail). Ce programme de travail sera similaire au rapport initial produit au début du contrat. L Agence informera le contractant de son intention de renouveler le contrat au plus tard 30 mois après le début de la réalisation des travaux. Le programme de travail sera soumis 32 mois après le début de la réalisation des travaux Exigences Personnel Le pouvoir adjudicateur estime que le travail nécessitera approximativement 900 jours-hommes pour exécuter les tâches de manière satisfaisante (hors jours de travail correspondant aux

18 missions d assistance technique et aux contributions d experts aux études et aux enquêtes). Le soumissionnaire demeure libre de proposer toute allocation de ressources permettant d atteindre au mieux les résultats escomptés. Le soumissionnaire désignera un chef d équipe en mesure d assurer la planification, la gestion d équipe et la coordination des travaux requis en vue de l exécution du contrat. Le chef d équipe sera aidé par une équipe d experts clés et par un vivier d experts tel que défini ci-dessous. L équipe proposée par le soumissionnaire doit disposer des compétences linguistiques nécessaires pour l exécution des tâches. La langue de communication avec l EACEA concernant le marché sera l anglais. Experts clés Tous les experts qui jouent un rôle crucial dans l exécution du contrat sont désignés sous le nom d «experts clés». Les profils des experts clés sont détaillés ci-dessous. Chacun des profils ne doit pas nécessairement correspondre à une seule personne. Les experts clés seront assistés par autant d experts que le contractant jugera nécessaire pour exécuter toutes les tâches requises. L équipe d experts clés proposée par le soumissionnaire devra au minimum disposer de toutes les compétences et expériences décrites ci-dessous: Expert clé n 1: chef d équipe Le chef d équipe devra être capable de mobiliser et de coordonner une équipe compétente et d orienter et organiser l exécution de ses tâches. Il ou elle sera responsable du suivi du contrat et de la garantie de la qualité. Il ou elle aura des compétences avérées en gestion d équipe et de projet, en particulier par rapport à l organisation de projets internationaux, de bonnes compétences conceptuelles, communicationnelles, linguistiques et interpersonnelles, de même qu une solide connaissance des établissements européens d enseignement supérieur et des politiques européennes dans ce domaine. Qualifications Un niveau d instruction correspondant à un diplôme universitaire d au moins quatre ans. Expérience professionnelle Au moins dix ans d expérience avérée dans la gestion de grands projets internationaux et dans la coopération avec des établissements et universitaires actifs dans l enseignement supérieur. Expert clé n 2: expert universitaire L expert universitaire aura une connaissance approfondie des systèmes européens d enseignement supérieur et sera parfaitement au fait des processus de modernisation en œuvre dans l enseignement supérieur au sein de l Union. L expert sera capable de proposer des sujets pertinents pour les événements à organiser dans le cadre du marché et de recenser des experts compétents provenant d universités situées dans l Union et dans les Pays Partenaires. Il ou elle devra également avoir une bonne connaissance des publications et études en rapport avec la

19 modernisation de l enseignement supérieur, afin de proposer des supports à l attention des experts de la réforme de l enseignement supérieur. Qualifications Un niveau d instruction correspondant à un diplôme universitaire d au moins quatre ans. Expérience professionnelle Au moins dix ans d expérience avérée dans le domaine de l enseignement supérieur et cinq ans d expérience avérée dans la participation à de grands projets internationaux. Expert clé n 3: gestionnaire de projet Le gestionnaire de projet devra avoir les compétences et l expérience nécessaires pour gérer les activités courantes liées à l exécution du contrat. Il ou elle sera la principale personne de contact pour l Agence et les bureaux nationaux Erasmus+ concernant l ensemble des questions pratiques liées aux activités couvertes par le contrat. Il ou elle devra avoir de solides compétences organisationnelles, communicationnelles, linguistiques et interpersonnelles, de même qu une bonne compréhension de la gestion financière. Qualifications Un niveau d instruction correspondant à un diplôme universitaire d au moins quatre ans. Expérience professionnelle Au moins trois ans d expérience avérée en gestion de grands projets internationaux et dans l organisation de conférences/séminaires internationaux. Expert clé n 4: éditeur web L éditeur web sera responsable de la mise en œuvre technique et de la maintenance du portail de la réforme de l enseignement supérieur. Il ou elle contribuera à analyser et à définir les exigences des utilisateurs et à garantir la facilité d accès pour ces derniers. Il ou elle sera responsable de la gestion de l accès des utilisateurs et assurera un service d assistance à ces derniers. Expérience professionnelle Au moins deux années d expérience dans la maintenance et le développement de sites web et dans la gestion de communautés en ligne. Autres experts Pour exécuter le contrat, le soumissionnaire aura des contacts avec un vivier international d experts dans le domaine de l enseignement supérieur pouvant facilement être mobilisés pour intervenir comme orateurs lors d événements, contribuer à des enquêtes et publications et mener à

20 bien des missions d experts dans les Pays Partenaires dans le cadre de l assistance technique. Ces experts seront spécialisés dans les sujets liés à la modernisation de l enseignement supérieur et disposeront d excellentes aptitudes linguistiques orales et écrites en langue anglaise. Ils devront être disponibles pour se déplacer à l étranger et, en fonction de la tâche assignée, posséderont d excellentes aptitudes de rédaction et/ou de présentation Moyens à fournir par le contractant Le contractant s assurera que les experts disposent du soutien et des moyens nécessaires, notamment en matière d administration, de secrétariat, de support informatique, de traduction et d interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à leur mission Lieu La base opérationnelle de ce contrat est le bureau principal du contractant. Sauf accord contraire entre les parties contractantes, les réunions avec l Agence auront lieu à Bruxelles. Le contractant prendra part à deux réunions par an. Les frais de participation à ces réunions doivent être inclus dans le prix, car ils ne seront pas remboursés séparément. Les déplacements dans d autres États membres de l Union et Pays Partenaires devront être prévus dans le contexte des différents événements à organiser. Les conférences, séminaires et visites d étude mentionnés au point peuvent avoir lieu dans n importe lequel des Pays Programme ou des Pays Partenaires mentionnés au point Les missions d assistance technique auront uniquement lieu dans les Pays Partenaires Rapports Modalités d établissement et de soumission des rapports techniques Tous les rapports sont soumis à l Agence en trois exemplaires imprimés et une version électronique (les fichiers électroniques sont au format Word pour Windows de Microsoft ). Tous les rapports sont rédigés en anglais. Dans un délai de 15 jours à compter de la réception des observations de l Agence, le contractant présentera le rapport sous sa forme définitive en tenant dûment compte de ces observations, soit en y donnant suite de manière scrupuleuse, soit en précisant les raisons pour lesquelles cela est impossible. Si la suite donnée ne satisfait pas l Agence, le contractant sera invité à modifier le rapport jusqu à ce que ce soit le cas Rapport intermédiaire Un rapport intermédiaire sera présenté 18 mois après l entrée en vigueur du contrat

21 L Agence fera part de ses observations sur ce rapport et procédera à un paiement intermédiaire dans un délai de 60 jours civils à compter de la réception dudit rapport et de la facture intermédiaire. Le rapport doit au moins comporter les éléments suivants: toutes les informations sur les progrès accomplis et les activités menées pour atteindre les résultats mentionnés au point ; les problèmes rencontrés, les solutions trouvées ou proposées et leur incidence sur les travaux futurs; un calendrier et une méthodologie détaillés pour l exécution des tâches durant la deuxième moitié de la période contractuelle Rapport final Un rapport final sera présenté dans les 60 jours suivant l exécution des tâches. L Agence fera part de ses observations sur ce rapport et procédera au paiement final dans un délai de 60 jours civils à compter de la réception dudit rapport et de la facture finale. Le rapport doit au minimum comporter les éléments suivants: un résumé (max. cinq pages) des activités réalisées, sous la forme d une liste de points, pouvant être présenté au grand public; les résultats des activités mentionnées au point 3.3 sur le plan de la sensibilisation aux enjeux de la réforme de l enseignement supérieur et de la diffusion d informations à ce sujet; l évaluation de l incidence des activités organisées et des supports produits, y compris des résumés des retours d expérience et des évaluations par les participants; des recommandations essentielles pour la conception d actions européennes futures dans ce domaine Budget Le budget maximal disponible est de EUR pour toute la durée du contrat. Les offres dont le prix dépasse le budget maximal seront rejetées. 4. ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ L évaluation reposera sur les informations fournies par le soumissionnaire dans l offre soumise en réponse au présent appel d offres

22 L Agence se réserve le droit d utiliser toute autre information provenant de sources publiques ou spécialisées. Toutes les informations seront évaluées à la lumière des critères définis dans le présent cahier des charges. L évaluation se fera par étapes, comme décrit ci-dessous. Seules les offres qui répondent aux exigences d une étape passeront à l étape suivante de l évaluation. L étape finale comprendra l attribution du marché. Les étapes du processus d évaluation sont les suivantes: 1. Exclusion de soumissionnaires 2. Sélection des soumissionnaires 3. Évaluation des offres Évaluation technique sur la base des critères d attribution Évaluation financière 4. Attribution du marché 4.1. Exclusion de soumissionnaires L objectif de ces critères est de déterminer si un soumissionnaire est autorisé à participer à la procédure d appel d offres en vertu des articles 106 et 107 du règlement financier [règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union]. Seront exclus de la participation à un marché les soumissionnaires si: (a) (b) (c) (d) (e) ils sont en état ou ils font l objet d une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d activité, ou ils sont dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle ont fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité compétente d un État membre ayant force de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle; en matière professionnelle, ils ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la BEI ou d une organisation internationale; ils n ont pas respecté leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s exécuter; eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle ont fait l objet d un jugement ayant force de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment