Retour d expérience des premiers établissements de santé en facturation individuelle au fil de l eau sur les actes et consultations externes

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1 Retour d expérience des premiers établissements de santé en facturation individuelle au fil de l eau sur les actes et consultations externes ARS Champagne Ardenne Vendredi 8 février 2013 Claire PREVOTEAU Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Etablissements pilotes REX s appuie sur les 18 premiers établissements de santé en facturation individuelle à l AMO sur les ACE depuis décembre 2012 : Objectifs : Etablissements de santé Date de démarrage CH Beauvais 01/09/2011 Institut Sainte Catherine 01/09/2011 CH Morlaix 01/03/2012 CH Sambre Avesnois Maubeuge 01/03/2012 CH Bretagne Atlantique Vannes 01/04/2012 CH Vichy 01/05/2012 CH Ploërmel 01/05/2012 CH Niort 01/06/2012 CH Châteaubriant 01/06/2012 CH Alès 01/09/2012 CH Cambrai 01/09/2012 Maison de santé protestante de Bordeaux - Bagatelle 01/09/2012 CH Côte Fleurie Honfleur 01/10/2012 CH Saint Denis 01/10/2012 CH Valence 01/10/2012 CHD La Roche sur Yon 01/10/2012 CH Abbeville 01/11/2012 CLCC François Baclesse 01/11/2012 Capitaliser sur les retours d expériences des établissements pilotes pour préparer au mieux la généralisation du projet FIDES Identifier les difficultés rencontrées afin de fiabiliser les process de tous les acteurs 2

3 Phases du projet L expérimentation comporte trois phases : Phase de préparation Phase de test Passage en réel Phase de préparation métier L établissement travaille sur l optimisation de son organisation et de ses processus métiers Condition : taux de rejet B2 actuel inférieur à 10% Phase de test (pré-production) L établissement envoi des factures dans un environnement de test à l AMO afin de vérifier que le niveau de qualité est suffisant pour passer en réel Condition : 3 lots consécutifs avec un taux de rejet inférieur à 10% Passage en réel L établissement envoi directement toutes ses factures à l AMO au fil de l eau 3

4 Préparation métier sur les ACE La plupart des établissements avaient réalisé, en amont ou dès leur candidature FIDES, un travail sur l amélioration du processus de facturation-recouvrement Conseils : Se lancer dans une dynamique de préparation le plus tôt possible (audit de la chaîne de facturation-recouvrement ) Mettre en place une équipe projet (DAF, responsable BE, DIM, DSIO, ) Sécuriser son processus avant le démarrage des tests FIDES (formations, outils ) Mettre en place une politique qualité des données (veilles réglementaires ) Mettre en place des réunions entre l établissement, la caisse pivot et le comptable public pour régulariser les dossiers problématiques Déstocker tous les flux 1 pour tous les régimes AMO «accrochés» Analyser et traiter tout le stock des rejets en cours Vérifier la bonne affectation des comptes de tiers avec le comptable Vérifier la cohérence des factures émises et des titres avec le comptable Identifier les restes à recouvrer (RAR) et mettre en place des actions pour solder les titres Fiabiliser les interfaces SI 4

5 Phase de pré-production La phase de pré-production permet à l établissement : De tester la qualité de ses factures par l envoi de lots de tests à la Caisse de paiement unique (CPU) D échanger entre les différents acteurs par une analyse commune des rejets De se former et de se mettre à jour sur la réglementation avec l ensemble des acteurs Démarrage des tests : 1 er flux avec un taux de rejet de 20% en moyenne 4 à 5 rejets représentent 80% des rejets (bugs éditeurs, erreurs d évolution du paramétrage par les ES, erreurs métiers : exonérations, PSC ) Un important travail d analyse est réalisé : L ES et la CPU : analyse détaillée des rejets par facture (nature des anomalies) L ES et l éditeur : identification et résolution des problèmes de paramétrage 5

6 Phase de pré-production La durée de cette phase dépend de la réactivité de l éditeur et de l ES à adapter ses procédures et à améliorer la qualité de ses données 2 mois pour les meilleurs A la fin de cette phase, le taux de rejet est inférieur au taux de rejet B2 actuel (6% en moyenne) Conseils : Tester tous les cas représentatifs de l activité (même les spécificités) Réaliser une analyse commune des rejets avec la CPU et l éditeur Former les professionnels pour changer les pratiques Travailler jusqu à l obtention d un taux de rejet le plus bas possible (moins de 8%) Mettre à profit cette phase de test afin de corriger un maximum d anomalies avant la bascule en réel 6

7 Facturation individuelle Les établissements facturent les ACE en moyenne 2 fois par semaine L évolution du nombre de titres facturés à l AMO varie selon les établissements (multiplié par 9 en moyenne) Lors du passage en facturation réelle, le taux de rejet B2 reste stable par rapport à la phase de test Les établissements qui continuent à travailler sur l amélioration du processus constatent une baisse régulière de leur taux de rejets en réel De nouveaux rejets sont apparus sur des cas non testés en préproduction et des cas testés en pré production Les établissements préconisent la mise à jour de la carte vitale et la consultation CDR systématique pour garantir la fiabilité des données AMO 7

8 Facturation individuelle Le traitement des rejets est chronophage, d où l importance de démarrer avec un taux de rejet le plus bas possible Augmentation du nombre de rejet à traiter (effet volume) L organisation du traitement des rejets est variable (charge de travail, compétence, centralisation sur 1 ou plusieurs personnes, spécialisation par nature de rejet, ) Certains établissements ont renforcé leurs équipes pour absorber la charge de contrôles des droits à l admission ou pour gérer la volumétrie du traitement des rejets Le rythme de traitement des rejets est variable : au fil de l eau ou plusieurs jours après réception du rejet Le suivi des indicateurs de gestion des rejets est réalisé manuellement 8

9 Facturation individuelle Conseils Vérifier systématiquement les droits des bénéficiaires sur la carte vitale mise à jour et CDR Evaluer la périodicité infra-hebdomadaire de la facturation la plus adaptée et sa charge de travail Evaluer la périodicité du traitement des rejets et l organisation la plus adaptée à la charge de travail Continuer les travaux visant à faire diminuer le taux de rejet 9

10 Facturation individuelle Le recouvrement des factures Le recouvrement des factures pour les régimes ouverts en FIDES (CNAMTS, RSI, MSA, RATP, CPRPSNCF, CNMSS, MGEN ) est réalisé après chaque envoi Des problèmes à la marge sont soulevés sur certains titres ni payés, ni rejetés par la CPU Les factures adressées à des régimes «non accrochés» sont couvertes par le dispositif de l avance en l attente de leur traitement 10

11 Facturation individuelle Le système de trésorerie Les établissements observent qu il est difficile d estimer le montant de l avance par leurs propres outils et d évaluer le montant réellement disponible en début de mois lors du versement de l avance par la CPU Les premières régularisations semestrielles (janvier et juillet) réalisées auprès des établissements se sont bien passées 11

12 GCL et pilotage Tous les établissements ont mis en place un GCL réunissant l établissement, la CPU, le comptable public, les caisses gestionnaires et l éditeur (lors de la phase de test et de la bascule en réel) Le GCL permet un partage des connaissances et des informations : Se former à la réglementation, avant le démarrage en test Réaliser un travail commun d analyse des rejets entre tous les acteurs Partager des indicateurs communs via des tableaux de bords (CPU et EDITH de la DGFIP) Régulariser les titres non payés par les régimes AMO en phase réelle Le GCL se réunit de manière rapprochée en phase de préparation et de test. Il devient mensuel à partir de la bascule en réel. Conseils : Organiser des GCL mensuels avec l ensemble des acteurs en phase réelle (avec rédaction d un compte-rendu validé par l ensemble des acteurs) Mettre en place un suivi partagé des indicateurs (tableau CPU, tableau DGFIP, ) 12

13 Conclusion Les ES pilotes sont globalement satisfaits de l expérimentation FIDES La facturation directe à l AMO leur permet : Une meilleure performance du processus de la chaîne de facturation-recouvrement (maîtrise des données d activité des ACE, maîtrise de la qualité des données, meilleur délai de facturation des dossiers, meilleur délai de recouvrement des dossiers) Une amélioration de la trésorerie Elle a obligé les éditeurs et les établissements à se mettre en conformité avec les règles de facturation et a permis une harmonisation des pratiques entre tous les acteurs Même si des points restent encore en suspens et des améliorations sont à apporter concernant : La concordance entre CDR et la mise à jour de la carte vitale L harmonisation des libellés des motifs de rejets entre toutes les caisses AMO Le développement d outil et d indicateur de pilotage intégré dans le logiciel métier de facturation 13