1.1.1 Dossiers contentieux : fiche

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1 1.1.1 Dossiers contentieux : fiche Lors de la création d un dossier en contentieux il convient dans un premier temps d aller sélectionner le locataire (ou directement saisir ses références Cité, Bat, Local, Rang) pour lequel une création de fiche est requise. A la sélection de ce dernier plusieurs informations de la fiche locataire seront reprises dans le dossier. Dans la partie supérieure de la fenêtre les champs Nom et prénom ainsi que Téléphone. Dans l onglet Locataire, les champs du cadre Prélèvement des échéances des Accords seront copiés à l identique des informations inscrites de l onglet Prélèvements de la fiche locataire. Dans l onglet Locataire, les champs du cadre CAF seront copiés à l identique des informations inscrites de l onglet APL/SLS de la fiche locataire. Dans l onglet Ressources, les éléments financiers seront mis à jours (revenus dettes etc. ) Ce n est qu à la validation de la création (en cliquant sur le bouton «Valider») que les onglets Procédures, Accords, Destinataires et Honoraires seront dégrisés (l accessibilité de la plupart d entre eux sera bien entendu soumis aux droits associés aux responsables). Différents boutons permettent d accéder à d autres fiches : fiche du locataire compte du locataire historique des quittances historique des versements APL Onglet Locataire

2 Trois types d informations sont consultables ici : les références bancaires utilisées dans le cas d un plan d apurement avec prélèvement, l indication si le locataire est inscrit à la CAF et enfin l adresse utilisée lors de l envoi du courrier. Les références bancaires. Outre les données concernant les références bancaires du locataire, c est sur cet onglet où on indique la date à laquelle il doit être prélevé via le Code prélèvement. Ce code prélèvement est en général à 0 pour les locataires non prélevés et à 1 pour les locataires suspendus ou prélèvement par TIP. Un Code prélèvement supérieur ou égal à 2 sera attribué pour une date de prélèvement fixe : il y aura autant de codes de prélèvements que de dates de prélèvements à partir du code 2 et doit être compris entre 2 et 8. Le Code prélèvement est listé dans les libellés, fichier Locataire, table Prélèvements : dans l objet du libellé, pour les codes prélèvement supérieurs ou égaux à 2, pensez à expliciter la date de prélèvement. Les références bancaires sont gardées quel que soit le code prélèvement. Ces codes prélèvement seront repris lors de la saisie des références bancaires de l organisme (les constantes des prélèvements) ainsi que la préparation, l édition et la génération des fichiers de prélèvement. Tout ceci sera abordé ultérieurement. Enfin, pour rappel, la Date de signature vaut pour l autorisation de prélèvement. Le code prélèvement de la fiche locataire fait référence au libellé du fichier Prélèvement de la table Locataire alors que le code prélèvement de la fiche d un dossier contentieux fait référence au libellé du Fichier Dossier, Table Prélèvement (Fichier identiques, table Différentes). Il faut donc faire attention à ce que ces deux tables soient identiques. A noter que la codification du code prélèvement de la fiche d un dossier contentieux obéit à la même logique que le code prélèvement de la fiche d un locataire : le code 0 doit correspondre à non prélevé non renseigné, le code 1 devant correspondre à Prélèvement suspendu ou paiement par T.I.P. Aucun test d intégrité référentielle n est effectué lors de la suppression d un code prélèvement (du Fichier Dossier, Table Prélèvement) : même utilisé, il est possible de supprimer ce dernier (sans cependant avoir une quelconque autre incidence). De la même façon, la totalité des champs figurant dans la partie inférieure de la fenêtre seront remplis automatiquement avec les informations figurant dans la fiche locataire. L affiliation à un centre CAF. L information notée ici est le centre CAF auquel est rattaché le locataire, que ce dernier ait effectivement reçu des prestations de la CAF ou pas! Afin de vérifier cette information il convient de lister les différents versements effectuées par la CAF. L adresse. L adresse notée ici est primordiale car c est celle qui sera utilisée lors l envoi de lettres générées via publipostage. A la création du dossier, l adresse est donc reprise de la fiche locataire. Lors que ce dernier va quitter votre patrimoine, la gestion locative modifiera son adresse actuelle afin de faire figurer sa prochaine adresse (sous réserve bien entendu qu il communique cette dernière) Onglet Ressources

3 Les montants des ressources sont renseignés dans les deux cadres à la création du dossier et seul le cadre de la partie inférieure de la fenêtre est mis à jour lors de l ouverture de la fiche du dossier (que ce soit en visualisation ou en modification) Pour information, via infocentre l interrogation de ces données ne sera donc pas pertinente, il faudrait alors vérifier celles-ci directement dans le compte locataire Onglet Infos diverses On va trouver dans cet onglet uniquement des champs de saisie notamment des champs libres tels qu Infos diverses et Informations complémentaires. Seules doivent être saisies les informations susceptibles d être pertinentes au regard du contexte. Elles ne doivent pas comporter d appréciation subjective, ni faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs de la personne concernée Onglet Procédures

4 C est ici que sera consigné l historique des étapes, procédures engagées sur ce dossier. Chaque ligne du tableau indique une étape (Libellé étape) et pour celle-ci sont indiqués sa date de création (Date étape), une éventuelle Date échéance et enfin son Etat. La sélection d une étape permet d afficher sa Procédure (ainsi que le code Nature rattaché). L Etat d une étape peut être l un des quatre suivants : En cours, Abandon, Suspendu ou Terminé. A noter qu une étape en statut Terminé ne peut plus être rouverte ni même être modifiée. La création d une étape s effectue à l aide du bouton Nouvelle, sa suppression avec le bouton Supprimer (un message de confirmation dans un ce dernier cas est affiché avant d effacer l étape). La suppression étant irréversible, il convient donc de faire attention a son utilisation. Seule la suppression d étapes improprement saisies devrait être effectuée. Le bouton suivant permet de passer à l étape suivante (chronologique) de la même procédure, et si la procédure ne comporte plus d étape mais qu une procédure suivante a été indiquée (Cf. Descriptions des procédures), la première étape de cette procédure sera ouverte Création d une procédure Lors de la création, si l étape sélectionnée par défaut est en état En cours ou Suspendue il vous sera proposé de terminer celle-ci. Les principales informations à saisir dans une étape sont le Code Procédure et le Code étape associé. Par défaut, la Date étape reprend la date du jour : après validation de l étape celle-ci ne sera plus modifiable. Le Code Etat permet d indiquer dans quel état se trouve cette étape. (La liste de choix correspond aux libellés du Fichier Procédure, Table Etat. Le Code nature est repris de la procédure, étape sélectionnée : il n est pas modifiable (en consultation uniquement donc). A chaque fois qu un responsable entre en modification d une fiche la date de Dernière MAJ est modifiée (qu une modification ait été effectivement apportée ou non). Aucune modification manuelle n est possible sur champ. Le Code Rappel reprend celui indiqué dans l étape sélectionnée, il est cependant possible de le modifier. La Date d échéance se calcule automatiquement en fonction du délai indiqué là encore dans l étape sélectionnée (le calcul s effectue en fonction de la Date étape, si cette dernière est modifiée, la Date d échéance le sera également). La présence d une date d échéance n a aucune incidence sur la création d une nouvelle procédure : il sera donc possible saisir l étape suivante même si cette date d échéance n a pas été atteinte.

5 La Dette reprend par défaut le montant de la dette actuellement inscrit dans l onglet Ressource du dossier (pour rappel ce dernier montant a été automatiquement recalculé à l ouverture de la fiche du dossier). Ce montant est modifiable uniquement lors de la création d une étape. L Objet (Modifiable) reprend le libellé du Code étape. Enfin, le champ Observations permet de consigner toutes informations concernant cette étape. Seul un responsable de même nature que le responsable qui a saisi l'étape pourra modifier cette étape (par exemple, un responsable trésor ne pourra pas modifier une étape créée par un responsable office, même si ce dossier appartient à un responsable office) Onglet Accords Cet onglet renseigne l ensemble des plans d apurements mis en place dans le cadre du contentieux (que ces plans soient effectivement prélevés ou non). Les informations dans cet onglet se composent de deux tableaux : le tableau de la partie supérieure liste l ensemble des plans d apurement, le tableau de la partie inférieure détaillant les éléments financier du plan d apurement sélectionné (dans le tableau précédent donc). Les différents boutons permettent des actions sur les fiches des tableaux auxquels ils sont rattachés Le plan d apurement. Par défaut, la Date accord reprend la date du jour : après validation de l étape celle-ci ne sera plus modifiable. A chaque fois qu un responsable entre en modification d une fiche la date de Dernière MAJ est modifiée (qu une modification ait été effectivement apportée ou non). Aucune modification manuelle n est possible sur champ. Le Code Etat explicite le type d accord signé Le Code Etat permet d indiquer dans quel état se trouve cet accord. (La liste de choix correspond aux libellés du Fichier Accord, Table Etat. Le Code Etat est celui du responsable ayant créé l accord (cette information n est pas modifiable). Le Mode Règlement spécifie quel type de règlement est envisagé pour ce plan d apurement (NOTA : quel que soit l information indiquée ici, cela n a aucune incidence sur la façon dont le plan sera effectivement réglé). La Dette initiale reprend par défaut le montant de la dette actuellement inscrit dans l onglet Ressource du dossier (pour rappel ce dernier montant a été automatiquement recalculé à l ouverture de la fiche du dossier). Ce montant étant modifiable, il convient cependant de faire attention à toutes modifications apportées à celui-ci car la validation du plan se basant sur ce dernier. Si un Versement à l ouverture du plan est effectué il doit être indiqué ici : le Montant du plan est alors modifié en conséquence. Il y deux façons de concevoir un plan d apurement : On indique le montant de la Mensualité auquel cas l application détermine automatiquement le Nombre de versements nécessaires. Dans l exemple ci-dessous, pour un Montant du plan à la Mensualité a été fixé à 100 : l application indique le Nombre de versements nécessaire est de 12 (11 versement à 100 et un dernier versement à 20.

6 On indique le Nombre de versements souhaité auquel cas l application détermine automatiquement la Mensualité correspondante. Dans l exemple ci-dessous, pour un Montant du plan à la le Nombre de versements a été fixé à 10 : l application indique que la Mensualité est alors de 112. La date du jour est par défaut utilisée pour indiquer à quelle date le plan a été Signé. Cette date est modifiable à tout moment. L échéancier est défini par la date du 1 er versement (qui est identique par défaut à la date du jour) et par la date de son dernier versement. Une modification de la date du 1 er versement modifie automatiquement la seconde (attention cependant, l inverse n est pas vrai). Une fois validées, il n est plus possible de les changer. L Objet (Modifiable) reprend le libellé du Code Accord. Enfin, le champ Observations permet de consigner toutes informations concernant ce plan d apurement. Valider le plan permet de remplir le tableau de la partie inférieure de la fenêtre vous visualisation. La consultation détaillée de ce plan s effectue à partir de la fenêtre précédente (onglet Accords) Modification de l échéancier Une modification d une ligne de l échéancier permet de saisir, modifier le montant du règlement de la mensualité ainsi sélectionnée. En comptabilité privée, la saisie d un règlement peut être automatiquement être rattachée à une ligne du plan d apurement ce qui viendrait recalculer le Solde prévisionnel et le Solde réel des autres lignes de l échéancier Impression du plan d apurement Via l icône Plan d apurement il est possible d éditer le contenu du plan d apurement ainsi que son échéancier pour le faire signer a la personne en contentieux. La fenêtre d édition des plans s ouvre pré paramétré pour ce plan. Ci contre un exemple de l état d un plan d apurement (certaines lignes ne sont pas remplies à dessein). Certains éléments de cet état sont paramétrables, ceci sera abordé lors des éditions Onglet Destinataires Cet onglet liste les différentes personnes, organismes destinataire des différents courriers envoyés tout au long de la gestion du dossier en contentieux. Les boutons latéraux permettent l interaction avec ces destinataires. Ces fiches destinataires ayant déjà été saisies (Cf. point 1.4 Les destinataires), ils convient ici de les sélectionner et éventuellement d ajouter une note supplémentaire dans la Zone libre Onglet Honoraires

7 Il convient ici de consigner les différents honoraires, dépenses réglés par votre organisme, société dans la gestion du dossier en contentieux. Le Code destinataire indique la personne, l organisme à l origine de l honoraire en question. La date du jour est par défaut utilisée pour indiquer à quelle date honoraire il a été facturé (ainsi qu éventuellement les Références de cette facture). Cette date est modifiable à tout moment. Dans le cas ou plusieurs lignes devraient être quittancés, le champ Rang honoraire permettrait d indiquer ce numéro de ligne. Le Montant total de l honoraire se décompose en un montant Récupérable (que l on pourra donc quittancer) et un montant Non récupérable. Le Transfert en Gestion ne pourra avoir lieu qui si l option est cochée (oui). Une action spécifique est nécessaire afin que ce transfert soit effectif (ceci sera abordé plus tard) Le publipostage. L un des points majeurs de la partie du contentieux, outre de suivre les différentes étapes des procédures engagés, est d effectuer un publipostage à l attention des divers intervenants. Ce publipostage peut s effectuer suivant deux approches différentes : soit à partir d un locataire spécifique soit pour un ensemble de locataires Publipostage à partir d un locataire. Il est donc nécessaire de rentrer dans le dossier contentieux (en modification de préférence) du locataire en question puis d effectuer les manipulations suivantes : Dans l onglet Procédures sélectionner une étape (en cochant la case de la première colonne). Dans l onglet Destinataires sélectionner le destinataire (en cochant la case de la première colonne). (NOTA : le fait d entrer en modification dans le dossier permet de saisir un destinataire dans le cas où celui-ci ne serait pas déjà présent dans la liste). Deux cas de figure peuvent alors se présenter : Un document de publipostage a déjà été créé, utilisé pour cette procédure/étape et destinataire : l application ouvre alors le document de publipostage. C est la première fois que l application effectue un publipostage pour cette procédure/étape et destinataire : le choix du document sera alors nécessaire pour débuter le publipostage Publipostage général. Le publipostage général s effectue via la fenêtre principale de l application, onglet Editions, icône Destinataire. Ce publipostage se base en fonction d une procédure/étape pour laquelle on souhaite éditer un courrier à un destinataire spécifique (le choix s opérant dans l onglet Liste) en se basant sur un critère pour la sélection des dossiers (le choix s opérant dans l onglet Filtres). L onglet Filtres permet de filtrer la liste des dossiers en contentieux. Le code Responsable correspond au responsable rattaché au dossier. L état du dossier (Ouvert, Clos ou Tous les dossiers) peut être sélectionné. Il est zuddi possible de borner (champs Du Au ) par rapport à la date de création du dossier (si le sélecteur Dossiers est à Ouverts) où la sa date de clôture (si le sélecteur Dossiers est à Clos). Enfin, le tableau tous les états possibles des étapes afin que l on puisse avoir un critère de choix dessus. Le destinataire du mailing est à renseigner : Code procédure, Code étape ainsi que le Code destinataire doivent être indiqués. Enfin, le document utilisé doit aussi être spécifié (Chemin + nom document). La fiche ne pourra être validée si l une de ces champs n était pas renseigné. Ainsi donc, si le document de publipostage venait à être déplacé, ou renommé l association ne serait plus opérationnelle (on pointerait sur un fichier introuvable car déplacé ou nom incorrect). Il

8 conviendrait alors de venir sélectionner la fiche associée et modifier la sélection du «nouveau» document Paramètres du publipostage. Pour chaque association procédure/étape et destinataire l application enregistre le chemin et le nom du fichier Word de sorte qu a chaque publipostage pour cette association le document s ouvre automatiquement. Afin de vérifier ou manuellement créer ces paramètres il faut soit passer par le bouton «Publipostage» soit via la fenêtre principale de l application, onglet Divers, icône Paramètres. C est dans l onglet Mailing de cette fenêtre Paramétrage que l ensemble des associations est consultable. Une fiche indique donc le code procédure, le code étape, le code nature associés au document de publipostage (avec son chemin) et son fichier source (avec son chemin)