Modalités de l'appel à projets 2013 "EVENEMENTIEL lié à l itinérance»

Transcription

1 Modalités de l'appel à projets 2013 "EVENEMENTIEL lié à l itinérance» OBJET : Le présent appel à projets vise à soutenir tout projet festif, innovant, culturel, musical, imaginatif, sportif...créant une dynamique évènementielle ayant pour vocation à accompagner, animer la stratégie d itinérance touristique : il doit par définition favoriser, voire intégrer le déplacement, l itinérance du public potentiel sur plusieurs sites, villages/villes ou manifestations sur tout, ou partie du territoire départemental. Le transport, la prise en charge, les services dédiés aux touristes, dans le cadre de cette d itinérance devront faire l objet d une proposition concrète de l organisateur. La découverte de la diversité des sites et des paysages de la Bourgogne du Sud sur des parcours itinérants vise également à générer plusieurs nuitées dans le département. Cible prioritaire de l appel à projet : - projet associant au minimum deux communes et/ou deux territoires et proposant une itinérance aux visiteurs - projet destiné à attirer un large public en dehors de la haute saison touristique, entre octobre 2013 et mai 2014 Une attention particulière sera portée : - Aux projets qui rassemblent plusieurs acteurs différents (tourisme, culture, sport..) dans l optique de favoriser l élaboration de séjours itinérants et contribuant ainsi à l allongement la durée de séjour. - Aux projets «décalés» favorisant un public de jeunes, véhiculant ainsi une image moderne, avec le message qu en "Bourgogne du Sud, ça bouge". Des projets collectifs crées en milieu scolaire ou universitaire pourront ainsi être accompagnés. - Aux projets qui s inscriront dans une thématique renforçant l identité touristique du département et mettant en avant les valeurs du tourisme durable et de l accessibilité pour tous. - Aux projets permettant l accès libre sur tout ou partie de l évènement. - Aux projets qui pourront se faire accompagner par leur office de tourisme de zone de compétence pour tenter d évaluer l impact économique de "court terme" de l évènementiel (ensemble des retombées directement et immédiatement associés à la présence de l évènementiel, à savoir les dépenses effectuées dans le tissu économique du territoire pour son organisation achats-salaires.et les achats de consommations faits localement par le public). /

2 L aide de l ADT portera sur une enveloppe financière globale de euros reparties sur 3 projets maximum. Le montant de la subvention sera versé en un seul versement à l'issue de la manifestation. CANDIDATURE : Un projet ayant déjà été retenu les années précédentes, ne peut prétendre à une nouvelle candidature. Le présent appel à projets s'adresse aux : prestataires et/ou acteurs du tourisme, culture, sport, privés ou publics, Pays, intercommunalités, communes, associations, OTSI., et tout collectif constitué autour de l organisation de l évènement en projet. CRITERES D'ELIGIBILITE : Dépôt des dossiers à l ADT au plus tard le 30 septembre 2013 Prix attractifs concernant les prestations et/ou services dédiés aux touristes ou gratuité pour partie. Prise en compte des critères environnementaux et d éco mobilité dans l organisation des transports. Modélisation de l évènementiel (pouvant être reproduit sur une autre partie du département) L'évènement doit fédérer au minimum 200 personnes CRITERES COMPLEMENTAIRES qui aideront à la sélection du projet : Programmation de l évènementiel hors saison touristique (avant et arrière saison). Originalité de l événementiel contribuant ainsi à la notoriété de la destination Bourgogne du Sud. L'ADT apportera un soutien à la communication du projet retenu par les biais suivants : Un affichage sur le site Internet de l'adt La mobilisation en tant que de besoin des outils de communication de l ADT 71 et du Conseil général de Saône-et-Loire. DEPOT DES PROJETS : L appel à projet sera clos le 30 septembre 2013 Par courrier à : Monsieur le Président ADT Saône-et-Loire Objet : Appel à projets " Evènementiel lié à l itinérance» Maison de la Saône-et-Loire 389 av. De Lattre-de-Tassigny MACON Par

3 Objet : Appel à projets «Evènementiel lié à l itinérance» 1/ Dans un premier temps le porteur de projet candidat déposera sa demande en retournant le formulaire de candidature (accompagné des pièces à fournir) dûment complété avant : Tout dossier incomplet ne pourra pas être étudié. le 30 septembre / Si la candidature est conforme aux critères d éligibilité déterminés par l ADT, elle sera présélectionnée. 3/ Les candidatures seront étudiées par une commission pluridisciplinaire en charge de la sélection définitive des projets retenus pour / Les candidats retenus seront informés au plus tard le 15 octobre 2013 et bénéficieront d un financement, dans le cadre d une convention partenariale sur l exercice 2013.

4 Formulaire de candidature Appel à projets "Evènementiel lié à l itinérance" 2013 LE PORTEUR DE PROJET : Nom Nom de la personne responsable du projet : Adresse postale / CP / Commune : Tél. Adresse mail (obligatoire) : LE PROJET : Je sollicite l'adt pour le projet : Lieu : Date de réalisation : Je m engage à fournir les éléments ci-dessous : Le dossier en version numérique Une synthèse du projet clarifiant les objectifs liés à la stratégie d itinérance, les besoins inhérents au projet, les attentes envers l ADT Un programme complet et détaillé de l'évènement et/ou échéancier Le coût global du projet (budget prévisionnel détaillé, devis etc.) Les logos des partenaires éventuels (format jpg) Les actions de promotion envisagées pour la manifestation 3 photos en haute qualité et libres de droit, exploitables pour faire de la communication professionnelle A l'issue de l'événement, transmettre un bilan rapide de la manifestation à l'adt avec si possible une estimation de la fréquentation et la provenance de la clientèle) NB : Toutes pièces du dossier doivent être fournies en version numérique Le, / / Nom/Qualité/Signature

5 Liste des pièces à fournir pour l'engagement d'une subvention Appel à projets "Evènementiel lié à l'itinérance" 2013 Le dossier ne pourra être étudié par les services de l'agence de Développement Touristique de Saône-et-Loire, que s il arrive COMPLET et dans les délais impartis. Pièces à fournir pour tous les dossiers : Titre de la pièce Formulaire de candidature Précision importante Toutes les rubriques doivent être renseignées en détail afin de permettre l examen de la demande par l ADT Pièce demandée Visuels de communication pour la manifestation Programme de l évènement Texte d accroche Logos Plan de communication 2012 Plan de communication 2013 Plan de financement 2013 Evaluation de l évènement 3 photos numériques en haute qualité, libres de droit et exploitables en communication. Elles doivent être commerciales et vendeuses! Il doit spécifier toutes les animations et loisirs prévus au programme de la manifestation. De 8 à 10 lignes maximum, il doit présenter de manière communicante l évènement. Il servira à la sélection des 3 projets à soutenir et sera une base à la communication de l'adt sur son site Internet. Tous les logos des partenaires de l évènement, doivent être envoyés par , en format image (Jpeg, Gif etc.) Le logo de l'adt devra apparaître sur vos supports de communication. Pour les évènements ayant une ancienneté, fournir les actions de communication, détaillées et précises, bâties et menées lors de la dernière édition. Attention : nous ne demandons pas une revue de presse mais un plan de communication des actions menées. Fournir les actions de promotion et de communication envisagées pour l édition 2013 (quels supports? quel budget? quelle fréquence? Zone de chalandise? etc.) Fournir un plan de financement prévisionnel détaillé de la manifestation projetée (autofinancement du maître d'ouvrage, collectivités, Conseil général, autres financeurs...). A l'issue de la manifestation, transmettre un rapide bilan à l'adt sur la fréquentation, la provenance de la clientèle...