Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration

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1 Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration Information incluse dans la trousse Renseignements généraux au sujet du conseil d administration d Ophea Contexte Pages 2-3 Dépenses liées au travail du conseil Engagement en terme de temps Orientation stratégique d Ophea Page 4 Conseil d administration d Ophea Description d emploi Page 5 Renseignements au sujet de la gouvernance par politiques Pages 6-7 Annexe Formulaire de mise en candidature pour le conseil d administration d Ophea Profil personnel du candidat au conseil

2 Trousse d information pour le recrutement d administrateurs pour le conseil d administration Êtes-vous d avis que tous les enfants et les jeunes devraient valoriser et jouir des bienfaits d un mode de vie sain et actif qu ils conserveront pendant toute leur vie? Êtes-vous à la recherche d une nouvelle expérience? Souhaitez-vous appuyer et orienter activement le travail d Ophea? Si oui, Ophea est à la recherche d individus enthousiastes et engagés voulant siéger sur le conseil d administration d Ophea. Qu est-ce que vous y gagnerez? Une occasion de rencontrer et de travailler avec d autres gens passionnés en Ontario. La chance de partager votre expertise et d acquérir de nouvelles compétences par la même occasion. Une initiation à la gouvernance par politiques (modèle de Carver) et un soutien continu pour vous aider dans votre travail au sein du conseil d administration. Qui recherchons-nous? Le conseil d administration d Ophea est à la recherche d individus possédant les qualités suivantes : Motivé par l idée qu un mode de vie sain et actif devienne une réalité pour les enfants et les jeunes de l Ontario Motivé par la vision stratégique, la mission, les objectifs et les convictions d Ophea Aime le travail d équipe et souhaite rencontrer de nouvelles personnes Prêt à partager ses connaissances et son expertise et à acquérir de nouvelles compétences Est-ce que des coûts sont associés à ce poste? C est un poste bénévole. Ophea remboursera toute dépense autorisée liée au conseil d administration conformément aux directives/lignes directrices sur les dépenses. Combien de temps doit-on consacrer au poste? Mandat de deux ans (maximum de trois mandats de deux ans) Environ trois à cinq réunions par année Principalement des réunions en personne (peuvent nécessiter un séjour d une nuit) Des téléconférences occasionnelles pourraient être requises avec certains ou avec tous les administrateurs Des sous-comités sont occasionnellement mis en place pour aborder certaines tâches précises, c.-à-d. le perfectionnement professionnel du conseil, l évaluation de rendement du directeur général, etc. Le conseil d administration serait idéalement composé : Ophea Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration AU12 Page 2 of 8

3 D un groupe d Ontariens ayant une diversité culturelle, une composition démographique mixte, une répartition entre les sexes et provenant de divers secteurs. Le comité des candidatures dressera une liste de candidats aux postes d administrateurs et la soumettra aux membres. Le conseil d administration actuel d Ophea (les membres) votera pour les candidats sur la liste. Le processus d élection : Les élections pour remplir les postes vacants auront lieu lors de la tenue des assemblées des membres. Pour de plus amples renseignements au sujet d Ophea et de cette formidable occasion, veuillez consulter les documents ci-joints : La vision stratégique, la mission, les objectifs et les convictions d Ophea Renseignements au sujet de la gouvernance par politiques La description d emploi pour les membres du conseil d administration d Ophea Si vous souhaitez obtenir un poste au sein du conseil d administration, veuillez : 1. Remplir le formulaire de mise en candidature ci-joint. 2. Faites parvenir le formulaire à Ophea d une des façons suivantes : Courriel : lori@ophea.org Télécopieur : (416) Poste : 1 Concorde Gate, Suite 608 Toronto, ON M3C 3N6 Ophea Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration AU12 Page 3 of 8

4 Orientation stratégique Vision : Que tous les enfants et les jeunes valorisent et jouissent des bienfaits d un mode de vie sain et actif qu ils conserveront pendant toute leur vie. Mission : Ophea fait la promotion d un mode de vie sain et actif dans les écoles et les communautés en mettant au point des programmes et des services de qualité à cet égard, en établissant des partenariats et en se faisant l avocat pour la cause. Principes directeurs : Objectifs : Renforcer les connaissances et les compétences des dirigeants pour qu ils puissent encourager un mode de vie sain et actif. Sensibiliser les gens au sujet d Ophea, ainsi que de ses programmes et services. Continuer à se faire l avocat, en partenariat avec d autres organismes, pour l élaboration et la mise en oeuvre de politiques inclusives favorisant un mode de vie sain et actif. Maintenir les plus hautes normes de responsabilité et de bonne gouvernance. Ophea Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration AU12 Page 4 of 8

5 Description d emploi pour le conseil d administration Le conseil d administration a pour but d apporter une direction et une gouvernance stratégique à Ophea. Par conséquent : 1. Les administrateurs assisteront aux réunions du conseil et seront responsables de passer en revue les politiques et rapports, d effectuer un contrôle financier et de discuter des tendances et des questions pertinentes en matière d environnement. 2. Le conseil passera en revue et établira les politiques écrites de gouvernance qui, globalement, abordent chaque catégorie de décisions organisationnelles. A. Finalités : les produits, les effets, les avantages, les résultats, les clients, et leur valeur relative (quel bienfait pour quel client, et à quel coût). B. Limites imposées à la direction : les contraintes imposées qui fixent les limites de prudence et d éthique à l intérieur desquelles toutes les activités et les décisions de la direction doivent avoir lieu. C. Le processus de gouvernance : les détails sur la façon dont le conseil d administration conçoit, exécute et surveille ses propres tâches. D. Relations entre les membres du conseil d administration et le personnel : la façon dont les pouvoirs sont délégués et la façon dont leur utilisation appropriée est surveillée; le rôle, le pouvoir et la responsabilité du directeur général. 3. Le conseil apportera des conseils, du soutien et des orientations au directeur général et il surveillera et évaluera son rendement. 4. Le conseil prendra part dans la planification stratégique et prendra des décisions opérationnelles sur des questions qui ne sont pas déléguées au directeur général. 5. Les membres du conseil agiront en tant qu ambassadeurs pour Ophea et apporteront un soutien au personnel, lorsque requis, relativement aux relations avec le gouvernement et aux stratégies de plaidoyer, de promotion et de sensibilisation. Ophea Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration AU12 Page 5 of 8

6 La gouvernance par politiques Un aperçu Qu est-ce que la gouvernance par politiques? La gouvernance par politiques et une méthode fondée sur l élaboration de politiques pour régir une organisation. Ces politiques établissent les nombreuses façons par lesquelles un organisme sans but lucratif doit rendre des comptes. Elles fournissent également un cadre permettant au Conseil d administration de faire son travail. Le conseil d administration est responsable des agissements de l organisation. Mais plusieurs conseils aiment «mettre la main à la pâte». Ils gèrent activement les activités quotidiennes de l organisation. Cependant, un conseil de gouvernance par politiques détermine les politiques devant être élaborées. Celui-ci élabore ces politiques, et se tient responsable, ainsi que le personnel, de faire son travail en respectant celles-ci. Pourquoi établir une gouvernance par politiques? Le modèle de Carver en est un de gouvernance par politiques. De quelle façon diffère-t-il des autres modèles? Dans une gouvernance par politiques, un conseil peut prendre la décision d évaluer l efficacité d une organisation ou d un DG. Par exemple, il pourrait le faire en établissant des politiques sur la façon de gérer les finances ou les questions personnelles, la façon de soumettre des documents au gouvernement, ou la façon de régler les factures. Bon nombre de conseils ne parviennent pas à définir la raison pour laquelle l organisation est gérée par toutes ces politiques Les conseils passent souvent beaucoup de temps à discuter des salaires du personnel et des sources de financement pour lesquelles le DG devrait soumettre une demande. Est-ce que ce sont des questions sur lesquelles le conseil devrait se pencher ou devraient-elles faire partie des tâches du DG qui doit respecter des lignes directrices appropriées? John Carver souhaite que les conseils se concentrent sur le tableau d ensemble et non sur les détails du quotidien. Clarifier les responsabilités Sous le modèle de Carver, le conseil doit surveiller ses propres activités et évaluer s il fait bien son travail. Cela n est pas habituellement le cas sous les autres modèles de gouvernance. Le modèle de Carver traite de quatre thèmes en matière de politique. Deux de ces thèmes sont relatifs à la façon dont le conseil doit effectuer son travail (Processus de gouvernance et Relations entre les membres du conseil d administration et le personnel). Un autre thème traite de la façon dont le DG doit effectuer son travail (Limites imposées à la direction). Le dernier thème porte sur ce que le conseil souhaite voir accomplir par l organisation (Finalités) Il n est pas rare de trouver des conseils s appropriant les tâches du DG, au grand désespoir de ce dernier. Et ce faisant, ces conseils n effectuent pas leurs propres tâches, c.-à-d. Ophea Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration AU12 Page 6 of 8

7 communiquer avec les clients, les parties intéressées, etc., et surveiller les activités de l organisation. Surveillance Plusieurs détracteurs du modèle de Carver disent que le conseil perd le contrôle de l organisation. Cette critique est intéressante puisque les conseils ont rarement le contrôle qu ils croient avoir. Par exemple, la plupart des conseils qui gèrent activement les activités quotidiennes d une organisation n évaluent pas régulièrement le rendement de leur DG. Dans ce cas, peuvent-ils affirmer être soucieux du rendement de l organisation? Sous le modèle de Carver, le conseil peut élaborer et mettre en œuvre autant de politiques qu il juge appropriées pour être au courant et responsable des activités de l organisation. Chaque politique peut être élaborée de façon générale ou approfondie selon ce que le conseil juge nécessaire. Le conseil peut également stipuler à quelle fréquence il veut être informé du respect d une politique particulière. Lorsque le conseil a terminé l élaboration des politiques, il revient au DG de les interpréter et de les mettre en œuvre. Le conseil évalue le travail du DG par rapport à ces politiques. C est une façon cohérente et équitable de surveiller et d évaluer le travail du DG puisque ce dernier connaît les critères sur lesquels il sera évalué. Qu est-ce que cela signifie pour les réunions du conseil? Lors des réunions, le conseil fait le suivi des politiques existantes par rapport à son travail et à celui du DG. Il ne se concentre pas sur ce que fait l organisation ni sur sa façon de faire. Cela revient au DG. Idéalement, le DG rend compte de ses activités avant la réunion et ce compterendu est abordé s il y a des questions. Lors de chaque réunion, un conseil suivant le modèle de Carver recevra un enseignement. Cela peut se faire de diverses façons. Il pourrait s agir d une séance d information de membres de la communauté, d une formation sur le modèle de Carver, de l information sur des pratiques financières, ou tout autre sujet pour lequel le conseil juge nécessaire d approfondir ses connaissances afin de mieux effectuer son travail. En général, les réunions du conseil sont plus courtes et plus ciblées. Un plus grand accent est mis sur la prise de décisions et la planification future. En conclusion Le modèle de Carver est un changement important par rapport à la façon dont les conseils effectuaient leur travail par le passé. Cela peut demander un effort considérable pour faire la transition d autres conseils dans lesquels vous avez travaillé, mais l effort en vaut bien le coût. Vous pouvez être clair au sujet des compétences dont vous avez besoin à la table du conseil et recrutez des individus en ce sens. En tant que conseil, vous fournirez des directives claires à votre DG ainsi que des indicateurs de rendements clairs et précis. Ophea Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration AU12 Page 7 of 8

8 Vous accorderez alors votre confiance et de la flexibilité à votre DG pour qu il puisse faire ce pour quoi il a été embauché. Le conseil prend les décisions au sujet de ce que doit accomplir l organisation, et le DG prend les décisions sur les façons d accomplir le travail. Le conseil effectue alors une surveillance pour s assurer que le DG fait bel et bien le travail requis. Ophea Trousse d information sur le recrutement pour le conseil d administration AU12 Page 8 of 8