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1 Espace adhérents Aide en ligne Identifiez-vous Se connecter Personnaliser votre mot de passe Mot de passe oublié? La gestion des évènements La gestion des rendez-vous Prendre rendez-vous Modifier des informations du formulaire de prise de rendez-vous Déplacer un rendez-vous Annuler un rendez-vous L enquête nominative Validez vos informations administratives Déclarez vos salariés Visualisez votre déclaration Mes informations administratives Ma fiche adhérent La gestion des établissements La gestion des utilisateurs Les risques règlementaires Nous contacter Mise à jour : juillet 2017 AST67 Espace adhérents : aide en ligne 1

2 Identifiez-vous Se connecter Pour vous connecter à votre espace adhérents, authentifiez-vous avec vos identifiants (Id établissement / Identifiant) et votre mot de passe en respectant les majuscules et les caractères spéciaux. campagnes de déclaration des effectifs. En cas d oubli : Nous contacter. Vos identifiants vous sont transmis par voie postale lors des Lors de votre première connexion, une fenêtre vous demandera votre nom, prénom et adresse mail. Merci de renseigner les informations demandées. Personnaliser votre mot de passe Vous pouvez personnaliser votre mot de passe en vous rendant sur «Mon compte», puis «Mes informations». Cochez la case «Changer le mot de passe» pour saisir votre nouveau mot de passe. Le mot de passe doit comprendre 8 caractères minimum dont des chiffres, des lettres et des caractères spéciaux tels que : *&é» (-è_çà) $^ù Vous pouvez également renseigner votre «adresse électronique», elle sera utile notamment si vous utilisez «Mot de passe oublié». 2 Espace adhérents : aide en ligne AST67

3 Mot de passe oublié? Vous avez la possibilité de le réinitialiser en cliquant sur. Renseignez tous les champs demandés. Le champ «N facture» demande de vous munir de votre dernière facture, afin de saisir son numéro (8 chiffres). Une fois les champs saisis, validez en cliquant sur Un lien sera envoyé à l adresse mail du compte utilisateur. Cliquez sur le lien du courriel et saisir un nouveau mot de passe en respectant les 8 caractères (chiffres, lettres et caractères spéciaux). AST67 Espace adhérents : aide en ligne 3

4 La gestion des évènements Lorsque vous êtes connecté, une liste des évènements s affiche à l écran. Ces évènements regroupent diverses informations transmises par le biais de votre espace adhérents (enquête nominative, prise de rendez-vous, etc ) En cliquant sur dans la fenêtre. vous indiquez avoir lu et pris en compte l information. L évènement ne s affichera plus En cliquant sur, vous accéder aux documents à compléter (enquête nominative, prise de rendez-vous). Par défaut nous n affichons que les évènements «Non lus», il est possible d afficher tous les évènements en supprimant le filtre appliqué. Pour fermer cette fenêtre, cliquez sur. À tout moment, vous pouvez accéder à la page de vos évènements en cliquant sur «Mon compte», «Mes évènements». 4 Espace adhérents : aide en ligne AST67

5 La gestion des rendez-vous Le menu «Mon espace santé au travail» vous permet de gérer vos échanges avec votre équipe médicale. Prendre rendez-vous Depuis cette fonction, vous pouvez prendre un rendez-vous : Pour un de vos salariés déjà existant dans votre espace adhérent, à partir de la liste des salariés, cliquez sur Pour un nouveau salarié, cliquer sur le lien : prendre un rendez-vous pour un nouveau salarié Le nombre de demandes «en cours» est limité pour éviter les surcharges de planning. Si vous avez atteint le nombre maximal de rendez-vous, veuillez prendre contact avec votre équipe médicale. Le formulaire «Prendre un rendez-vous» est composé de 4 blocs : Service médical Identification du salarié Emploi et risques, lui-même subdivisé en 3 : o Description de l emploi o Risques réglementaires qui nécessitent un suivi SIR (Cf. Les risques règlementaires) o Autres expositions réglementaires Demande. Les champs obligatoires sont indiqués par une étoile orange. Le bloc Service médical affiche les coordonnées de l équipe médicale auprès de laquelle vous prenez rendez-vous. AST67 Espace adhérents : aide en ligne 5

6 Le bloc Identification du salarié permet de remplir ou compléter les informations concernant l identité du salarié (nom, prénom, date de naissance, nom de naissance et téléphone portable du salarié). Le numéro de téléphone du salarié nous permettra de lui transmettre, par SMS, une confirmation de rendez-vous ou toute autre information (annulation, changement de date ou d heure). Le bloc Emploi permet de remplir ou compléter la description de l emploi du salarié (poste, type de contrat, PCS, date du contrat) Astuce : Pour trouver le code PCS correspondant, référez-vous à la fiche salarié de votre logiciel de paye. En effet, le code PCS est obligatoire pour les déclarations DSN et DADSU. Le bloc SIR suivi individuel renforcé (risques particuliers) permet de sélectionner les risques particuliers réglementaires auxquels est exposé le salarié (Cf. Les risques règlementaires). La surveillance médicale se calcule automatiquement en fonction des risques renseignés. o o SIR : si au moins un risque du bloc «SIR» est coché SI : si la case «aucun des risques particuliers énoncés ci-dessus» est cochée. 6 Espace adhérents : aide en ligne AST67

7 Le bloc Autres expositions permet de renseigner les autres expositions réglementaires du salarié qui ne nécessitent pas un suivi individuel renforcé. Le bloc Demande permet : o D indiquer le motif de suivi que vous souhaitez o De planifier un rendez-vous. Pour prendre rendez-vous, renseignez une «Date de début de recherche de créneau», pour un rendez-vous planifié à l avance par exemple puis cliquez sur. Les créneaux disponibles s affichent à l écran. Sélectionnez le créneau, en cliquant sur ou cliquez sur si aucun créneau ne vous convient. AST67 Espace adhérents : aide en ligne 7

8 Modifier des informations du formulaire de prise de rendez-vous En cas de changement, il vous est possible de modifier votre demande de rendez-vous. Dans le menu, vous retrouvez tous vos rendez-vous «en cours». Cliquez sur pour accéder au formulaire et le modifier. Une fois le rendez-vous validé, il n est plus possible de modifier le motif du suivi. Le cas échéant, il faudra annuler et replanifier un rendez-vous avec le motif souhaité. Attention : Un changement des risques peut entraîner une replanification du rendez-vous. Quand vous avez terminé, cliquez sur. Cette procédure s applique aussi aux rendez-vous que vous devez compléter, suite à une prise de rendez-vous avec l équipe médicale (téléphone, courriel ou autre). Déplacer un rendez-vous Pour déplacer un rendez-vous, cliquez sur à la fin du formulaire, la proposition des créneaux s affiche et vous permet de positionner un nouveau rendez-vous. Vous pouvez également modifier la date de début de recherche de créneau et. Il n est pas possible de déplacer une DEMP à moins de 48h du rendez-vous. A ce moment-là, une notification vous propose d annuler l ancien rendez-vous et l écran de saisie du nouveau rendez-vous s ouvre automatiquement. Annuler un rendez-vous Pour annuler un rendez-vous, cliquez sur à la fin du formulaire. Si l annulation intervient à moins de 48h du rendez-vous, l annulation sera considérée comme une absence. 8 Espace adhérents : aide en ligne AST67

9 L enquête nominative Pour accéder à votre enquête, cliquez sur l onglet «Mon enquête nominative» depuis la page d accueil. Vous arrivez directement sur la page «Faire mon enquête». Pour démarrer votre enquête, cliquez sur l icône de la colonne «Actions». La déclaration se déroulera en 3 étapes : Validez vos informations administratives Déclarez vos salariés Visualisez votre déclaration. Validez vos informations administratives Lors de cette étape, vous avez la possibilité de modifier toutes les informations concernant votre établissement (SIREN, Code NAF, enseigne commerciale, adresse de facturation ). Il vous est également possible de demander la radiation de l établissement. Il sera nécessaire de préciser : La date d effet souhaitée Le motif de radiation. Une fois cette étape terminée, vous pouvez valider l étape en cliquant sur :. Si vous avez apporté des modifications, une nouvelle fenêtre apparaîtra vous demandant d indiquer votre nom. AST67 Espace adhérents : aide en ligne 9

10 Déclarez vos salariés Dans cette étape, vous pouvez gérer la liste des salariés sortis et présents. - Lorsque la déclaration N-1 a été effectuée, les fiches «salariés» identiques à votre précédente déclaration sont automatiquement validées et marquées par le symbole. Si vous devez y apporter des modifications, par exemple changement du type de surveillance médicale SM / SMR, nom du salarié, salarié sorti cliquez alors sur l icône. - Tous les salariés marqués par le symbole sont à traiter. Ces salariés nécessitent une validation de votre part car leurs informations ont été modifiées depuis votre dernière déclaration. Pour les traiter, cliquez sur puis lorsque les informations du salarié correspondent. Si un salarié n a jamais fait partie de l entreprise ou a été saisi en. - Pour ajouter un salarié : cliquez sur Complétez les champs obligatoires de la fiche du salarié : Nom / Prénom / Date de naissance Emploi actuel / Date d emploi / Type de surveillance médicale Adresse de lieu de travail : si elle est différente de celle de l entreprise, précisez l adresse exacte du lieu de travail du nouveau salarié (exemple : pour un salarié qui travaille à son domicile, précisez son adresse exacte). Vous devez impérativement VALIDER tous les salariés marqués «A TRAITER» afin de pouvoir valider et passer à l étape suivante. Pour passer à l étape 3, cliquez sur. ASTUCE : L utilisation de filtres est possible sur toutes les colonnes. Passez le curseur de la souris sur chaque en-tête de colonne pour faire apparaître la fenêtre. Les filtres vous faciliteront la navigation dans les tableaux. Alors un conseil abusez-en! 10 Espace adhérents : aide en ligne AST67

11 Visualisez votre déclaration L étape 3 est un récapitulatif comprenant les modifications que vous avez apportées sur les informations de l établissement ainsi que le nombre de salariés déclarés présents au 01/01/N. Si vous souhaitez revenir aux étapes précédentes, il vous suffit de sélectionner :. Si toutes les informations vous semblent correctes, vous pouvez valider votre enquête en cliquant sur. Finalisez en renseignant le nom et la fonction du signataire. Félicitations, votre déclaration est terminée! A présent, votre enquête est marquée par le statut. Si vous gérez plusieurs établissements, tant que vous n avez pas réalisées toutes les déclarations des établissements, le statut de l enquête sera. Pour toute modification dès l enquête «transmise», faîtes une demande de réactivation en nous contactant : espace.adherents@ast67.org Vous avez également la possibilité de télécharger votre enquête en fichier PDF en cliquant sur l icône. ASTUCE : Vous pouvez visualiser votre déclaration à tout moment, même si elle est «transmise». Pour cela, cliquez sur. AST67 Espace adhérents : aide en ligne 11

12 Mes informations administratives Le menu «Mes informations administratives» vous permet de : Mettre à jour les données de votre entreprise Gérer vos établissements Gérer vos utilisateurs Ma fiche adhérent Sur la fiche adhérent, vous retrouvez votre numéro d adhérent ainsi que le mode de gestion (qui correspond à votre type de facturation : Globale ou Détaillée). Vous pouvez modifier les coordonnées de votre entreprise, en dehors des campagnes de déclaration des effectifs : Dénomination sociale SIREN Code NAF Adresse Code postal Ville Pays Téléphone Fax Lorsque vos modifications sont terminées, cliquez sur. 12 Espace adhérents : aide en ligne AST67

13 La gestion des établissements Sur cette page apparaît l intégralité de vos établissements inscrits auprès d AST67. Afin d effectuer des modifications, cliquez sur décompose en plusieurs blocs. pour accéder à la fiche de l établissement. Cette fiche se Le bloc Adhérent reprend votre numéro d adhérent ainsi que la dénomination sociale. Le bloc Etablissement reprend les coordonnées de l établissement. Vous pouvez modifier les informations concernant l établissement. 2 Espace adhérents : aide en ligne AST67

14 Le bloc Adresse de facturation Le bloc Radiation vous permet de demander la radiation auprès de notre association. Une fois la case cochée, on vous demande d indiquer la date d effet souhaitée ainsi que le motif de radiation. Lorsque toutes les informations sont conformes, vous pouvez cliquer sur. AST67 Espace adhérents : aide en ligne 3

15 La gestion des utilisateurs Cette fonction vous permet de déléguer des droits pour vos collaborateurs, sans obligation de transmettre vos identifiants personnels. Pour créer un nouveau profil, cliquez sur. Vous accédez au formulaire suivant : Vous avez le choix entre deux profils : Utilisateur : gère uniquement la déclaration des effectifs Utilisateur + DEMP : gère la déclaration des effectifs et la prise de rendez-vous. Renseignez le nom et prénom de l utilisateur, ainsi que son adresse mail. L identifiant est totalement personnalisable mais le mot de passe doit comprendre 8 caractères minimum dont des chiffres, des lettres et des caractères spéciaux tels que : *&é» (-è_çà) $^ù Cliquez ensuite sur. Les identifiants seront automatiquement envoyés, depuis le portail, à l adresse mail renseignée. 4 Espace adhérents : aide en ligne AST67

16 Les risques règlementaires Pour vous aider dans votre démarche de déclaration des risques règlementaires SIR : Salariés de moins de 18 ans affectés à des travaux susceptibles de dérogations Art. R =LEGITEXT Salariés de moins de 18 ans affectés à des travaux susceptibles de dérogations Art. R =LEGITEXT Agents biologiques groupe 3 et 4 Arts. R et R R =LEGIARTI &dateTexte=&categorieLien=cid R =LEGITEXT &dateTexte= &fastPos=1&fastReqId= &oldActio n=rechcodearticle CMR cat. 1A et 1B Art. R =LEGIARTI &dateTexte=&categorieLien=cid Plomb Art. R =LEGIARTI &dateTexte=&categorieLien=cid Rayonnement ionisants cat A et cat B Art. R =LEGIARTI &dateTexte=&categorieLien=cid CACES 1 chariots automoteur cat 1 à 6 Art. R389 CACES 2 grue à tour Art. R377M ; OU CACES 3 engins de travaux publics cat 1 à 10 Art. R372-M CACES 4 nacelles cat 1A à 3B Art. R386 CACES 5 pont roulant Art. R423 Postes à risques déclarés par l'entreprise Art. R =LEGIARTI &dateTexte=&categorieLien=cid AST67 Espace adhérents : aide en ligne 5

17 Travaux sous tension Art. R =LEGIARTI &dateTexte=&categorieLien=cid Agents biologiques cat 2 Art. R =LEGITEXT &dateTexte= &fastPos=1&fastReqId= &oldActio n=rechcodearticle Agents chimiques dangereux hors CMR Art. R =LEGIARTI &dateTexte=&categorieLien=cid Travailleurs exposés à des champs électromagnétiques Art. R =LEGITEXT &dateTexte= &fastPos=1&fastReqId= &oldActio n=rechcodearticle Nous contacter Pour toutes questions concernant votre espace adhérents : espace.adherents@ast67.org 6 Espace adhérents : aide en ligne AST67