Consultation relative à l organisation logistique du Forum d Avignon 2011 Culture, économie, médias. Avignon, Palais des Papes, novembre 2011

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1 Consultation relative à l organisation logistique du Forum d Avignon 2011 Culture, économie, médias Avignon, Palais des Papes, novembre 2011 I. Présentation du Forum d Avignon Le Forum d Avignon est un laboratoire d idées au service de la culture qui œuvre pendant l année à la promotion de la création et de la diversité culturelle ainsi qu une manifestation internationale qui réunit des acteurs du monde de la culture, de l économie et des médias. Cet événement annuel est un espace de dialogue et de réflexion sur les liens entre la culture et l économie à l ère numérique et de la mondialisation. Il est organisé par l Association de loi 1901 «Forum d Avignon Culture, économie, médias». Pendant deux jours, au Palais des Papes, des artistes et créateurs, des philosophes, des économistes, des producteurs de contenus et leurs partenaires industriels et financiers se retrouvent à l occasion d une rencontre unique au niveau international, pensée spécifiquement pour réunir l ensemble des acteurs de la création, des industries culturelles, de l Internet et de l économie. Les débats sont ponctués de présentations d études et d intermèdes artistiques. La première édition du Forum d Avignon s est tenue en novembre 2008 dans le cadre de la Présidence française de l Union européenne et a regroupé 300 personnalités venues de tous les continents et issues de tous les secteurs. Elle avait pour thématique d ensemble : «La culture, facteur de croissance». Pour sa deuxième édition en novembre 2009, le Forum d Avignon a été organisé par l Association Forum d Avignon, soutenue par des partenaires privés et publics autour du thème «Les stratégies culturelles pour un nouveau monde». La troisième édition du Forum d Avignon, en novembre 2010, a réuni plus de 400 personnalités autour du thème «Nouveaux accès, nouveaux usages à l ère numérique : la culture pour chacun?». La quatrième édition aura pour thème «Investir la Culture». II. Objet de la consultation Le présent marché a pour objet l organisation logistique de la quatrième édition du «Forum d Avignon, Culture, Economie, Médias». Ceci inclut l invitation, l inscription et le suivi des participants, la maintenance et l actualisation du site Internet et l organisation logistique complète des deux jours de la manifestation en relation avec les prestataires identifiés par l opérateur retenu et les partenaires du Forum d Avignon. Il est souhaité, pour les prestations qui peuvent l être, de faire appel aux entreprises résidant sur Avignon et sa région. Cette consultation comprend des prestations fixes et des prestations en option. III. Périmètre Le Forum d Avignon 2011 se tiendra les 17, 18 et 19 novembre 2011 au Palais des Papes, celui-ci étant directement réservé par l Association Forum d Avignon. Le Forum d Avignon réunira entre 400 et 500 invités, dont environ deux tiers d invités internationaux. L ensemble des débats, sauf demande expresse du Forum d Avignon, sont traduits en français, anglais et allemand. Les participants internationaux arriveront en majorité à Paris le jeudi 17 novembre 2011 durant la matinée et en début d après-midi. Ils se rendront ensuite à Avignon en TGV spécial avec les 1

2 participants français (départ entre 15 h. 30 et 17 heures de la Gare de Lyon). Le TGV est directement réservé par l association Forum d Avignon. La manifestation se déroulera au Palais des Papes à Avignon, le centre des congrès du Palais des Papes ayant été réservé, et des évènements annexes seront organisés dans la ville d Avignon, notamment à l Université et dans un ou des lieux d art et de culture. La manifestation sur site commencera le jeudi 17 novembre 2011 après-midi et se terminera le samedi 19 novembre 2011 en milieu d après-midi. Les participants regagneront Paris en TGV spécial en fin d après-midi le 19 novembre Le programme prévisionnel du Forum d Avignon est le suivant : Jeudi 17 novembre 2011 : Matin : - arrivée des invités internationaux dans les aéroports parisiens, essentiellement Roissy Charles de Gaulle (à noter : les invités internationaux peuvent arriver dans les jours qui précèdent le Forum, certains invités atterrissant par ailleurs à Marseille Marignane), - accueil par l agence des invités internationaux aux aéroports parisiens ou transferts Marseille / Avignon depuis Marignane. Après-midi : - transfert de certains invités internationaux par l agence des aéroports parisiens à la gare de Paris Gare de Lyon ; - accueil par l agence des invités internationaux et français en Gare de Lyon ; - embarquement des invités dans un TGV spécial «Forum d Avignon» Paris Avignon ; - accueil et transferts par l agence des invités entre la gare d Avignon TGV et les différents hôtels à Avignon, ces derniers étant d ores et déjà réservés ; - accueil par l agence des invités dans les hôtels (une présence sera maintenue dans les hôtels durant toute la manifestation) ; - transferts par l agence des invités de leurs hôtels respectifs au Palais des Papes ; - à Avignon, coordination des besoins techniques pour la préparation du dîner avec les étudiants de l école hôtelière d Avignon, les chefs invités par le Forum d Avignon ainsi que, pour la coordination des repas, Pierre Hermé et Christian Etienne. Soir : - coordination par l agence de l accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes ; - coordination du dîner au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes, les étudiants de l école hôtelière d Avignon et l équipe des chefs identifiés par le Forum d Avignon ; - transfert des invités du Palais des Papes à leurs hôtels (les transports seront optimisés en tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de regagner leurs hôtels à pied). Vendredi 18 novembre 2011 : Matin : - transfert des invités de leurs hôtels au Palais des Papes (les transports seront optimisés en tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de gagner le Palais des Papes à pied) ; - coordination par l agence de l accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes ; - plénière au Palais des Papes (salle du Conclave) ; coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes et les interprètes (recrutés directement par le Forum d Avignon), organisation des captations vidéo et de la scénographie ; - pause-café ; coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes ; 2

3 Midi : - déjeuner en salle Jeanne Laurent, Palais des Papes ; coordination du déjeuner, en lien avec les services du Palais des Papes et le traiteur retenu par le Forum d Avignon. Après-midi : - sessions de travail du Forum d Avignon (a priori, salle du Conclave et Cellier Benoît XII); coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes et les interprètes ; - pause café ; coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes ; - spectacle / visite : coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes, l Association Forum d Avignon, les artistes et les lieux de culture retenus par l Association Forum d Avignon. (OPTION) - débat à l Université d Avignon : installation d un dispositif technique d interprétation FR/ENG (OPTION) ; transfert des invités du Palais des Papes à l Université d Avignon (coordination avec l Université et la Préfecture de Vaucluse) Soir : - transfert des invités au Palais des Papes depuis l Université, les lieux de culture proposés à la visite et les différents hôtels si nécessaire (les transports seront optimisés) ; - coordination par l agence de l accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes, les étudiants de l école hôtelière d Avignon et l équipe des chefs de la région (coordonnée par Christian Etienne) ; - coordination du dîner au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes ; - transfert des invités du Palais des Papes à leurs hôtels (les transports seront optimisés en tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de regagner leurs hôtels à pied). Samedi 19 novembre 2011 : Matin : - transfert des invités et de leurs bagages de leurs hôtels au Palais des Papes (les transports seront optimisés en tenant compte de la possibilité pour la plupart des invités de gagner le Palais des Papes à pied) ; - coordination par l agence de l accueil des invités au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes ; - sessions au Palais des Papes (salle du Conclave et Cellier Benoît XII) ; coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes et les interprètes ; - pause-café ; coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes ; Midi : - déjeuner en salle Jeanne Laurent, Palais des Papes ; coordination du déjeuner au Palais des Papes, en lien avec les services du Palais des Papes et le traiteur retenu par le Forum d Avignon. Après-midi : - sessions au Palais des Papes (salle du Conclave), coordination par l agence des aspects techniques et organisationnels en lien avec les services du Palais des Papes (OPTION) ; - transferts par l agence des invités entre le Palais des Papes et la gare d Avignon TGV ; - embarquement des invités dans un TGV spécial «Forum d Avignon» Avignon Paris ; - accueil des invités en gare de Paris Gare de Lyon ; - transfert de certains invités internationaux par l agence de la gare de Paris Gare de Lyon aux différents aéroports parisiens. 3

4 Autres missions de l opérateur : - coordination des besoins techniques des partenaires médias du Forum d Avignon, en lien avec les services du Palais des Papes ; - coordinations des besoins techniques pour les démonstrations et spectacles dans le cadre des sessions «lab» du Forum d Avignon ; - coordination de l accueil des étudiants invités (notamment catering, assistance aux équipes universitaires réalisant des vidéos (OPTION), ) ; - coordination logistique d une réunion spécifique en parallèle du Forum d Avignon, dans une salle dédiée au sein du Palais des Papes le jeudi 17 novembre 2011, vendredi 18 novembre 2011 ou le samedi 19 novembre 2011 (OPTION) ; - définition des besoins techniques requis et suivi des dispositifs techniques mis en place par le Palais des Papes. 4

5 IV. Détail des prestations attendues L agence retenue aura pour principale mission la coordination et l organisation logistique de la manifestation, ainsi que la gestion des invitations avant la manifestation et, en option, la maintenance du site Internet du Forum d Avignon Elle coordonnera également les moments de convivialité (repas, visites) regroupant l ensemble des participants. L agence retenue devra travailler en étroite collaboration avec l Association Forum d Avignon et les prestataires intervenants lors du Forum d Avignon, essentiellement les différents hôtels d Avignon, les prestataires de la région d Avignon et les services du Palais des Papes. Elle devra par ailleurs assurer la communication des informations aux invités lors du processus d inscription, y compris réservation des vols pour les invités internationaux. Le tableau ci-après liste les principales prestations attendues de l agence, qui servira de base pour l établissement du devis : Prestations opérateur Forum d'avignon Gestion des invitations et accréditations Date cible Options (cases cochées) Création graphique et envoi Save the date par mel (600 mels) Fin mars début avril Impression plaquette de présentation du Forum d'avignon (600 plaquettes 8/12 pages) avril x Mise à jour et hébergement base de données des invités avec formulaire en ligne bilingue (avec différentes catégories : international, français, intervenant, presse, avec ou sans voyage avion pris en charge, assistance débats uniquement, CV, participation, aux repas ). avril Vérifications et relances téléphoniques. Création d'un formulaire en ligne "prestataires" avril Save the date par mel (V2-600 mels) mai Mel mensuel rappel / invités / thèmes (600 mels) 4 envois mensuel à partir de juin Suivi des inscriptions et reporting hebdomadaire (en particulier pour les premiers inscrits, informations régulières) A partir de mai Relance systématique par téléphone de tous les invités, selon un ordre établi entre le Forum et l opérateur A partir de mai Conception et traduction des invitations Juillet / Août x Impression des cartons d'invitation (600 cartons) Début septembre x Envoi des invitations papiers (600 cartons) Septembre Mel de confirmation et communication des informations logistiques Impression des badges participants (500) Novembre Impression des badges presse (100) Novembre Impression des badges prestataires (200) Novembre Mise à jour et envoi en ligne du questionnaire de satisfaction Novembre / décembre 5

6 2. Coordination générale Réunions de suivi du projet avec l'association Forum d'avignon Repérages Etablissements et optimisation des devis prestataires techniques (sécurité, hôtesses, vidéo, matériel de traduction, besoins partenaires médias ) Assurances Coordination générale de la manifestation, évènements hors du Palais des Papes (transports, Palais des Papes, traiteurs, évènements hors du Palais des Papes) Bimensuel à partir de mai A partir de mai 3. Coordination de la manifestation - frais technique 3.1 Organisation transports Réservation Avions (contractualisation et suivi des besoins avec les participants) Mise en place reporting de suivi du budget avion Réservation train (contractualisation et suivi / en partenariat avec la SNCF) Mise en place reporting de suivi du budget train Au fil de l'eau Au fil de l eau Frais de voyages exceptionnels (provision à budgéter pour les invités ne pouvant prendre le TGV spécial) Au fil de l eau x Coordination générale des transports Septembre Novembre 3.2. Transferts aéroports parisiens Gare de Lyon Transferts le 17 novembre 2011 (base 80 invités internationaux) cf NB4 Transferts le 19 novembre 2011 (base 80 invités internationaux) cf NB4 Coordination générale des transferts 3.3. Transferts sur Avignon Assistance bagages en Gare d Avignon TGV (arrivée et retour du TGV spécial) 17 novembre 17 novembre / gare TGV Avignon hôtels 17 novembre / hôtels Palais des Papes hôtels 18 novembre / hôtels Palais des Papes hôtels + sortie sur Avignon (dont Université) 19 novembre / hôtels Palais des Papes avec bagages 19 novembre / Palais des Papes gare d Avignon TGV Transferts les 4 et 6 novembre des aéroports de Marseille et Nice (base 10 invités) x 6

7 3.4. Hébergement cf NB5 Suivi des réservations hôtelières à Avignon et à Paris (pour les participants internationaux) Au fil de l eau Rooming list Service bagages dans les hôtels Distribution des cadeaux dans les hôtels X 3.5. Traiteurs Création et impression des menus (130 menus x 4 repas) Coordination générale des repas 3.6. Palais des Papes Coordination générale des débats en lien avec les équipes du Palais des Papes (dont estimation des besoins techniques) et les interprètes Dispositif technique pour la diffusion des débats, enregistrement audio et vidéo des débats dont jeu de 3 copies DVD Mobilier et scénographie pour la Salle du Conclave X 3.7 Autres lieux Coordination générale d une manifestation hors du Palais des Papes (spectacle / nature à déterminer provision) novembre X Coordination générale d un débat à l Université d Avignon 18 novembre Prestations techniques d interprétation et de diffusion à l Université d Avignon 18 novembre x 3.8. Accueil Hôtesses aux aéroports parisiens 17 novembre 2009 Hôtesses en gare de Lyon le 17 novembre 2009 Hôtesses en gare d Avignon le 17 novembre 2009 Accompagnement dans le TGV spécial Paris Avignon Hôtesses dans les hôtels les 17,18 et 19 novembre 2009 Hôtesses en gare d Avignon le 19 novembre 2009 Hôtesses en gare de Lyon le 19 novembre 2009 Accompagnement dans le TGV spécial Avignon Paris Hôtesses aux aéroports parisiens 19 novembre 2009 x 7

8 3.10 Sécurité Sécurité en gare de Lyon (point accueil) le 17 novembre 2011 Sécurité en gare de Lyon (point accueil) le 19 novembre 2011 Coordination sécurité centre de congrès en lien avec les services du Palais des Papes et la Préfecture de Vaucluse 17 novembre 19 novembre 3.11 Régie Ordinateurs portables (3) Impression N&B tout venant Impression couleur Connexion Internet Ligne France Télécom Fax (1) X Talkies Technique pour mur de fils twitter novembre X 3.12 Salle de presse PC (6) Impression N&B tout venant (2 en réseau) Impression couleur (1) Connexion Internet (6) Fax (1) X Ligne France Télécom Coordination salle de presse 3.13 Catering Catering équipes techniques / chauffeurs (dont coût unitaire par repas) Catering équipe de production (dont coût unitaire par repas) Catering équipes médias autres prestataires techniques (dont coût unitaire par repas) Gestion catering étudiants Universités invitées (50 pax.) (dont coût unitaire par repas) Gestion catering équipe Préfecture (dont coût unitaire par repas) 3.14 Transport matériel Un aller / retour Paris / Avignon 8

9 4. Impressions Kakémonos (7) / création et impression Fond de scène (2) / création et impression Mise en page et impression dossiers participants / programme 16 pages (600, dont français et anglais) x Mise en page et impression CV intervenants livret (600, dont français et anglais) x Mise en page et impression chemises / pochette avec logo Forum d Avignon (500) x Mise en page et impression liste participants 16 pages (600, dont français et anglais) 5. Autres Etiquette sur les bagages (1000) Septembre Portique de sécurité Parapluies (100) X Photographe sur la manifestation, dont deux photographes le 18 novembre 2011 Mise à jour Mood Tape Actes du Forum d Avignon - retranscription (français / anglais) Novembre X 6. Site Internet cf. NB3 Evolution / maintenance / possibilité d'intervention des responsables de projet de l'association Forum d'avignon Au fil de l'eau x 7. Captation / graphisme Caméra mobile sur l'ensemble de la manifestation et JRI x Captation audio des débats dont jeu de 3 copies CD Montage d'un sujet de 20 minutes en fin de manifestation (avec traduction français / anglais) x Création de slides pour projection Powerpoint lors des débats, en phase avec la charte graphique retenue x Les propositions complémentaires et pistes d amélioration sont vivement souhaitées dans la présentation que fera l agence des moyens et des compétences mises à disposition de l Association Forum d Avignon pour l organisation de l édition 2011 du Forum d Avignon. 9

10 NB 1 : la gestion des inscriptions est un élément central. Elle doit être en français et en anglais. La base de données / formulaires en ligne doit être aisément consultable par les administrateurs de la base. Une base 2010 est d ores et déjà disponible et doit impérativement être réutilisée. La base doit pouvoir permettre des extractions sur des fichiers tableur avec les différents éléments. Des outils de reporting, permettant la visualisation en temps réel des inscriptions, doivent être mis place. L agence retenue devra prévoir des formulaires les plus précis possibles (billet d avion pris en charge ou non, heures d arrivée t de départ à Paris ou Avignon, hébergement pris en charge ou non (avec proposition de liste d hôtels accrédités), demande de numéro de carte d identité ou de passeport, demande de photo, fonction en français et en anglais pour publication, participation aux repas, demande de CV en français et en anglais pour les intervenants, participation aux débats (atelier 1 ou atelier 2 par exemple ), participation au débat à l Université, à la visite du Palais des Papes ou d un autre lieu de culture à Avignon (option, le cas échéant), assistance aux seuls débats sans participation aux repas ). A noter l agence devra systématiquement rappeler les participants pour vérifier que les informations rentrées dans le formulaire sont exactes. Elle devra veiller également à repérer les anomalies dans les réponses des invités (nuit d hôtel réservée mais pas d indication de participation au dîner par exemple). La base de données (code source et contact) est la pleine propriété de l Association Forum d Avignon. L agence retenue devra être en mesure de donner les codes sources de la base de données à l Association. NB 2 : l agence retenue devra travailler en parfaite coordination avec l agence de relations presse qui sera retenue, afin d accueillir les journalistes et les partenaires médias lors de la manifestation. NB 3 : Dans le cas où l agence assurerait la maintenance du site Internet (Option), l agence retenue devra permettre la mise en ligne des vidéos, pendant, et après la manifestation et se coordonner avec les différents partenaires médias. Une réactivité forte et une disponibilité sont attendues pendant la manifestation, y compris le week-end. Par ailleurs, concernant le site Internet, la réponse à l appel à candidature devra faire figurer un contrat de service avec les disponibilités et les délais de réaction pour la mise à jour du site. Les principales demandes porteront sur : la mise à jour du site (thèmes 2011, bandeaux annonces Forum 2011, espace études, partenaire, vidéos ). Dans le cas où de nouvelles pages du site seraient amenées à être créées, la réutilisation des gabarits existants est vivement souhaitée. NB 4 : Les transferts (aéroports ou hôtels) des invités internationaux seront à calibrer et optimiser régulièrement en fonction du nombre de réponses positives. Un reporting précis et hebdomadaire devra être mis en place. NB 5 : Concernant l hébergement, l agence devra également organiser le paiement des chambres par les participants et en assurer un suivi avec les hôtels déjà réservés par le Forum d Avignon. Certaines chambres sont par ailleurs directement prises en charge par le Forum d Avignon (intervenants, équipes, ). NB 6 : L agence s engage à respecter la charte graphique du Forum d Avignon. Cette charte graphique est la pleine propriété de l Association Forum d Avignon et ne saurait être utilisée sans l autorisation de l Association. 10

11 Déroulé prévisionnel du Forum d Avignon 2011 NB 1 : il s agit d un déroulé prévisionnel NB 2 : en parallèle des débats à l Université pourraient avoir lieu d autres réunions en plus petit comité NB 3 : la projection-débat est en option NB 4 : des visites du Palais des Papes ou d autres lieux pourront être organisées le vendredi soir (option) 11

12 V. Dossier et critères de sélection Le dossier comprendra, a minima, les éléments suivants : - Une présentation de l agence - Un tableau de synthèse des équipes proposées (fonction, nombre de jours, taux journalier) - Un tableau détaillé des prestations à partir du tableau fourni dans le présent document (avec nombre d unités d œuvres, tarif à l unité) - Un tableau de synthèse des coûts avec deux parties : prestations fixes en HT et en TTC (marché forfaitaire) et options en HT et TTC, avec des sous-totaux pour les deux types de prestation. - Une note de propositions complémentaires, le cas échéant, avec les tarifs associés. Les candidats enverront leur dossier en 4 exemplaires avant le 16 mars 2011 à 12 heures au plus tard, à l adresse suivante : Association Forum d Avignon A l attention de Monsieur Nicolas Seydoux Président du Forum d Avignon Grand Palais des Champs Elysées Cours la Reine Porte C Paris ainsi qu une version électronique aux adresses suivantes : Laure Kaltenbach, Directrice générale du Forum d Avignon : laure.kaltenbach@forum-avignon.org Alexandre Joux, Directeur au Forum d Avignon alexandre.joux@forum-avignon.org Critères de sélection : - qualité et prix des prestations proposées : les candidats produiront un devis détaillé reprenant l ensemble des actions à mener ; - capacité du candidat à organiser une manifestation d envergure regroupant de nombreux invités internationaux ; - qualité et disponibilité de l équipe proposée ; - expérience d organisation d évènements d une nature similaire. 12