AIDE-MEMOIRE. Forprev. De l habilitation à la gestion de sessions. Version 3. Page 1 sur 107

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1 2014 AIDE-MEMOIRE Forprev De l habilitation à la gestion de sessions Version 3 Page 1 sur 107

2 Bienvenue, Vous êtes habilité à dispenser des formations relevant du dispositif de démultiplication mis en place par le réseau INRS Assurance maladie/risques professionnels. Forprev, le nouvel outil de gestion des habilitations mis en place par l INRS et l Assurance maladie/risques professionnels, vise d une part à faciliter les échanges entre les instances d habilitation et votre structure, d autre part à offrir à l ensemble des partenaires de la démultiplication un cadre harmonisé pour obtenir une habilitation et justifier de son activité, délivrer des certificats sécurisés et enfin à offrir à chacun des outils statistiques intégrés pour gérer son activité. Ce guide d utilisation décrit les principales fonctionnalités de Forprev, avec, pour fil directeur, le cycle de vie de votre activité de formation. Il a vocation à évoluer et à s enrichir de vos questions et suggestions éventuelles. Pour compléter les informations fonctionnelles présentées dans ce guide, des infobulles, visualisables au roll-over, explicitent de nombreux champs et libellés dans Forprev. Une aide en ligne accompagne toutes les étapes de la demande initiale. Vous trouverez également sur le site public l ensemble des informations relatives aux différents dispositifs démultipliés, ainsi que des réponses aux questions les plus fréquentes, regroupées dans une rubrique FAQ. Un formulaire de contact, accessible depuis l application (en haut à droite de chaque page) constitue un lien permanent entre votre structure et l équipe Forprev pour vous aider dans votre navigation et vos démarches via l application. Nous vous proposons aujourd hui une nouvelle étape dans notre partenariat pour faire vivre et développer, grâce à nos efforts conjugués, une véritable culture prévention dans les entreprises et la mise en place de bonnes pratiques professionnelles en matière de santé et sécurité au travail. Toute l équipe Forprev vous souhaite beaucoup de réussite dans le développement de vos activités de formation. Bonne appropriation de votre nouvel outil. Page 2 sur 107

3 Sommaire SOMMAIRE... 3 POUR DEMARRER Connexion et identifiants Les principes généraux du fonctionnement de Forprev... 8 PARTIE 1 GERER SES REFERENTIELS Gérer ses entités associées Gérer ses formateurs Gérer ses utilisateurs PARTIE 2 - GERER SES SESSIONS DE FORMATION Rechercher et consulter le détail d un stagiaire Rechercher et consulter une session Créer une session de formation Déclarer des participants Saisir les résultats des participants Clôturer la session de formation Éditer les certificats PARTIE 3 FAIRE VIVRE SES HABILITATIONS Accéder à son tronc commun et à ses habilitations Réaliser une demande soumise à validation de la CNH PARTIE 4 LES OUTILS FORPREV Gérer ses données personnelles Gérer ses alertes Exporter ses données Suivre son activité tableaux de bord POUR VOUS AIDER SUR FORPREV Page 3 sur 107

4 Pour démarrer Se connecter, rechercher, ajouter, sélectionner, enregistrer Autant de fonctionnalités communes à l ensemble de l application. Pour éviter de les détailler à chaque écran, vous trouverez rassemblés dans ces premières pages quelques principes généraux de fonctionnement. 1. Connexion et identifiants Cette partie décrit toutes les informations nécessaires à la connexion à Forprev (Se connecter à Forprev, Procédure de mot de passe oublié, Changer de profil en cours de connexion ). Le numéro Forprev Le numéro Forprev aussi appelé Identifiant ou Login est l identifiant unique d un utilisateur de Forprev. Il est composé de 3 lettres majuscules et 5 chiffres : ABC Le numéro Forprev est l identifiant de connexion des utilisateurs. Il est important que chaque utilisateur n ait qu un seul numéro Forprev pour permettre une gestion plus aisée des qualifications des formateurs et des comptes des utilisateurs. Ce numéro est personnel, il est lié à l adresse mail de son utilisateur. Se connecter à Forprev Pour se connecter à Forprev, accéder au site puis cliquer sur. La page «Authentification» s affiche. Première connexion Lors de l enregistrement d un utilisateur dans Forprev, un N Forprev est transmis par mail à l utilisateur. Accéder au site cliquer sur.puis renseigner les champs : «Login» et «Mot de passe» selon les informations reçues dans le mail. Cliquer sur. Lors de la première connexion, accès à la procédure de changement de mot de passe, afin de personnaliser le mot de passe : Pour le champ «Mot de passe actuel» renseigner le mot de passe reçu par mail. Dans le champ «Nouveau mot de passe», saisir un mot de passe de son choix, puis répéter cette saisie dans le champ «Confirmation du nouveau mot de passe». Page 4 sur 107

5 Il n est pas possible de copier-coller le mot de passe. Le mot de passe doit contenir au moins 7 caractères dont une majuscule et un chiffre. Procédure de mot de passe oublié En cas d oubli de mot de passe, depuis la page «Authentification», cliquer sur pour ouvrir le formulaire de changement de mot de passe. Renseigner le «Login» avec le n Forprev (reçu dans le mail avec les identifiants), et l adresse mail liée au compte Forprev (adresse sur laquelle sont reçus les mails de Forprev). Cliquer sur. Réception d un mail contenant un lien, cliquer sur ce lien. Pour des raisons de sécurité, ce lien est valable 24 heures, au-delà de cette durée, la procédure est à reprendre depuis le début. A l ouverture de la nouvelle page, cliquer sur pour confirmer le changement de mot de passe. La page «Authentification» se réaffiche avec la confirmation de l envoi du nouveau mot de passe. Confirmation de l envoi du mot de passe par mail. Réception d un mail contenant un nouveau mot de passe qui sera à mettre à jour comme lors de la prochaine connexion. Pour des raisons de sécurité, ce mot de passe temporaire est valable 24 heures, au-delà de cette durée, la procédure est à reprendre depuis le début. Page 5 sur 107

6 Erreur dans la saisie du mot de passe En cas de trois erreurs successives lors de la saisie du mot de passe le compte se verrouille automatiquement pendant trente minutes. Se connecter à Forprev pour un utilisateur ayant plusieurs profils Un utilisateur peut avoir plusieurs profils, selon le profil avec lequel il est connecté, il ne dispose pas des mêmes droits. Il est possible de se connecter avec les profils suivants : Correspondant habilitation entité (CEH) : - gérer les sessions (consultation, création et modification), - déclarer des qualifications sur l honneur pour ajouter des formateurs, - référencer les formateurs, - rattacher les formateurs, - gérer les entités associées (consultation, création, modification), - gérer les utilisateurs (consultation, création et modification), - gérer ses habilitations (consultation, modifier, demande supplémentaire ). Correspondant entité associée (CEA) : - consulter les sessions de son entité et des entités d échelon inférieur, - déclarer des sessions (si l entité habilitée donne le droit), - rattacher des formateurs (si l entité habilitée donne le droit), - gérer les utilisateurs de son entité et des entités d échelon inférieur (consultation, création et modification), - consulter les informations sur les habilitations rattachées à son entité. Assistante établissement (d une entité habilitée) : - gérer les sessions (consultation, création, modification), - consulter les formateurs, - consulter les utilisateurs. Assistante établissement (d une entité associée) : - consulter les sessions de son entité et des entités d échelon inférieur, - créer et modifier des sessions pour son entité et les entités d échelon inférieur (si l entité habilitée donne le droit), - consulter les formateurs de son entité et des entités d échelon inférieur, - consulter les utilisateurs de son entité et des entités d échelon inférieur. Formateur : - consulter les données de ses qualifications, - éditer ses certificats, - consulter ses sessions, - créer et modifier ses sessions, selon les droits accordés par l organisme de formation. Un utilisateur avec plusieurs profils garde un unique identifiant (n Forprev et mot de passe). Page 6 sur 107

7 Le choix du profil se fait lors de la connexion depuis l écran «Choisir le contexte» suivant : Les différents profils disponibles sont affichés, sélectionner le profil souhaité : Le profil connecté est affiché en haut de page après le nom de l utilisateur : Changer de profil en cours de connexion Outils > Changer de contexte En cours de connexion, il est possible de changer de contexte/profil. L écran «Choisir le contexte» s affiche : Sélectionner le «nouveau» profil souhaité : Changement du profil de connexion. Page 7 sur 107

8 2. Les principes généraux du fonctionnement de Forprev Champs obligatoires / Champs facultatifs Les champs non grisés suivis grisés d un astérisque doivent obligatoirement être remplis. A défaut, un message d erreur s affiche pour indiquer les champs obligatoires omis. Rechercher Pour lancer une recherche, suivant les cas : renseigner les critères de recherche, puis cliquer sur le bouton. ou cliquer le bouton «loupe» au préalable pour ouvrir un formulaire de recherche. Ajouter Pour ajouter un élément, cliquer sur le bouton Sélectionner un élément dans un tableau et valider Pour sélectionner un élément, selon l action souhaitée, cliquer sur la ligne (mise en surbrillance) concernée ou cocher la case en début de ligne, puis cliquer sur le bouton d action sous le tableau. Exemples : / / Mettre à jour La mise à jour est la première étape de sauvegarde des éléments saisis ou ajoutés. Elle doit être suivie d un enregistrement pour une sauvegarde définitive des informations. En cas d oubli un message d alerte rappelle que l absence d enregistrement entraîne la perte des données saisies. Une fois l élément (à ajouter, enregistrer ou modifier) sélectionné, cliquer sur le bouton, l information apparaît dans un tableau. Exemple de tableau avant la mise à jour Exemple de tableau mis à jour Page 8 sur 107

9 Supprimer un élément Cocher l élément à supprimer puis cliquer sur le bouton. Enregistrer Cliquer sur le bouton. Naviguer parmi les résultats d un tableau Par défaut les tableaux de résultats n affichent que 10 éléments sur la première page. Pour naviguer d une page à l autre dans les tableaux, 3 options possibles. Option n 1 : utiliser > ou >> : > ou < permet de passer d une page à l autre ; >> permet d atteindre la dernière ou << la première page ; Option n 2 : renseigner un numéro de page puis cliquer sur pour y accéder directement. Option n 3 : augmenter le nombre de «Résultats par page» puis cliquer sur. Réduire ou dérouler les blocs de fonctionnalités Cliquer sur pour afficher les blocs de fonctionnalités Cliquer sur pour masquer les blocs de fonctionnalités et ne laisser apparent que le titre. Page 9 sur 107

10 Trier Comme dans une boîte mail, il est possible de trier les colonnes des tableaux de Forprev. Pour supprimer ou créer un tri, cliquer sur le triangle orange (indiqué cidessous par la flèche orange). Le tri offre une meilleure lisibilité des tableaux. Exemple : classer les résultats par ordre alphabétique, par ordre de dates, croissant ou décroissant. Tri par ordre alphabétique Tri par ordre croissant. Tri croisant sur les dates. Il est possible d effectuer des tris multiples. Pour effacer tous les tris, cliquer sur Exporter Pour exporter une liste issue d un tableau et l ouvrir dans un tableur Excel, cliquer sur. Normes de saisie Les noms et prénoms comportent une majuscule sur l initiale. Exemple : Dupont Marie Les noms ou prénoms composés comportent une majuscule à chaque initiale. Exemple : Léonard Martin-Durant Contact Forprev Cliquer sur pour accéder au formulaire de contact et poser votre question. Choisir dans le menu déroulant le thème principal de la demande, renseigner les champs obligatoires puis cliquer sur. Page 10 sur 107

11 Time-out Afin de sécuriser votre connexion, un système de time-out existe sur Forprev : si le système ne détecte pas d activité pendant 30 minutes, votre session sera fermée et tous les éléments non enregistrés seront perdus. Seuls les «clics» sur des boutons sont considérés comme des actions. Assurez-vous donc d enregistrer régulièrement vos données. Le bureau Sur Forprev, un bureau avec différents tableaux de suivi de l activité (alertes ). Pour accéder au bureau depuis toutes les pages de l application, cliquer sur le logo :. Menu L accès aux différentes actions se fait dans un premier temps par le menu principal, contenant 5 entrées : - «Outils» cf. Partie 4 Les outils Forprev, p. 92, - «Référentiels» cf. Partie 1 Gérer ses référentiels, p. 13, - «Administration» cf. Partie 1 Gérer ses référentiels, p. 13, - «Habilitation» cf. Partie 3 Faire vivre ses habilitations, p. 76, - «Sessions» cf. Partie 2 - Gérer ses sessions de formation, p. 51. Dans ce manuel, sous le titre, vous trouverez parfois, le chemin d accès aux fonctionnalités. Exemple : Outils>Personnels>Mes informations Page 11 sur 107

12 Le site Forprev Le site comporte deux espaces distincts : la partie publique (appelée Site public dans le schéma ci-dessous), accessible à tous les internautes, présentant toutes les informations relatives à l habilitation et aux dispositifs de formation démultipliés, l application proprement dite, partie accessible uniquement après authentification (appelée Accès réservé dans le schéma ci-dessous). Représentation schématique du site Forprev.fr Connexion pour accéder à l application (Accès réservé). Accès aux différentes parties du Site public. Connexion pour accéder à l application (Accès réservé). Page 12 sur 107

13 Partie 1 Gérer ses référentiels Vous trouverez dans cette partie, le détail des principales fonctionnalités vous permettant de gérer vos entités associées (cf. 1. Gérer ses entités associées, p. 13), vos formateurs (cf. 2. Gérer ses formateurs, p. 29) et les utilisateurs de vos entités (cf. 3. Gérer ses utilisateurs, p. 42). 1. Gérer ses entités associées Le menu «Entités associées» est uniquement disponible pour les organismes qui disposent d entités associées. Il n est pas utile pour les autres organismes. Afficher la liste des entités associées Référentiels>Entités associées>mes entités associées La page «Liste des entités associées» s affiche. Le tableau liste l ensemble des entités associées et les habilitations auxquelles elles sont rattachées. Les boutons permettent de paramétrer les entités associées : Ajouter de nouvelles entités associées Modifier l entité associée sélectionnée dans le tableau Gérer les échelons des entités associées Enregistrer une nouvelle entité associée Paramétrer le droit des entités associées à déclarer des sessions Paramétrer le droit des entités associées à rattacher des formateurs aux habilitations La procédure complète de rattachement d une nouvelle entité associée est décrite dans le document : Guide utilisateurs Forprev : focus sur l'ajout d'une entité associée. Seuls les correspondants habilitation entité peuvent saisir une nouvelle entité associée. S il s agit de l enregistrement de la première entité associée, vérifier que le «Nombre d échelons» enregistré est «2» ou «3» (cf. Modifier le tronc commun, p. 80). Page 13 sur 107

14 Référentiels > Entités associées > Nouvelle entité associée Créer dans un premier temps les entités d échelon 2. Rechercher l entité La page «Détails de l entité associée» s affiche. En cas de saisie d entités d échelons 2 et 3, commencer par enregistrer les entités d échelon 2. Commencer par saisir le «N SIRET» puis cliquer sur. Page 14 sur 107

15 2 cas possibles : 1. l entité est trouvée : les champs sont automatiquement renseignés. Les champs modifiables ou à renseigner sont «Raison sociale», «Nom commercial», «Antenne» et «Echelon». 2. aucune entité trouvée avec le SIRET saisi : renseigner les champs «Raison sociale», «Nom commercial», «Antenne» et «Echelon» Renseigner les informations de l entité Raison sociale Champ obligatoire. Renseigner ce champ s il est vide ou le modifier le cas échéant. Nom commercial Pour les organismes de formation, nom qui sera publié sur le site Forprev à destination du public. Antenne Si l entité créée est une antenne, renseigner ce champ par «Oui». Seules les antennes peuvent disposer du même Siret qu une autre entité. Nom de l antenne Champ saisissable et obligatoire uniquement si le champ «Antenne» est renseigné avec «Oui». Page 15 sur 107

16 Echelon Sélectionner l échelon de l entité créée. Pour plus d informations sur la notion d échelons cf. Modifier le tronc commun, p. 80. Il n est pas possible de sélectionner «3» si le nombre d échelons est enregistré à «2» dans le tronc commun. Entité d échelon supérieur Champ saisissable et obligatoire uniquement si l entité est d échelon 3. Il faut que l entité d échelon 2 ait été créée au préalable. Adresse entité Renseigner l adresse de l entité créée. Ajouter le correspondant entité associée référent Il faut désigner un correspondant entité associée référent par entité associée. Cliquer sur la «loupe» pour rechercher le contact de l entité associée. La fenêtre «Sélection d un individu» s affiche. Renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» ou le champ «N Forprev» puis cliquer sur. 2 cas possibles : 1. Aucun résultat : Cliquer sur. Page 16 sur 107

17 2. 1 résultat s affiche Sélectionner la ligne correspondant au contact recherché, puis cliquer sur. Renseigner les champs «Adresse mail» et «Numéro de téléphone». L adresse mail renseignée sera utilisée pour envoyer ses identifiants au correspondant entité associée. Ceux-ci seront envoyés après acceptation de l ajout de l entité par la CNH. Le correspondant entité associée est inactif avant la validation du rattachement de l entité associée par la CNH. Il est possible de créer d autres utilisateurs pour une entité associée créée après validation de son rattachement par la CNH (cf. 3. Gérer ses utilisateurs, p. 42). Finalisation de la création de l entité associée Page 17 sur 107

18 Cliquer sur associer et retourner à la liste des entités associées. après avoir renseigné tous les champs relatifs à la nouvelle entité à La nouvelle entité n est encore rattachée à aucune habilitation à ce stade. Lorsque toutes les entités associées sont créées passer à l étape suivante de rattachement des entités associées aux habilitations (cf. Rattacher une entité associée à une habilitation, p. 82). Modifier une entité associée Référentiels > Entités associées > Mes entités associées Depuis la page «Liste des entités associées», sélectionner une entité dans la liste puis cliquer sur. La page «Détails de l entité associée» s affiche. Page 18 sur 107

19 Seuls les champs : «Raison sociale», «Nom commercial», «Antenne», «Echelon», «Entité d échelon supérieur», «Adresse entité» sont modifiables (pour modifier le correspondant entité associée référent voir Modifier le Correspondant entité associée référent, p. 25, pour enregistrer un utilisateur à cette entité cf. 3. Gérer ses utilisateurs, p. 42). Une fois les modifications effectuées, cliquer sur. Gérer la hiérarchie : modifier un échelon ou une entité d échelon supérieur Référentiels > Entités associées > Gérer la hiérarchie La page «Hiérarchie des entités associées» s affiche. Cette page permet de modifier l échelon et/ou l entité d échelon supérieur d une entité associée. Page 19 sur 107

20 Modifier l échelon d une entité associée passage d un échelon 3 à un échelon 2 : aucune restriction, passage d un échelon 2 à un échelon 3 : l entité ne peut disposer au maximum que des habilitations dont dispose son entité d échelon supérieur. Pour modifier l entité d échelon supérieur d une entité d échelon 3 ou modifier l échelon d une entité, sélectionner l entité. Modifier le champ «Echelon» ou «Entité d échelon supérieur». Puis cliquer sur pour finaliser la modification. Pour sélectionner la ligne, ne pas cliquer sur la raison sociale de l entité, ceci ouvre l écran du détail de l entité associée. Seules les entités d échelon 3 peuvent avoir leur entité d échelon supérieur modifiée. Etape 2 : Modifier l entité d échelon supérieur Etape 1 : Sélectionner l entité d échelon Gérer les droits à déclarer des sessions Etape 3 : Enregistrer la modification Par défaut, les entités associées n ont pas le droit de déclarer des sessions. Il faut paramétrer ce droit pour chaque habilitation. Accorder le droit à déclarer des sessions pour une entité donnée revient à accorder ce droit à l ensemble de ses utilisateurs. Le paramétrage des droits à déclarer des sessions pour les formateurs se fait depuis la page «Rattacher/détacher formateur» (cf. Rattacher/détacher formateur, p. 39). Référentiels > Entités associées > Droits à déclarer des sessions Page 20 sur 107

21 La page «Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des sessions» s affiche. Sélectionner une habilitation dans le menu déroulant, puis cliquer sur. Etape 1 : sélectionner une habilitation Etape 2 : filtrer Les entités rattachées à cette habilitation s affiche dans le tableau. Aucune déclaration de session Sélectionner une entité. Déclaration de session Déclaration de session + gestion des droits à déclarer pour l échelon 3 Page 21 sur 107

22 Cocher «Non», «Oui» ou «Délégué» : Non : l entité ne peut déclarer de session ni pour elle-même ni pour ses entités d échelon 3, Oui : l entité peut déclarer des sessions uniquement pour elle-même, Délégué : (uniquement pour une entité d échelon 2) l entité peut déclarer des sessions pour elle-même et les entités de sa hiérarchie. Elle peut aussi paramétrer le droit à déclarer des sessions pour ses entités d échelons 3. Cocher le paramétrage souhaité («Non», «Oui», «Délégué»). Cliquer sur pour que le paramétrage soit pris en compte.. Le paramétrage s affiche dans le tableau. Pour paramétrer une autre entité, sélectionner la ligne d une autre entité, cocher le paramétrage puis cliquer sur. Répéter ces actions pour toutes les entités. Lorsque toutes les entités voulues ont été paramétrées, cliquer sur. Les droits sont à enregistrer par habilitation, ainsi il est possible d accorder le droit à une entité de déclarer des sessions pour un domaine/niveau et ne pas lui accorder pour un autre domaine/niveau. Le paramétrage du droit à déclarer des sessions se fait pour un «couple» habilitation/entité. Page 22 sur 107

23 Gérer le droit des entités associées à rattacher des formateurs Par défaut, les correspondants entités associées ne peuvent pas rattacher ou donner le droit de déclarer des sessions aux formateurs (préalablement référencés par le correspondant habilitation entité, cf. Gérer ses formateurs, p. 29). Formateur rattaché : l organisme de formation rattache le formateur à son habilitation et à ses entités associées et peut le rattacher à ses sessions. Par défaut, un formateur référencé est rattaché uniquement à l entité habilitée. Référentiels > Entités associées > Droits à rattacher des formateurs La page «Paramétrer les droits des entités associées à rattacher des formateurs» s affiche. Aucun rattachement de formateur Rattachement de formateur Rattachement de formateur + gestion des droits à rattacher pour l échelon 3 Non : l entité ne peut pas rattacher de formateur à ses habilitations ; Oui : l entité peut rattacher des formateurs à ses habilitations ; Délégué : l entité peut rattacher des formateurs à ses habilitations et paramétrer le droit à rattacher des formateurs pour ses entités d échelons 3. Page 23 sur 107

24 Sélectionner une entité dans le tableau, puis cocher le paramétrage voulu. Cliquer sur pour prendre en compte le paramétrage. Le paramétrage s affiche dans le tableau. Sélectionner une autre entité 2, cocher le paramétrage voulu puis cliquer sur. Répéter ces actions pour toutes les entités. Page 24 sur 107

25 Lorsque tout le paramétrage a été fait pour toutes les entités cliquer sur. Modifier le Correspondant entité associée référent Référentiels > Entités associées > Mes entités associées La page «Liste des entités associées» s affiche. Sélectionner l entité associée pour laquelle le CEA référent (Correspondant entité associée référent) est à modifier puis cliquer sur. La page «Détails de l entité associée» s affiche. Cliquer sur la «loupe» pour afficher la page «Sélection d un individu». Page 25 sur 107

26 Renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» ou seulement le champ «N Forprev» puis cliquer sur. 2 cas possibles : Cas 1 : Aucun résultat Cliquer sur. Confirmer la création d un nouvel utilisateur en cliquant sur. Le nouveau CEA référent s affiche dans la page «Détails de l entité associée». Page 26 sur 107

27 Renseigner les champs «Adresse mail» et «Numéro de téléphone» puis cliquer sur. Confirmer le remplacement du CEA référent en cliquant sur. Page 27 sur 107

28 Le précédent CEA référent est toujours CEA, il n est seulement plus considéré comme le référent pour supprimer son profil voir Supprimer un profil, p. 48. Le nouveau CEA référent reçoit ses identifiants de connexion. Cas 2 : un résultat trouvé Sélectionner le résultat dans le tableau puis cliquer sur. L individu sélectionné s affiche dans la page «Détails de l entité associée». Renseigner les champs «Adresse mail» et «Numéro de téléphone» si besoin. Cliquer sur. Page 28 sur 107

29 Confirmer le remplacement du CEA référent en cliquant sur. Le précédent CEA référent est toujours CEA, il n est seulement plus considéré comme le référent pour supprimer son profil voir Supprimer un profil, p. 48. Le nouveau CEA référent reçoit ses identifiants de connexion s il n était pas déjà utilisateur de Forprev. 2. Gérer ses formateurs L enregistrement des formateurs est nécessaire pour ouvrir des sessions sur Forprev. 3 étapes doivent être réalisées (la dernière ne doit être réalisée qu une fois par habilitation) : 1. Déclaration des qualifications : enregistrement du formateur dans Forprev + reprise de l'existant. Cette étape permet de créer le numéro Forprev et de générer les numéros de certificat Forprev (cf. Déclarer une qualification sur l honneur pour un formateur, p. 29) 2. Référencement des formateurs : rattachement des formateurs à l entité habilitée (cf. Référencer un formateur, p. 36). 3. Déclarer un formateur comme référent sur une habilitation : étape à réaliser une fois par habilitation, chacune doit disposer d un formateur référent (cf. Rattacher/détacher formateur, p. 39). Déclarer une qualification sur l honneur pour un formateur La déclaration sur l honneur est une procédure de confiance qui permet d attester qu un formateur possède bien une qualification. Cette action vise à reprendre l existant et à créer les comptes des formateurs dans Forprev. Page 29 sur 107

30 Cette procédure n est réalisable qu une fois pour un formateur et une qualification. Lorsque le formateur suit un recyclage enregistré dans Forprev, un nouveau numéro de certificat est généré, il faut alors référencer ce nouveau certificat (cf. Référencer un formateur, p. 36). Seuls les correspondants habilitation entité peuvent déclarer des qualifications sur l honneur. Référentiels > Formateurs > Déclarer une qualification L écran «Rechercher pour déclarer qualification sur l honneur» s affiche. 2 types de recherches peuvent être réalisés par «N Forprev» ou par «Nom», «Prénom» et «Date de naissance». Rechercher par «N Forprev» Saisir le «N Forprev» de l individu s il est connu, sinon voir Rechercher par nom, prénom et date de naissance, p. 31. Les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» se désactivent. Cliquer sur pour lancer la recherche. Page 30 sur 107

31 Le résultat de la recherche s affiche dans le tableau, cliquer sur la ligne pour la sélectionner. Lorsque la ligne est sélectionnée, cliquer sur Accéder maintenant à la partie Ajouter la qualification, p. 33. pour afficher le détail de l individu. Rechercher par nom, prénom et date de naissance Si le numéro Forprev n est pas connu, il est possible d effectuer une recherche en combinant les «Nom», «Prénom» et «Date de naissance». Cliquer ensuite sur => 2 cas possibles : Page 31 sur 107

32 Cas 1 : l individu est trouvé. Cliquer sur la ligne de résultat pour la sélectionner. Lorsque la ligne est sélectionnée, cliquer sur. La page «Détail de l individu» s affiche, accéder maintenant à la partie Ajouter la qualification, p. 33. Cas 2 : le message «Aucun résultat» s affiche au-dessus du tableau de résultats. Saisir le champ «Civilité» puis cliquer sur. La page «Détail de l individu» s affiche. Page 32 sur 107

33 Compléter le champ «Adresse mail», puis ajouter la ou les qualifications du formateur (cf. Ajouter la qualification, p. 33). Bien saisir l adresse mail du formateur, il faut qu il puisse accéder à ses données. Ajouter la qualification Lorsque les informations d identification du formateur sont saisies («Civilité», «Nom», «Prénom», «Date de naissance» et «Adresse mail»), ajouter la ou les qualifications. Cliquer sur validité» et «Justificatif présenté» s activent., les champs «Qualification», «Date de délivrance» «Date fin Page 33 sur 107

34 Sélectionner dans la liste déroulante la «Qualification» dont dispose le formateur. Il sera possible par la suite d enregistrer d autres qualifications du formateur. La «Date de délivrance» est la date de la dernière formation du formateur (initiale ou recyclage). Saisir la date de fin de validité de la qualification dans le champ «Date fin validité». Dans le champ «Justificatif présenté», préciser le justificatif de la qualification déclarée sur l honneur. Il est possible de saisir directement les dates en respectant le format : JJ/MM/AAAA. Lorsque ces quatre champs sont renseignés, cliquer sur. 2 cas possibles : Cas 1 : affichage du message : «Le formateur possède déjà la qualification - Il vous suffit de le référencer pour cette qualification». La qualification est déjà enregistrée. Elle n est pas visible car il s agit d une donnée personnelle du formateur, accéder à la partie Référencer un formateur, p. 36, pour réaliser le référencement du formateur. Cas 2 : aucun message, l enregistrement de la qualification a été pris en compte. Les informations saisies sont affichées dans le tableau. Page 34 sur 107

35 Saisir une seconde qualification pour ce formateur Si le formateur possède d autres qualifications, cliquer sur. Renseigner les champs «Qualification», «Date de délivrance» «Date fin validité» et «Justificatif présenté», puis cliquer sur. Enregistrer les données saisies Vérifier l exactitude des informations saisies avant l enregistrement, celles-ci ne seront plus modifiables après. Seul l enregistrement d autres qualifications restera possible. Lorsque toutes les informations sur le formateur sont saisies, cliquer sur. La fenêtre «Edition effectuée» s ouvre. Cliquer sur le lien du ou des documents pour les télécharger. Une fois les documents téléchargés, cliquer sur. Confirmer la fermeture de la fenêtre en cliquant sur compte du formateur ou directement depuis cette page). (le certificat est accessible depuis le Page 35 sur 107

36 Le numéro Forprev du formateur et son numéro de certificat sont générés, il reçoit ses identifiants de connexion sur sa boite mail. Référencer un formateur Référencer un formateur permet de l ajouter à la liste de ses formateurs suite à la présentation d un certificat Forprev. Si la qualification du formateur à référencer a été déclarée par un autre organisme, il est nécessaire que le formateur fournisse : son numéro Forprev, son N de certificat Forprev et la date de fin de validité de son certificat. Toutes ces informations sont disponibles sur le certificat Forprev du formateur. Si le formateur a suivi une session de recyclage enregistrée dans Forprev, il faut référencer le nouveau certificat généré fourni par le formateur. Seuls les correspondants habilitation entité peuvent référencer des formateurs. Référencer un formateur nécessite de posséder son n Forprev, si le formateur n est pas enregistré dans Forprev, il faut effectuer la procédure de déclaration sur l honneur (cf. Déclarer une qualification sur l honneur pour un formateur, p. 29). Référentiels -> Formateurs -> Référencer formateur Page 36 sur 107

37 La recherche des formateurs en vue d un référencement se fait par «N Forprev», depuis la page «Référencer un formateur». Saisir le «N Forprev», cliquer sur de résultats. puis sélectionner le formateur dans le tableau La page «Détail de l individu» s affiche. Cliquer sur pour commencer le référencement. Les champs «Domaine/Niveau» et «Qualification» s activent. Page 37 sur 107

38 Domaine/Niveau Sélectionner le domaine/niveau pour lequel le formateur pourra dispenser des formations. Ne pas renseigner le domaine/niveau de la qualification du formateur, mais bien celui pour lequel il dispensera des formations. Exemple : pour un formateur possédant un certificat SST niveau 2 (Formateur SST) et dispensant des formations SST niveau 1 (Acteur SST), sélectionner SST niveau 1 (Acteur SST). Qualification Sélectionner la qualification dont dispose le formateur. Exemple : pour un formateur possédant un certificat SST niveau 2 (Formateur SST) et dispensant des formations SST niveau 1 (Acteur SST), sélectionner Certificat de formateur SST. Le bouton, les champs «N de certificat» et «Date fin validité» s activent. N de certificat/date de fin validité => 2 cas possibles : Cas 1 : un autre organisme a enregistré la qualification de ce formateur. Renseigner les champs «N de certificat» et «Date fin validité» avec les informations qui se trouvent sur le certificat Forprev du formateur. Ces informations doivent être transmises par le formateur puis cliquer sur puis sur. Cas 2 : si c est vous qui avez déclaré la qualification sur l honneur du formateur. Cliquer sur. Page 38 sur 107

39 Affichage du message : Confirmer l action en cliquant sur. Les champs «N de certificat» et «Date fin validité» se renseignent. Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquer sur pour finaliser le référencement. puis sur Référencer une autre qualification Pour référencer une autre qualification cliquer sur. Rattacher/détacher formateur Référentiels >Formateurs > Rattacher/détacher formateurs La page «Liste des formateurs rattachés à une habilitation» permet de : - rattacher/détacher des formateurs, - paramétrer les droits des formateurs à déclarer des sessions, - déclarer un formateur référent par habilitation. Seuls les correspondants habilitation entité et les correspondants entité associée autorisés peuvent rattacher des formateurs et paramétrer leur droit à déclarer des sessions. Seuls les correspondants habilitation entité peuvent enregistrer des formateurs référents. Page 39 sur 107

40 Sélectionner une habilitation dans le champ «Habilitation». S il existe un nombre important d entités pour cette habilitation, sélectionner l entité recherchée dans le menu déroulant «Entité associée». S il existe un nombre important de formateurs pour cette habilitation, sélectionner le formateur recherché dans le menu déroulant «Formateur». Appliquer les filtres sélectionnés en cliquant sur. Sélectionner une habilitation Sélectionner une entité associée Sélectionner un formateur si leur nombre est important Rattacher/Détacher le formateur à une session Donner/Supprimer le droit au formateur de déclarer une session Cocher la case «Rattaché» pour rattacher le formateur à une habilitation sélectionnée afin de lui permettre d animer des sessions des stages de l habilitation du domaine/niveau concerné. Décocher la case pour effectuer l opération inverse. Lorsqu un formateur n est plus rattaché à une habilitation et une entité, il n est plus possible de le rattacher à des sessions pour cette entité. Cocher la case «Déclarer session» pour donner au formateur le droit de déclarer des sessions pour l habilitation sélectionnée. Décocher la case pour effectuer l opération inverse. Cocher la case «Référent» pour que le formateur devienne le formateur-référent de l habilitation. Il faut un formateur-référent par habilitation. Cliquer sur. Page 40 sur 107

41 Exemple : Ce formateur peut être rattaché aux sessions des 4 premières entités, mais ne peut l être pour la dernière entité. Le formateur peut déclarer lui-même les sessions des trois premières entités mais ne peut pas pour les deux dernières entités. Il s agit du formateur référent pour cette habilitation. Accéder à la liste des formateurs référencés La page «Liste des formateurs référencés» permet de consulter la liste des formateurs référencés, savoir s ils sont rattachés, référents ou si leur référencement est à jour. Formateur référencé : l organisme de formation vérifie l authenticité du certificat dans Forprev et peut rattacher ce formateur à son habilitation. Formateur rattaché : l organisme de formation rattache le formateur à son habilitation et à ses entités associées et peut le rattacher à ses sessions. Référentiels > Formateurs > Formateurs référencés La page «Liste des formateurs référencés» s affiche. Pour afficher les informations d un formateur en particulier, sélectionner un formateur dans le champ «Formateur» puis cliquer sur. Pour afficher l ensemble des formateurs, cliquer directement sur. Page 41 sur 107

42 Habilitation Liste des formateurs référencés Le formateur rattaché à une habilitation peut animer les sessions des stages de ce domaine/niveau Obligation d un formateur référent par habilitation La qualification déclarée pour le formateur est valide ou non Dans la colonne «Valide», 3 données peuvent s afficher : le référencement du formateur est valide. d une session le référencement du formateur arrive à échéance moins d un mois. Il faut référencer la nouvelle qualification obtenue suite à un recyclage dès que possible. le référencement du formateur est échu. Il faut référencer la nouvelle qualification obtenue suite à un recyclage dès que possible. Le formateur peut néanmoins toujours déclarer et clôturer des sessions. 3. Gérer ses utilisateurs Il est possible d ajouter des utilisateurs à Forprev, afin qu ils puissent saisir des données et suivre l activité. Plusieurs profils sont disponibles selon les droits à accorder : Correspondant habilitation entité (rattaché à l entité d échelon 1) : - visibilité sur l ensemble des entités, - gestion des entités (ajout, suppression, modification, modification de la hiérarchie ), - gestion des paramètres de toutes les entités, - gestion des sessions pour toutes les entités (consultation, création et modification), - référencement des formateurs, - rattachement des formateurs pour toutes les entités, - gestion des utilisateurs (consultation, création et modification), - gestion des habilitations. Assistante établissement (rattachée à l entité d échelon 1 ou à une entité associée) : - consultation des entités d échelons inférieurs, - gestion des sessions (selon les droits son entité : consultation, création et modification), - consultation des formateurs, - consultation des utilisateurs de son entité et des entités d échelons inférieurs, - consultation des habilitations. Correspondant entité associée (rattaché à une entité associée) : - consultation des entités d échelons inférieurs, - gestion des paramètres des entités de sa hiérarchie (si droit délégué par l entité d échelon 1) - gestion des sessions (selon les droits de son entité : consultation, création et modification), - rattachement des formateurs aux entités de sa hiérarchie (selon les droits de son entité), - gestion des utilisateurs pour les entités de sa hiérarchie (consultation, création et modification), - consultation des habilitations. Les formateurs ne sont pas gérés comme des utilisateurs, pour afficher la liste des formateurs et consulter leur détail voir 2. Gérer ses formateurs, p. 29. Page 42 sur 107

43 Rechercher et consulter le détail d un utilisateur Les correspondants habilitation entité et les assistantes établissement entité habilitée peuvent rechercher tous les utilisateurs de leur entité et des entités associées. Les correspondants entité associée et les assistantes établissement entité associée peuvent consulter les utilisateurs de leur entité et de ceux d entités inférieures de leur hiérarchie. Administration > Utilisateur DEM La page «Gestion des utilisateurs DEM» s affiche. Renseigner les critères de recherche puis cliquer sur. Cliquer sur un résultat pour accéder au détail. Pour ajouter un profil à l utilisateur cf. Ajouter un profil, p. 46. Créer un utilisateur Seuls les correspondants habilitation entité et les correspondants entités associées peuvent créer des utilisateurs. Afin de déléguer la saisie dans Forprev, il est possible de créer d autres utilisateurs.. Page 43 sur 107

44 Administration > Utilisateur DEM La page «Gestion des utilisateurs DEM» s affiche. Pour créer un nouvel utilisateur, cliquer sur. La fenêtre «Identification d un individu» s affiche. Afin de limiter les doublons, cette page permet de rechercher dans Forprev un individu grâce à son numéro Forprev ou à la combinaison de son nom, prénom et date de naissance. Renseigner les filtres de recherche : «N Forprev» ou «Nom», «Prénom» et «Date de naissance», puis cliquer sur. 2 cas possibles : Cas 1 : 0 résultat ou un résultat qui ne correspond pas : Renseigner le champ «Civilité» puis cliquer sur. Les champs renseignés dans la recherche vont permettre d initialiser les informations du nouvel utilisateur. Page 44 sur 107

45 Cas 2 : 1 résultat qui convient : Sélectionner le résultat puis cliquer sur. Dans les deux cas, la page «Détail de l utilisateur» s affiche. Saisir le champ «Adresse mail» si celui-ci n est pas renseigné. Les informations de connexion seront envoyées sur cette adresse mail. Ensuite, un profil doit être ajouté à l utilisateur cf. Ajouter un profil, p. 46, dans la rubrique «Profil(s)» du détail de l utilisateur. Il n est pas possible d enregistrer l utilisateur si aucun profil ne lui est rattaché. Gestion des profils Il existe 3 profils dans Forprev : Correspondant habilitation entité, correspondant entité associée et assistante établissement. Un utilisateur peut avoir plusieurs profils, il faudra qu il sélectionne le profil avec lequel il souhaite travailler au moment de la connexion cf. Se connecter à Forprev pour un utilisateur ayant plusieurs profils, p. 6. Page 45 sur 107

46 Ajouter un profil Ajouter un profil à un utilisateur lui permet d accéder à toutes les fonctionnalités disponibles pour ce profil et d accéder à toutes les données associées à ce profil. Exemple : permettre temporairement à un correspondant entité associée de référencer des formateurs en lui ajoutant le profil correspondant habilitation entité. Depuis le détail d un utilisateur, cliquer sur pour ajouter un profil. Les champs «Profil», «Entité habilitée», «Entité associée» et «Référent» s activent. Renseigner le champ «Profil» Sélectionner un profil dans le champ «Profil», selon le droit à accorder à l utilisateur. Renseigner le champ «Entité habilitée» ou le champ «Entité associée» Sélectionner l entité habilitée dans le champ «Entité habilitée» ou une entité associée dans le champ «Entité associée». Il n est pas possible de saisir à la fois une Entité habilitée et une Entité associée pour un profil. Page 46 sur 107

47 Renseigner champ «Référent» Le champ «Référent» permet d indiquer pour un correspondant habilitation entité la personne qui est le contact privilégié concernant l habilitation. Si le profil sélectionné est Correspondant habilitation entité : Sélectionner «Oui» pour modifier le référent de l entité habilitée. Cette information sera modifiée dans le tronc commun. Le précédent correspondant habilitation entité référent ne sera plus référent. Il demeurera cependant correspondant habilitation entité. Sélectionner «Non» pour ne pas modifier le correspondant habilitation entité. Si le profil sélectionné est Assistante établissement : Le champ «Référent» ne s applique pas à l assistante établissement. Si le profil sélectionné est Correspondant entité associée : Le champ «Référent» n est pas modifiable au niveau de l utilisateur, mais au niveau de l entité associée (cf. Modifier le Correspondant entité associée référent, p. 25) Mettre à jour Lorsque les champs «Profil», «Entité habilitée» ou «Entité associée» et «Référent» sont renseignés, cliquer sur. Les informations saisies s affichent dans le tableau. Enregistrer Pour finaliser l ajout du profil, cliquer sur. Page 47 sur 107

48 Génération d un numéro Forprev pour l utilisateur créé. Si l utilisateur est un nouvel utilisateur de Forprev, un mail lui est envoyé avec ses informations de connexion. Supprimer un profil Il est possible de supprimer le profil d un utilisateur. S il s agit de son dernier profil et qu il n est pas formateur, son compte est désactivé et il ne peut plus accéder à Forprev. Accéder à la page «Détail de l utilisateur» pour l utilisateur concerné (cf. Rechercher et consulter le détail d un utilisateur, p. 43). Cocher le profil à supprimer puis cliquer sur. S il s agit du seul profil de l utilisateur, cliquer sur pour confirmer l action. Page 48 sur 107

49 Un mail sera envoyé à l utilisateur pour lui signifier que son compte a été désactivé. S il ne s agit pas du dernier profil de l utilisateur, il perdra les droits inhérents à ce profil mais conservera son accès à Forprev. Cliquer sur. Modifier le correspondant habilitation entité référent Le correspondant habilitation entité référent est l interlocuteur privilégié avec le réseau prévention. Il est possible de changer de correspondant habilitation entité référent. La modification du correspondant entité associée se fait au niveau du détail de l entité associée cf. Modifier le Correspondant entité associée référent, p. 25. =>Pour modifier le correspondant habilitation entité référent, 3 possibilités : l utilisateur est déjà créé dans Forprev avec le profil correspondant habilitation entité, l utilisateur est créé dans Forprev sans le profil correspondant habilitation entité ou l utilisateur n est pas créé dans Forprev. 1. L utilisateur existe dans Forprev : Rechercher puis accéder au détail de l utilisateur qui doit devenir référent (cf. Rechercher et consulter le détail d un utilisateur, p. 43). Dans la liste des profils, cliquer sur la ligne relative à «Correspondant habilitation entité». Modifier le champ «Référent» de «Non» à «Oui». Correspondant habilitation entité non référent Cliquer sur puis. Le message suivant s affiche : Page 49 sur 107

50 Cliquer sur pour confirmer la modification de correspondant habilitation référent. 2. L utilisateur existe dans Forprev sans profil correspondant habilitation entité : Ajouter un profil comme décrit dans la partie Ajouter un profil, p L utilisateur n existe pas dans Forprev : Créer un nouvel utilisateur en suivant la procédure décrite dans la partie Créer un utilisateur, p. 43 puis ajouter un profil comme décrit dans la partie Ajouter un profil, p. 46. Le précédent correspondant habilitation entité référent ne sera plus référent. Il demeurera cependant correspondant habilitation entité. Page 50 sur 107

51 Partie 2 - Gérer ses sessions de formation 1. Rechercher et consulter le détail d un stagiaire Sessions > Stagiaires Il est possible de consulter la liste des stagiaires formés. Rechercher un stagiaire Affichage de l écran de recherche des stagiaires : A partir de l écran «Gestion stagiaire DEM», il est possible d effectuer une recherche sur l ensemble des stagiaires formés par l organisme de formation si le profil connecté est un correspondant habilitation ou une assistante entité habilitée ou sur les stagiaires formés par une entité associée de sa hiérarchie pour les correspondants entités associées ou assistantes entité associée. Les filtres disponibles sont décrits ci-dessous : Les champs «N Forprev», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» permettent de rechercher un stagiaire par son identité. Formé par Sélectionner l entité qui a formé le stagiaire (entité associée ou entité habilitée). Domaine/Niveau Sélectionner le domaine/niveau pour lequel le stagiaire a été formé. En sélectionnant un domaine/niveau, la liste des stages proposés dans le champ «Stage national» est réduite aux seuls stages de ce domaine/niveau. Stage national Sélectionner un stage, parmi la liste disponible pour afficher les stagiaires ayant suivi une session de ce stage. Page 51 sur 107

52 Renseigner les critères de recherche puis cliquer sur. Le tableau avec les stagiaires filtrés s affiche. Consulter le détail d un stagiaire Depuis l écran «Gestion stagiaire DEM», après avoir lancé une recherche, cliquer sur la ligne de résultat voulue puis sur afficher le détail du stagiaire. 2. Rechercher et consulter une session Sessions>Recherche et déclaration de sessions L écran «Recherche et déclaration de sessions» s affiche. Page 52 sur 107

53 Les critères de recherche Différents filtres permettent la recherche des sessions, la description de ces champs est faite ci-dessous : Organisme habilité L organisme habilité correspond à l organisme de formation. Champ non modifiable. Etablissement Etablissement dispensant la formation recherchée. N de session Pour effectuer une recherche par numéro de session, il ne faut pas que le champ «Etablissement» soit renseigné avec «Tous». Renseigner le champ «N de session» sous le format : AA-NNNNN. AA : Année, NNNNN : Numéro séquentiel de la session. Code national du stage Rechercher un stage spécifique en cliquant sur la «loupe» sélectionner le résultat dans le tableau puis valider., puis lancer la recherche, Page 53 sur 107

54 Renseigner un critère de recherche ou lancer la recherche directement en cliquant sur : Sélectionner le stage voulu puis cliquer sur. Type de session Différents types de sessions : Session mono-séquence : session se déroulant en une fois. Session multi-séquences : session se déroulant en plusieurs séquences, avec des intersessions. Statut Le statut d une session correspond à son état, elle peut être dans un de ces différents statuts : Créée : session créée. Les modifications sur cette session sont encore possibles. Annulée : session annulée par l organisme de formation ou suite à la rupture de l habilitation. L annulation est définitive. Clôturée : session achevée, pour laquelle, les résultats des stagiaires ont été renseignés. Une session clôturée ne peut plus être modifiée. Suspendue : session suspendue suite à la suspension de l habilitation. Si cette suspension est levée, la session repasse à l état «Créée». Page 54 sur 107

55 Formateur La recherche de sessions peut se faire par formateur, pour cela, cliquer sur la «loupe», la page «Sélection d un formateur habilité» s affiche. Renseigner des critères de recherche puis cliquer sur des résultats s affiche. pour lancer la recherche. La liste Sélectionner un formateur dans le tableau. Cliquer sur pour sélectionner le formateur. Le formateur s affiche au niveau de la page «Recherche et déclaration de sessions». Page 55 sur 107

56 Lancer la recherche Renseigner les critères de recherche voulus puis cliquer sur. Affichage du tableau de résultats avec le libellé des stages, les noms et prénoms des formateurs, le statut de la session, les dates de création, de début et de fin des sessions et s il existe des anomalies d ouverture ou de fermeture. Pour afficher le détail d une session, cliquer sur la ligne de résultat puis sur. Le détail de la session s affiche, cf. 3. Créer une session de formation, p. 57. Anomalie d ouverture ou de clôture Les anomalies d ouverture ou de clôture qui apparaissent en rouge dans le tableau de la liste des sessions recherchées sont créées lorsque la session est créée ou clôturée. Ces anomalies ne bloquent pas la clôture ou l enregistrement d autres données sur la session. Anomalie d ouverture : une anomalie d ouverture est générée en cas : - d ouverture tardive d'une session c est-à-dire qu une session doit être ouverte au minimum 15 jours avant de débuter), Page 56 sur 107

57 - de renseignements obligatoires non saisis avant le délai d'ouverture de la session, c est-à-dire que les dates, heures, lieux et formateur doivent être renseignés au minimum 15 jours avant le début de la session, - modification d éléments obligatoires dans les 15 jours qui précèdent le début de la session. Anomalie de clôture : une anomalie de clôture est générée en cas : - de clôture tardive, c est-à-dire qu une session doit être clôturée au maximum 30 jours après sa fin, - de référencement du formateur non à jour, lorsque le formateur suit une session de recyclage, le nouveau numéro de certificat doit être référencé par l organisme de formation, - de rattachement du formateur à des sessions concomitantes. La case anomalie de clôture est affichée en orange si la session est passée mais non clôturée. 3. Créer une session de formation La création de sessions est possible pour les correspondants habilitation entité, les correspondants entité associées, les assistantes et les formateurs autorisés pour leurs sessions. L envoi d une ouverture de session est maintenant remplacé par la déclaration de la session dans Forprev. Celle-ci est considérée complète lorsque sont enregistrés les dates, le lieu et le formateur de la session. Sessions>Recherche et déclaration de sessions Pour créer une session, depuis l écran de recherche de sessions, cliquer sur. L écran «Détails session» s affiche, permettant la saisie du détail de la session : Renseigner les champs de la session dans l ordre indiqué ci-dessous, les champs s activent lorsque le champ précédent a été renseigné. Page 57 sur 107

58 Etablissement Sélectionner l établissement dispensant la formation. Domaine/niveau Sélectionner le domaine/niveau de la session déclarée. Les domaines/niveaux proposés sont ceux pour lesquels l établissement sélectionné précédemment est rattaché à l habilitation. Stage Sélectionner un stage parmi la liste filtrée selon le domaine/niveau. Type de session Session mono-séquence : session se déroulant en une fois. Une session se déroulant sur une journée ou sur deux journées d affilée est dite mono-séquence. Session multi-séquences : session se déroulant en plusieurs séquences, avec des intersessions. Une session est dite multi-séquences, s il existe une interruption dans la session qui permet aux stagiaires de retourner à leur poste de travail. Selon le «Type de session» sélectionné (Multi-séquences/Mono-séquence), la mise en forme de la page change. Nombre de séquences Non modifiable. Dans le cas d une session mono-séquence : 1. Dans le cas d une session multi-séquences : se renseigne selon le nombre de séquences ajoutées. Statut Champ non modifiable. Le statut correspond à l état de la session. Créée : session créée. Les modifications sur cette session sont encore possibles. Annulée : session annulée par l organisme de formation ou suite à la rupture de l habilitation. L annulation est définitive. Clôturée : session achevée, pour laquelle, les résultats des stagiaires ont été renseignés. Une session clôturée ne peut plus être modifiée. Suspendue : session suspendue suite à la suspension de l habilitation. Si cette suspension est levée, la session repasse à l état «Créée». Date de création Champ non modifiable. La date de création correspond à la date de déclaration de la session dans Forprev. Date de complétude Champ non modifiable. Date à laquelle les champs obligatoires ont été renseignés. Les champs obligatoires sont : Page 58 sur 107

59 «Etablissement», «Domaine/niveau», «Stage», «Type de session», «Formateur», les dates et adresses de la session ou de toutes les séquences. Selon le «Type de session» sélectionné (Multi-séquences/Mono-séquence), la mise en forme de la page change. Créer une session multi-séquences Si le type de session sélectionné est multi-séquences, le tableau ci-dessous s affiche : Cliquer sur, renseigner les champs descriptifs de la séquence, puis cliquer sur. Bien commencer par cliquer sur pour que la séquence soit prise en compte. Renouveler l opération autant de fois que la session compte de séquences. Cliquer sur après chaque séquence créée. Cliquer sur lorsque toutes les séquences de la session sont renseignées. Page 59 sur 107

60 Créer une session mono-séquence Lors de la déclaration d une session, si le type de session sélectionné est mono-séquence l écran prend la forme suivante : Renseigner les champs : «Début de session», «Date de fin», «Heure de début», «Heure de fin», «Adresse», «Code postal» et «Ville». Renseigner le formateur Seuls les formateurs référencés, rattachés à l habilitation et à l établissement peuvent être ajoutés à une session. Pour ajouter un formateur, cliquer sur la «loupe». La fenêtre de sélection d un formateur s affiche. Il est possible d affiner la recherche avec les filtres : «N Forprev», «Nom», «Prénom». Renseigner les filtres puis cliquer sur. Sélectionner le formateur dans la liste de résultats puis cliquer sur. La fenêtre se ferme, le formateur est ajouté dans le détail de la session : Page 60 sur 107

61 Finalisation de la déclaration de session Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquer sur. Suite à l enregistrement de nouveaux boutons s affichent en bas de la page du détail de la session permettant d accéder à de nouvelles actions : 4. Déclarer des participants Pour ajouter des participants, cliquer sur depuis la page «Détails session». La page «Participants» s affiche, permettant l ajout des participants un par un. Pour ajouter un participant, cliquer sur stagiaire s affiche.. La page d identité et d inscription du Page 61 sur 107

62 Identité stagiaire DEM Cliquer sur la loupe pour rechercher un individu déjà enregistré dans Forprev ou pour le créer si la recherche n aboutit pas au résultat souhaité. Renseigner les critères de recherche. «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» ou «N Forprev» puis cliquer sur. 2 cas possibles : Cas 1 : Aucun résultat. Cliquer sur. Le stagiaire sera alors créé. Confirmer la création du stagiaire en cliquant sur. Page 62 sur 107

63 Cas 2 : un résultat est trouvé. Sélectionner la ligne de résultat puis cliquer sur. Les informations saisies s affichent dans le détail de l inscription : Infos inscriptions Inscription individuelle/n SIRET ERI Cocher «Inscription individuelle» si le stagiaire est inscrit par Pôle emploi par exemple ou saisir le numéro de Siret de l employeur du stagiaire dans le champ «N SIRET ERI». stagiaire 2 cas possibles : Cas 1 : stage de niveau 1 Le champ « stagiaire» n est pas obligatoire. Il permettra d envoyer par mail le certificat du stagiaire à l issue de la session. Cas 2 : stage de niveau 2 Le champ « stagiaire» est obligatoire. Les identifiants de connexion du formateur lui seront envoyés sur cette adresse. Si le stagiaire a déjà une adresse mail enregistrée dans Forprev, ce champ n est pas modifiable. L adresse mail saisie doit être celle du formateur pour qu il puisse accéder à ses données personnelles sur Forprev. Page 63 sur 107

64 Renseigner les prérequis Formation sans prérequis Cocher uniquement la case «A effectué tous les contrôles». Formation de recyclage de niveau 1 ou initiale de niveau 2 Sélectionner la ligne du «Prérequis 1». Etape 1 : Sélectionner la ligne du prérequis Etape 2 : Cocher «Vérifié» Etape 3 : Mettre à jour Etape 4 : Cocher cette case Cocher le champ «Vérifié», puis cliquer sur prérequis.. Répéter l action pour tous les Page 64 sur 107

65 Cocher la case «A effectué tous les contrôles». Formation de recyclage de niveau 2 3 cas sont possibles : Cas 1 : vous êtes l organisme de formation qui a dispensé la formation initiale : Le n de certificat et la date de fin de validité du certificat se renseignent automatiquement dans le tableau. Cocher uniquement la case «A effectué tous les contrôles». Cas 2 : le formateur a été formé par un autre organisme : Saisir les champs «N de certificat» et la «Date de validité du certificat» en recopiant les informations du certificat du formateur, puis cliquer sur. Cocher la case «A effectué tous les contrôles». Cas 3 : le formateur n est pas enregistré dans Forprev : Cocher uniquement la case «A effectué tous les contrôles». Page 65 sur 107

66 Finalisation de l enregistrement d un participant Une fois terminée la validation des prérequis, cliquer sur. Le champ «Résultat» sera à saisir après la fin du stage. Ajouter/supprimer/modifier une inscription Depuis la liste des participants, il est possible d ajouter de nouveaux participants, d en supprimer ou d en modifier. Ajouter un participant Modifier un participant Supprimer un participant Cliquer sur pour ajouter un nouveau stagiaire. Sélectionner un stagiaire puis cliquer sur pour modifier une inscription. Sélectionner un stagiaire puis cliquer sur Cliquer sur pour retourner au détail de la session. 5. Saisir les résultats des participants pour supprimer un participant. A la fin d une session de formation, il est possible de saisir les résultats des stagiaires dès la fin de la formation. Pour saisir les résultats des stagiaires, depuis la page «Détail session», lorsque celle-ci est achevée, cliquer sur. La saisie des résultats peut se faire en nombre ou individuellement pour chaque stagiaire. Page 66 sur 107

67 Saisir les résultats des stagiaires individuellement Il est possible de saisir les résultats stagiaire par stagiaire. Exemple : entrer des commentaires personnalisés ou effectuer une modification après la saisie en masse. Sélectionner un stagiaire puis cliquer sur. Le détail du stagiaire s affiche : Renseigner le champ : «Résultat stage» puis cliquer sur. Page 67 sur 107

68 Le résultat apparait dans la liste des participants. Répéter l opération pour l ensemble des stagiaires. Saisir les résultats en masse Afin de faciliter la saisie des résultats des stagiaires, il est possible de saisir ces résultats en masse pour une session. Dans la liste des participants, cliquer sur les stagiaire. pour enregistrer les résultats de tous L écran «Saisie des résultats en masse» s affiche : Cocher les stagiaires pour les sélectionner, puis renseigner le champ «Résultat stage». Cliquer sur. Les commentaires résultats sont les mêmes pour tous les stagiaires qui ont eu le même résultat. Pour le personnaliser accéder au détail du stagiaire. Page 68 sur 107

69 6. Clôturer la session de formation La clôture de la session dans Forprev remplace l envoi du procès-verbal de la session. Une fois la session achevée et les résultats de tous les stagiaires enregistrés, il est possible de clôturer la session. Cette action rend ensuite impossible la modification. Pour clôturer une session dans le détail de la session cliquer sur. Le système vérifie que les champs obligatoires sont renseignés : 2 cas possibles : Cas n 1 : tous les champs obligatoires ont bien été renseignés : la session est clôturée, les certificats des stagiaires sont alors générés. Cas n 2 : il reste des champs obligatoires à renseigner : un message apparait. Renseigner les champs encore vides puis cliquer à nouveau sur. Les champs sont alors verrouillés et deviennent inactifs. Seul l ajout d un stagiaire reste possible une fois la session clôturée. Page 69 sur 107

70 7. Éditer les certificats Les certificats sont générés à la clôture de la session ou peuvent être réédités après la clôture. Deux accès sont disponibles pour générer les certificats : le détail d une session ou le détail d un stagiaire. Éditer les certificats individuels Les certificats individuels se présentent sous la forme d un certificat par page. Il est aussi possible d éditer les certificats individuels depuis le détail du stagiaire (cf. 1. Rechercher et consulter le détail d un stagiaire, p. 51). Dans le cas d une session de formation de formateurs, les certificats individuels sont automatiquement générés. Page 70 sur 107

71 Depuis la page «Détails session», cliquer sur pour éditer les certificats. La liste des participants s affiche : Pour éditer les certificats individuels, cocher la ligne d un stagiaire ou plusieurs lignes pour générer plusieurs certificats individuels, puis cliquer sur. Sélectionner «Certificat qualification DEM» puis cliquer sur. La génération des certificats est en cours, une petite imprimante clignote à droite de l écran Page 71 sur 107

72 . Lorsque la génération des certificats est terminée, une page s affiche : Cliquer sur le lien pour télécharger et ouvrir le certificat. Pour envoyer les certificats par mail, ne pas utiliser la partie suivante. sur cette page mais voir Envoyer les certificats par mail Une fois que les certificats des stagiaires ont été générés, il est possible de les envoyer par mail à l adresse saisie dans le «Détail du stagiaire» (cf. 4. Déclarer des participants, p. 61). Accéder à la page «Participants» depuis la page «Détails session». Cocher la ou les lignes correspondant au stagiaire pour lequel le certificat va être envoyé par mail. Cliquer sur. Un message indique l envoi des mails. Page 72 sur 107

73 Cliquer sur pour fermer le message d information. Éditer les planches groupées de certificats Il est possible de générer en un seul document l ensemble des certificats des stagiaires d une session. Les certificats seront alors agrégés par 4 sur des planches A4. Dans le détail de la session pour éditer les certificats, cliquer sur Page 73 sur 107

74 La liste des participants s affiche : Depuis la liste des participants, cliquer sur. Cliquer sur le lien hypertexte pour ouvrir et télécharger le document. Rééditer ou régénérer un certificat depuis le détail d un stagiaire Rééditer un certificat consiste à recharger le certificat tel qu il avait été précédemment édité. Régénérer un certificat consiste à recalculer le certificat avec les données du stagiaire. Il peut être nécessaire de régénérer un certificat dans le cas d un changement de nom (mariage, divorce ) ou dans le cas d une correction apportée dans le nom du stagiaire. Pour rééditer ou régénérer un certificat, depuis le détail d un stagiaire (cf. 1. Rechercher et consulter le détail d un stagiaire, p. 51) cliquer sur. Page 74 sur 107

75 Affichage de l écran «Certificats d un stagiaire DEM». Rééditer le certificat Pour rééditer le certificat, cliquer sur le lien hypertexte dans la colonne «Document». Le certificat est téléchargé. Pour régénérer un certificat, sélectionner la ligne du certificat concerné puis cliquer sur. Etape 1 : sélectionner la ligne Etape 2 : Cliquer sur [Générer nouvelle version] Affichage de la page de sélection de certificat à générer. Cocher : «Certificat qualification DEM», puis cliquer sur. Etape 1 : cocher la ligne Etape 2 : Cliquer sur [Valider] Cliquer sur le lien hypertexte du certificat pour le télécharger. Les options «Fusionner PDF» et «Envoyer mail» ne sont pas disponibles pour les organismes de formation. Page 75 sur 107

76 Partie 3 Faire vivre ses habilitations Forprev permet de gérer ses habilitations, réaliser des demandes d habilitation supplémentaires, rattacher de nouvelles entités associées, demander le renouvellement des habilitations 1. Accéder à son tronc commun et à ses habilitations Accéder à ses données de synthèse : liste des habilitations Habilitations>Habilitations/demandes L écran «Données de synthèse» s affiche. Cet écran présente la «Liste des habilitations actives hors domaine Amiante», ainsi que la «Liste des demandes en cours, refusées et abandonnées». A partir de cette page, il est aussi possible d accéder au Tronc commun et au détail des habilitations. Liste des habilitations en cours de validité Liste des demandes soumises à validation Accéder et modifier son tronc commun Le tronc commun regroupe l ensemble des informations administratives concernant l entité habilitée. Depuis la page «Données de synthèse», accéder au tronc commun en cliquant dans le menu de gauche cliquer sur «Tronc commun actif». Page 76 sur 107

77 La page «Détail du tronc commun» s affiche. Si aucune demande de modification n est en cours (créée ou transmise), le tronc commun est en version «Figée». La plupart des champs sont modifiables librement. Pour finaliser une modification cliquer sur. Ne cliquer sur que si la modification concerne les champs «N de déclaration d existence» ou «Nombre d échelons» (cf. Modifier le tronc commun, p. 80). Accéder et modifier le détail d une habilitation Pour accéder au détail d une habilitation depuis les écrans «Données de synthèse», «Détail du tronc commun» ou «Détails de l'habilitation», dans le menu de gauche cliquer sur le numéro de l habilitation. Il est aussi possible depuis l écran «Données de synthèse» de cliquer sur le numéro de l habilitation dans le tableau «Liste des habilitations actives hors domaine Amiante». Page 77 sur 107

78 La page «Détails de l habilitation» s affiche. Page 78 sur 107

79 L ensemble des champs est modifiable. Pour enregistrer une modification cliquer sur. Cliquer sur habilitation» (cf. Rattacher/détacher formateur, p. 39). pour accéder à la page «Liste des formateurs rattachés à une Tous les champs sont modifiables librement sauf le rattachement d une entité associée. Pour effectuer cette opération, il faut créer une demande de modification à faire valider par l entité instructrice (cf. Rattacher une entité associée à une habilitation, p. 82). 2. Réaliser une demande soumise à validation de la CNH Modifier une partie des champs du tronc commun et des habilitations nécessite la validation de la CNH. Il faut alors créer une demande de modification. Le fait de créer une demande de modification verrouille les champs des habilitations et du tronc commun, il faut donc dans un premier temps compléter l ensemble des champs du tronc commun et des habilitations puis effectuer la ou les demandes de modification. Les demandes soumises à validation sont les suivantes : - Augmentation du nombre d échelons et modification du champ «Structure nationale» (cf. Modifier le tronc commun, p. 80) dans le tronc commun, - Rattachement d entités associées à des habilitations (cf. Rattacher une entité associée à une habilitation, p. 82), - Renouveler une habilitation (cf. Renouveler une habilitation, p. 83), - Demander une habilitation supplémentaire (cf. Demander une habilitation supplémentaire, p. 84). Si plusieurs demandes de modifications doivent être réalisées privilégier l ordre décrit ci-dessous (en omettant les étapes qui ne vous concernent pas) : 1. Compléter le tronc commun (Accéder et modifier son tronc commun, p. 76), 2. Compléter toutes les habilitations (cf. Accéder et modifier le détail d une habilitation, p. 77), 3. Réaliser la ou les demandes de renouvellement (cf. Renouveler une habilitation, p. 83), Page 79 sur 107

80 4. Ajouter des entités associées a. Modifier le nombre d échelons et/ou le champ «Structure nationale» (cf. Modifier le tronc commun, p. 80), b. Créer des entités associées (cf. Enregistrer une nouvelle entité associée, p. 13), c. Rattacher des entités associées à des habilitations (cf. Rattacher une entité associée à une habilitation, p. 82), 5. Réaliser des demandes supplémentaires (cf. Demander une habilitation supplémentaire, p. 84), 6. Envoyer la demande (cf. Envoyer la demande, p. 90). Modifier le tronc commun La modification des champs «Structure nationale» (de «Non» vers «Oui» uniquement) et «Nombre d échelons» doit être validée par la CNH. Il est donc nécessaire de passer par une procédure de demande de modification. Accéder à la page «Détail du tronc commun» (cf. Accéder et modifier son tronc commun, p. 76). La «Version» du tronc commun est figée, c est-à-dire que les champs modifiables sont ceux qui ne sont pas soumis à validation de la CNH. En bas de page, cliquer sur. Après avoir cliqué sur verrouillent., les champs modifiables du tronc commun se La «Version» du tronc commun est maintenant «En cours de modification». Page 80 sur 107

81 Champ «Structure nationale» Champ obligatoire. Sélectionner «Oui» si l'entité demandeuse est une filiale ou un établissement du siège principal. Le fait de passer ce champ de «Non» vers «Oui» permet d accéder aux champs : «Raison sociale du siège» et à la rubrique : Adresse de Correspondance du siège. Champ «Nombre d échelons» Il est possible de modifier le «Nombre d échelons» pour ajouter des entités associées, pour plus d informations : Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. La notion d échelon 1 échelon : uniquement une entité habilitée 2 échelons : une entité habilitée et une ou plusieurs entités d échelon 2 3 échelons : une entité habilitée, une ou plusieurs entités d échelon 2 et des entités d échelon 3 Si nombre d échelon = 1, il est impossible d ajouter une entité associée. Représentation de la notion d échelons dans une structure Habilitations Echelon 1 - entité habilitée Formateurs Habilitations Echelon 2 - entité associée d'échelon 2 Formateurs Echelon 2 - entité associée d'échelon 2 Formateurs Echelon 2 - entité associée d'échelon 2 Formateurs Habilitations Echelon 3 - entité associée d'échelon 3 Formateurs Echelon 3 - entité associée d'échelon 3 Formateurs Echelon 3 - entité associée d'échelon 3 Formateurs Echelon 3 - entité associée d'échelon 3 Formateurs Lorsque les modifications ont été effectuées, cliquer sur. En cliquant sur, l ensemble des demandes de modification sont supprimées (demande de renouvellement, rattachement d entité, demande supplémentaire, modifications du tronc commun) pour plus d informations voir la partie : Supprimer une demande de modification avant son envoi, p. 91. Page 81 sur 107

82 Rattacher une entité associée à une habilitation Cette action est décrite de façon complète dans le document : Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. Avant de rattacher une entité associée, il faut modifier le champ «Nombre d échelons» du tronc commun pour qu il soit supérieur à 1 (cf. Modifier le tronc commun, p. 80) et créer l entité associée (cf. Enregistrer une nouvelle entité associée, p. 13). Si ces deux actions ont été réalisées accéder à l écran «Détails de l habilitation» (cf. Accéder et modifier le détail d une habilitation, p. 77) pour rattacher la ou les entités. Depuis l écran «Détails de l habilitation», puis cliquer sur. Le page «Rattacher / détacher les entités associées» s affiche. Sélectionner une entité dans le champ «Entité associée» puis cliquer sur directement sur pour afficher l ensemble des entités associées créées. ou cliquer Les entités associées s affichent dans le tableau. Page 82 sur 107

83 Cocher les entités à rattacher dans la colonne «Rattachement». Cocher les entités pour lesquelles les offres de formations seront publiées sur le web dans la colonne «Publication». Cliquer ensuite sur. L habilitation passe à l état «en cours de modification» si un rattachement est effectué et enregistré. Le détachement reste libre. Une entité d échelon 3 ne peut être rattachée à une habilitation que si son entité d échelon 2 est rattachée à l habilitation. Pour que le rattachement puisse être validé, il faut envoyer la demande (cf. Envoyer la demande, p. 90). Renouveler une habilitation La procédure de renouvellement d une habilitation est décrite complètement dans le document : Guide utilisateurs Forprev : focus sur les demandes de renouvellement. Après avoir complété/modifié les champs du tronc commun (cf. Accéder et modifier son tronc commun, p. 76), accéder au détail de l habilitation (cf. Accéder et modifier le détail d une habilitation, p. 77), compléter ou modifier l habilitation puis cliquer sur pour appliquer la modification. Enfin, cliquer sur. Confirmer la demande de renouvellement en cliquant sur. Page 83 sur 107

84 Après avoir cliqué sur l habilitation ne sera plus modifiable. La «Nature de la demande» est maintenant «R» et la «Version» «en cours de modification». Les champs de l habilitation sont verrouillés. Pour que la demande soit validée par la CNH, il faut l envoyer (cf. Envoyer la demande, p. 90). Demander une habilitation supplémentaire Une procédure complète décrit cette action : Guide utilisateurs Forprev : focus sur les demandes supplémentaires. Habilitations >Demande d habilitation supplémentaire La page «Détails de l habilitation» vide s affiche. Renseigner les champs comme décrit ci-après. Domaine/Niveau Champ obligatoire. Sélectionner dans la liste déroulante le domaine/niveau de l habilitation demandée. Page 84 sur 107

85 Expérience Rubrique présente uniquement pour les habilitations SST de niveau 1 ou 2. Renseigner les champs de cette rubrique. Nombre de sessions de formations initiales Champ obligatoire. Nombre de sessions de formations initiales réalisées lors de l'année précédente. Partenariats éventuels Champ facultatif. Motivations Champ obligatoire. Indiquer en quoi il est important, pour son activité et son développement, de dispenser les formations pour lesquelles l habilitation est demandée. Présenter un véritable projet de mise en œuvre et développement de cette activité. Moyens humains Nombre de formateurs pour le domaine/niveau Champ obligatoire. Formateurs de la demande L ajout des formateurs ne sera possible qu après le premier enregistrement de la demande. Moyens logistiques et pédagogiques Renseigner les champs «Matériels pédagogiques», «Ressources documentaires» et «Conformité et accessibilité des référentiels». Page 85 sur 107

86 Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Liste complète du matériel utilisé par l entité pour dispenser la formation (exemple : présentation d un «kit» remis aux formateurs) Documentation générale mobilisée par l entité dans le cadre des formations dispensées dans le domaine/niveau considéré Moyens mis en œuvre pour permettre l accès aux formateurs et aux stagiaires des documents de référence Promotion et communication Renseigner les champs «Actions de promotion et de communication» et «Outils de communication». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Salons, conférences, (Fournir des exemples) Site internet, catalogues, (Fournir des exemples) Adaptation pédagogique Renseigner les champs «Méthodes pédagogiques», «Organisation de l alternance», «Suivi de la formation», «Intervenants extérieurs», «Place des NTIC» et «Evaluation, démarche qualité». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les Page 86 sur 107

87 avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Quelles sont les méthodes pédagogiques mises en œuvre dans le cadre des formations du domaine/niveau concerné? Comment la formation est-elle séquencée dans son alternance entre face-à-face pédagogique et retour au poste de travail. Quels sont les travaux intersession éventuels? Quelles sont les actions de suivi post-formation mises en œuvre par l entité auprès des stagiaires? Quels sont les partenaires prévention mobilisé dans le cadre du faceà-face pédagogique? Quelles sont les technologies utilisées et comment? (logiciels de présentation, outils en ligne ) Quelles sont les actions visant à améliorer la qualité des formations dispensées (formations des formateurs, enquêtes de satisfaction)? Entités de la demande Liste des entités rattachées à l habilitation. Pour créer des entités associées se référer au document Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. Enregistrer la demande Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés cliquer sur. Enregistrer des formateurs Une fois que la demande d habilitation a été enregistrée une première fois, il est possible d enregistrer des formateurs. Sur la page «Détails de l habilitation», dans la rubrique Formateurs de la demande, cliquer sur. La page «Détail formateur» s affiche. Page 87 sur 107

88 Renseigner les champs comme décrit ci-après. Identité formateur Le champ «N Forprev» est facultatif. Si le formateur est déjà enregistré dans Forprev (en tant qu utilisateur, stagiaire ou formateur) saisir son N Forprev. Les champs «Civilité», «Nom», «Prénom», «Date de naissance» sont obligatoires. Veiller à l exactitude des informations saisies pour éviter la création de doublons. Le champ «Adresse Mail» est obligatoire. Saisir l adresse mail du formateur. Sur cette adresse seront envoyés les identifiants du formateur. L adresse mail renseignée doit être celle du formateur. Le champ «Référent» est obligatoire. Indique si le formateur est le référent pour l'habilitation du domaine/niveau concerné. Il faut enregistrer un référent unique par domaine/niveau. Qualification pour le domaine et niveau Le champ «Qualification» est obligatoire. Sélectionner la qualification dont dispose le formateur dans la liste déroulante. Seules les qualifications qui permettent de dispenser des formations pour le domaine/niveau de l habilitation demandées sont disponibles. Le champ «Date de délivrance» est facultatif. Il s agit de la date de la formation initiale ou du dernier recyclage du formateur pour la qualification sélectionnée, avec pour format : JJ/MM/AAAA. Le champ «Date de fin de validité» est obligatoire. Saisir la date de fin de validité de la qualification du formateur, avec pour format : JJ/MM/AAAA. Champ «N de certificat Forprev» est facultatif. A saisir si le formateur est déjà enregistré dans Forprev. Le n de certificat est composé de 16 caractères et est généré par Forprev. Page 88 sur 107

89 Finaliser l enregistrement du formateur Lorsque tous les champs obligatoires sont renseignés cliquer sur. Pour retourner au détail de l habilitation cliquer sur. Le page «Détails de l habilitation» s affiche avec le formateur enregistré dans le tableau «Formateurs de la demande». Rattacher des entités associées Pour rattacher des entités associées à votre habilitation, depuis la page «Détails de l habilitation», cliquer sur en bas de page. Pour plus d informations sur le rattachement des entités associées voir la partie : Rattacher une entité associée à une habilitation, p. 82). Envoyer la demande supplémentaire La procédure d envoi d une demande est décrite ci-après (cf. Envoyer la demande, p. 90). Page 89 sur 107

90 Envoyer la demande Une fois envoyée, la demande de modification ou d habilitation supplémentaire passe en phase d instruction. Pendant ce temps, il n est plus possible d effectuer des modifications sur les habilitations (impossible de rattacher de nouvelles entités associées ), sur le tronc commun ni de créer de nouvelle demande d habilitation. Il est donc conseillé de grouper les demandes. La procédure d envoi s applique à l ensemble des demandes créées. Vérifier la demande avant envoi Si une demande au moins a été créée, depuis les pages «Données de synthèse», «Détail du tronc commun» ou «Détails des habilitations», cliquer sur dans le menu de gauche pour relire et vérifier les informations saisies. La page «Résumé de la demande» s affiche. La liste des habilitations concernées par les demandes de modifications se trouve dans le tableau «Habilitations de la demande». Nature de la demande S : demande d habilitation supplémentaire M : demande de rattachement d entité associée à l habilitation R : demande de renouvellement de l habilitation. Envoyer la demande Le résumé de la demande s affiche. Cliquer sur. Page 90 sur 107

91 Cliquer sur pour confirmer l envoi. La demande est transmise à l entité instructrice. Il n est alors plus possible d effectuer des modifications sur le tronc commun, les habilitations ni de créer une demande d habilitation supplémentaire. Les justificatifs papiers concernant l habilitation doivent être transmis en parallèle par voie postale. Supprimer une demande de modification avant son envoi Avant qu une demande ne soit envoyée, il est possible de la supprimer et de revenir à la version figée précédente. La procédure de suppression de demande, supprime l ensemble des demandes en une seule fois. S il existe une demande de modification de tronc commun, une demande de modification d habilitation et une demande d habilitation supplémentaire, les modifications apportées après avoir créé la demande seront supprimées. Dans le cas d un renouvellement, seul le verrouillage des champs est débloqué. Accéder à la page «Détails du tronc commun» (cf. Accéder et modifier son tronc commun, p. 76) puis cliquer sur en bas de page. Le tronc commun passe à nouveau en «Version» figée. Page 91 sur 107

92 Partie 4 Les outils Forprev Vous trouverez dans cette partie les principaux outils qui sont à votre disposition dans Forprev, pour vous aider à suivre votre activité. 1. Gérer ses données personnelles Outils>Personnels>Mes informations Il est possible de consulter et modifier ses données personnelles dans l écran ci-dessous. Si l utilisateur connecté est aussi un formateur, il ne peut pas modifier ses informations personnelles à part son adresse mail. Modifier les informations voulues puis cliquer sur. Changer le mot de passe Pour changer de mot de passe, cliquer sur changement simplifiée de mot de passe. pour accéder à la procédure de La fenêtre «Changer de mot de passe» s affiche. Renseigner les champs «Mot de passe actuel», «Nouveau mot de passe» et «Confirmation du nouveau mot de passe». Page 92 sur 107

93 Cliquer sur pour confirmer le changement de mot de passe. Lorsque le changement est pris en compte le «Bureau» se réaffiche. Pour modifier le mot de passe sans être connecté, accéder à la procédure d oubli de mot de passe (cf. Procédure de mot de passe oublié, p. 5) 2. Gérer ses alertes Forprev vous informe par le biais d alertes, si une situation anormale est constatée. Exemple : rattachement d un formateur à deux sessions concomitantes. Outils>Personnels>Mes alertes Alertes susceptibles d être reçues par un correspondant habilitation entité Création d'une session DEM par un formateur : générée suite à la déclaration d une session par un formateur. Annulation session DEM par formateur : générée suite à l annulation d une session. Chevauchement sessions DEM (Correspondant) : générée lorsqu un formateur est enregistré sur deux sessions concomitantes. Formateur non mis à jour : clôture d une session dont le formateur n a pas de référencement valide. Date de fin de validité référencement : lorsqu un formateur est référencé et que la date de fin de validité du référencement ne correspond pas à la date de fin de validité de sa qualification. Formateur rattaché à une entité DEM ou associée : générée suite au rattachement d un formateur à l entité habilitée ou à une entité associée. Relance échéance habilitation : générée environ 4 mois avant l échéance d une habilitation. Echéance habilitation : générée lorsque le renouvellement d une habilitation devient possible à réaliser via Forprev (environ 6 mois avant l échéance de l habilitation). Page 93 sur 107

94 Alertes susceptibles d être reçues par un correspondant entité associée Toutes ces alertes sont générées uniquement pour les actions réalisées au niveau de l entité associée de l utilisateur ou de ses entités associées de niveau inférieur. Création d'une session DEM par un formateur : générée suite à la déclaration d une session par un formateur. Annulation session DEM par formateur : générée suite à l annulation d une session par le formateur rattaché à la session. Formateur non mis à jour : clôture d une session dont le formateur n a pas de référencement valide. Formateur rattaché à une entité DEM ou associée : générée suite au rattachement d un formateur à une entité associée de la hiérarchie de l utilisateur connecté. Alertes susceptibles d être reçues par une assistante établissement Création d'une session DEM par un formateur : générée suite à la déclaration d une session par un formateur. Modification d'une session DEM par le formateur : générée suite à la modification d une session déclarée par l assistante connectée. Annulation session DEM par formateur : générée suite à l annulation d une session par le formateur rattaché à la session. Alertes susceptibles d être reçues par un formateur Création d'une session DEM (formateur) : générée suite à la déclaration d une session à laquelle le formateur connecté est rattaché. Modification d'une session DEM d un formateur : générée suite à la modification par un autre utilisateur d une session sur laquelle le formateur connecté est rattaché. Annulation session DEM : générée suite à l annulation d une session. Chevauchement de sessions DEM pour un formateur : générée lorsque le formateur connecté est enregistré sur deux sessions concomitantes. Formateur rattaché à une entité DEM ou associée : générée suite au rattachement du formateur à une entité. Déclaration qualification sur l'honneur : générée suite à la déclaration d une qualification sur l honneur pour le formateur. Date de fin de validité référencement : générée si les date de validité du référencement diffèrent de celles de la qualification enregistrée. Page 94 sur 107

95 Rechercher des alertes La page «Gestion des alerte» s affiche : Il est possible d effectuer des recherches sur les alertes en utilisant les filtres suivants : Profil Profil de l utilisateur ayant réalisé l action entrainant l envoi de l alerte. Exemple : annulation d une session par un formateur. SIRET Entité à laquelle se rapporte l alerte. Libellé Libellé générique de l alerte. Exemple : «Création d'une session dem» Type Information : alerte qui donne une information. Exemple : création d une session Action : alerte qui doit être suivie d une action. Exemple : échéance d une habilitation Type d objet Objet concerné par l alerte. Exemple : Session DEM Date min d émission Date après laquelle l alerte a été émise. Page 95 sur 107

96 Date max d émission Date avant laquelle l alerte a été émise. Traitée Il est possible de marquer les alertes comme traitée pour faciliter le suivi (cf. «Traiter» une alerte, p. 97). Sélectionner «Non» pour afficher les alertes qui n ont pas été traitées. Envoyée par mail Il est possible de sélectionner certaines alertes à envoyer par mail (cf. Gérer les alertes à recevoir par mail, p. 100). Date min de traitement/date max de traitement Sélectionner la plage sur laquelle l alerte a été traitée. Lorsque les filtres sont renseignés, cliquer sur. Le tableau de résultats s affiche. Les informations qui apparaissent dans ce tableau sont : «Cadre» : DEM ou FAF, «Emetteur» : profil de la personne responsable de l action qui a abouti à l émission de l alerte, «Entité habilitée» : SIRET de l entité concernée par l alerte, «Libellé» : description générique de l alerte, «Type» : action ou information, «Date» : date d émission de l alerte, «Type d objet» : objet concerné par l alerte (session DEM ), «Envoyé par mail» : l alerte peut ou non être envoyée par mail, selon le paramétrage de l utilisateur (cf. Gérer les alertes à recevoir par mail, p. 100), Page 96 sur 107

97 «Traitée» : l alerte a-t-elle été marquée comme traitée, «Date de traitement» : si l alerte a été traitée, «Nom» et «Prénom» : si l alerte a été traitée, nom et prénom de l utilisateur qui l a traitée, «Texte» : description plus précise de l alerte avec des informations comme le numéro de la session concernée par l alerte. Cliquer sur le lien du texte pour afficher l objet (la session par exemple) sur lequel porte l alerte. Depuis le bureau, il est possible de rechercher les alertes uniquement non traitées. Le nombre de filtres y est donc réduit. «Traiter» une alerte Afin de faciliter le suivi des alertes, il est possible de les marquer comme traitées. Deux accès sont possibles : depuis le bureau pour traiter en masse les alertes ou depuis la page de gestion des alertes pour traiter unitairement les alertes et marquer à nouveau une alerte comme «non traitée». Depuis le bureau Accéder au bureau en cliquant sur le logo Forprev :. Seules les alertes non traitées sont accessibles depuis le tableau «Mes Alertes non traitées» du bureau. Pour marquer une ou des alerte(s) comme traitée(s), effectuer une recherche (cf. Rechercher des alertes, p. 95) puis cliquer sur. La liste des résultats s affiche dans le tableau. Page 97 sur 107

98 Cliquer sur le lien pour afficher l objet sur lequel porte l alerte Pour marquer une alerte comme traitée, cocher une ou plusieurs alertes puis cliquer sur. Etape 1 : cocher l alerte ou les alertes à traiter Etape 2 : cliquer sur [Traitée] Les alertes cochées ne sont plus affichées dans le tableau des alertes non traitées. Il est possible de marquer à nouveau une alerte comme «non traitée», cf. ci-dessous. Depuis l écran de gestion des alertes Outils>Personnels>Mes alertes Depuis l écran de gestion des alertes, il n est pas possible de traiter en masse les alertes mais il est possible de marquer qu une alerte n est finalement pas traitée. Effectuer une recherche (cf. Rechercher des alertes, p. 95) avec le champ «Traitée» renseigné par «Non» puis cliquer sur. Page 98 sur 107

99 Pour marquer une alerte comme «Traitée», sélectionner une alerte puis cliquer sur. L alerte est marquée comme traitée. Il est possible de revenir sur la précédente action, c est-à-dire de marquer une alerte comme «non traitée». Effectuer une recherche (cf. Rechercher des alertes, p. 95) avec le champ «Traitée» renseigné par «Oui» puis cliquer sur. Les alertes «traitées» s affichent dans le tableau de résultats. Sélectionner une ligne puis cliquer sur. L alerte sélectionnée n est plus marquée comme «traitée» dans Forprev. Page 99 sur 107

100 Gérer les alertes à recevoir par mail Outils>Personnels>Mes alertes Il est possible que les alertes, en plus d être affichées sur Forprev, soient envoyées par mail. Chaque utilisateur peut paramétrer les types alertes qu il souhaite recevoir aussi par mail. Accéder à l écran «Gestion des alertes». Cliquer sur. L écran «Gestion des alertes à recevoir par mail» s affiche : Les champs de recherche sont les suivants : Libellé Libellé générique de l alerte. Exemple : «Création d'une session dem» Type Information : alerte qui donne une information. Page 100 sur 107

101 Exemple : création d une session Action : alerte qui doit être suivi d une action. Exemple : échéance d une habilitation Mail «Oui» si l alerte est paramétrée pour être reçue par mail et non si elle uniquement visible dans Forprev. Renseigner les filtres puis cliquer sur. Les résultats s affichent dans le tableau. Pour paramétrer une alerte à recevoir par mail, sélectionner une ligne dans le tableau de résultats, puis modifier le champ «Mail» en «Oui». Cliquer sur puis sur. Il est possible de ne plus recevoir les mails correspondants à un type d alerte en effectuant la procédure indiquée ci-dessus et en changeant le champ «Mail» en «Non». Page 101 sur 107

102 3. Exporter ses données Il est possible d exporter des données sous format CSV (ouvrable sous Excel ou OpenOffice). Outils>Exports Excel Sélectionner un type d export dans la liste du champ «Modèle d export». Renseigner ensuite les différents champs afin de filtrer les informations qui se trouveront dans l export. Ensuite cliquer sur pour télécharger l export et ensuite l ouvrir. Trois exports sont prévus dans Forprev : 1. Structure hiérarchique et caractéristiques des formateurs rattachés : tableau équivalent à celui présenté dans la partie 1.Gérer ses formateurs - Accéder à la liste des formateurs référencés. 2. Anomalies constatées sur les sessions des habilitations 3. Résumé des informations par session : tableau présentant la référence, les dates, l état, le formateur, le nombre de stagiaires, le nombre d échecs et de succès de chaque sessions. 4. Suivre son activité tableaux de bord Le suivi d activité se fait à l aide de tableaux de bord sur le bureau/page d accueil : Tableau de bord sessions DEM, Tableau de bord formateurs rattachés non à jour et Tableau de bord "Mise en demeure sur Habilitations". Par défaut ces tableaux ne se trouvent pas sur le bureau du correspondant habilitation entité, la première étape pour utiliser ces tableaux est donc de les paramétrer pour les afficher. Page 102 sur 107

103 Paramétrer les tableaux de bord à afficher Outils>Personnels>Mon bureau Pour ajouter des tableaux de bords, accéder à l écran «Composer mon bureau» par le menu Outils/Personnels/Mon bureau, sélectionner, en les cochant, les tableaux à afficher puis cliquer sur. Etape 1 : cocher le ou les tableau(x) à afficher Etape 2 : Cliquer sur [Enregistrer] Accéder au bureau en cliquant sur. Page 103 sur 107

104 Les trois tableaux de bord sélectionnés sont affichés sur le bureau. Pour enlever les tableaux du bureau dans le menu Outils/Personnels/Mon bureau, décocher les tableaux correspondants puis cliquer sur. Tableau de bord «Mise en demeure sur Habilitations» Le tableau de bord des habilitations mises en demeure permet de filtrer les habilitations mise en demeure grâce au filtre «Domaine/niveau». Pour effectuer une recherche cliquer sur. S il existe des mise en demeure sur des habilitations, celles-ci s affichent dans le tableau. Tableau de bord sessions DEM Le tableau de bord des sessions DEM permet de filtrer les sessions grâce aux filtres : «Début de session», «Fin de session», «Domaine/niveau», «Code national du filtre». Une fois les filtres de recherche renseignés, cliquer sur. Les sessions correspondant aux critères s affichent dans le tableau de résultats. Page 104 sur 107

105 Les informations disponibles dans le tableau concernent l organisme habilité, le domaine/niveau, le libellé du stage, les nom et prénom du formateur, le type de session, les dates de création de la session dans Forprev, de début et de fin de la session, la présence ou non d anomalie d ouverture ou de fermeture et le fait que la session a été ou non modifiée après sa clôture. Cliquer sur une ligne de résultat pour afficher le détail de la session. Tableau de bord formateurs rattachés non à jour Le tableau de bord des formateurs rattachés non à jour permet de lister tous les formateurs dont le certificat est arrivé à échéance ou arrive à échéance dans moins d un mois. Le seul filtre disponible est «Domaine/niveau». Pour afficher les formateurs non à jour, cliquer sur La liste des formateurs non à jour apparait dans le tableau suivant : Page 105 sur 107

106 Pour vous aider sur Forprev La documentation D autres documents (aide-mémoire complet, guides spécifiques pour réaliser des demandes d habilitation supplémentaire, d ajout d entités associées ou à destination des formateurs ) sont disponibles sur la page suivante : L aide en ligne Vous pouvez consulter l Aide en ligne, accessible depuis l ensemble des pages de l application en cliquant sur. Les infobulles Pour vous aider lors de la saisie de certains champs, il est possible d afficher une infobulle lors du passage du curseur de la souris sur le libellé du champ. La hotline La hotline est une assistance aux utilisateurs de Forprev pour pallier aux difficultés techniques ou fonctionnelles rencontrées sur l outil. Il ne s agit pas d'un support métier. Quels sont les différents supports? Vous pouvez joindre la hotline téléphonique pour les problèmes bloquants au du lundi au jeudi de 10h00 à 12h30 et de 14h30 à 16h30. Vous pouvez joindre le service par mail en utilisant le formulaire de contact disponible sur toutes les pages de l'application en cliquant sur ou en envoyant un mail à contact@forprev.fr. Comment utiliser la hotline? Nous vous prions de bien vouloir utiliser le service téléphonique uniquement en cas de problèmes bloquants et de favoriser le formulaire de contact mail pour toutes les autres demandes. Pour les demandes via le contact mail, il est important d être précis en indiquant, en plus de la description de la difficulté rencontrée, les informations suivantes : N Forprev, vos nom et prénom, le nom de l organisme de formation ou de l entreprise. L équipe Forprev Page 106 sur 107