Solutions Gestion Electronique des Documents & Dématérialisation de Factures Les nouveaux services IGA

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1 Solutions Gestion Electronique des Documents & Dématérialisation de Factures Les nouveaux services IGA

2 Offre de services La dématérialisation des pièces comptables (scanner) et autres documents administratifs La lecture et la reconnaissance automatique des informations nécessaires à la construction des écritures comptables L envoi du message comptable dans le logiciel de comptabilité et la création du lien entre l image du document et l écriture comptable Le stockage dans la GED Le pointage automatisé CRF La recherche documentaire simplifiée et facilitée Gain de temps pour accéder aux documents (recherche multicritère et plein texte) L archivage des documents : pièces commerciales clients (factures, avoirs, relevés) émises par le Back Office. L agence pourra ainsi permettre à ses clients : - de consulter - de récupérer en ligne des documents : factures clients notamment - d intégrer un fichier comptable des données facturées vers tout type de logiciel comptable du client Le classement papier simplifié : archiver tout simplement le lot scanné (date + n de lot)

3 Notre solution Côté Client Tri et préparation des factures fournisseurs Côté IGA Utilisateurs Autres documents papier ou numériques à archiver Dématérialisation & envoi automatique des pièces numérisées Consultation des documents Applications hébergées Back Office Gestion (factures clients) Comptabilité (lien image facture et écriture) GED Dépôt des pièces sur un serveur de fichiers Composant LAD / RAD Contrôle & Vidéocodage

4 Lecture & Reconnaissance Automatique La LAD RAD(1) est une application qui permet de reconnaître et de lire automatiquement les factures qui viennent d être scannées. Cette opération peut être réalisée par un service IGA dédié. Identité Société (1) LAD RAD = Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents

5 Gestion Electronique de Documents La GED est une application qui englobe les fonctions de numérisation, de stockage de documents et de workflow (circuit de traitement / validation), accessible via un navigateur web. Page d accueil de la solution GED Cette application est optimisée pour faciliter l accès aux informations stockées et pour archiver rapidement tout nouveau document. La recherche avancée est multicritère : objet du document, plein texte dans le document, type de document, date d enregistrement, etc. Lors de l affichage du résultat de recherche, il est possible de trier l affichage selon divers critères.

6 Gestion Electronique de Documents Une fois le fichier désiré retrouvé, le document peut être visualisé par un simple clic. Exemple de visualisation Eléments constitutifs du workflow, les corbeilles vous permettent d aviser les utilisateurs de la réception de documents pour actions et/ou informations. Exemple : circuit de validation d une facture jusqu au paiement. Les corbeilles regroupent tous les documents qui sont affectés à l utilisateur pour actions. Ex. : Accord bon à payer, saisie code analytique.

7 Prise en charge par IGA des paramétrages types Les paramétrages à mettre en place sont : Le plan de classement, Les utilisateurs et les groupes (droits et restrictions), Les corbeilles et workflow.

8 Visualisation des factures Depuis la GED, les factures sont consultables à partir de la fonction de recherche avancée. Depuis le Back Office IGANET, la restitution est intégrée dans l affichage du détail des comptes. Sur chaque écriture provenant de la GED, une icône indique que l image de la facture est stockée et peut donc être visualisée.

9 Visualisation des factures Depuis BRIOS COMPTA, la restitution est intégrée dans l affichage des extraits de compte. Sur chaque écriture provenant de la GED, une icône indique que l image de la facture est stockée et peut être visualisée. Informations fournisseur

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