MANAGED PRINT SERVICES. Guide des processus Portail revendeur

Transcription

1 MANAGED PRINT SERVICES Guide des processus Portail revendeur

2 Saisie de la proposition de vente Rôle : Vente Nom du dossier (Nom du client) Saisie de la proposition de vente 1. Informations client : - adresse du contrat MPS - adresse de facturation Il y a 2 méthodes pour entrer les informations client : - Entrer un nouveau client et saisir ses coordonnées - Sélectionner un client déjà présent dans la base de données. Toutes ses données s'afficheront. 2. Produits (matériel et Service Packs) - Sélectionner les produits et entrer le prix d'achat (fournit par Brother ou le grossiste) et la marge à appliquer - Sélectionner le Service Pack (Garantie) - Sélectionner les options souhaitées Remarque : sélectionner «Welcome Pack» si vous souhaitez acheter la prestation d installation, et «Autres Services» si vous souhaitez l installer vous-même - Entrer le % de marge du revendeur - Le montant des versements sera calculé (par mois) Le montant des versements sera calculé selon : - Le taux de - la durée - le montant total (matériel, Service Pack, et options) 3. Validation du - Entrer le montant total de l investissement (= total estimé du matériel, des options et des Service Packs) - Entrer le montant et confirmez la durée du - Cliquer sur le bouton «Validation Crédit» pour envoyer la demande de financement à la société de Remarque : le montant du doit être au moins égal à 800. A noter : pour toute modification dans une demande de portant sur le même client (par exemple, modification du montant), merci de ne pas refaire une demande via le portail mais de l envoyer par mail à : tspinfo@bnpparibas.com 2

3 Réponse de la société de Documents : Générer la proposition de vente Documents: Générer le contrat La société de vérifie les informations client et répond à la demande. Il y a 3 possibilités : 1. Accepté accord de prise en charge du financement 2. En attente des informations complémentaires figureront dans la réponse ainsi que dans la proposition de vente 3. Rejeté les raisons du rejet figureront dans la réponse ainsi que dans la proposition de vente La réponse à une demande de validation de est donnée dans les 24 heures. Le résultat de la validation est transmis par au responsable des ventes et sera affiché sur le Portail électronique. Une demande de acceptée est valide pendant 45 jours maximum. NB : Durant cette période, le contrat doit être signé sur papier par le client, ainsi que sur le Portail. Pour cela, cliquer sur le bouton Signé. Dans la partie supérieure de l'écran, sélectionnez «Générer proposition de vente» dans la liste, puis cliquer sur «Générer» en-dessous. Une proposition de vente au format PDF sera générée, reprenant toutes les informations client et produits. Pré-requis : - Vous devez entrer au moins un produit dans la proposition. - Les valeurs doivent être correctes ; par exemple, la durée utilisée pour le calcul doit être égale à la durée du validée par l organisme de. Toujours dans la partie supérieure de l'écran, sélectionnez «Générer un contrat» dans la liste, puis cliquer sur «Générer» en-dessous. Un contrat finalisé au format PDF sera généré, comprenant également toutes les informations client et produits. Dans le contrat figurent également les Conditions Générales de vente, relatives au Programme MPS de Brother. Pré-requis : - Les données client doivent être saisies ; - Elles doivent correspondre à celles initialement fournies ; 3

4 Documents: Générer le contrat - L'accord de doit être accepté pour la proposition de vente, dont le statut passe alors à 50 ; - La date correspondant à la validité de l'approbation ne doit pas avoir expiré ; A noter : en cas d expiration de la date, merci de ne pas refaire la demande de mise à jour via le portail mais de l envoyer par mail à : tspinfo@bnpparibas.com - Le montant de l'acquisition (matériel + Service Pack+ Options) doit être égal ou inférieur au montant approuvé ; - Le montant du contrat doit être inférieur ou égal au montant approuvé. Vérification des contrats Signature du Contrat sur le Portail électronique Envoyer les contrats à la société de Une fois le contrat signé, un exemplaire en revient au client, et un autre à la société de. Avant d'adresser le contrat en deux exemplaires à la société de, vous devez vérifier que les informations suivantes y figurent : Contrat en double exemplaire (signé / daté / paraphé / tamponné) SEPA signé / daté Procès-verbal de Livraison RIB La proposition de vente doit également être signée sur le Portail électronique. Sur la page principale, cliquez sur le bouton Signé. Les pré-requis sont identiques à ceux mentionnés dans la partie: Générer le contrat. À présent le status de la proposition est à 80 (contrat signé par le client), et la proposition de vente est finalisée : plus de mises à jour possibles! Les deux exemplaires du contrat original signé doivent être envoyés par la poste à la société de. BNP PARIBAS LEASE GROUP Agence Partenaire TSV - Zone IDF 46 / 52 rue Arago Puteaux Tél : paris.bplg.agence.centrale@bnpparibas.com A noter : pour être complet et validé par BNP Lease Group, vous devez joindre aux contrats une copie de la pièce d identité du signataire. 4

5 Acceptation du contrat Achat et livraison des produits Installation des produits et de la remontée des compteurs page ou BROTHER (dans le cas de l acquisition d un WELCOME PACK) La société de vérifie les contrats signés (aucun ajout manuscrit n'est autorisé). S'ils sont conformes, la société donne alors son accord. Une fois le contrat accepté par la société de, son statut passe de 80 à 85 (contrat accepté par la société de ). Un avec pièce-jointe est automatiquement généré, et adressé au responsable des ventes. La pièce-jointe concerne le document d'acceptation du contrat. Sur le document figurent les produits et leur prix de vente. À présent le revendeur peut lancer la procédure d'achat auprès du grossiste. Après réception de l' d'acceptation du contrat, vous pouvez procéder à l'achat et à la livraison des produits sur le site du client. A noter : pour bénéficier des conditions d achat négociée auprès de BROTHER, vous rapprocher de votre contact habituel BROTHER afin qu il vous fournisse un numéro d URN (cotation) à communiquer au grossiste de votre choix. Le déballage et l installation des machines, ainsi que la mise en place de la remontée des compteurs peuvent être effectués par vous, ou être délégués à BROTHER dans le cadre de l acquisition d un WELCOME PACK (voir dans ce cas la procédure de déclenchement). Nous vous conseillons pour simplifier votre installation de passer par les relevés de compteurs directs via machines. Le relevé des compteurs doit être installé en même temps que les produits. Une fois installées, les machines envoient un premier relevé d'informations au Centre d'assistance Brother, à l'adresse suivante : meterinfo_brt_fr@s-bsc.com Pour tout complément d informations, vous pouvez nous joindre à l adresse mps@brother.fr. Remarque : - Bien valider que votre client ne dispose pas de pare-feu qui pourraient bloquer l information sortante et empêcher la remontée des compteurs pages ; - Si votre client ne dispose pas de serveur mail (par ex. environnement box), l installation peut se faire différemment Conseil : au moment de l installation, il est important de tester sur place le bon paramétrage du logiciel. Pour cela, nous vous conseillons de procéder à l envoi immédiat d un journal à une adresse test (à laquelle vous avez accès au moment de 5

6 l installation) avant de re-paramétrer à la bonne adresse. Le fichier reçu automatiquement (net_prn_log.csv) doit être paramétré pour un envoi quotidien. En cas de problème pendant l installation, n hésitez pas à vous rapprocher de votre contact BROTHER. Une fois l'installation achevée, les numéros de série et l'emplacement des produits doivent être saisis sur le Portail électronique Admin 48h après l installation (temps d actualisation) Saisie des numéros de série et des emplacements d'installation Administrateur : ou BROTHER (dans le cas de l acquisition d un WELCOME PACK) Dans le programme Installation des Produits le revendeur (ou BROTHER dans le cadre de l acquisition d un WELCOME PACK) doit saisir les informations relatives à l'installation. Ces informations sont les suivantes : - Adresse du produit installé - Emplacement (par ex. '2ème étage') - Numéro de série Si l'emplacement exact n'est pas connu, il pourra être renseigné ultérieurement. Le numéro de série est automatiquement vérifié, pour s'assurer qu'il correspond à celui envoyé par la remontée des machines installée. Si aucun relevé d'informations n'a été envoyé par les machines, il n'est pas possible d'entrer le numéro de série («numéro de série inconnu»). Traitement Administrateur : ou BROTHER (dans le cas de l acquisition d un WELCOME PACK) Remarque : dans ce cas, les numéros de série n ont peut-être pas encore été enregistrés dans le système OU l installation a peutêtre échoué. Rapprochez vous de votre contact BROTHER pour en savoir plus. Une fois les numéros de série et l'adresse saisis, cliquez sur le bouton Prêt pour le Traitement». Afin de s'assurer que la livraison est complète, les numéros de série ainsi que les adresses d'emplacement seront contrôlés. Remarque : En fin de chaque ligne, les codes suivants sont affichés : - R = Traitement Ce code s'affiche lorsque le revendeur a saisi les informations relatives aux produits (adresse et numéros de série) et cliqué sur le bouton Prêt pour le traitement. En cliquant sur ce bouton, le revendeur confirme que les informations saisies sont correctes et peuvent être traitées. 6

7 - I = Enregistrement Ce code s'affiche lorsque les produits ont été enregistrés et le contrat généré. Une lettre de bienvenue est adressée au client, et les informations relatives à sa commande lui sont communiquées. Une copie de cette lettre est adressée au revendeur. Lettre de bienvenue Matériel et Service Pack à facturer Facturer la société de Paiement au vendeur Centre d'assistance Brother Centre d'assistance Brother - P = Affichage de la mention Matériel & Service Pack à facturer sur le document Ce code s'affiche pour signaler que la mention en question figure sur le produit (voir ci-dessous). Remarque : une fois l installation validée, si le code «R» ne s affiche pas, vérifiez qu une adresse a bien été associée à chaque numéro de série. Il est impératif de clôturer l installation (les cellules seront alors grisées) pour que votre client puisse recevoir ses codes d accès sous 48h. Lorsque la livraison complète (voir Installation produits) et les codes R et I affichés, ces produits figurent sur le document récapitulatif Matériel & Service Pack à facturer (NIMO). Sur ce document PDF, tous les produits installés sont répertoriés avec les prix de vente facturés à la société de. Ce document sera adressé à l'adresse électronique de la société du revendeur et à celle de la société de. À présent, les produits peuvent être facturés à la société de. La société du revendeur doit adresser la facture ainsi que le document PDF à la société de. BNP PARIBAS LEASE GROUP Agence Partenaire TSV - Zone IDF 46 / 52 rue Arago Puteaux Remarque : pour être complet et validé par BNP Lease group, vous devez joindre à votre facture l original du PV d installation signé (inclus au contrat de location). Une fois la facture reçue et contrôlée par la société de, celle-ci règle le vendeur pour le matériel et les services packs livrés. La société de signe également le contrat et en retourne un exemplaire au client. Le processus de facturation périodique peut commencer. La société de confirme en outre le règlement au revendeur sur le Portail électronique. Le statut du contrat passe ainsi à 90 (Contrat signé par la société de ). 7

8 Date de début du contrat Facturation périodique : Montant des versements Facturation périodique : Utilisation Récapitulatif de commande Centre d'assistance Brother La date de début du contrat se base sur la date d'installation de la dernière machine installée. Elle correspond au premier jour du mois suivant la date de cette dernière installation. Remarque : une facture intermédiaire sera générée pour couvrir la période entre l'installation et la date de début du contrat. Selon les conditions du contrat, le montant des versements périodiques sera facturé trimestriellement au client au terme échu. Selon les conditions du contrat et des relevés d'informations par équipement, l'utilisation des machines sera facturée au client après coup (au réel des consommations). Un récapitulatif de commande sera généré, prenant en compte l'utilisation des machines, et adressé en pièce-jointe (document PDF) par courrier électronique à la société du revendeur. Ce récapitulatif sera ajouté par le revendeur en pièce-jointe à la facture de commande. 8