DEPLACEMENTS TEMPORAIRES

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1 Guide d aide à la saisie dans l application DT-Ulysse Mise à jour avril 2011 DEPLACEMENTS TEMPORAIRES DT-Ulysse est la nouvelle application nationale destinée à faciliter la préparation des missions et la gestion des états de frais professionnels. Elle concerne uniquement les missions qui ne relèvent ni de la formation, ni des examens et concours, lesquelles sont respectivement traités dans les applications nationales GAIA et IMAG IN. Ce guide expose la procédure à suivre pour valider les ordres de mission et les états de frais de déplacements des missionnés saisis par le missionné relatif à ses déplacements. Le missionné crée directement dans l outil son ordre de mission (OM) puis son état de frais (EF). Ces deux documents transitent par un circuit de validation appelé workflow qui fait intervenir : 1) le valideur hiérarchique (VH), 2) le Service Gestionnaire (SG). 1 - Se connecter et naviguer dans l application Vous arrivez sur la page d accueil de l application. Vous avez accès au menu général d ULYSSE DT, qui présente un ensemble de fonctions et de raccourcis. Les fonctions de validation sont directement rattachées à la notion de droits des utilisateurs. Pour y accéder, il faut disposer du profil autorisé, c est-à-dire détenir un rôle habilité à exercer ces fonctions. Si vous ne disposez pas des droits décrits ci-dessous, contacter par mèl l assistance «dt@ac-guadeloupe.fr». La partie inférieure de l'écran présente le menu spécifique au valideur. Celui-ci n'apparaît qu'aux utilisateurs ayant des droits associés. Validation EF Validation OM VH1 Validation OM VH2 Pour accéder aux états de frais en attente de validation Validation des ordres de mission par le valideur Validation des ordres de mission par le valideur 1

2 Pour naviguer dans l application, utiliser les icones/boutons prévus à cet effet au sein de l application : 2 Valider ou refuser un ordre de mission (OM) Le rôle de valideur permet à l'utilisateur de valider ou refuser l'ordre de mission ou l'état de frais d'un de ses collaborateurs. Il existe 2 rôles de valideur : VH1 : supérieur hiérarchique direct VH2 : supérieur hiérarchique qui validera les ordres de mission hors métropole et les ordres de mission dont le budget prévisionnel est supérieur à euros. 2

3 Seul le VH1 sera utilisé pour l académie. Lorsqu'un agent envoie un ordre de mission ou un état de frais pour validation, le valideur est destinataire d'un courriel l'en informant. Le valideur, pour accéder au document, peut : - soit cliquer sur le lien direct dans le courriel de demande de validation (l accès direct au document n est possible que si le valideur a, au préalable, enregistré ses paramètres de connexion sur son ordinateur) ; - soit se connecter à l'application et accéder à l écran de validation. Depuis la page d'accueil d'ulysse DT, cliquez sur "Menu" puis cliquez sur "Validation "OM-VH1" A partir de cette page, vous accédez à la liste des ordres de mission en attente de validation. Vous pouvez n'afficher que les OM répondant à certains critères grâce à des filtres ("Collaborateur", "N de document", "Enveloppe budgétaire"). Pour cela, renseignez le champ souhaité et cliquez sur "Lancer la recherche". Ou Cliquez sur le numéro de l'ordre de mission que vous souhaitez valider, par ex. 4SMKK. Vous accédez alors au détail de cet OM. Deux pavés s affichent et présentent : - les informations générales sur le déplacement, - les frais prévus pour le déplacement. Certains documents comportent des alertes à l attention des valideurs. Ces documents sont repérables rapidement par l icône en début de ligne. Un survol avec la souris sur cette alerte permettra d afficher la nature de l alerte. L'indicateur permet de positionner le document dans son cycle de vie. La flèche verte permet de valider l'om et de le transmettre au service gestionnaire, le Bureau des voyages académique. La flèche rouge permet de refuser l'om et de le retourner au demandeur. Avant de refuser ou de valider l'ordre de mission, le contrôle du valideur hiérarchique de niveau 1 porte essentiellement sur : le bien fondé du déplacement (pas de nuisance à l intérêt du service), les destinations, 3

4 le nombre de trajets, le service fait. Attention : si les déplacements concernent une action de formation ou un examen ou un concours, il convient de les refuser puisque ceux-ci doivent être déclarés dans les applications respectives GAIA et IMAG IN. Pour valider l'ordre de mission, cliquez sur 1) ETAPE 1 : une nouvelle fenêtre s'affiche Passer au statut : En attente de validation hiérarchique N+1. Transmettre l OM à vous-même, pour une seconde validation. 2) ETAPE 2 : une nouvelle fenêtre s'affiche Pour valider et transmettre au service gestionnaire, cliquez sur : "Passer au statut 4 En attente traitement service gestionnaire". Une nouvelle fenêtre s'affiche "Vous avez demandé à passer au statut : 4 - En attente traitement service gestionnaire" Vous pouvez saisir un commentaire qui pourra être lu à la fois par l'agent qui a établi l'ordre de mission et par le service gestionnaire. Sélectionnez un destinataire dans le menu déroulant grâce à la loupe Destinataire : Nadia COURTOIS Choisir «Ne pas prévenir le destinataire» par Confirmer le changement de statut L'ordre de mission continue sa progression dans la chaîne de validation. 4

5 Pour refuser l'ordre de mission, cliquez sur Après avoir cliqué sur "Revenir" ou sur la flèche rouge, une nouvelle fenêtre apparaît : Cliquez sur "Passer au statut : R Refusé" Une nouvelle fenêtre s'affiche "Vous avez demandé à passer au statut : R Refusé" Renseignez le motif d'annulation dans le champ "Commentaire" puis confirmez le changement de statut. L'ordre de mission sera renvoyé au missionné qui pourra le corriger avant de le présenter à nouveau au valideur. 3 Valider ou refuser un état de frais (EF) Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Menu" puis cliquez sur "Validation EF" La procédure est identique à celle décrite pour un ordre de mission (cf ci-dessus). 5

6 4 Suivi des ordres de mission et des états de frais Statuts des Ordres de mission et des Etats de frais Vous pouvez suivre la progression des ordres de mission et des états de frais à tout moment grâce au statut du document. Statuts de l'ordre de mission : Statuts de l'état de frais : - statut 1 - en cours de création - statut 2 en attente de validation hiérarchique - statut 3 en attente de validation hiérarchique N+1 (VH2) - statut 4 en attente de traitement service gestionnaire - statut MA mail à l'agence (à ne pas utiliser pour l'instant) - statut 1 création / modification - statut 2 en attente de validation hiérarchique - statut 3 en attente de traitement service gestionnaire - Co en attente de traitement Chorus - Cz traitement hors Chorus - statut V validé - statut T traité l'ordre de mission passe au statut T lors de la création de l'état de frais correspondant - statut AP annulé - statut RP refusé - statut RM régularisation de l'ordre de mission - statut SF ordre de mission sans frais *** DECONNEXION Accès : Cliquer sur «Menu», puis sélectionner «Déconnexion». 6