Service Informatique et Statistiques

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1 MINISTERE DE L EDUCATION NATIONALE Direction des Examens et Concours République de Côte d ivoire Union-Discipline-Travail Service Informatique et Statistiques Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques

2 SOMMAIRE A - GUIDE D INSTALLATION... 5 PROCEDURE D INSTALLATION Configuration requise Méthodologie d installation... 5 B - GUIDE D UTILISATION I DEMARRAGE DE L APPLICATION II - MENU GENERAL Importer les candidats Editer les anonymats La saisie des notes Etats de délibération Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 2

3 PREAMBULE Ce guide est conçu en vue de permettre l installation et l utilisation du logiciel «SolID», Solution Informatique de Délibération. A travers ce guide, vous apprendrez à importer des fichiers contenants les informations sur les candidats, puis à effectuer la procédure de délibération. Le document comprend deux volets : A - GUIDE D INSTALLATION B - GUIDE D UTILISATION D une part, il vous aidera à mettre parfaitement en place le logiciel «SolID», selon la configuration requise de votre ordinateur. D autre part, il vous permettra de mieux maîtriser les différentes étapes d importation de fichiers candidats et de délibération. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 3

4 Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 4

5 A - GUIDE D INSTALLATION PROCEDURE D INSTALLATION 1. Configuration requise Votre ordinateur doit avoir l un des systèmes d exploitation suivants : WINDOWS 98 WINDOWS Millenniums WINDOWS XP WINDOWS 7 WINDOWS 8 L espace disque requis pour l application est d au moins 100 Mo. La mémoire RAM requise est d au moins 512 Mo. 2. Méthodologie d installation L installation se fait de manière suivante. Dès l insertion de la Clé USB, Allez-y dans l explorateur de Windows du support et copier le dossier «deco» qui s y trouve sur le disque C/ de votre ordinateur. Accédez au disque C/, puis ouvrez le dossier «deco». A l intérieur du dossier «deco» se trouvent trois éléments comme l indique la capture suivante. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 5

6 Ouvrir le dossier install et double cliquer sur le fichier exécutable «SolIDSetup» Un assistant d installation vous guidera pour commencer la procédure. Cet écran apparaît, vous demandant la création du répertoire dans lequel sera logée l application. Le Spécifier et cliquer sur «suivant». Un autre écran vous demandant le choix du mode d installation apparaît. Choisissez Complète ou Standard. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 6

7 Votre choix, une fois opéré, l écran suivant s affiche pour commencer l installation. Vous cliquer sur «Installer». Veuillez patienter jusqu à la fin du chargement. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 7

8 Une dernière fenêtre apparaît pour signaler la réussite de l installation de l application. Cliquer sur «Terminer» et l application est prête à être utilisée. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 8

9 Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 9

10 B - GUIDE D UTILISATION I DEMARRAGE DE L APPLICATION La procédure de l installation terminée, l icône suivante apparaît sur le bureau.. Vous double-cliquez dessus. Une boîte de dialogue apparaît ensuite pour vous demander de vous identifier. Vous entrez votre login, mot de passe et vous cliquez sur «Valider». La fenêtre suivante apparaît pour vous permettre d accéder au menu général. NB : - Le mot de passe est strictement personnel. - Les données de connexion se conservent pendant la session. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 10

11 II - MENU GENERAL Après s être connecté, le MENU général apparait, vous donnant la possibilité de : - Importer les candidats ; - Editer les anonymats ; - Saisir les notes des candidats (délibération) ; - Visualiser les statistiques. Les différentes tâches susmentionnées sont aussi accessibles à partir des onglets «todolist» et «Délibération Examens» Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 11

12 1. Importer les candidats La première des tâches à effectuer est l importation du fichier candidat qui contient les différents candidats et les informations les concernant. L importation se fait de deux manières : - Depuis l icône suivante ; - En cliquant successivement sur les onglets «todolist», «importation des candidats» et «fichier BEPC». Dans les deux cas de figure, la page d importation suivante s affiche, vous donnant la possibilité de rechercher le fichier contenant les informations des candidats. Cliquer sur «rechercher», puis dans la boite de dialogue qui s affiche récupérer le fichier à importer contenu dans votre dossier «deco» et cliquer sur «ouvrir» Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 12

13 Confirmer l importation en cliquant sur «oui» Et vous pouvez directement visualiser le contenu du fichier importé, puis valider l importation en cliquant successivement sur le bouton valider et sur oui et ok pour les boites de dialogue qui vont s afficher. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 13

14 Vous pouvez à présent passer à l édition des anonymats. 2. Editer les anonymats Pour associer les anonymats aux différents candidats, vous avez également deux possibilités : - cliquer successivement sur «Délibération examen» et sur le sous menu «Editer anonymat», la page suivante s affiche et vous renseignez le champ anonymat ; - Cliquer sur l icône suivante. Les anonymats sont gérés de façon individuelle. Il faut d abord rechercher le candidat soit en fonction de ses Nom et Prénoms, soit par son numéro de table. Il faudra vérifier que le petit cercle qui précède le libellé Nom et Prénoms ou N de table est sélectionné avant la saisie. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 14

15 Une fois l anonymat terminé, vous cliquez sur valider et successivement sur oui et ok dans les boites de dialogue qui s affichent. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 15

16 Après la validation des anonymats, vous pouvez procéder aux saisies des notes. 3. La saisie des notes Vous avez deux moyens d accéder à l interface de saisie des notes : - En cliquant sur l icône ; - De façon successive «Délibération examens», «Délibération» et «BEPC» Le résultat est le même dans les deux cas. La page suivante s affiche et vous pouvez saisir les notes. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 16

17 Pour se faire : - Entrer le numéro d anonymat et cliquer sur le bouton rechercher ou la touche entrée du clavier. - Le candidat doit exister dans la base de données. Si tel est le cas, toutes les informations le concernant s affichent et vous pouvez entrer ses notes. 3. La touche tabulation du clavier vous permet de passer d une zone de saisie à l autre. 4. La case à cocher «Dispensé» permet de signifier la dispense en EPS. 5. Les cases à cocher «Absent» ou «ABS» marquent successivement l absence dans toutes ou certaines matières. Une fois les notes saisies, le bouton Résultat vous permet de vérifier le statut Admis, Repêché ou Refuser du candidat. - Le bouton Annuler permet d annuler les saisies effectuées avant validation. Cela dit, le bouton valider rend le processus irréversible. Après le traitement par le bouton résultat, vous cliquez sur valider pour enregistrer le candidat traiter. Cas de repêchage Lorsque le candidat respecte les conditions de rachat, la page suivante s affiche après le clic sur résultat, et vous êtes invités à ajuster ses notes, en fonction du nombre de points manquants. Après quoi, vous cliquez sur valider comme précédemment. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 17

18 Après la saisie des notes pour tous vos candidats, vous pouvez visualiser et imprimer les états de délibération. 4. Etats de délibération Les états de délibération sont les Procès verbaux de délibération et les différentes statistiques relatives aux taux d admissions et d échecs. On y accède en cliquant soit le lien «Etats de délibération» de la page de saisie de notes, soit sur l icône. La page suivante s affiche et vous pouvez obtenir la liste des admis, des refusés, le procès verbal et les statistiques. Pour quitter l application, cliquer successivement sur menu puis quitter. IMPORTANT : APRES TOUTES LES TÂCHES DE DELIBERATION, N OUBLIEZ PAS DE COPIER LE DOSSIER DECO SUR LA CLE ET TRANSMETTRE LE TOUT AU SERVICE INFORMATIQUE. Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 18

19 Direction des Examens et Concours - Service informatique et statistiques 19

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