Version du 15 juin 2017

Transcription

1 Aide en ligne de l'espace Adhérents Page 1 / 11

2 Sommaire 1 Préambule L'Espace Adhérents accessible par internet Gestion du mot de passe de l'adhérent Recevoir son code d'accès Demander un nouveau mot de passe Utiliser le formulaire de contact Comment transmettre sa fiche d'inscription Se connecter Modifier ses informations personnelles Se pré inscrire Télécharger le reçu de paiement et attestation d inscription Se déconnecter Comment compléter votre demande d'inscription à l'usva Page 2 / 11

3 1 Préambule. Toute l'équipe de l'usva vous remercie d'être un de ses adhérents et de d'utiliser l'espace Adhérents pour imprimer votre fiche d'inscription. L'objectif de ce document est de vous présenter l'ensemble du processus de réinscription à partir de l'espace Adhérent pour vous aider à mieux comprendre son utilisation et de répondre à vos questions si vous avez perdu vos accès. N oubliez pas de vérifier que votre dossier de demande d'inscription est complet en vous reportant à la fin de ce document (Chapitre : «Comment compléter votre demande d'inscription à l'usva»). Page 3 / 11

4 2 L'Espace Adhérents accessible par internet. Les adhérents inscrits à l USVA depuis la saison 2009/2010 ont accès à leurs propres données enregistrées dans la base PR2i (logiciel de gestion des adhérents de l USVA) via l Espace Adhérents. Chaque adhérent peut ainsi consulter ses données personnelles, les valider et surtout préparer le renouvellement de son inscription à l USVA pour la saison prochaine. L'adhérent imprime ensuite sa fiche d inscription, puis une fois signée, la transmet avec un certificat médical à l USVA qui la complétera avec les coûts de cotisation pour règlement. L'adhérent doit transmettre une fiche d'inscription accompagnée d'un certificat médical par activité physique ou discipline sportive pratiquée. Une fois le règlement enregistré par la section, l adhérent peut charger le reçu de son paiement et attestation d inscription. L accès à l Espace Adhérents, sécurisé à l aide d un certificat électronique pour chiffrer les échanges, se fait à l aide du code adhérent et d'un mot de passe transmis par mail à l'adhérent. Si vous avez des questions n'hésitez pas à nous contacter (voir 3.3) Attention: Une demande d'inscription ne garantit pas l'accès à l'activité. Cette demande doit être préalablement validée par la section de l'usva. (voir étape 5 sur le schéma) Procédure de réinscription Accès à l'espace Adhérents : Identifiant : ******* Mot de passe : ********** Page 4 / 11

5 3 Gestion du mot de passe de l'adhérent 3.1 Recevoir son code d'accès Vous devez avoir reçu par mail la transmission de votre code d'accès. Le mail utilisé pour cette transmission est celui mentionné sur votre fiche d'inscription de l'année passée. Si entre temps vous avez changé d'adresse , merci de le mettre à jour dans vos données personnelles ou, si cela n est pas possible, nous le signaler en utilisant le formulaire de contact (voir 3.3). Voici un exemple du mail contenant le code d'accès : 3.2 Demander un nouveau mot de passe L'adhérent peut demander de manière autonome un nouveau mot de passe par mail à condition qu'il connaisse son code adhérent. Le mail utilisé pour cette transmission est celui mentionné sur votre fiche d'inscription de l'année passée. Si entre temps vous avez changé d'adresse , merci de nous le signaler en utilisant le formulaire de contact pour mettre à jour l'information dans notre base de données (voir 3.3). Voici un exemple du mail contenant le nouveau mot de passe : Page 5 / 11

6 3.3 Utiliser le formulaire de contact Par raison de sécurité le compte de l'adhérent est bloqué après 5 échecs de connexion. L adhérent qui a un compte bloqué ou qui ne connait plus son code adhérent, doit alors le signaler par mail à l Administrateur en utilisant le formulaire de contact. Après avoir vérifié que l'adhérent est bien enregistré dans la base de données des adhérents de l'usva, l'administrateur transmet alors un nouveau mot de passe à l'adhérent. Le type de mail reçu de l'adhérent est identique à celui du paragraphe de demande d'un nouveau mot de passe. Voici un exemple du mail (S.O.S.) reçu de l'adhérent par l'administrateur : Page 6 / 11

7 4 Comment transmettre sa fiche d'inscription 4.1 Se connecter Vous avez reçu votre identifiant par mail. Dans votre navigateur tapez l'url suivante : ou cliquez sur le lien : En cas d'échec, merci de vous reporter au paragraphe " Gestion du mot de passe de l'adhérent" 4.2 Valider mes informations personnelles Page 7 / 11

8 4.3 Se pré inscrire Attention : Vos informations personnelles sont UNIQUEMENT modifiables à partir de la page d'accueil, via le menu 1.Modifier mes informations personnelles Une fois complété, cliquez sur "Valider". Vous recevez alors votre fiche d'inscription par mail pour l'imprimer et la signer. Page 8 / 11

9 4.4 Télécharger le reçu de paiement et attestation d inscription Une fois l inscription validée et règlement enregistré par la section l adhérent peut télécharger le reçu de son paiement (global) et le(les) attestation(s) d inscription (une par discipline sportive). L opération n est possible que si le solde de l adhérent est nul. 4.5 Se déconnecter Page 9 / 11

10 5 Comment compléter votre demande d'inscription à l'usva Votre dossier de demande d'inscription est complet, si vous avez : complété l'ensemble des deux pages de la fiche d inscription (nom en majuscules, date de naissance, coordonnées personnelles, section sans oublier de compléter et signer la mention concernant la proposition d'assurance "dommages corporels",...). Vous devez transmettre 1 fiche d'inscription accompagnée d'un certificat médical par activité physique ou discipline sportive pratiquée. Imprimé la fiche d'inscription sur deux pages différentes sans oublier les signatures. (Ne pas utiliser d'agrafe mais un trombone) complété la deuxième page de la fiche d inscription (Qui contacter en cas d'accident?) et la partie réservé à l'adhérent s'il est mineur. acquitté le montant à régler au moyen d un chèque bancaire ou postal (les paiements en espèces ne sont pas acceptés). fourni un certificat médical spécifique à l activité pratiquée (Si vous souhaitez adhérer à plusieurs sections n'oubliez pas de demander à votre Médecin de mentionner les différentes disciplines sportives ou activités physiques sur votre certificat médical. Ensuite vous transmettez à l'usva l'original, puis des photocopies pour joindre un certificat médical par fiche d'inscription. N'oubliez pas également de transmettre une photo à la section si cela est nécessaire. A compléter en lettres capitales sans oublier d'indiquer votre numéro de portable et . (idem sur la page 2) L USVA propose une prise en charge des enfants depuis les écoles primaires et maternelles de la Ronce et de Rostand vers les installations sportives de la ville. Etes-vous intéressé? Veuillez compléter soigneusement ce paragraphe. L'USVA propose, si l'adhérent le souhaite, une assurance spécifique souscrite par le club que l adhérent soit ou non licencié dans sa discipline sportive. Si l adhérent choisit d y souscrire il faut cocher la case correspondante, sinon il faut cocher la case décharge. Dans tous les cas vous devez indiquer, à l emplacement prévu à cet effet, que vous avez pris connaissance de la proposition d assurance et indiquer si vous voulez ou non y souscrire. N'oubliez pas de dater et signer. Page 10 / 11

11 Veuillez ne pas compléter cette partie. Ce sont les responsables de la section qui vous indiquent le montant total à payer. Si l'adhérent (élève du collège) est bénéficiaire potentiel du Pass Hauts-de-Seine, le représentant de l adhérent établit systématiquement 2 chèques : Le 1er chèque est conservé par l USVA jusqu à réception du Pass Hauts-de-Seine; il sera détruit dès constatation de la disponibilité de la provision. Au cas où le Pass Hauts-de-Seine n est pas transmis au 15 janvier de la saison en cours, le chèque en attente sera porté à l encaissement. le 2eme chèque correspondant au solde est encaissé à partir du mois d'octobre de la saison de référence. Veuillez compléter ce paragraphe pour connaître le représentant légal ou autre personne à contacter en cas d'accident. Si l'adhérent est mineur, la personne responsable de l'adhérent doit compléter et signer ce paragraphe. Page 11 / 11