APPEL A MANIFESTATION D INTERET

Transcription

1 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development APPEL A MANIFESTATION D INTERET Services de Consultant facilitateur chargé de la mise à jour du manuel de procédures administratives et financières du CORAF/WECARD Ouverture de l appel : 05/09/2016 Clôture de l appel : 21/09/ AMI N Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles/West and Central African Council for Agricultural Research and Development (CORAF/WECARD) est une organisation sous-régionale qui regroupe actuellement les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 23 pays de l Afrique de l Ouest et du Centre, à savoir : Benin, Burkina Faso, Cameroun, Cabo Verde, République Centrafricaine, Tchad, Congo, Côte d Ivoire, République Démocratique du Congo, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée-Bissau, Liberia, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sao Tomé et Principe, Sénégal, Sierra Léone et Togo. 2. La solidité de l organisation interne du CORAF/WECARD est une condition de l efficacité de son action et in fine, de l efficience des actions menées sur le terrain. A cet effet, le CORAF/WECARD se doit d adopter et d adapter les outils lui permettant d assurer la pérennité de la structure et la transparence requise dans sa façon d exercer ses activités. Que ce soit dans l exercice de ses pouvoirs et l accomplissement de ses missions ou dans la gestion administrative, financière et comptable, le CORAF/WECARD doit s assurer de l existence des procédures claires et suffisantes. 1

2 3. Ce projet s inscrit dans le but de normaliser le fonctionnement du CORAF/WECARD et de sécuriser les flux financiers de l institution. 4. L objectif de la mission consiste à assurer la mise à jour du manuel de procédures administratives et financières du CORAF/WECARD 5. Les tâches à réaliser pour produire ces résultats, la méthodologie et l expertise requise sont détaillées dans les termes de référence ci-joints. 6. Le Directeur Exécutif du CORAF/WECARD invite les Consultants à manifester leur intérêt à fournir les prestations décrites. 7. Les Consultants intéressés par cet avis doivent fournir un avis de manifestation d intérêt qui présente : (i) une lettre de motivation et (ii) un curriculum vitae actualisé et détaillé montrant clairement entre autres, les capacités et l expérience professionnelle à conduire l étude. 8. Les consultants individuels seront évalués sur la base des critères ci-dessous : (I)les qualifications académiques, (II)l expérience en matière de rédaction de manuels de procédures administratives et financières, (III) la connaissance des procédures de passation des marchés financés par les bailleurs (Banque Mondiale, Union Européenne, USAID etc), (IV)la maitrise de la langue anglaise et du français (V) et la connaissance du CORAF/WECARD. 9. La mission s étalera sur une période 2 mois. 10. Les Consultants seront sélectionnés sur la base de la procédure de sélection de consultant individuel en accord avec les procédures définies dans les Directives : «Sélection et Emploi de Consultants dans le cadre des prêts de IBRD, des crédits de l AID et les subventions par les Emprunteurs de la Banque Mondiale», version janvier 2011, révisée en juillet 2014» 11. Les Consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires auprès du Directeur des Programmes du CORAF/WECARD, Mme Safouratou Adaripare (s.adaripare@coraf.org) aux heures suivantes : 8h à 12h et de 15h à 17h GMT. Pour plus d informations vous trouverez en annexe les termes de référence de la mission. 12. Les manifestations d intérêt doivent être soumises par à l adresse proposals@coraf.org ou adressées au Directeur Exécutif du CORAF/WECARD, 7 Avenue Bourguiba, Dakar (Sénégal) le 21 septembre 2016 à 10h00 GMT au plus tard. Dr Abdou TENKOUANO Directeur Exécutif CORAF/WECARD 2

3 TERMES DE RÉFÉRENCES POUR LE RECRUTEMENT D UN CONSULTANT INVDIVIDUEL POUR LA MISE A JOUR DU MANUELDES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES I. Présentation du CORAF Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles/West and Central African Council for Agricultural Research and Development (CORAF/WECARD) est une organisation sous-régionale qui regroupe actuellement les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 23 pays de l Afrique de l Ouest et du Centre, à savoir : Benin, Burkina Faso, Cameroun, Cabo Verde, République Centrafricaine, Tchad, Congo, Côte d Ivoire, République Démocratique du Congo, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée-Bissau, Liberia, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sao Tomé et Principe, Sénégal, Sierra Léone et Togo. Ainsi la Vision du COARF/WECARD est de contribuer à «une réduction durable de la pauvreté et de l insécurité alimentaire en Afrique de l Ouest et du Centre par une augmentation de la croissance économique induite par l agriculture et une amélioration durable des principaux aspects du système de recherche agricole.» La Mission est de parvenir à une «amélioration durable de la productivité, de la compétitivité et des marchés agricoles en Afrique de l Ouest et du Centre par la satisfaction des demandes principales adressées au système de recherche de la sous-région par les groupes cibles.» Le CORAF/WECARD a mis en place un plan stratégique ( ) qui vise à atteindre les objectifs du Programme de développement de l agriculture africaine [PDDAA] et ceux des politiques agricoles des Communautés Economiques Régionales de l Afrique de l Ouest et du Centre (CEDEAO, UEMOA, CEEAC et CEMAC). Le premier Plan opérationnel [ ] a produit un certain nombre de leçons importantes documentées issues de revues internes et externes, et discutées dans le cadre de rencontres et de réunions informelles des parties prenantes agricoles. Dans le cadre du PO2, le CORAF/WECARD vise à offrir aux décideurs des options de politiques pour l amélioration des marchés agricoles. Dans le sillage des stratégies du PDDAA et des CER, ce plan reconnaît le rôle essentiel que l environnement politique et institutionnel joue en faveur de la promotion des marchés agricoles. Il ya donc besoin pour le CORAF/WECARD (i) d analyser les principales contraintes à cet égard et (ii) de proposer des mesures pour promouvoir une politique et un environnement institutionnel plus favorables aux niveaux régional et national. Cela nécessite l encouragement de la mise en place d un environnement politique et institutionnel favorable à la génération, la diffusion et l adoption effectives des technologies. Le plan mettra un accent particulier sur les besoins et les demandes des parties prenantes utilisateurs finaux de ces principales technologies, et des gouvernements - en matière d élaboration et de réalisation d un éventail d options décisionnelles claires sur les questions clés. La réalisation d un tel but exigera (i) le renforcement des capacités du personnel et des organisations membres du 3

4 CORAF/WECARD dans le domaine de l analyse des politiques et (ii) la mise en place, au sein du CORAF/WECARD, de politiques et procédures opérationnelles nécessaires à l identification des contraintes spécifiques et transversales, l analyse des mesures correctives et l élaboration d actions de plaidoyer afin de mobiliser les acteurs et les décideurs politiques. Le PO2 est axé sur les résultats, ce qui constitue le cadre de référence du CORAF/WECARD et fournit des conditions nécessaires et suffisantes pour la réalisation de l objectif spécifique (productivité agricole à la base et amélioration durable des marchés au profit des groupes-cibles). Les cinq résultats sont les suivants : Résultat 1 : Utilisation accrue des technologies et innovations appropriées en AOC Résultat 2 : Utilisation accrue des options décisionnelles stratégiques pour la promotion des politiques, institutions et marchés Résultat 3 : Renforcement des capacités institutionnelles et humaines dans la recherche et le développement agricoles Résultat 4 : Demande en connaissances agricoles par les groupes cibles facilitée et satisfaite Résultat 5 : Gestion efficace de la production des résultats par le CORAF/WECARD Dans le cadre du PO2, les centres de coûts incluront des programmes jouant un rôle spécifique dans l atteinte des résultats sous la supervision et la direction du directeur de la Recherche et de l Innovation. Il existe six programmes : (i) élevage, pêche et aquaculture, (ii) cultures, (iii) politiques, marchés, institutions et Commerce, (iv) gestion des ressources naturelles, (v) biotechnologie et biosécurité, et (vi) renforcement des capacités. Afin d amener l institution à réaliser ses objectifs et remplir sa mission, il est indispensable de respecter les procédures administratives et financières. Un premier Manuel a été élaboré en Au regard de la nouvelle donne et surtout pour la mise en œuvre du PO2, il est nécessaire de se doter d un Manuel actualisé des procédures administratives et financières. Le CORAF/WECARD sollicite donc un consultant individuel firme spécialisée dans la gestion financière et la comptabilité pour l appuyer dans l exécution de cette tâche. 4

5 II. PRÉSENTATION DE LA MISSION 2.1. Justification La solidité de l organisation interne du CORAF/WECARD est une condition de l efficacité de son action et in fine, de l efficience des actions menées sur le terrain. A cet effet, le CORAF/WECARD se doit d adopter et d adapter les outils lui permettant d assurer la pérennité de la structure et la transparence requise dans sa façon d exercer ses activités. Que ce soit dans l exercice de ses pouvoirs et l accomplissement de ses missions ou dans la gestion administrative, financière et comptable, le CORAF/WECARD doit s assurer de l existence des procédures claires et suffisantes. Ce projet s inscrit dans le but de normaliser le fonctionnement du CORAF/WECARD et de sécuriser les flux financiers de l institution Définition et objectifs du projet Le projet consiste à bénéficier de l assistance d un consultant extérieur chargé de mettre à jour, le manuel de procédures administratives, financières et comptables du CORAF/WECARD manuel de procédures administratives, financières et comptables. Objectifs spécifiques : 1. Les services du CORAF/WECARD disposent d un cadre d exercice des tâches codifié ; 2. Le CORAF/WECARD dispose d un cadre d organisation et de gestion amélioré : 3. Les cadres et agents du CORAF/WECARD maîtrisent les procédures administratives, financières et comptables ; 4. Le contrôle interne du CORAF/WECARD est renforcé ; 5. Le pilotage et le reporting du CORAF/WECARD sont améliorés ; 5

6 6. Le CORAF/WECARD parvient à la transparence et à la bonne gouvernance par l utilisation rationnelle de ses ressources tant humaines, matérielles que financières. III. CONTENU DE LA MISSION TÂCHES DU CONSULTANT Les prestations attendues s articulent autour de deux (2) axes principaux : 1. Révision du manuel de procédures : - Révision des procédures administratives ; - Révision des procédures financières et comptables. - Révision des procédures de passation des marchés 2. Formation du personnel du CORAF/WECARD à l utilisation dudit manuel 3.1. Révision du Manuel de Procédures Deux grandes catégories de procédures sont à élaborer : Procédures Administratives Définir les rapports entre les acteurs dans les différentes équipes opérationnelles du CORAF/WECARD ; Définir le circuit de traitement des informations et documents en rapport avec la CORAF/WECARD ; Délégation de pouvoir et de signature ; Procédure sur l intérim ; 6

7 Gestion des archivages des documents du CORAF/WECARD ; Gestion des frais de mission/gestion de mission ; Mécanisme de gestion des ressources matérielles (véhicules, biens meubles etc.). Gestion d utilisation du parc automobile du CORAF/WECARD ; Gestion des missions sur terrains (carburant, véhicules etc.) ; Etc à compléter ou modifier au besoin Procédures Financières et Comptables Gestion des achats et des stocks ; Gestion des prêts et avances ; Décrire les mécanismes de suivi comptable des immobilisations acquises par le CORAF/WECARD ; Gestion des biens amortis ; Comptabilité générale : Gestion de comptabilisation d une pièce comptable ; Gestion d arrêté comptable, validation, rapprochement bancaire, rapprochement avec le budget etc.) définir les modalités pour le traitement et la validation des dossiers et pièces venant des prestataires divers externes au CORAF/WECARD tout en spécifiant les rôles et responsabilités de chaque intervenant ; Gestion des règlements des fournisseurs ; Spécifier les procédures d approbation des factures et des justificatifs divers ; Trésorerie ; (Gestion de trésorerie) ; Gestion Budgétaire (de l élaboration à l exécution) spécifier les mécanismes d élaboration et d exécution des budgets ; Décrire les procédures d engagement, d ordonnancement et de liquidation d une dépense par CORAF/WECARD ; Etc à compléter ou modifier au besoin ; Procédures de passation des marchés ; 7

8 Cadre juridique régissant la passation des marchés du CORAF/WECARD Organisation et responsabilités en matière de passation des marchés Conformément aux accords signés avec les bailleurs et notamment avec la Banque Mondiale, les méthodes de passation des marchés notamment les appels d offres (nationaux et internationaux), la demande de cotations, l entente directe, la sélection de consultants. Les seuils de passation des marchés ainsi que les seuils et conditions de revue des contrats retenus dans les PAD sont précisés Les procédures d évaluation des soumissions, d attribution et de réception des marchés sont rappelées Des dispositions sur la fraude, la corruption et les conflits d intérêts sont précisées 3.2. Formation du personnel du CORAF/WECARD à l utilisation du Manuel de Procédures Pour permettre une meilleure applicabilité, par le personnel du CORAF/WECARD, des procédures adoptées, le consultant se charge d organiser les séances de formation. En outre, pendant le processus de validation, le consultant pourra être amené à présenter certaines procédures auprès du Secrétariat Exécutif. IV. RESULTATS ATTENDUS ET LIVRABLES Au terme de l exécution de ce projet, le consultant devra : 1. Réviser e le manuel complet des procédures administratives et financières et de passation des marchés ; 2. Former le personnel du CORAF/WECARD à son utilisation V. QUALIFICATIONS DU CONSULTANT Pour mener à bien cette mission, le bureau des consultants choisi devra répondre aux critères suivants : 8

9 1. Être un Expert-Comptable, et justifiant d une expérience de plus de 10 ans au moins dans la préparation, le contrôle ou le suivi de l application des manuels de procédures administratives, financières et comptables ; 2. Justifier d une expérience pertinente dans la rédaction de manuels de procédures d une institution similaire et avoir une connaissance des activités du CORAF/WECARD ; 3. Disposer d une connaissance avérée des procédures de passation des marchés financés par les bailleurs (Banque Mondiale, Union Européenne, USAID etc.). VI. NORMES, COOPÉRATION ET ACCES A L INFORMATION La prestation du travail décrit ci-dessus se réalisera aux conditions suivantes : - Le Bureau d'études réalisera sa mission conformément aux normes techniques en vigueur et selon le respect des règles de l'art. En outre, il se conformera aux instructions qui lui sont données par le CORAF/WECARD concernant le programme du projet, le montant des sommes allouées au projet ainsi que les priorités dans l'exécution des travaux ; - Tout le personnel du CORAF/WECARD aidera à faciliter la mission auprès des services. Aussi, les responsables de tous les départements et services du CORAF/WECARD fourniront, oralement ou par écrit, toutes les explications et documents nécessaires pour que le consultant puisse mener à bonne fin en temps voulu la mission qui lui est confiée ; - Le consultant aura un accès illimité à tous les membres du personnel du CORAF/WECARD et à toutes les informations utiles relevant de l organisation de l institution (textes réglementaires, décisions, rapports, systèmes de gestion etc.); 9

10 - Si, pendant le déroulement de la mission, des circonstances se présentent qui sont de nature à empêcher le consultant de la mener à bien, celui-ci est tenu d en informer immédiatement le Président du CORAF/WECARD ou son délégué. - Il confirme qu il lui est interdit d utiliser ou de divulguer les informations qu il aura reçues pour les besoins de la prestation, sauf si i) le destinataire de ces informations est la CORAF/WECARD, conformément au présent mandat, ii) ces informations sont déjà publiques, iii) le CORAF/WECARD consent par écrit à ce que ces informations soient divulguées, ou iv) la divulgation de ces informations est une obligation légale. VII. DURÉE ET LIEU DE LA MISSION La mission est d une durée d environ deux (2) mois. Le consultant tiendra le CORAF/WECARD informé de l avancement des travaux à intervalles réguliers. VIII. MODALITES DE SELECTION DU CONSULTANT Le Consultant sera sélectionné sur la base de la méthode basée sur la qualification de consultant individuel au regard des «Directives Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l AID, Edition de Janvier 2011, mise à jour en Juillet 2014». 10