Note technique DUCS EDI AUDIENS

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1 Note technique DUCS EDI AUDIENS

2 Contenu Définition :... 3 Paramétrage... 4 Génération du fichier Edi Retraite Résultat de la transmission

3 Définition : La DUCS EDI est une nouvelle norme qui remplacera définitivement la DUCS papier à compter de janvier Si vous remplissez vos déclarations manuellement sur le site Netentreprise ou directement sur le site de votre organisme de retraite, vous pourrez continuer à le faire en Par contre, vous ne pourrez plus utilisez la Ducs Papier pour établir vos déclarations. Cette nouvelle norme nécessite une préparation préalable. Pour répondre à la Norme, vous devez préparer vos plans de paye avec le détail des cotisations retraite et prévoyance. Formalités d utilisation : Aucune formalité administrative est nécessaire pour établir une DUCS Retraite & Prévoyance par Edi Cependant, dans le cas d un paiement par télé règlement il faudra remplir le formulaire de Télé règlement demandé par votre organisme. Vous pouvez télécharger ce document à l adresse suivante : 3

4 Paramétrage Les différents écrans à paramétrer pour la mise en œuvre des Ducs Edi Audiens sont : o Fichier société o Mettre a jour ses codes ducs o Fichier Catégories o Fichier des Caisses o Gestion des rubriques 4

5 Fichier société Tout d abord, remplissez l onglet Emetteur DUCS de la fiche société : Si vous êtes l émetteur de plusieurs sociétés, cliquez sur le bouton Dupliquer sur tous les dossiers afin d éviter le remplissage de cette page sur toutes les sociétés que vous gérez. Renseignez également l effectif au 31/12 de l année précédente 5

6 Mettre à jour ces codes ducs Pour ce faire allez dans Utilitaires synchronisation des codes ducs La fenêtre suivante apparaît : Cliquez sur Ok, la fenêtre suivante apparaît : Connectez vous au serveur, puis choisissez le serveur 1 : Vos codes ducs sont à jour. 6

7 Fichier Catégorie : Allez dans fichier Catégorie de personnel Si vous aviez déjà paramétré Dv-log Interpaye pour les Ducs EDI ou même pour la précédente DADSU, vous allez voir les anciens Groupes de cotisants apparaitre dans la colonne de droite (001,003,007 etc ) Pour respecter la nouvelle norme, il faut changer ces codes. Le logiciel dispose d un module d aide à la configuration : vous pouvez cliquer sur le bouton «Codification auto ducs edi» pour changer ces codes. Ensuite, vérifiez que les codes correspondent bien à la réalité. 7

8 Listes des codes CPN Listes des codes CPN / ou Groupes de cotisant fourni par Audiens 8

9 Fichier des caisses : Allez dans fichier Gestion des caisses Pour la casse Audiens, il suffit de lancer la codification automatique des rubriques afin de codifier vos rubriques automatiquement, ainsi que les éléments Ducs Edi de la Caisse. Pour les autres organismes de retraite et prévoyance, veuillez vous rapprocher de votre caisse pour demander les Paramètres Ducs à remplir sur cette page. 9

10 Déclaration Multi-Etablissement : o Nous vous conseillons de produire une déclaration par Etablissement pour des raisons de facilités de contrôle de vos déclarations (1 Etat des déclarations = 1 Ducs EDI = 1 Fichier Edi). o Cependant, si vous souhaitez ne produire qu une seule déclaration pour tous vos établissements, o Il faut respecter les règles suivantes : o Créer un code caisse pour chaque établissement en respectant un code Racine. Exemple : o AUDIENS1 o AUDIENS2 o AUDIENS3 o ETC o Dans ce cas la Caisse Racine = AUDIENS o Si toutefois, vous décidez comme nous vous le conseillons de générer un fichier Ducs Edi par Etablissement, alors ne cochez pas Déclaration Multi-ets 10

11 Gestion des rubriques : La justesse des déclarations repose sur cette étape. Nous avons produit une table d équivalence pour chaque codification DUCS retraite et prévoyance afin de regrouper certaine codification commune. Ainsi le code risque, le code assiette sont regroupés dans un code ducs «DVLOG Codes ducs Permanents 11

12 Journalistes 12

13 Intermittents 13

14 Génération du fichier Edi Retraite Descriptif de la déclaration ducs calculée Allez dans le menu Déclaration Déclaration Ducs puis cliquez sur la DUCS AUDIENS : Vérifiez bien que vous avez autant de ligne de cotisation que de code CPN différent ( etx ) 14

15 Onglet Autres renseignements Pour effectuer un premier test, vous pouvez cocher la case correspondante. Cochez Vérifié et Validé. Pour générer le fichier Edi, Cliquez sur le bouton correspondant. Ensuite placez le fichier dans un dossier afin de le transmettre ensuite par à Ou Vous pouvez également imprimer le double papier IMPORTANT : Si vous n utilisez pas encore le télé règlement, utilisez le coupon de paiement téléchargeable 15

16 Résultat de la transmission A chaque envoi par , vous obtenez un retour par du résultat. Exemple : En cas d erreurs, vérifiez votre paramétrage et renvoyez votre déclaration. 16

17 Exemple d erreurs retournées par Le mode de règlement n a pas été renseigné. La rubrique est mal configurée En cas d erreurs, vérifiez votre paramétrage et renvoyez votre déclaration. 17

18 Important Les Ducs Papiers retraite ne seront plus acceptées à compter du 1 er Janvier La DUCS EDI est la nouvelle norme qui remplacera définitivement la DUCS papier à compter de janvier Si vous remplissez vos déclarations manuellement sur le site Net-entreprise ou directement sur le site de votre organisme de retraite, vous pourrez continuer à le faire en Par contre, vous ne pourrez plus utilisez la Ducs Papier pour établir vos déclarations sauf pour la ducs Audiens Santé qui ne doit pas être déclaré avec les autres cotisations. 18

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