Méthode de saisie des données. Recensements 2017 (données 2016)

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1 Méthode de saisie des données Recensements 2017 (données 2016)

2 Sommaire Présentation du recensement I. Particularités des recensements a. Pour les forfaits journaliers Formulaire 1 Renseignements complémentaires b. Pour les forfaits horaires Formulaire 1 Renseignements complémentaires II. Eléments communs aux fichiers de recensement a. Formulaire 0 Données générales : Identification de la structure b. Formulaire 2 Relevé du personnel c. Formulaire 3 - Ancienneté du personnel c. Formulaire 4 Formation et absence du personnel d encadrement d. Formulaire 5 - Dotations aux amortissements e. Formulaire 6 Frais et recettes f. Formulaire 7 Recettes ONE

3 Présentation du recensement Les prestataires du secteur de l aide à l enfance et à la famille se sont engagés à effectuer chaque année un recensement des coûts et des caractéristiques de leur(s) structure(s). De cette récolte de données découleront des analyses dont la visée est double : - avoir une vision aussi précise que possible des caractéristiques du secteur et du coût des prestations; - adapter, le cas échéant, les tarifs en vigueur au sein du secteur. Le présent document vise à aider les gestionnaires à réaliser le recensement des données relatives à leur(s) structure(s) et à remplir les fichiers de recensement. Les recensements s adressent à tous les gestionnaires financés par forfaits, journaliers et/ou horaires. Pour préciser le contenu des fichiers, sont présentes : des feuilles colorées en vert à l'intérieur desquelles uniquement les cellules en bleu clair sont à remplir. Les autres cellules contiennent des formules et sont verrouillées. des feuilles en blanc qui sont, pour la plupart, des aides et des pense-bêtes pour permettre aux personnes saisissant les données d avoir des outils de contrôle pour ces dernières. Il est rappelé que les gestionnaires sont invités à remplir toutes les feuilles du fichier considéré car un recensement incomplet ne pourra pas être utilisé pour les analyses des données. Les services ne doivent pas recenser les dépenses et recettes en lien avec les activités financées par d autres conventions. Confidentialité des informations Seuls les membres du personnel de l EGCA et les agents du ministère ont accès à l intégralité des données transmises par les gestionnaires. Les données sont rendues anonymes avant leur communication aux fins de la négociation

4 I. Particularités des recensements Il s agit, dans cette partie, de présenter les particularités de recensement selon le type de financement (forfaits journaliers, horaires). a. Pour les forfaits journaliers Formulaire 1 Renseignements complémentaires Ce feuillet permet de récolter les informations relatives au nombre de journées d inscription selon le type d accueil. Dans le premier tableau seule la ligne 11 est à remplir par l ONE. Dans le deuxième tableau, le gestionnaire doit remplir l ensemble des cases bleues à partir de la colonne C «Dénomination du groupe». Certains gestionnaires possèdent plusieurs groupes d enfants, d autres qu un seul. Les différents cas de figure doivent être documentés dans ce tableau. Le troisième tableau est également à remplir par le gestionnaire. Il s agit de préciser l ensemble des forfaits journaliers acquittés pour l année, par type d accueil et par groupe. Seules les colonnes E à H doivent être remplies. Le quatrième et dernier tableau ne nécessite pas de saisie puisqu il comporte des formules verrouillées dont les calculs se basent sur les données renseignées précédemment

5 b. Pour les forfaits horaires Formulaire 1 Renseignements complémentaires Ce formulaire reprend les données liées au nombre de forfaits prestés en 2016 acquittés par l ONE (colonne D), ainsi que les recettes y correspondant (colonne E). Remarque : Les déplacements ne sont pas recensés distinctement des prestations. Néanmoins, les forfaits sont à recenser par «unité d heures». Ainsi, les déplacements rémunérées à hauteur d 1/2 forfait (tarifs 8.2. et 8.3. notamment), sont à recenser en conséquence (ex. : 1 tarif déplacement 8.2. = 0,5 forfaits). Autre exemple concernant le forfait 9.1 : Si un gestionnaire preste 4 forfaits 9.1, sachant que chaque forfait 9.1 est équivalent à 0,5 forfait, il y a lieu de reporter le chiffre 2 (soit 4 x 0,5) dans le fichier de recensement concernant le nombre de forfaits. Le cas échéant, la colonne F concerne les factures complémentaires acquittées par l ONE (cf. conventions-cadres). Les colonnes G à K sont à compléter par l ONE. S il existe une différence entre les «données Gestionnaires» et les «données ONE», chacune des parties est invitée à vérifier ses données. Le cas échéant, elles sont invitées à prendre contact l une avec l autre afin d apprécier ensemble à quel niveau se situe la différence. Remarque : Les différences entre les deux types de données peuvent résulter de l interprétation de cet item. Par exemple, si un forfait a été accepté et presté en 2016 mais payé en 2017, l une des parties peut considérer ce forfait comme ne faisant pas partie du recensement. Or, ce forfait est bien un forfait à comptabiliser pour

6 II. Eléments communs aux fichiers de recensement Cette partie apporte des précisions sur l ensemble des fichiers qui se retrouvent dans les deux types de recensement. a. Formulaire 0 Données générales : Identification de la structure Forfaits journaliers et horaires Dans la première partie de cette feuille, les informations suivantes sont demandées : NOM DU GESTIONNAIRE Nom de l'entité juridique ayant signé la convention NUMERO D'IDENTIFICATION ONE NOM(S) DE LA (DES) PERSONNE(S) DE CONTACT : TELEPHONE DE LA (DES) PERSONNE(S) DE CONTACT : DE LA (DES) PERSONNE(S) DE CONTACT : Numéro d'identification attribué par l'one Coordonnées des personnes ayant rempli le formulaire, ainsi que les personnes à même de donner des explications sur la structure du personnel. idem idem Remarque : Il est possible qu un gestionnaire preste plusieurs sous-types de forfait. Par exemple, un gestionnaire peut être financé pour des forfaits 8.1 et 8.3. Dans ce cas, deux fichiers seront à réaliser. De la même manière, pour les forfaits journaliers, un fichier est à réaliser par sous-type de forfait

7 Au niveau journalier, les forfaits base et orthopédagogique sont à recenser conjointement, de même que les forfaits orthopédagogique et psychothérapeutique. b. Formulaire 2 Relevé du personnel Remarque préalable : seuls les salariés du gestionnaire sous contrat de travail seront recensés au niveau du formulaire 2. Les étudiants, stagiaires et les apprentis ne sont pas recensés dans ce formulaire mais tous les frais y afférents sont à comptabiliser dans la catégorie «administration» du formulaire 6 frais et recettes. Il s agit, pour chaque niveau de qualification (ex. : PE3) et pour chaque nature de tâche (ex. : encadrement), de calculer la somme des ETP travaillant dans la structure. Pour ce faire, il est possible de s aider des feuillets «Explication calcul ETP» et «Aide au calcul ETP»

8 Remarque : Est considérée comme longue maladie une absence pour maladie d une durée de plus de 77 jours. Les périodes de maladie payées directement par la CNS au salarié sont à retrancher pour la détermination des ETP. Dans le formulaire 2, pour chaque niveau de qualification (ex. : PE3), toute nature de tâche confondue (administration ET technique ET encadrement), il est demandé au gestionnaire de reporter dans la colonne O («Salaire pour l'année de recensement (Charge brute totale + part patronale, y compris 13 ème mois, prime unique et suppléments)») la somme de tous les salaires de ce niveau de qualification. Au titre des primes uniques payées en application de la convention collective CCT-SAS, sont à considérer l ensemble des sommes décaissées en Seules la colonne E, les colonnes G, H et I, la cellule J51 et les colonnes O, S, T et U sont à remplir les autres colonnes sont verrouillées et présentent un calcul automatique. Pour précision, dans la colonne S, il faut reporter seulement le remboursement de la mutualité des employeurs. La colonne T recense les remboursements des indemnités payées par des organismes tiers au titre des congés spéciaux (politique, sportif, linguistiques ). La colonne U recense tout autre type de remboursement (p.ex. ADEM ou FNS). Les contrats ATI (affectation temporaire indemnisée) ne sont pas à considérer. Un contrôle du nombre des ETP existe entre «le nombre total d ETP pour l année de recensement» (colonne E) et le nombre des ETP reportés selon la nature de la tâche (administration, technique et encadrement, colonnes G à I). S il existe une différence, la colonne L «vérification» indiquera, par ligne de niveau de qualification, qu une vérification est nécessaire : «nombre ETP à revoir». S il n y a pas de différence, donc pas d erreur dans le report des ETP, la colonne L «vérification» indiquera «OK»

9 Les remarques suivantes ont trait au formulaire 2 recensement du personnel Remarque relative à la délégation du personnel et au travailleur désigné : Les ETP correspondant à l activité des délégués du personnel et des travailleurs désignés sont à recenser de manière distincte, toutes carrières confondues (ligne 48). Ces ETP sont par conséquent à retrancher du nombre d ETP recensés pour les carrières respectives. Remarque relative aux travailleurs reclassés : Les travailleurs reclassés sont à recenser de manière distincte, toutes carrières confondues (ligne 51) en renseignant le nombre d ETP reclassé(s) selon leur nouvelle activité (et leur nouveau temps de travail) suite au reclassement (et non la catégorie dans laquelle s inscrivait le travailleur avant reclassement). Ces ETP sont par conséquent à retrancher du nombre d ETP recensés pour les carrières respectives. La cellule J51, «autres activités», est proposée pour les travailleurs ne pouvant réaliser des tâches incombant à l administration, au technique, ou encore à l encadrement. Exemple : 1 ETP était, avant son reclassement, dans la carrière PE5. Suite au reclassement, il poursuit son activité dans l encadrement mais diminue son temps de travail à mi-temps. Cet employé ne sera donc plus comptabilisé dans la carrière PE5 mais sera recensé dans le personnel reclassé en inscrivant 0,5 dans la case «travailleurs reclassés encadrement» (cf. illustration ci-dessous) Travailleurs reclassés 0, ,5 0 Catégories d'activitéaprès reclassement TOTAL Administration Technique Encadrement Autres Toutes carrières confondues 0,5 0,5 Il s agit de faire la somme, par nature de tâche, de l ensemble du personnel reclassé. Le montant des aides éventuelles (ADEM par exemple) est à recenser dans la colonne S, T ou U selon leur nature. Remarque relative au personnel administratif Il est rappelé que, pour chaque type de prestation, il importe de pouvoir considérer un temps de travail de personnel administratif. Parmi les tâches effectuées, citons de manière non exhaustive : - Coordination de la gestion administrative du personnel : gestion des congés, gestion et paiement des feuilles de frais professionnels, gestion des contrats et embauches, etc. - Supervision de l équipe du personnel : organisation des réunions d équipe, planification des prestations, etc. - Coordination de la formation continue du personnel : plan de formation du personnel et planification, supervisions, etc. - Relations avec les instances de l organisation : organisation et participation aux bureau, conseil d administration, assemblée générale, etc. - Divers : tâches du travailleur désigné, délégation du personnel, etc. Autre remarque : Le personnel qui n a pas été embauché sous le régime de la convention CCT-SAS et qui présente une carrière non répertoriée dans cette convention doit être inclus dans ce fichier en précisant une correspondance de carrière. Par exemple, un directeur de structure a été embauché, à l époque, sous le régime d employé de l Etat, on retiendra comme qualification celle correspondant le plus à son niveau de salaire, par exemple, PA

10 Cas particuliers : Cas des étudiants, stagiaires et apprentis : les étudiants, stagiaires et apprentis ne sont pas répertoriés dans le relevé du personnel. Cependant, tous les frais relatifs à l emploi des étudiants, des stagiaires et des apprentis sont à comptabiliser sous la catégorie «administration» des frais généraux. Cas du personnel en mi-temps thérapeutique, en congé sans solde, congé parental, préretraite : ne sont reportés dans ce relevé que la part d ETP et des salaires restant à charge du gestionnaire. Cas de la dispense, du congé de maternité et du congé d allaitement : pour cette personne, l ETP sera calculé au prorata des jours à charge de l employeur, mais celui-ci lui paiera un 13 ème mois pour l année entière. Donc, l ETP va être réduit mais il y aura un impact, du fait du 13 ème mois, sur la somme de ses salaires à prendre en compte dans ce recensement. c. Formulaire 3 - Ancienneté du personnel Remarque préalable : est considéré dans ce feuillet UNIQUEMENT le personnel en poste au 31 décembre 2016, respectivement l ancienneté de carrière du personnel. Pour chaque personne, il y a lieu de préciser son affectation (administration, encadrement ou technique) à l aide du menu déroulant :

11 Puis pour cette même personne, la carrière est précisée, toujours à l aide d un menu déroulant : Ensuite, il est important de reporter dans la colonne E son temps de travail, exprimé en «ETP» (équivalent temps plein) et dans la colonne F son ancienneté (déterminée sur base du 13 ème mois)

12 Remarque : Si une personne réalise 0,55 ETP en administration et 0,45 ETP en encadrement, il y a lieu de remplir deux lignes pour cette personne en gardant le même identifiant. Il en va de même pour un membre du personnel qui a une même affectation mais qui est embauché avec deux carrières différentes (par exemple : 1 ETP en encadrement réalise 50% de son temps de travail en tant que psychologue (PE1) et 50% de son temps de travail en temps qu éducateur gradué (PE3)). Le calcul de l ancienneté au prorata des ETP est effectué automatiquement dans la colonne G. c. Formulaire 4 Formation et absence du personnel d encadrement Il est à noter que seules les données relatives au personnel d encadrement sont à recenser dans ces tableaux. Il s agit, pour chacune des cellules à compléter de faire le total du nombre d heures ou du nombre d ETP pour l ensemble du personnel d encadrement, sans distinction de carrière. Le premier tableau vise à recenser de manière distincte les absences du personnel directement payées par la CNS, de celles remboursées à l employeur par le biais de la mutualité. Dans les cas d autres types d absences que celles en raison d une maladie (de courte ou longue durée), d un congé de maternité ou d accueil ou de dispense de travail, le(s) type(s) de congés est/sont à préciser aux lignes 10 et 11 du formulaire. Dans le second tableau, le nombre total d heures de formations et de supervision est à considérer de manière conjointe, sans distinction de carrière. Il s agit de faire le total des heures pour l ensemble du personnel d encadrement sur l année Enfin, le troisième tableau, cherche à recenser le nombre d'accouchements survenus lors de l'année la date de l'accouchement faisant foi. Le recensement est à faire au prorata du temps de travail de la personne à la date de son accouchement

13 Exemple : Une personne travaillant à 75% accouche le 24 juin Suite à son congé de maternité, elle décide de reprendre son travail à mi-temps en date du 24 août Il sera renseigné dans le fichier de recensement son accouchement au prorata de son temps de travail au moment de l accouchement, soit 0,75. d. Formulaire 5 - Dotations aux amortissements Le formulaire 5 reprend les charges inhérentes aux dotations aux amortissements. Une distinction a été faite entre les amortissements relatifs aux constructions, installations techniques et mises en conformité des autres types d amortissement. Dans la colonne C, sont à recenser l ensemble des amortissements au titre de l exercice 2016 par catégorie d immobilisations corporelles/incorporelles. La colonne D vise à recenser les amortissements cumulés à la fin de l exercice 2016 pour chaque catégorie. Les amortissements des subsides au titre de l exercice 2016 sont à recenser de manière distincte dans la colonne E. La colonne F vise à recenser les amortissements cumulés des subsides à la fin de l exercice 2016 pour chaque catégorie. Les soldes se calculent automatiquement dans les colonnes G et H. Remarque : L ensemble des amortissements cumulés (amortissement des investissements et des subsides) sont à considérer, même ceux concernant des biens dont la valeur comptable nette est nulle (toujours propriété du gestionnaire)

14 Il est à noter que le feuillet «aide aux amortissements» informe quant aux définitions données aux rubriques «dotations aux amortissements» à compléter ; définitions issue du vade-mecum du PCU : Par ailleurs, l onglet «Taux d amortissement» renseigne sur les taux d amortissement tels que définis dans le cadre du plan comptable uniforme (PCU) :

15 e. Formulaire 6 Frais et recettes Sont repris dans ce formulaire les différentes catégories de charges et produits prévues dans le cadre du recensement, à l exception de l amortissement recensé précédemment. En cela, les charges globales de chaque type de frais sont à affecter dans la colonne D. Pour les catégories de recettes provenant de conventions «frais spécifiques», les montants correspondant sont à indiquer dans la colonne F. Tout autre type de recette hors convention «frais spécifiques» est à mentionner dans la colonne G (par exemple le remboursement d une assurance). Le solde se calcule automatiquement. Ce feuillet renvoie à la catégorisation des frais de gestion et d entretien qui ont cours chez les gestionnaires. Il s agit, sur base d éléments comptables, de préciser les sommes par type d intitulé de charges et produits. Pour ce faire, le feuillet «aide frais généraux» est une aide pour remplir la colonne D «montants totaux» en référence à chaque type de frais. Les frais de leasing, hors leasing immobilier, sont également à recenser par type de bien concerné (transport, informatique, machines, matériel de bureau, autres). Concernant les frais de leasing immobiliers, ceux-ci sont à recenser exclusivement dans la cellule D

16 Remarque : Les dons ne sont pas recensés. Il en va de même des recettes provenant d activités nonconventionnées (ex : «Grillfest»). Les coûts relatifs aux étudiants, aux stagiaires et aux apprentis sont à comptabiliser dans les frais d administration (1 ère catégorie de frais). On retiendra, pour ces catégories, les charges ; c est-à-dire les indemnités et les salaires payés (les remboursements étant à indiquer dans la colonne G). f. Formulaire 7 Recettes ONE Dans ce feuillet figurent l ensemble des montants ONE acquittés pour En cela les recettes issues des tarifs ainsi que des tarifs complémentaires sont repris automatiquement pour le fichier «horaires». Un recensement manuel reste cependant nécessaire dans le fichier «journalier». S il y a lieu, le montant de la 13 ème facture, celui relatif à la rétroactivité des tarifs et à la redevance, doit également être précisé

17 Ces indications doivent être, à la fois, complétées par le gestionnaire (Recettes ONE (1), colonne B) et par l ONE (Recettes ONE (2), colonne F). S il existe une différence (positive ou négative) dans le tableau grisé, «Différence Recettes ONE1 - Recettes ONE 2», cette différence apparaît en rouge. Ainsi, les deux parties sont invitées à vérifier leurs données et, le cas échéant, à prendre contact l une avec l autre afin d apprécier ensemble à quel niveau se situe la différence. Remarque : Les différences entre les deux types de données peuvent résulter de la méthode de calcul. Par exemple, si un forfait a été accepté et presté en 2016 mais payé en 2017, l une des parties peut considérer ce forfait comme ne faisant pas partie du recensement. Or, ce forfait est bien un forfait à comptabiliser pour 2016, par conséquent, son paiement également

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