Paperless Workflow (PLW)

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1 Quick User Guide Paperless Workflow (PLW) Introduction Avec le module PaperLess Workflow (PLW) de BRIO et BRIOplus, vous diminuez drastiquement l utilisation de papier dans votre bureau. Ce module permet de lier vos s ou documents à vos dossiers. Grâce à cela, vous pouvez facilement replacer toute votre correspondance dans le contexte adéquat dans BRIO et BRIOplus et l archiver de manière électronique. Vous ne devez plus effectuer de recherches sans fin dans des armoires d archives interminables ou dans des tas de papier. Vous retrouvez vos documents tout simplement en quelques clics. Sommaire 1. Informations générales 2 2. Gestion des documents liés 3 3. Gestion des fichiers locaux 4 4. Intégration avec Microsoft Outlook 5 Ce Quick User Guide est destiné aux utilisateurs des logiciels suivants: 1

2 1 Informations générales 1.1 Qu est-ce que le PLW? Le PLW est un module qui permet d établir un lien direct entre BRIO/BRIOplus d une part et MS Outlook et vos fichiers (qu ils soient sur votre PC ou sur le réseau) d autre part. Ce module vous permet de lier des s ou documents à vos dossiers et, ainsi, de diminuer la quantité de papier dans votre bureau. 1.2 Recommandations techniques Exigences système : Windows XP ou Vista avec Microsoft Office 2003 ou 2007 Exigences hardware : Minimum: Intel Pentium IV ou AMD équivalent et 1 Gb RAM Recommandé : Intel Core 2 Duo ou AMD équivalent et 2 Gb RAM 1.3 Démarrer l explorer PLW Vous pouvez démarrer l Explorer PLW de 3 façons : Dans BRIO/BRIOplus : Via Outils Explorer PLW Via Démarrer Tous les programmes Portima Explorer PLW Via l icône Explorer PLW sur votre bureau Remarque : Lors du premier démarrage de l Explorer PLW, quelques programmes s installent. Il se peut dès lors que vous deviez patienter un peu avant que l Explorer PLW s ouvre. 1.4 Le Workspace Il s agit du panel que vous pouvez ouvrir pour : Consulter les documents liés à vos dossiers Documents liés Lier les fichiers de votre PC/réseau à votre dossier BRIO/BRIOplus Fichiers locaux Lier un reçu (dans MS Outlook) à votre dossier BRIO/BRIOplus s Locaux Lier à votre dossier des fichiers via un scanner local Scanning Gérer la file d attente avec les documents à uploader File d attente Comment activer et désactiver le workspace? Il y a deux possibilités : F8 Via Volet cochez Cacher 2

3 Comment ouvrir une nouvelle fenêtre? Via Outils Démarrer nouveau PLW Explorer ALT+N Il est possible d ouvrir plusieurs onglets dans le même Explorer PLW 2 Gestion des documents liés 2.1 Consultation Cliquez sur l icône ou sélectionnez Documents liés via le menu Volet. 2.2 Fonctionnalités du workspace Filtrer et trier Vous pouvez filtrer sur le nom d un fichier, la description, la date, le type de document, la référence,... Vous pouvez trier sur la date, le contexte, l origine, le nom du fichier, la description, la référence, la taille, le plus récent d abord, le plus ancien d abord 3

4 3 Gestion des fichiers locaux 3.1 Lier des documents Etape 1 : Sélectionnez Fichiers locaux en cliquant sur l icône ou via le menu Volet. Etape 2 : Adaptez éventuellement le répertoire pour chercher les fichiers locaux sur votre PC ou sur le réseau. Etape 3 : Cliquez sur le document avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Assigner ou cliquez sur F L option Supprimer après l avoir attaché, supprime directement le fichier de votre réseau ou votre pc. 2. Le champ Type de document est lié à une table. Vous n êtes pas obligé de remplir ce champ, sauf si vous voulez plus tard envoyer le document lié comme pièce jointe à un message AS/Web. 3. Complétez le champ Description (champ obligatoire). 4. Complétez le champ Référence (champ non obligatoire). 5. Pour créer une mention agenda, cochez le champ concerné. Il s agit d un paramètre préférentiel que vous pouvez adapter via le menu Outils Utilisateur Préférences, pour que BRIO/BRIOplus vous propose automatiquement de créer une mention agenda. Vous pouvez aussi cocher la case Clôturé pour que la mention soit clôturée immédiatement. Vous pouvez également choisir le type de mention. S il s agit d une communication, un champ supplémentaire apparaîtra pour que vous puissiez introduire le type de communication. Enfin, vous introduisez la description, la date d échéance et le destinataire. Le système vous propose par défaut l utilisateur qui assigne le document comme destinataire de la mention d agenda. Vous pouvez choisir un autre destinataire via la barre de défilement ou via l écran de recherche Rechercher un utilisateur. 6. Lorsqu il s agit d un document de qualité jpeg, il est possible de diminuer la qualité afin d en réduire la taille. 4

5 3.2 La file d attente Via la file d attente, vous pouvez : déterminer la vitesse d upload/download des documents suspendre l upload/download des documents et le reprendre plus tard consulter l état d avancement de l upload/download (barre de progression) 3.3 Gestion des fichiers modifiés Le fichier existe uniquement sur le serveur central, pas sur votre PC. Le fichier existe aussi bien sur le serveur central que sur votre PC et les deux versions sont identiques. Le fichier existe aussi bien sur le serveur central que sur votre PC, mais les deux versions ne sont pas identiques. Il est recommandé de lier le fichier local une nouvelle fois. 4 Intégration avec Microsoft Outlook 4.1 Gestion des s locaux Vous pouvez accéder à votre boîte de réception (Inbox) Outlook pour lier vos s à vos dossiers BRIO/BRIOplus. Cliquez sur l icône ou sélectionnez s locaux via le menu Volet. 4.2 Lier un reçu à un dossier Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l et sélectionnez Assigner ou appuyez sur F2 Il est possible de lier un partiellement. 5

6 4.3 Créer un / contact PLW Lorsque le PLW est actif, le bouton Envoyer dans le menu Actions veille à ce que vous puissiez créer l dans Outlook. Grâce à cela, tous les intervenants liés au dossier BRIO/BRIOplus se trouvent dans Outlook. 4.4 Envoyer par des pièces jointes liées aux dossiers BRIO / BRIOplus Etape 1 : Cliquez sur Créer Etape 2 : Minimalisez l Etape 3 : Sélectionnez un ou plusieurs documents (pièces jointes) dans les Documents liés. Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter comme pièce jointe. Les documents que vous souhaitez annexer peuvent provenir de dossiers différents. Remarque : Les s (et pièces jointes) peuvent ensuite être consultés via Documents liés. 4.5 Envoyer une lettre type par Vous pouvez envoyer une lettre type comme contenu d un ou comme annexe. Comment? Via l option Envoyer comme contenu ou Envoyer comme pièce jointe. 4.6 Transférer un Un existant qui a déjà été lié à un dossier peut être transféré à n importe quel intervenant mentionné en BRIO / BRIOplus. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l lié et choisissez Transférer . 6

7 4.7 Exporter des rendez-vous, des événements et des tâches de l agenda BRIO / BRIOplus vers Outlook Une mention agenda avec le type de mention tâche, événement, rendez-vous peut être exportée vers Outlook. Dans le menu Actions cliquez sur Mise à jour Outlook. *** 7