Manuel pour la gestion des comptes et habilitations

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1 Manuel pour la gestion des comptes et habilitations Date de rédaction : 07/04/2008 Dernière mise à jour : 29/02/2012 Version : 1.10 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION GENERALITES PROFILS UTILISATEURS GERER SON COMPTE UTILISATEUR DROITS D ACCES CONSULTER SES INFORMATIONS PERSONNELLES ET HABILITATIONS MODIFIER SES INFORMATIONS PERSONNELLES GERER SON MOT DE PASSE Mot de passe oublié Mot de passe périmé ou modification volontaire CREER ET GERER DES COMPTES UTILISATEURS DROITS D ACCES OUVRIR LA PAGE «UTILISATEURS» CREER UN COMPTE UTILISATEUR SELECTIONNER UN COMPTE UTILISATEUR EXISTANT MODIFIER UN COMPTE UTILISATEUR DEBLOQUER UN COMPTE UTILISATEUR DONNER UNE HABILITATION A UN UTILISATEUR CREER ET GERER DES HABILITATIONS PRESENTATION DU MODULE HABILITATIONS Notion d Habilitation Notion de Profil Notion de Privilège Notion d option de Privilège Entités liées à une habilitation DROITS D ACCES OUVRIR LA PAGE «HABILITATIONS» CREER UNE HABILITATION PROLONGER UNE HABILITATION SUPPRIMER UNE HABILITATION DEBLOQUER UN COMPTE UTILISATEUR... 16

2 1 INTRODUCTION 1.1 GENERALITES Accès, navigation, connexion, signalisation des champs obligatoires, saisie des dates, saisies des codes postaux et communes : voir le manuel «grand public». 1.2 PROFILS UTILISATEURS Chaque compte utilisateur défini pour Trajectoire est associé à un «profil utilisateur», qui détermine quels droits l utilisateur a sur l application. Les différents profils sont décrits dans le tableau suivant : Profil Droits Remarques Structure Unité Prescripteur de soins de suite Lecteur TDB prescripteur Mettre à jour les informations d'une structure. (Si autorisation accordée) Créer des comptes utilisateurs pour sa structure. (Si autorisation accordée) Mettre à jour les informations des unités de soins d une structure. Mettre à jour les informations d'une unité. (Si autorisation accordée) Créer des comptes utilisateurs pour son unité. Créer et gérer des demandes d admission. Accéder au tableau de bord du prescripteur. (Si autorisation accordée) Créer des comptes utilisateurs pour sa structure. Accéder au tableau de bord lecteur prescripteur. Ouvrir une demande d admission en mode «Lecteur prescripteur». Un profil «Structure» est associé à une structure pour laquelle les droits du profil s appliquent. Un profil «Unité» est associé à une unité pour laquelle les droits du profil s appliquent. Un profil «Prescripteur de soins de suite» est associé à une structure ou une unité de soins pour laquelle les droits du profil s appliquent. Un profil «Lecteur TDB prescripteur» est associé à une structure ou une unité de soins pour laquelle les droits du profil s appliquent. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 2/16

3 Profil Droits Remarques Responsable des admissions Lecteur TDB admissions Coordination SSR ARS Webmaster Admin Recevoir, consulter, accepter ou refuser des demandes d admissions. Accéder au tableau de bord du responsable des admissions. (Si autorisation accordée) Créer des comptes utilisateurs pour sa structure. Accéder au tableau de bord lecteur des admissions. Ouvrir une demande d admission en mode «Lecteur admissions». Mettre à jour les informations de toutes les structures, unités de soins et professionnels rattachés à une même coordination. Accéder à tous les tableaux de bord lecteurs des admissions et ouvrir une demande en mode «Lecteur admissions». Accéder à tous les tableaux de bord lecteurs prescripteurs et ouvrir une demande en mode «Lecteur prescripteur». Créer des comptes utilisateurs pour les structures de sa coordination. Mettre à jour le contenu des «pages fixes». Contrôle total Un profil «Responsable des admissions» est associé à une unité de soins ou un guichet unique des admissions pour lesquels les droits du profil s appliquent. Un profil «Lecteur TDB admissions» est associé à une unité de soins ou un guichet unique des admissions pour lesquels les droits du profil s appliquent. Un profil «Coordination SSR» est associé à une coordination sur laquelle les droits du profil s appliquent. Un profil «ARS» est associé à une région pour laquelle les droits du profil s appliquent. Régulation Accéder au tableau de bord des patients refusés Un profil «Régulation» est associé à une structure pour laquelle les droits du profil s appliquent. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 3/16

4 Profil Droits Remarques Région Mettre à jour les informations de toutes les structures, unités de soins et professionnels rattachés à une même région. Accéder à tous les tableaux de bord lecteurs des admissions et ouvrir une demande en mode «Lecteur admissions». Accéder à tous les tableaux de bord lecteurs prescripteurs et ouvrir une demande en mode «Lecteur prescripteur». Créer des comptes utilisateurs pour les structures de sa région. Un profil «Région» est associé à une région sur laquelle les droits du profil s appliquent. Un utilisateur peut cumuler plusieurs habilitations différentes, de profils différents ou non. La liste de ses habilitations est affichée dans la page «Mon compte» (cf. 2). Les profils définissent des habilitations standard. Cependant il est possible d attribuer un droit supplémentaire ou de retirer un droit à un utilisateur en particulier. Le tableau ci-dessus décrit grossièrement les profils : pour plus de détails, se reporter aux chapitres concernés. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 4/16

5 2 GERER SON COMPTE UTILISATEUR 2.1 DROITS D ACCES Tous les utilisateurs de Trajectoire pour lesquels un compte utilisateur a été créé peuvent consulter et modifier leurs informations personnelles. 2.2 CONSULTER SES INFORMATIONS PERSONNELLES ET HABILITATIONS ❶ S authentifier. ❷ Dans le menu Administration à gauche, cliquer sur le lien «Mon compte». La page «Mon compte» s affiche. Cette page contient : Mes informations personnelles : nom, prénom, , profession, réception d s, mot de passe. Mes habilitations : ce que j ai le droit de faire sur Trajectoire. Le nom et l de la personne ayant créé mon compte : à contacter en cas de problème lié à mon compte. 2.3 MODIFIER SES INFORMATIONS PERSONNELLES ❶ S authentifier. ❷ Dans le menu Administration à gauche, cliquer sur le lien «Mon compte» qui apparaît. La page «Mon compte» s affiche. ❸ Modifier les informations souhaitées sans oublier de remplir les champs obligatoires ❹ Cliquer sur Enregistrer. Figure 1 : Mise à jour de son compte utilisateur Pour modifier le mot de passe, cliquer d abord sur le lien Modifier mon mot de passe. Deux zones de saisie apparaissent alors pour saisir un nouveau mot de passe. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 5/16

6 Saisir un mot de passe composé D au moins 6 caractères, D au moins une majuscule, D au moins une minuscule, D au moins un chiffre. Figure 2 : modifier son mot de passe Le login est utilisé pour identifier les utilisateurs de façon unique. C est pourquoi il n est pas modifiable. Ne pas quitter la page sans cliquer sur Enregistrer sinon les modifications seront perdues. 2.4 GERER SON MOT DE PASSE Mot de passe oublié ❶ Sur l écran d accueil, cliquer sur, ❷ Cliquer sur le lien «cliquez ici» ❸ Saisir le login du compte à réinitialiser puis cliquer sur «Envoyer», MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 6/16

7 Si l adresse de messagerie qui s affiche est erronée, contacter le support en cliquant sur le lien affiché Mot de passe périmé ou modification volontaire Cf. 2.3Modifier ses informations personnelles MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 7/16

8 3 CREER ET GERER DES COMPTES UTILISATEURS 3.1 DROITS D ACCES Les personnes de profil Admin ont systématiquement accès à cette partie. Les personnes d autres profils ont accès à cette partie seulement si le privilège «Créer des comptes utilisateurs» leur a été attribué. 3.2 OUVRIR LA PAGE «UTILISATEURS» ❶ S authentifier. ❷ Dans le menu Administration, cliquer sur «Utilisateurs». La page «Utilisateurs» s affiche : Figure 3 : la page "Utilisateurs" : La page affiche tous les utilisateurs de trajectoire, Seuls les utilisateurs créés par la personne connectée sont modifiables. Ils sont signalés par un crayon, Les utilisateurs dont le compte est bloqué sont signalés par un cadenas, Les utilisateurs supprimés apparaissent barrés, Un clic sur l icône permet de voir les habilitations de l utilisateur. Un clic sur l icône permet de créer des habilitations pour cet utilisateur si vous avez les droits ou ce privilège. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 8/16

9 3.3 CREER UN COMPTE UTILISATEUR ❶ Ouvrir la page «Utilisateurs» (cf. 3.2). ❷ Cliquer sur Créer un utilisateur. La zone de définition d un compte utilisateur s affiche dans l encadré «Comptes utilisateurs» Figure 4 : Zone de définition d un compte utilisateur ❸ Saisir les informations demandées : Nom Prénom Login Nom de l utilisateur, obligatoire Prénom de l utilisateur, facultatif Identifiant de l utilisateur, obligatoire. C est le nom que l utilisateur devra saisir pour s authentifier. Deux utilisateurs ne peuvent donc pas avoir le même login. Le login est rempli automatiquement selon le modèle : «initiale du prénom suivie du nom», le tout en minuscule et sans espace. Cependant le créateur du compte peut saisir un autre login si celui-ci existe déjà ou s il ne convient pas aux habitudes de l établissement. Téléphone Fax Une fois le compte créé, le login ne pourra plus être modifié. Adresse de l utilisateur, obligatoire. Cette adresse sera utilisée par le logiciel Trajectoire pour envoyer un message à l utilisateur si une action réalisée par un autre utilisateur le concerne (exemple : notification des responsables des admissions en cas d envoi d une demande d admission à leur unité). Cette adresse pourra également être utilisée par les administrateurs du logiciel Trajectoire pour transmettre des informations importantes liées au logiciel. Numéro de téléphone de l utilisateur, facultatif Numéro de fax de l utilisateur, facultatif Réception d s Si cette case est décochée, l utilisateur ne recevra aucun mail MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 9/16

10 ponctuels de la part de Trajectoire Compte bloqué Mot de passe N expire jamais Profession de la part de Trajectoire. Permet de désactiver l utilisateur. Lorsque l utilisateur aura bloqué son compte, il suffira de décocher cette option pour réactiver le compte. Mot de passe que l utilisateur devra saisir pour s authentifier, obligatoire. Le mot de passe doit être composé D au moins 6 caractères, D au moins une majuscule, D au moins une minuscule, D au moins un chiffre. Le bouton «Générer» peut être utilisé pour initialiser le mot de passe. Le mot de passe doit être saisi deux fois de suite pour garantir la valeur saisie. Indique que le mot de passe de l utilisateur n a pas besoin d être changé régulièrement. Obligatoire. Cette information sera utilisée pour l observatoire de Trajectoire. ❹ Cliquer sur Enregistrer. Ne pas quitter la page sans cliquer sur Enregistrer sinon les modifications seront perdues. Il est impossible de créer deux comptes ayant le même login. Les informations saisies lors de la création du compte pourront être modifiées à tout moment par l utilisateur concerné. Lors de sa première utilisation du compte, l utilisateur devra lire et accepter les conditions d utilisation du logiciel, définies dans la Charte des utilisateurs. Une fois un compte créé, son créateur ne pourra plus voir le mot de passe du compte. Si l utilisateur perd son mot de passe, le créateur du compte pourra seulement modifier le mot de passe (cf. 3.5 Modifier un compte utilisateur). A la création d un compte utilisateur, si la case «Envoyer un mail à l utilisateur» est cochée, un sera automatiquement envoyé à l utilisateur pour le prévenir, sous réserve que son adresse soit valide. Dans le message, l utilisateur trouvera : Le login qui lui a été attribué. Le mot de passe initial qui lui a été attribué, et l explication sur la nécessité de modifier ce mot de passe. L adresse (URL) du site Trajectoire pour lequel son compte a été créé, sous forme de lien cliquable. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 10/16

11 3.4 SELECTIONNER UN COMPTE UTILISATEUR EXISTANT ❶ Ouvrir la page «Utilisateurs» (cf. 3.2). La liste de tous les utilisateurs de Trajectoire apparaît, ❷ Pour retrouver l utilisateur voulu, utiliser le tri en cliquant sur les entêtes du tableau, les filtres en saisissant les noms, prénom, login ou mail désirés puis en appuyant sur la touche entrée, Habilitations de l utilisateur Modifier le compte, si on l a créé Créer une habilitation, si on en a le droit Figure 5 : Sélectionner un compte utilisateur existant 3.5 MODIFIER UN COMPTE UTILISATEUR ❶ Sélectionner le compte utilisateur souhaité (cf. 3.4). ❷ Cliquer sur l icône. La zone de définition d un compte utilisateur s affiche (cf. Figure 4 : Zone de définition d un compte utilisateur). Modifier les informations voulues puis cliquer sur Enregistrer. Attendre le message de confirmation que l enregistrement a bien fonctionné. Ne pas quitter la page sans cliquer sur Enregistrer sinon les modifications seront perdues. : Les informations RPPS et Adeli apparaissent en lecture seule : seuls les administrateurs de Trajectoire sont habilités à renseigner ces champs. Si vous détectez une erreur dans l un de ces champs, merci de la signaler à 3.6 DEBLOQUER UN COMPTE UTILISATEUR ❶ Sélectionner le compte utilisateur souhaité (cf. 3.4). ❷ Cliquer sur l icône puis valider le message de confirmation 3.7 DONNER UNE HABILITATION A UN UTILISATEUR ❶ Sélectionner le compte utilisateur souhaité (cf. 3.4). ❷ Cliquer sur l icône 3).. La zone de création d une habilitation s affiche (cf. 4.4 étape MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 11/16

12 4 CREER ET GERER DES HABILITATIONS 4.1 PRESENTATION DU MODULE HABILITATIONS Cette partie permet de donner des droits sur les fonctions à accès restreint de Trajectoire aux utilisateurs Notion d Habilitation Une fois qu un compte utilisateur est créé, il est possible de lui associer plusieurs habilitations. Par exemple, un utilisateur peut avoir deux habilitations de profil Structure, pour des structures de santé différentes. Une fois qu une habilitation est créée, il est impossible de la modifier. En cas d erreur ou de modification dans les droits d un utilisateur, il faudra supprimer l ancienne habilitation puis en créer une nouvelle Notion de Profil La liste des profils d habilitation disponibles dans la page «Utilisateurs» dépend du profil de l utilisateur connecté : S il a un profil Admin : tous les profils sont disponibles. S il a un profil Région: les profils «Coordination SSR», «Structure», «Responsable des admissions», «Lecteur TDB admissions», «Prescripteur», «Lecteur TDB prescripteur» et «Régulation» sont disponibles. S il a un profil Coordination SSR : les profils «Structure», «Responsable des admissions», «Lecteur TDB admissions», «Prescripteur», «Lecteur TDB prescripteur» et «Régulation» sont disponibles. S il a un profil Structure : les profils «Structure», «Responsable des admissions», «Lecteur TDB admissions», «Prescripteur», «Lecteur TDB prescripteur» et «Régulation» sont disponibles. S il a un profil Responsable des admissions : les profils «Responsable des admissions» et «Lecteur TDB admissions» sont disponibles. S il a un profil Prescripteur : les profils «Prescripteur» et «Lecteur TDB prescripteur» sont disponibles Notion de Privilège Chaque profil d habilitation donne accès à un ensemble de privilèges, c est-à-dire des droits sur l application Trajectoire. Lors de la création d une habilitation, la liste des privilèges liés à ce profil s affiche et dans certains cas il est possible d affiner l habilitation en cochant ou en décochant les privilèges. Figure 6 : Privilèges liés à un profil d'habilitation MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 12/16

13 4.1.4 Notion d option de Privilège Pour certains privilèges, il est possible de définir une option permettant d affiner les droits. Figure 7 : Options de privilèges Entités liées à une habilitation Lors de la création d une habilitation de profil «Région», «Coordination SSR», «Structure», «Responsable des admissions», «Régulation» ou «Prescripteur», il faut associer l habilitation à une région, coordination SSR, une structure de santé ou une unité de soins. La liste des régions, coordinations SSR ou structures de santé disponibles dépend du profil de l utilisateur connecté : S il a un profil Admin : toutes les coordinations et toutes les structures sont disponibles. S il a un profil Région : toutes les coordinations et toutes les structures de la région sont disponibles S il a un profil Coordination SSR : seule la coordination de l utilisateur est disponible, et seules les structures de cette coordination sont disponibles. S il a un profil Structure, Prescripteur ou Responsable des admissions : seule la structure de l utilisateur est disponible. 4.2 DROITS D ACCES Les personnes de profil Admin ont systématiquement accès à cette partie. Les personnes d autres profils ont accès à cette partie seulement si le privilège «Gérer les habilitations» leur a été attribué. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 13/16

14 4.3 OUVRIR LA PAGE «HABILITATIONS» ❶ S authentifier. ❷ Dans le menu Administration, passer la souris sur le sous-menu Habilitations puis cliquer sur le lien «Habilitations» qui apparaît. La page «Habilitations» s affiche : Figure 8 : la page "Habilitations" Dans ce tableau, une ligne correspond à une habilitation. Un utilisateur ayant plusieurs habilitations apparaît donc plusieurs fois. Un utilisateur n ayant aucune habilitation n apparaît pas. La colonne «Droits» indique les privilèges associés à cette habilitation MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 14/16

15 4.4 CREER UNE HABILITATION ❶ Ouvrir la page «Habilitations» (cf. 4.3), ❷ Cliquer sur le bouton, ❸ Sélectionner l utilisateur à qui donner l habilitation, la liste. : Taper les premières lettres du nom pour faciliter la recherche dans ❹ Sélectionner le profil à attribuer, : Tous les utilisateurs de Trajectoires sont listés ici. : La liste des profils disponibles diffère en fonction des habilitations que l utilisateur connecté possède (cf ). Une fois le profil sélectionné, un message indique sur quel type d entité l habilitation peut être posée. ❺ Si l utilisateur pour qui l habilitation est créée doit avoir des privilèges particuliers, cocher ou décocher les cases des privilèges correspondants ❻ Sélectionner l entité sur laquelle portera l habilitation dans les listes de valeurs, : Les différentes listes de valeurs sont alimentées en fonctions des habilitations de l utilisateur connecté ainsi que du profil sélectionné précédemment. MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 15/16

16 ❼ Définir la période de validité de l habilitation : Un message d avertissement est envoyé aux utilisateurs 10 jours avant la fin de validité de leur habilitation les incitant à faire prolonger celle-ci si nécessaire. ❽ Cliquer sur. 4.5 PROLONGER UNE HABILITATION ❶ Ouvrir la page «Habilitations» (cf. 4.3), ❷ Retrouver l habilitation à prolonger dans la liste, ❸ Cliquer sur l icône correspondante, une fenêtre s ouvre ❹ Saisir la nouvelle date de fin de validité puis valider. : La nouvelle date ne pourra pas être antérieure à la date de fin déjà présente. Si la période de validité doit être raccourcie, il faudra supprimée l habilitation puis en créer une nouvelle. 4.6 SUPPRIMER UNE HABILITATION ❶ Ouvrir la page «Habilitations» (cf. 4.3), ❷ Retrouver l habilitation à supprimer dans la liste, ❸ Cliquer sur l icône correspondante, puis valider le message de confirmation. 4.7 DEBLOQUER UN COMPTE UTILISATEUR ❶ Ouvrir la page «Habilitations» (cf. 4.3), ❷ Retrouver l une des habilitations de l utilisateur à débloquer dans la liste, ❸ Cliquer sur l icône puis valider le message de confirmation MANUEL UTILISATEUR TRAJECTOIRE Page 16/16

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