DOSSIER DE PARTENARIAT ASSOCIATIF Année 2016 Demande de subvention

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1 SERVICE DÉMOCRATIE LOCALE ET VIE DES QUARTIERS ANNEXE DE L HÔTEL DE VILLE 7 RUE D AUVERGNE PALAISEAU TÉL. > / FAX > Année 2016 Demande de subvention Entre l association : et la Ville de Palaiseau S agitil d une première demande de subvention? Oui Non Retour du dossier complet avant le 25 octobre Pour tous renseignements complèmentaires >

2 PIÈCES À JOINDRE À VOTRE DEMANDE Pour être recevable, toute demande de subvention doit être impérativement accompagnée des pièces suivantes : Lors d une première demande : Le récépissé de déclaration de création de l association et éventuellment le récépissé des déclarations de modifications La copie de la publication au Journal officiel mentionnant la date de création de l association Les statuts en vigueur datés et signés par le président de l association Pour toute demande : Composition du conseil d administration avec noms et fonctions des membres Le présent dossier dûment complété Procès verbal de la dernière assemblée générale signé par le président Compte de résultat daté et signé par le président et le trésorier Bilan financier daté et signé par le président et le trésorier Budget prévisionnel daté et signé par le président et le trésorier Le dernier bilan annuel d activité (actions entreprises, projets réalisés...) signé par le président Relevé d identité bancaire ou postal au nom de l association à coller à l emplacement prévu Numéro d immatriculation au répertoire SIREN Copie de l attestation d assurance de l association En cas de changement de statuts, siège social, président et/ou membres du bureau : Récépissé de déclaration de modification à la préfecture ou souspréfecture Nouveaux statuts Année 2016 Demande de subvention

3 INFORMATIONS PRATIQUES SUR LE CONTENU DU DOSSIER Ce dossier permet aux services administratifs de connaître votre association. Vous pouvez joindre tout document utile pour la meilleure compréhension de l activité de votre association. Fiche 1 : Présentation de l association Cette fiche présente votre association et son activité. Fiche 2 : Fonctionnement de l association Cette fiche apporte des précisions sur le mode de fonctionnement de votre association, sa taille, ses moyens etc. Elle est indispensable pour évaluer les besoins de l association. Fiche 3 : Déclaration sur l honneur Cette fiche permet au représentant légal de l association, ou à son mandataire, de signer la demande de subvention et d en préciser le montant. Attention : votre demande ne sera prise en compte que si cette fiche est complétée et signée. Fiche 4 : Attestation Cette attestation est à remplir si vous estimez ne pas avoir reçu plus de euros d aides publiques au cours de vos trois derniers exercices. Fiche 5 : Compte de résultat Cette fiche doit être utilisée pour présenter votre compte de résultat (année passée). C est un modèle simplifié. Il est possible d envoyer les propres documents de l association s ils sont déjà existants (par exemple documents fournis à l assemblée générale annuelle). Fiche 6 : Bilan financier Cette fiche doit être utilisée pour présenter votre bilan (situation de l association à la clôture de l exercice). C est un modèle simplifié. Il est possible d envoyer les propres documents de l association s ils sont déjà existants (par exemple documents fournis à l assemblée générale annuelle). Fiche 7 : Budget prévisionnel de l association Cette fiche doit être utilisée pour présenter votre budget prévisionnel (année à venir). C est un modèle simplifié. Il est possible d envoyer les propres documents de l association s ils sont déjà existants (par exemple documents fournis à l assemblée générale annuelle). Le budget prévisionnel doit obligatoirement faire apparaître le montant de la subvention demandée. Fiche 8 : Modèle de bilan d activité Vous devez présenter un rapport d activité de l année précédente afin de justifier de vos actions. Il est possible d envoyer les propres documents de l association s ils sont déjà existants (par exemple documents fournis à l assemblée générale annuelle). Année 2016 Demande de subvention

4 DEMANDES DE TRAVAUX DE COMMUNICATION INFORMATIONS TECHNIQUES Les dossiers de demandes de travaux de communication sont à remplir avec le service Démocratie locale et vie des quartiers. > REPROGRAPHIE pour l impression de flyers, tracts, affiches, invitations, plaquettes et programmes Formats possibles A6, A5, A4 et A3 Nombre d impressions limité : se rapprocher du service Démocratie locale et vie des quartiers pour plus d informations Les fichiers en haute définition doivent être fournis au minimum 3 semaines avant la date de livraison souhaitée pour les documents. Le logo «avec le soutien de la Ville» doit être inséré sur les documents. Il peut vous être envoyé par mail sur demande auprès du service Démocratie locale et vie des quartiers. Les autres documents tels que plaquettes et livrets, qui nécessitent un façonnage, ou les grands formats, peuvent être réalisés par un prestataire externe à la Ville, avec facturation directe à l association. Le service communication n assure pas la diffusion de vos documents. Nous tenons à votre disposition la liste des panneaux d affichage libre, présente également sur le plan interactif de la ville ( ou SEULES LES IMPRESSIONS EN NOIR ET BLANC SONT POSSIBLES (SUR PAPIER BLANC OU DE COULEUR) > AUTRES SUPPORTS DE COMMUNICATION Si vous souhaitez que vos informations paraissent dans le Palaiseau Mag, merci de contacter le service communication au plus tard au début du mois précédant la parution (exemple : fin mars/début avril pour une parution en mai). Nous attirons votre attention sur le fait qu il y a deux numéros doubles : décembrejanvier et juilletaoût. Si vous souhaitez que vos informations soient diffusées par le site internet, vous pouvez envoyer un message à communication@mairiepalaiseau.fr RENSEIGNEMENTS SERVICE DÉMOCRATIE LOCALE ET VIE DES QUARTIERS ANNEXE DE L HÔTEL DE VILLE 7 RUE D AUVERGNE PALAISEAU TÉL. > / FAX >

5 OBLIGATIONS DE L ASSOCIATION Communication de documents aux collectivités publiques (Code général des collectivités territoriales article L16114 ; loi du 1er juillet 1901 article 5) Tous groupements, associations, œuvres ou entreprises privées qui ont reçu dans l année en cours une ou plusieurs subventions sont tenus de fournir à l autorité qui a mandaté la subvention une copie certifiée de leurs budgets et de leurs comptes de l exercice écoulé, ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de leur activité. Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration ou direction, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts. Rémunération des trois plus hauts cadres dirigeants bénévoles (Loi n du 23 mai 2006 article 20) Les associations dont le budget annuel est supérieur à euros et recevant une ou plusieurs subventions de l État ou d une collectivité territoriale dont le montant est supérieur à euros doivent publier chaque année dans leurs documents comptables la rémunération des trois plus hauts cadres dirigeants bénévoles et salariés ainsi que leurs avantages en nature. Certification conforme du président de l organisme (Code général des collectivités territoriales : articles L 23131, L et R 33136) Les organismes auxquels une collectivité a versé une subvention supérieure à euros ou représentant plus de 50 % du budget de l association, doivent présenter un bilan certifié conforme (bilan, compte de résultat et annexe) par un commissaire aux comptes ou simplement par le président de l association si celleci n est pas soumise à l obligation de certification des comptes. Certification conforme du commissaire aux comptes (Code de commerce : articles L6121 et L6124 ; ordonnance article 5 du 28 juillet 2005 ; décret du 21 mars 2006 article 1 ; décret du 14 mai 2009 ; arrêté du 2 juin 2009) Les associations ayant reçu annuellement de l État ou de ses établissements publics ou des collectivités locales une subvention dont le montant est supérieur à euros doivent : établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe ; nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant ; assurer la publicité de ses comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes sur le site internet de la direction des journaux officiels dans les trois mois à compter de l approbation des comptes par l organe délibérant statutaire, dans un format exclusivement PDF. Convention obligatoire (Loi du 12 avril 2000 article 10 ; décret du 6 juin 2001 article 1) L autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse euros, conclure une convention avec l organisme de droit privé qui en bénéficie, définissant l objet, le montant et les conditions d utilisation de la subvention attribuée. Production d un compte rendu financier pour toute subvention affectée (Loi du 12 avril 2000 article 10 ; arrêté du 11 octobre 2006) Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l organisme de droit privé bénéficiaire doit produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l objet de la subvention. Le compte rendu financier est déposé auprès de l autorité administrative qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l exercice pour lequel elle a été attribuée. Obligation de déclaration auprès des services fiscaux (Article 286 du Code général des impôts) Toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée doit, dans les quinze jours du commencement de ses opérations, souscrire au bureau désigné par un arrêté, une déclaration conforme au modèle fourni par l administration. Année 2016 Demande de subvention

6 AIDE AU PROJET 1. Qu estcequ un projet? C est une action d animation (une manifestation, un événement local ou départemental ) de nature exceptionnelle ou originale nécessitant la mise en place d une infrastructure nouvelle ou complémentaire par rapport aux activités «normales et régulières» de l association. Toutes les associations peuvent présenter un projet. L aide au projet est une mesure d accompagnement. L association démontre sa capacité à monter et à gérer des actions, et met en évidence son dynamisme, son rayonnement. L association peut joindre tout document qu elle jugera nécessaire pour une meilleure compréhension de son projet. Votre numérotation doit exprimer l ordre de priorité de l association si plusieurs projets sont présentés. Si vous avez plusieurs projets, veuillez photocopier les pages consacrées à la présentation des projets. Si reconduction l année suivante, le projet ne pourra pas être subventionné une seconde fois. 2. Budget du projet Il doit être : Détaillé Equilibré (le total des dépenses du projet doit être égal à celui des recettes) Ne porter que sur les seules dépenses inhérentes à la réalisation du projet Exprimer, à la rubrique «Recettes», la capacité de l association à autofinancer son projet, Prendre acte que le taux de la contribution financière susceptible d être apportée par la commune ne peut excéder 50% du coût du projet Année 2016 Demande de subvention

7 FICHE 1 : PRÉSENTATION DE L ASSOCIATION Nom exact de l association en toutes lettres (en cas de changement récent, indiquer aussi l ancien titre et joindre l extrait de publication au Journal officiel) : Sigle : Objet (précisé dans les statuts) : Adresse du site internet : Coordonnées du siège social : Code postal Commune Tél. : Fax : Courriel : Adresse de correspondance Nom et prénom Adresse complète Tél. : Fax : Courriel À renseigner obligatoirement : Association reconnue d utilité publique Oui Non si oui, date de publication au Journal officiel Votre association bénéficietelle d agrément(s) administratif(s)? Oui Non Si oui, merci de préciser Type d agrément : attribué par : en date du : Numéro SIRET OBLIGATOIRE(1) : Numéro SIREN OBLIGATOIRE(1) : (1) La démarche est simple et gratuite : il vous suffit d envoyer votre demande à l INSEE accompagnée de vos statuts et d une copie de la parution au Journal officiel de la création de votre association. Adresse : INSEE 131 rue du Faubourg Bannier Orléans cedex 01 ou sur Code APE : Toute entreprise et chacun de ses établissements se voit attribuer par l'insee, lors de son inscription au répertoire SIRENE, un code caractérisant son activité principale par référence à la nomenclature d'activités française

8 FICHE 2 : FONCTIONNEMENT DE L ASSOCIATION 1. Affiliation Êtesvous une fédération départementale? Oui Non, si oui, nombre d affiliés Êtesvous affilié à une fédération? Oui Non Si oui laquelle ou lesquelles? 2. Adhésion à l association Nombre d adhérents dont Palaisiens Montant annuelde l adhésion à l association Plein Réduit Critères de réductions : 3. Moyens humains de l association Nombre de bénévoles actifs Nombre de membres élus siégeant au conseil d administration Nombre de personnes salariées Dont équivalent à temps plein Type de contrat CDI CDD Nombre d emplois aidés Nombre Nombre de salariés mis à disposition : Par quel organisme : Président Nom et prénom Adresse complète Tél. : Fax : Courriel Trésorier Nom et prénom Adresse complète Tél. : Fax : Courriel Secrétaire Nom et prénom Adresse complète Tél. : Fax : Courriel Autre responsable Nom et prénom Adresse complète Tél. : Fax : Courriel

9 FICHE 2 : FONCTIONNEMENT DE L ASSOCIATION 4. Moyens matériels de l association Si vous disposez d un local : L association est propriétaire L association est locataire Montant annuel du loyer Les locaux sont mis à disposition Par qui? Si plusieurs locaux, prendre contact avec le service.

10 FICHE 3 : DÉCLARATION SUR L HONNEUR Cette fiche doit obligatoirement être remplie pour toute demande (initiale ou renouvellement) quel que soit le montant de la subvention sollicitée. Si le signataire n est pas le représentant légal de l association, joindre le pouvoir lui permettant d engager celleci. Je soussigné(e), (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l association certifie que l association est régulièrement déclarée certifie que l association est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements correspondants ; certifie exactes et sincères les informations du présent dossier, notamment la mention de l ensemble des demandes de subventions déposées auprès d autres financeurs publics ainsi que l approbation demande une subvention de précise que cette subvention, si elle est accordée, devra être versée au compte bancaire de l association : Nom du titulaire du compte Banque Domiciliation Code banque Code guichet Numéro de compte Clé RIB Fait, le à Nom Signature du président Attention : Toute fausse déclaration est passible de peines d emprisonnement et d amendes prévues par les articles 4416 et 4417 du code pénal. Le droit d accès aux informations prévues par la loi n 7817 du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exerce auprès du service ou de l établissement auprès duquel vous avez déposé votre dossier.

11 FICHE 4 : ATTESTATION Conformément au règlement (CE) n 1998/2006 de la Commission du 15 décembre 2006, concernant l'application des articles 87 et 88 du traité aux aides de minimis. Je soussigné(e), (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l association Atteste que l association n a pas bénéficié d un montant total d aides publiques spécifiques supérieur à sur trois exercices. Fait, le à Signature du président Comment remplir cette fiche? Soit l association reçoit moins de de financements publics sur 3 ans, le représentant légal signe cette attestation. La subvention peutêtre attribuée par arrêté ou convention. Soit l association reçoit des subventions pour un montant supérieur à sur trois ans, dans ce cas, elle porte sur cette page la mention «non concernée» (sousentendu par la règle des minimis) ou la barre ou la raye manuellement en portant un trait en diagonale, après l avoir imprimée. Doivent être prises en compte les aides publiques de toute nature (subvention directe, mise à disposition de personnels ou de locaux, exonération de charges sociales ou fiscales) attribuées par l État, les collectivités territoriales, les établissements publics ou l Union européenne. Objet de cette fiche : Le franchissement de ce seuil ne conditionne pas à lui seul le principe d attribution de la subvention. Cette attestation permet aux pouvoirs publics de définir le cadre (strictement national et/ou communautaire) dans lequel ils inscrivent leur action. Les aides dites de minimis dont le montant global par association est inférieur à un plafond de sur trois ans sont considérées comme n affectant pas les échanges entre États membres et/ou insusceptibles de fausser la concurrence.

12 FICHE 5 : COMPTE DE RÉSULTAT DE L'ANNÉE PASSÉE SELON LA DATE DE CLÔTURE DE L'EXERCICE BUDGÉTAIRE DU : AU : DÉPENSES MONTANT EN EUROS RECETTES MONTANT EN EUROS 60 Achats Achats d'études et de prestations de services Achats non stockés de matières et fournitures (alimentation ) Fournitures non stockables (eau, énergie) Fournitures administratives Fournitures d'entretien et de petit équipement Autres founitures 70 Ventes de produits finis, prestations de services Marchandises Prestations de services Produits des activités annexes 74 Subventions d'exploitation État (à détailler) 61 Services extérieurs Politique de la Ville Soustraitance générale Emploi et solidarité Locations mobilières et immobilières Jeunesse et sport Entretien et réparation Autre: Assurances Région Documentation Commune(s) (à détailler) Divers Formations 62 Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires Publicité, publications Déplacements, missions et réceptions Frais postaux et télécommunication Services bancaires Divers 63 Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunérations Autre impôts et taxes Département Organismes sociaux (à détailler) Fonds européens Agence de Services et de Paiement ASP (excnasea emplois aidés) Autres (précisez) 75 Autres produits de gestion courante 64 Charges de personnel Cotisations Rémunération du personnel Autres Charges sociales Autres charges de personnel 76 Produits financiers 65 Autres charges de gestion courante 77 Produits exceptionnels Sur opérations de gestion 67 Charges exceptionnelles Sur exercices antérieurs 68 Dotation aux amortissements, provisions et engagements 78 Reprise sur amortissements et provisions TOTAL DES CHARGES 86 Emploi des contributions volontaires en nature TOTAL DES PRODUITS 87 Contributions volontaires en nature Secours en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite des biens et prestations Personnes bénévoles TOTAL DES CHARGES Prestations en nature Dons en nature TOTAL DES PRODUITS À compléter impérativement. Nom de l'association : Excédent OU Perte de l'exercice Fonds de réserve de l'association Date : Signature du trésorier Signature du président Année 2016 Demande de subvention

13 FICHE 6 : BILAN FINANCIER DE L'ANNÉE PASSÉE SELON LA DATE DE CLÔTURE DE L'EXERCICE BUDGÉTAIRE DU : AU : ASSOCIATION : EXERCICE : BILAN COMPTABLE ACTIF EUROS PASSIF EUROS Actif immobilisé Capitaux propres 20 Immobilisations incorporelles 10 Fonds propres et réserves frais d'établissement fonds propres sans droits de reprise frais de développement fonds propres ave droits de reprise concessions et droits similaires réserves droit au bail 11 Éléments en instance d'affection autres immobilisations report à nouveau (solde créditeur) autres report à nouveau (solde débiteur) 12 Résultat de l'exercice 21 Immobilisations corporelles 13 Subvention d'investissement terrains aménagements Total capitaux propres constructions matériel et outillage Provisions EUROS autres immobilisations 14 Provisions réglementées autres 15 Provisions sur risques et charges provisions pour risques 23 Immobilisation en cours provisions pour charges 27 Autres immobilisations financière prêts Total provisions dépôt et cautionnement versés autres créances immobilisées EUROS autres 16 Emprunts et dettes assimilés emprunts auprès des banques 29 Provisions pour dépréciation dépôts et cautionnement reçus participation des salariés Total actif immobilisé autres emprunts et dettes 17 Dettes et participations Actif circulant EUROS Total dettes 3 Stock en cours stocks Autres en cours 18 Comptes de liaison autres apports permanents 4 Compte de tiers biens et prestation échangés fournisseurs, usagers, personnel collectivité publiques 19 Fonds dédiés créditeurs divers autres 79 Transferts de charges 5 Comptes financiers Total autres produits banques, établissement financiers caisse autres comptes financiers Total actif circulant À compléter impérativement. Nom de l'association : Date : Signature du trésorier Signature du président Année 2016 Demande de subvention

14 FICHE 7 : BUDGET PRÉVISIONNEL 2016 (PROJETS INCLUS) OU EXERCICE BUDGÉTAIRE DU : AU : DÉPENSES MONTANT EN EUROS RECETTES RECETTES 60 Achats Achats d'études et de prestations de services Achats non stockés de matières et fournitures Fournitures non stockables (eau, énergie) Fournitures administratives Fournitures d'entretien et de petit équipement Autres founitures 70 Ventes de produits finis, prestations de services Marchandises Prestations de services Produits des activités annexes 74 Subventions d'exploitation État (à détailler) 61 Services extérieurs Politique de la Ville Soustraitance générale Emploi et solidarité Locations mobilières et immobilières Jeunesse et sport Entretien et réparation Autre: Assurances Région Documentation Commune(s) (à détailler) Divers Formations 62 Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires Publicité, publications Déplacements, missions et réceptions Frais postaux et télécommunication Services bancaires Divers 63 Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunérations Autre impôts et taxes Département Organismes sociaux (à détailler) Fonds européens Agence de Services et de Paiement ASP (excnasea emplois aidés) Autres (précisez) 75 Autres produits de gestion courante 64 Charges de personnel Cotisations Rémunération du personnel Autres Charges sociales Autres charges de personnel 76 Produits financiers 65 Autres charges de gestion courante 77 Produits exceptionnels Sur opérations de gestion 67 Charges exceptionnelles Sur exercices antérieurs 68 Dotation aux amortissements, provisions et engagements TOTAL DES CHARGES 86 Emploi des contributions volontaires en nature Secours en nature 78 Reprise sur amortissements et provisions TOTAL DES PRODUITS 87 Contributions volontaires en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite des biens et prestations Personnes bénévoles TOTAL DES CHARGES Prestations en nature Dons en nature TOTAL DES PRODUITS À compléter impérativement. Nom de l'association : Date : Signature du trésorier Signature du président Année 2016 Demande de subvention

15 Année 2016 Demande de subvention FICHE 8 : MODÈLE DE BILAN D ACTIVITÉ À utiliser si l association ne dispose pas de documents propres (cf informations pratiques) Description des activités ou projets Durée Lieu de réalisation Nombre approximatif de personnes touchées Souhaitezvous reconduire cette action?

16 PROJET n Titre :... Objectifs recherchés du projet :.. Public ciblé (catégorie, nombre) :.. Descriptif (présentation de l action (lieux, dates), intégration du projet dans l animation locale) : Intervenants et/ou partenaires :.. Moyens mis en œuvre (publicité, location de matériel, etc.) :.. Évaluation (résultats attendus en nombre de participants, rayonnement local, partenariat, etc.) :.... Année 2016 Demande de subvention

17 BUDGET PRÉVISIONNEL 2016 DU PROJET n Dépenses prévues Recettes prévues Nature Montant en Partenaires Montant en Ville de Palaiseau Fonds propres Autres partenaires : Recettes participants Total Total Année 2016 Demande de subvention