RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE L'ASSOCIATION GÉNÉRALE DES ÉTUDIANTES ET ÉTUDIANTS EN SCIENCES DE L UNIVERSITÉ DE SHERBROOKE

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1 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE L'ASSOCIATION GÉNÉRALE DES ÉTUDIANTES ET ÉTUDIANTS EN SCIENCES DE L UNIVERSITÉ DE SHERBROOKE TELS QU ADOPTÉS PAR LE CONSEIL DE REPRÉSENTATION LE 30 JUILLET 2013

2 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - TABLES DES MATIÈRES TABLES DES MATIÈRES TABLES DES MATIÈRES... II CHAPITRE 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES TITRE DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS INCORPORATION ET ACCRÉDITATION ABROGATION SIÈGE SOCIAL SIGLE ET ESTAMPILLE BUTS POUVOIRS ET OBLIGATIONS MEMBRES PROCÉDURES D ASSEMBLÉE... 7 CHAPITRE 2 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES DÉFINITION POUVOIRS DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE TYPES D ASSEMBLÉES GÉNÉRALES CONVOCATION QUORUM VOTE VOTE INDICATIF OBSERVATEUR OU OBSERVATRICE PROCÉDURES CHAPITRE 3 - CONSEIL DE REPRÉSENTATION DISPOSITIONS GÉNÉRALES COMPOSITION CONDITIONS D ADMISSIBILITÉ POUVOIRS DU CONSEIL DE REPRÉSENTATION RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CONSEIL DE REPRÉSENTATION SÉANCES ET AVIS QUORUM PROCÉDURES D ASSEMBLÉES OBSERVATRICES OU OBSERVATEURS CHAPITRE 4 - CONSEIL D ADMINISTRATION DISPOSITIONS GÉNÉRALES COMPOSITION DURÉE DU MANDAT CONDITIONS D ADMISSIBILITÉ POUVOIRS DU CONSEIL D ADMINISTRATION RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION SÉANCES ET AVIS QUORUM POSTE VACANT juillet 2013 ii

3 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - TABLES DES MATIÈRES 4.10 PROCÉDURES D ASSEMBLÉES OBSERVATRICE OU OBSERVATEUR CHAPITRE 5 - CONSEIL EXÉCUTIF ÉLECTIONS COMPOSITION DURÉE DU MANDAT CONDITIONS D ADMISSIBILITÉ POUVOIRS GÉNÉRAUX TÂCHES ET RESPONSABILITÉS DES EXÉCUTANTS ADJOINTS ET ADJOINTES À LA VICE-PRÉSIDENCE DIRECTEURS ET DIRECTRICES PROCÉDURE CHAPITRE 6 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES COTISATION EXERCICE FINANCIER RESSOURCES FINANCIÈRES EFFETS BANCAIRES ADOPTION DES ÉTATS FINANCIERS REVERS DE COTISATION DEMANDES DE SUBVENTION RENTRÉE LIVRES COMPTABLES FONDS D IMMOBILISATION COMPTE DES COMITÉS DE PROMOTION NON RESPECT DES COMPTES DE COMITÉ DE PROMOTION CHAPITRE 7 - AUTRES DISPOSITIONS AMENDEMENT FRAIS JUDICIAIRES RÉNUMÉRATION HUIS CLOS MEMBRE HONORAIRE MOTION DE BLÂME juillet 2013 iii

4 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS GÉNÉRALES CHAPITRE 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 TITRE Le présent document constitue les règlements généraux de l Association générale des étudiantes et étudiants en sciences (AGES) de l Université de Sherbrooke. 1.2 DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS ADEEP désigne l Association des étudiantes et étudiants en pharmacologie de l Université de Sherbrooke reconnue par l AGES comme étant l association étudiante du département de pharmacologie; Adjointe ou adjoint à la vice-présidence désigne un membre élu par le CE afin d aider l exécutif dans ses tâches tel que défini dans l article 5.7 ; Administrateur ou administratrice désigne un membre votant du conseil d administration de l AGES. Dans les présents Règlements Généraux, le terme membre administrateur est utilisé comme synonyme; AG désigne l assemblée générale; AGEEBUS désigne l Association générale des étudiantes et étudiants en biochimie de l université de Sherbrooke reconnue par l AGES comme étant l association étudiante du département de biochimie; AGES désigne l Association générale des étudiantes et étudiants en sciences de l Université de Sherbrooke; Association étudiante départementale désigne toute association étudiante ou tout regroupement d'associations d étudiantes et d étudiants d un département reconnu par l AGES. Il ne peut y avoir qu une seule association reconnue par département; Association désigne, sauf si le contexte l indique autrement, l Association Générale des Étudiantes et des étudiants en Sciences; Attaché ou Attachée à l exécutif désigne toute personne salariée par l AGES afin d assurer la permanence et d aider l exécutif dans ses tâches; CA désigne le conseil d'administration; 23 juillet

5 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS GÉNÉRALES Campus désigne la cité universitaire, ce qui comprend les terrains ainsi que les bâtiments actuels et éventuels de l Université; CE désigne le Conseil exécutif; Comité de promotion désigne l ensemble des membres d une promotion élu démocratiquement chaque session, afin de représenter les étudiantes et les étudiants de ladite promotion et de coordonner les activités intra-promotionnelles. Il doit être constitué au minimum d une personne qui représentera la promotion au CR; Cotisation désigne le montant de la contribution que chaque étudiante et étudiant verse à chaque session dans le but de subvenir aux besoins de l AGES; CR désigne le conseil de représentation; CUFE désigne le centre universitaire de formation en environnement tel que défini dans la charte, les statuts et les règlements de l Université de Sherbrooke; Déléguée ou Délégué désigne tout individu nommé officiellement par le CE, le CA ou le CR et représentant les intérêts de l AGES; Département désigne toute entité pédagogique ou administrative reconnue comme telle par la faculté des sciences soit les entités suivantes : biochimie, biologie, chimie, environnement, informatique, mathématiques, pharmacologie et physique. De par le caractère unique des cours s y donnant, l AGES reconnait le département d imagerie au même titre que les autres départements; Directrice ou directeur désigne un membre élu par le CE afin d aider l exécutif dans certaines tâches précises tel que défini dans l article 5.8 ; Exécutante ou Exécutant désigne tout membre du CE tel que défini dans l article Dans les présents Règlements Généraux, le terme membre exécutant est utilisé comme synonyme; Faculté désigne, sauf si le contexte l indique autrement, la faculté des sciences telle que défini dans la charte, les statuts et les règlements de l Université de Sherbrooke; FEUS désigne la Fédération Étudiante de l Université de Sherbrooke Membre représentant désigne toute personne mandatée par sa promotion pour la représenter au CR. 23 juillet

6 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS GÉNÉRALES Permanence désigne une présence par un membre exécutant, un attachée ou attaché à l exécutif ou un déléguée ou une délégué au local de l AGES afin d offrir les services de l AGES et de donner de l information; Personne neutre désigne une personne n affichant pas de position personnelle ou politique dans le cadre de ses fonctions; Présidence d élection désigne la personne que le CR a désignée pour organiser et s assurer du bon déroulement du processus électoral; Promotion inscrite désigne tout regroupement départemental de membres, terminant le baccalauréat la même année civile et s étant inscrite auprès de l AGES pour une session donnée avant la date limite indiquée par l Article Il ne peut y avoir qu une seule promotion par département par année civile; REBDIUS désigne le Regroupement des étudiantes et étudiants aux baccalauréats du département d informatique de l université de Sherbrooke reconnu par l AGES comme étant l association étudiante du département d informatique; Règlement désigne tout règlement découlant de la capacité corporative de l AGES; Règlement Interne désigne toute résolution adoptée par le CR qui fixe les modalités du travail intérieur de l AGES, de ses débats, ainsi que les sanctions éventuelles applicables à ses membres; Revers de cotisation désigne la partie de la quote-part qui est retournée aux promotions membres; Session désigne la période d une durée de quatre mois définie comme telle par le calendrier scolaire de la faculté; il y a trois sessions au cours d une année : automne, été et hiver; Situation urgente désigne toute situation où il y a perte ou risque de perte monétaire majeure réelle ou potentielle; Université désigne, sauf lorsque le contexte l indique autrement, la personne morale qu est la corporation de l Université de Sherbrooke tant en vertu de son incorporation civile que canonique; Vote indicatif désigne un vote dont le résultat n est pas comptabilisé. 23 juillet

7 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.3 INCORPORATION ET ACCRÉDITATION La corporation est constituée en vertu de la troisième partie de la Loi des compagnies du Québec, par l'émission des lettres patentes le 25 février 1993 et est accréditée en vertu de la Loi sur l'accréditation et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants. 1.4 ABROGATION Lors de leur entrée en vigueur, les présents Règlements remplacent tous les règlements antérieurs. 1.5 SIÈGE SOCIAL Le siège social de l AGES se situe à la Ville de Sherbrooke, district de St- François, province de Québec au pavillon Marie-Victorin de l Université de Sherbrooke sous l adresse: AGES Université de Sherbrooke 2500 boul. Université Pavillon Marie-Victorin (local D7-1003) Sherbrooke, Québec J1K 2R1 1.6 SIGLE ET ESTAMPILLE Le sigle de l AGES est : L estampille d approbation de document de moyenne importance est : 23 juillet

8 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.7 BUTS Représenter officiellement l ensemble des étudiantes et étudiants en sciences de l Université de Sherbrooke auprès de toute instance jugée pertinente ; Étudier, promouvoir, protéger et développer les intérêts culturels, académiques et sociaux des étudiantes et étudiants en sciences. Organiser à cet effet des réunions, conférences, sondages et maintenir un bureau pour servir de lien entre ses instances et les membres ; Offrir certains services qui correspondent aux besoins de ses membres. 1.8 POUVOIRS ET OBLIGATIONS L AGES est le principal organisme de liaison pour l ensemble des étudiantes et étudiants en sciences de l Université de Sherbrooke. Ceci lui confère le droit et l obligation de représenter l ensemble de ses membres : Auprès de toute faculté de l Université, qui comprend tous les comités consultatifs, commissions, et organismes créés par la Faculté des sciences, et ce, conjointement avec la FEUS ou non ; Auprès de la FEUS ; Auprès de tout autre organisme public, parapublic ou privé qui concerne l AGES L AGES doit développer, auprès de ses membres, le sens des responsabilités, de l'appartenance et l habitude de la collaboration en vue du bien commun. Tout mandat doit aller dans le sens de ces obligations L AGES jouit de tous les pouvoirs, droits et privilèges que lui confèrent ses lettres patentes. De par son accréditation, l Université de Sherbrooke reconnaît l AGES comme l unique regroupement de tous les étudiantes et étudiants de la faculté des sciences. L'Université a l obligation de fournir un local, du mobilier, des babillards ainsi que la liste des membres L'AGES a aussi comme pouvoirs et obligations de: Gérer de façon consciencieuse ses biens, œuvres ou projets entrepris; 23 juillet

9 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS GÉNÉRALES Contrôler et surveiller toute activité mettant en cause la bonne renommée de l AGES et de ses membres ; Produire et distribuer toute publication qui semble utile aux membres de l AGES; Élire ou nommer toute personne qui sera appelée à remplir des fonctions pour l AGES L AGES peut nommer, destituer et modifier les fonctions, pouvoirs et devoirs de ses délégués et délégués, attachés ou attachées à l exécutif, membres exécutants, membres administrateurs ou membres. 1.9 MEMBRES Est membre de l AGES toute personne inscrite à temps complet ou partiel à un programme de premier cycle à la faculté des sciences et n ayant pas retiré sa cotisation après la date limite d acquittement des frais de scolarité. Toute personne inscrite à un programme de premier cycle en pharmacologie ou du centre d études universitaire en environnement (CUFE) est également membre. Les étudiantes et les étudiants en stage ou entre deux sessions d études ont une cotisation nulle, mais sont tout de même membres Les droits des membres sont de : proposer et voter en Assemblée Générale; se présenter comme candidat à tout poste élu par l assemblée générale ou par le conseil de représentation; avoir accès à tous les documents officiels et états financiers de l Association; avoir accès aux services offerts par l AGES Les devoirs des membres sont de : participer aux assemblées générales; 23 juillet

10 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.10 DESTITUTION DE PROMOTION Toute promotion inscrite dont le nombre de représentants est strictement inférieur à 50% à deux C.R. d une même session est automatiquement destituée. Cette absence est constatée à 25 minutes de retard sur l heure indiquée sur l avis de convocation Si ladite promotion estime avoir une raison valable pour justifier le manque de membres représentants, elle peut faire une demande de réintégration au CE qui jugera alors de la validité de la raison Une promotion destituée en vertu de ce règlement voit ses parts restantes des 5@8 lui être retirées. Elle conserve toutefois les parts déjà amassées. Les parts retirées sont redistribuées selon les règlements de l AGES Une promotion destituée en vertu de ce règlement perçoit tout de même son retour de cote à la fin de la session PROCÉDURES D ASSEMBLÉE La Présidence d assemblée applique les règles de procédures selon le code Morin, sauf pour les différentes parties déjà définies dans les Règlements Généraux. La version utilisée du code Morin est celle mise à jour par Michel Delorme et publiée aux éditions Beauchemin en À moins d indication contraire, toute proposition demande la majorité simple pour être adoptée. 23 juillet

11 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES CHAPITRE 2 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES 2.1 DÉFINITION L'assemblée générale des membres est la plus importante instance décisionnelle de l Association. Elle est composée de tous les membres en règle, tels que définis à l'article 1.9. L assemblée générale des membres est souveraine; ses décisions sont finales et contestables selon les mesures prévues par les présents règlements et celles prévues par le code Morin. 2.2 POUVOIRS DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE L'AG est la plus haute instance décisionnelle de l'ages. Elle a pour mandats : de déterminer les orientations de l'ages ; d adopter et de modifier les Règlements Généraux ; d élire les membres du conseil exécutif; d entériner ou de révoquer les décisions du CR, du CA ou du CE ; d adopter les états financiers de l AGES ; de créer des comités selon les besoins de l Association et d'en déterminer les mandats et le fonctionnement ; de prendre connaissance et d'adopter les rapports de toutes les instances de la corporation (Conseil de représentation, Conseil d'administration, Conseil exécutif, comités etc.); suspendre, par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents, un membre régulier ; destituer un membre du CA ou du CE par un vote à majorité absolue; demander un référendum. 23 juillet

12 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES 2.3 TYPES D ASSEMBLÉES GÉNÉRALES Il y a trois types d assemblée générale, les AG régulières, les AG spéciales et les AG légales Assemblée générale régulière une AG semestrielle sera tenue chaque session; Lorsqu une assemblée régulière n obtient pas le quorum, elle devient une assemblée générale légale Assemblée générale spéciale Un membre peut convoquer une AG spéciale pour traiter de sujets et seulement de sujets définis dans l'ordre du jour de l AG spéciale. Les conditions sont : Une pétition signée par vingt membres de l'ages qui exige la tenue d'une AG spéciale doit être présentée au CE ou; Au moins deux membres du CA issus de départements différents demandent la convocation de l AG spéciale Une AG spéciale peut être convoquée par résolution du CR, pour traiter de sujets et seulement de sujets définis dans l ordre du jour Assemblée générale légale L assemblée générale légale n a aucun pouvoir de proposition. Elle n a pas de quorum. Son rôle est d assurer l adoption des documents requis par la loi sur les compagnies et les autres documents requis pour le bon fonctionnement de l association. Selon la session, elle peut : Adopter les états financiers annuels de l AGES (hiver); Adopter les états financiers semestriels de l AGES (hiver, automne et été); Adopter les rapports semestriels des administratrices et administrateurs (hiver, automne et été); Adopter les rapports semestriels des exécutantes et des exécutants (hiver, automne et été); Adopter les orientations annuelles pour l exécutif (hiver). 23 juillet

13 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES 2.4 CONVOCATION Un avis de convocation du jour, de l'heure et de l'endroit où sera tenue l AG semestrielle doit être publié cinq jours ouvrables avant l'assemblée Lors de la convocation d une AG spéciale, un avis de convocation, comportant le jour, l'heure et l'endroit où sera tenue l'assemblée ainsi que l'ordre du jour, doit être transmis trois jours ouvrables avant le jour de l'assemblée Avant chaque AG, le CE ou le CR doit prévoir une date d ajournement afin de continuer une AG ayant eu quorum mais ne pouvant être terminée. Cette date doit être inscrite sur le premier avis de convocation. 2.5 QUORUM Le quorum pour toute AG sera de cinquante membres de l'ages Le quorum pour toute AG tenue à l été sera de 40 membres Dans l éventualité où une personne en conflit d intérêt face au point discuté doit se retirer temporairement de la rencontre, son absence n affecte pas le quorum et son vote n est pas comptabilisé. 2.6 VOTE Chaque membre de l'ages a un seul droit de vote Le vote par procuration n est pas autorisé L'expression des votes se fera à main levée à moins que le scrutin secret n ait été demandé par la majorité simple des membres présents Préalablement à la convocation de l AG, le CE, le CA et le CR peuvent imposer la tenue d un vote secret pour un ou plusieurs points Chaque exécutante et exécutant n a qu un seul droit de vote. Dans le cas d un vote à main levée, le vote de chaque membre de l exécutif compte comme une abstention. Dans un vote secret ou référendaire, chaque membre de l exécutif est libre de voter pour l option de son choix Le dépouillement du vote secret se fera par un comité composé de deux membres du CE et de deux membres de l AG sous la supervision de la présidence d assemblée. 23 juillet

14 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES 2.7 VOTE INDICATIF Peuvent participer à ce vote à main levée les observateurs et observatrices et les membres votants. Les membres exécutants, la présidence et le secrétariat d assemblée ne peuvent y participer Le vote indicatif peut être demandé pour tout sujet jugé pertinent par l AG. 2.8 OBSERVATEUR OU OBSERVATRICE L AG peut permettre à toute personne non-membre de l association d être observatrice lors de ses instances. L AG a le droit de refuser, à tout moment, la présence et/ou les interventions des personnes observatrices. Le droit de parole peut être accordé à la personne observatrice par la Présidence d Assemblée. 2.9 PROCÉDURES La Présidence d assemblée doit être assurée par une personne neutre. 23 juillet

15 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL DE REPRÉSENTATION CHAPITRE 3 - CONSEIL DE REPRÉSENTATION 3.1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Le conseil de représentation est l instance qui régit les orientations semestrielles et leur logistique, et voit à la bonne marche générale de l AGES. 3.2 COMPOSITION Représentantes et représentants délégués : Le CR est composé d une personne par promotion par programme d étude; Les membres représentants sont nommés par les comités de promotion Membres non-votants du CR : Les membres du conseil exécutif sont automatiquement membres non-votants du CR; Le CE se partage un droit de proposition qui ne nécessite pas d appuyeur; Les membres du conseil d administration sont automatiquement membres non-votants du CR s ils n en font pas déjà partie selon l article des présents règlements généraux; Le CA se partage un droit de proposition qui ne nécessite pas d appuyeur. 3.3 CONDITIONS D ADMISSIBILITÉ Pour être admissible à la fonction de représentant et de représentante, il faut être membre tel que défini dans l'article 1.9 des présents Règlements Généraux. Aucune personne employée par l exécutif de l AGES ni membre du CE ne peut être représentant. 23 juillet

16 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL DE REPRÉSENTATION 3.4 POUVOIRS DU CONSEIL DE REPRÉSENTATION Le CR peut par un vote majoritaire : Entériner les décisions du CA ; Adopter et modifier, si nécessaire, la régie interne de l AGES, par le biais du Cahier de règlements internes ; Adopter les orientations semestrielles de l AGES et d en déterminer les priorités ; Nommer la présidence d élection à chaque session; Créer tout comité, commission, instance, organisme ou service, en nommer les membres, disposer de ses rapports, adopter ou modifier son budget et adopter ou modifier sa régie interne. Les membres de ces comités, commissions, instances, organismes ou services se partagent un droit de proposition qui ne nécessite pas d appui aux assemblées du CR Le CR peut par un vote des deux tiers (2/3) : Démettre tout membre administrateur de ses fonctions à l AGES ; Démettre de ses fonctions tout membre du CE; Démettre de ses fonctions toute personne nommée sur un comité ou un conseil par le CR, le CA ou le CE ; Modifier les Règlements Généraux de l'ages. Les Règlements Généraux sont appliqués tels que modifiés jusqu à la prochaine AG au cours duquel les modifications doivent être entérinés. 23 juillet

17 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL DE REPRÉSENTATION 3.5 RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CONSEIL DE REPRÉSENTATION Les membres représentants ont les responsabilités suivantes envers l Association: combler tous les sièges de sa promotion; représenter sa promotion ; informer son comité de promotion de toute décision prise en conseil de représentation; prendre connaissance des documents qui lui sont envoyés par le conseil exécutif ou le conseil d administration de l AGES; 3.6 SÉANCES ET AVIS Assemblées régulières Le CR se réunit en séance régulière aussi souvent que les affaires de l'association l'exigent, avec un minimum de trois réunions par session. Un avis de convocation spécifiant le moment et l endroit de la séance doit être envoyé aux membres représentants au moins 5 jours ouvrables avant la séance. Cet avis doit contenir tous les documents nécessaires à une bonne préparation de la séance Assemblées spéciales Des séances spéciales du CR peuvent être convoquées en tout temps par l exécutif de l AGES ou par deux administrateurs ou administratrices qui en font la demande. Un message spécifiant le moment et l'endroit de la séance spéciale doit être envoyé aux membres représentants au moins trois (3) jours ouvrables avant la séance. Cet avis doit contenir tous les documents nécessaires à une bonne préparation de la séance L avis de convocation à une assemblée spéciale du conseil de représentation doit être accompagné d un ordre du jour avec note explicative préparés par la ou les personnes qui ont demandé la tenue de l assemblée spéciale; On ne doit discuter, aux assemblées spéciales du conseil de représentation, que des sujets indiqués sur l avis de convocation. 23 juillet

18 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL DE REPRÉSENTATION 3.7 QUORUM Le quorum d une assemblée du conseil de représentation est du deux tiers (2/3) des membres représentants des promotions inscrites Dans l éventualité où une personne en conflit d intérêt face au point discuté doit se retirer temporairement de la rencontre, son absence n affecte pas le quorum et son vote n est pas comptabilisé. 3.8 PROCÉDURES D ASSEMBLÉES La Présidence d assemblée doit être assumée par une personne neutre. Aucun membre exécutant ni membre administrateur ni membre représentant ne peut assumer cette fonction. 3.9 OBSERVATRICES OU OBSERVATEURS Le CR peut admettre à ses séances, à titre d observateur ou d observatrice, toute personne n étant pas représentante. Le CR a le droit de refuser, à tout moment, la présence et/ou les interventions des personnes observatrices. Le droit de parole peut être accordé à un observateur ou une observatrice par la présidence d assemblée. 23 juillet

19 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL D ADMINISTRATION CHAPITRE 4 - CONSEIL D ADMINISTRATION 4.1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES Le conseil d administration est l instance qui régit les affaires financières et légales de l AGES; le CA voit à la bonne marche générale de cette dernière. 4.2 COMPOSITION Le CA est composé d une personne par département nommée par l association départementale En l absence d association départementale, le siège du département sera voté par une assemblée des comités de promotion, supervisée par l exécutif de l AGES Sont également membres votants la présidence, la vice-présidence aux affaires financières et la vice-présidence aux affaires administratives ou un autre membre du conseil exécutif de l AGES en cas de vacance de poste ou de destitution En cas de vacance de poste tel que définie à l article 4.9 le CA peut nommer par intérim tout autre membre au poste de membre du conseil d administration. 4.3 DURÉE DU MANDAT Le mandat d un membre administrateur perdure tant qu il ou elle est membre de l AGES, n a pas changé de département et que l élection régulière suivante n a pas eu lieu. Chaque élection régulière remet l ensemble des sièges en jeu. 4.4 CONDITIONS D ADMISSIBILITÉ Pour être admissible à la fonction d'administrateur et d administratrice, il faut être membre, tel que défini dans l'article 1.9 des présents Règlements Généraux. Aucune personne salariée par l AGES ni aucun membre du CE autre que les trois (3) membres votants tels que définis à l article ne peut être administrateur. 23 juillet

20 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL D ADMINISTRATION 4.5 POUVOIRS DU CONSEIL D ADMINISTRATION C est au CA qu il revient, par un vote majoritaire : d adopter et de modifier tout budget, prévision budgétaire ou états financiers de l AGES; d autoriser tout prêt consenti à un organisme ou à un individu non-membre de l Association. Si quelque prêt à un individu ou organisme membre se fait, tous les membres du conseil d administration de l Association qui l'ont effectué ou qui, de quelque manière que ce soit, y ont consenti, sont solidairement responsables envers l AGES et ses créanciers de la somme prêtée et de l'intérêt; d approuver toute remise de dette de l un ou l une de ses débitrices et toute modification à une entente établie par le conseil d administration; d autoriser le conseil exécutif à entreprendre, au nom de l Association, toute action légale; par le biais de règlements, de créer tout comité, commission, instance, organisme ou service, d en nommer les membres, de disposer de leurs rapports, d adopter ou modifier leur budget et d adopter ou modifier leur régie interne, à moins de dispositions contraires dans les Règlements généraux de l AGES ou dans les règlements relatifs audit organisme. Les comités sont redevables à l instance qui les a créés; de déposer au conseil des représentants suivant, une motion de destitution à tout membre administrateur qui ne se présente pas à un conseil d administration sans motif valable et sans préavis Le CA peut par un vote des deux tiers (2/3) : Suspendre de ses fonctions tout membre du CE ou du CA jusqu au prochain Conseil de représentation. Un conseil de représentation spécial doit se tenir dans un délai de sept (7) jours ouvrables suivant la suspension. L ordre du jour et l avis de convocation sont de la responsabilité du proposeur; Démettre de ses fonctions toute personne nommée à un comité ou à conseil par le CA ou le CE ; 23 juillet

21 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL D ADMINISTRATION 4.6 RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION Les membres administrateurs ont les responsabilités suivantes envers l Association: siéger à titre personnel et veiller au bon fonctionnement de l AGES; voir à la bonne santé financière de l AGES et au respect de tout cadre légal et règlementaire s appliquant à l AGES; informer son association départementale de toute décision prise par le conseil d administration de l AGES; prendre connaissance des documents qui lui sont envoyés par le conseil exécutif de l AGES; être présent à toutes les réunions du conseil d administration à moins d un motif valable et d un préavis; 4.7 SÉANCES ET AVIS Assemblées régulières Le CA se réunit en séance régulière aussi souvent que les affaires de l'association l'exigent, avec un minimum de trois réunions par session. Un avis de convocation spécifiant le moment et l endroit de la séance doit être envoyé aux membres représentants au moins 5 jours ouvrables avant la séance. Cet avis doit contenir tous les documents nécessaires à une bonne préparation de la séance Assemblées spéciales Des séances spéciales du CA peuvent être convoquées en tout temps par le conseil exécutif ou par deux membres administrateurs délégués qui en font la demande. Un message spécifiant le moment et l'endroit de la séance spéciale doit être envoyé aux membres administrateurs au moins 72 heures avant la séance. Cet avis doit contenir tous les documents nécessaires à une bonne préparation de la séance. 23 juillet

22 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL D ADMINISTRATION L avis de convocation à une assemblée spéciale du conseil d administration doit être accompagné d un ordre du jour avec note explicative préparés par la ou les personnes qui ont demandé la tenue de l assemblée spéciale; On ne doit discuter, aux assemblées spéciales du conseil d administration, que des sujets indiqués sur l avis de convocation. 4.8 QUORUM Le quorum d une assemblée du conseil d administration est de six (6) membres administrateurs comprenant au moins un membre votant du conseil exécutif. Si le quorum n est pas atteint une demi-heure après l heure fixée par l avis de convocation, l assemblée est dissoute après qu eurent été enregistrés au procès-verbal les noms des membres présents Dans l éventualité où une personne en conflit d intérêt face au point discuté doit se retirer temporairement de la rencontre, son absence n affecte pas le quorum et son vote n est pas comptabilisé. 4.9 POSTE VACANT Le poste d'un membre administrateur sera vacant si celui-ci: donne sa démission; Un membre administrateur est réputé avoir démissionné s il change de département ou s il cesse d être membre. Un membre administrateur est réputé avoir démissionné s il est élu sur le conseil exécutif de l AGES ne répond plus aux conditions d'admissibilité; est destitué, conformément à l'article des présents Règlements Généraux ; n a pas été nommé conformément à l'article 4.2 des présents Règlements Généraux. 23 juillet

23 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL D ADMINISTRATION 4.10 PROCÉDURES D ASSEMBLÉES La Présidence d assemblée peut être assumée par un membre administrateur délégué ou une personne externe neutre. Un membre du conseil exécutif n est pas admissible au titre de présidence d assemblée, sauf s il est un membre administrateur OBSERVATRICE OU OBSERVATEUR Le CA peut admettre à ses séances, à titre d observateur ou d observatrice, toute personne jugée pertinente aux discussions. Le CA a le droit de refuser, à tout moment, la présence et/ou les interventions des observateurs et observatrices. Le droit de parole peut être accordé à ceux-ci par la présidence d assemblée. 23 juillet

24 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF CHAPITRE 5 - CONSEIL EXÉCUTIF 5.1 ÉLECTIONS Le CE est élu en Assemblée générale semestrielle L AG semestrielle de l automne élit l exécutif de la session d hiver et d été ; L AG semestrielle de l hiver élit l exécutif de la session d automne ; Les postes non-comblés lors de ces AG peuvent être élus dans n importe quelle autre AG ou par n importe quel autre CR. 5.2 COMPOSITION Le CE est formé de dix membres qui sont élus selon l Article 5.1. Ces huit membres occupent les postes suivants : Présidence ; Vice-Présidence aux affaires administratives ; Vice-Présidence aux affaires financières ; Vice-Présidence aux affaires internes ; Vice-Présidence aux affaires externes ; Vice-Présidence aux affaires socio-culturelles ; Vice-Présidence aux affaires environnementales ; Vice-Présidence aux affaires technologiques ; 5.3 DURÉE DU MANDAT Le mandat de l exécutif est d'une durée d'une session scolaire. 23 juillet

25 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF 5.4 CONDITIONS D ADMISSIBILITÉ Pour occuper l'un des postes du CE, il faut être membre tel que défini dans l Article 1.9 des présents Règlement Généraux et ne pas être employé de l AGES. Un membre exécutant ne peut en aucun cas siéger comme représentant au CR. 5.5 POUVOIRS GÉNÉRAUX Administrer les affaires courantes de l'ages ; Surveiller ou diriger les activités de l'ages, telles que définies par le CA ; Veiller à l'exécution des décisions du CA ; Faire les transactions nécessaires à l'exécution de ses tâches. Pour les contrats engageant un montant excédant $ ou engageant l'ages pour une durée plus longue que leur mandat, une autorisation du CA est nécessaire ; Se substituer à tout comité, commission ou organisme créé par le CA ou en vertu des Règlements Généraux de l'ages qui ne remplirait pas, ou mal, son mandat, auquel cas le CE doit s'expliquer à la prochaine séance régulière du CA ; Prendre une décision au nom de l AGES et la faire entériner par le CA ou le CR suivant ; Gérer les locaux attribués à l AGES selon la «loi sur l accréditation et le financement des associations d élèves ou d étudiants» Combler par intérim un poste vacant du CE jusqu'au prochain CR. 23 juillet

26 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF 5.6 TÂCHES ET RESPONSABILITÉS DES EXÉCUTANTS Chaque membre du CE se doit de : lire les rapports de fins de mandats des 3 dernières sessions et lire le livre d or de son poste dans la première semaine de son mandat; produire un rapport de fin de mandat selon le modèle adopté par le CE, tel que décrit dans le Cahier des Règlements Internes ; mettre en exécution les résolutions votées par l AG et par le CR ; faire un minimum de deux heures de permanence par semaine dans le local de l AGES; assister à toutes les réunions du CE et du CR ; produire un compte-rendu au CE de toute réunion à laquelle il a assistée au nom de l AGES ; effectuer une transition soit par téléphone ou en personne à son successeur au plus tard une semaine après le début de la session ; tenir à jour son classeur et sa boîte courriel ; se tenir au courant des activités organisées par l AGES ; présider tout comité, commission ou organisme créé par le CA ou le CR s il en est responsable ; mettre à jour son Livre d Or ; s'assurer que les informations concernant les activités organisées et/ou supervisées par celui-ci soient diffusées ; lire et signer une copie des présents Règlement Généraux. 23 juillet

27 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF Les tâches spécifiques pour les membres du CE sont: Présidence Coordonner et superviser les activités de l AGES ; Voir à la répartition des tâches entre les différents membres de l exécutif, les adjoints et adjointes à la vice-présidence et les directeurs et directrices ; S assurer que les membres exécutants s acquittent de leurs tâches ; Représenter officiellement l AGES ; Présider les CE ; Représenter l AGES aux différentes instances de la FEUS ; Siéger au Conseil de la Faculté des sciences ; Voir au respect de la collégialité des membres du CE ; Être responsable de déléguer et/ou d assurer le suivi des dossiers et tâches qui ne relèvent d aucun poste ; Être responsable d assurer le suivi des rapports de fin de mandat et des livres d or de l exécutif ; Être le responsable ultime de tous les dossiers du CE envers le CA ; Être signataire des comptes de l AGES ; Gérer les courriels reçus à l'adresse ages.info@usherbrooke.ca Vice-Présidence aux affaires administratives Envoyer les avis de convocations des CE et des CA ; Être responsable des procès-verbaux des CE et des CA ; Être responsable des archives et du centre de documentation ; Authentifier les documents officiels par sa signature ; Être l un des trois signataires du compte de l AGES S assurer de trouver une personne neutre pour assurer la présidence et le secrétariat d assemblée pour les CA et les AG ; Coordonner les tâches des attachés et attachées à l exécutif engagés par l AGES ; Être responsable de coordonner toute refonte des Règlements Généraux et des règlements internes ; Être responsable d envoyer à chaque début de session la liste des membres de l exécutif aux instantes suivantes : o Faculté des sciences et ses départements ; o FEUS. Être responsable du processus d embauche des attachées et attachés de l'ages; Être responsable des affaires légales de l AGES ; Être responsable de la gestion des assurances de l AGES ; Remplacer la présidence en cas d indisponibilité ou d'absence de celleci. 23 juillet

28 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF Vice-Présidence aux affaires financières Voir à la bonne gestion des avoirs de l AGES ; Être la signature principale des comptes de l AGES ; Être responsable de l adoption et du respect des prévisions budgétaires de l AGES envers le CA ; Être responsable de la présentation des prévisions budgétaires lors de la première séance du CA à chaque session ; Être responsable de la préparation des états financiers (relevé de compte) présentés aux instances de l'ages ; Calculer et distribuer les revers de cotisation ; Être responsable de l inventaire des biens de l AGES : S assurer de la bonne utilisation des biens de l AGES ; Tenir le registre des demandes de subventions, acceptées ou non; Coordonner le poste de directeur ou de directrice de directeur à l approvisionnement; Être responsable de l application de la politique sur la vente de boissons alcoolisées du Cahier des Règlements Internes en collaboration avec la Vice-Présidence aux affaires socio-culturelles; Être responsable de l application de la politique de subvention du Cahier des Règlements Internes Vice-Présidence aux affaires internes Favoriser les contacts entre les différentes promotions, le CE et le CA; Assurer les relations avec les membres qui étudient sur le Campus de la santé Faciliter l échange d information entre les différentes instances dans la faculté ; Être responsable de la diffusion de l information, de l affichage et de la publicité dans la faculté ; Être responsable de recueillir la mise à jour de l exécutif des Comités de promotion à chaque session ; Vérifier à chaque début de session s'il manque des informations sur le site de l'ages; Être responsable de l application de la «Déclaration droits et responsabilités des étudiants» auprès des membres; Être responsable du programme de «Mentions reconnaissance»; S assurer de la tenue d évaluations sur la qualité de l enseignement dans la faculté des sciences à chaque session; Siéger à la Commissions des affaires pédagogiques de la FEUS ; Siéger au Conseil de la Faculté des sciences; Être responsable de la banque d examen de l AGES; Être responsable de l organisation de la soirée des cotes. 23 juillet

29 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF Être responsable d établir une liste détaillée des noms des membres étudiants ainsi que leurs coordonnées pour les instances suivantes : o Conseil exécutif ; o Conseil d administration ; o Conseil de la faculté des sciences ; o Tout collège électoral ; o Tout autre comité jugé pertinent par le CE Vice-Présidence aux affaires externes Être responsable de la diffusion des positions de l AGES auprès de tout organisme externe à la faculté des sciences ; Être responsable des relations avec : o Les autres associations facultaires ; o La FEUS ; Tout autre organisme ou organisation externes à la faculté des sciences liée à l AGES, à l'exception des organismes liés à l'ages par le biais d'un contrat financier ; Siéger sur les instances suivantes à titre de représentant de l AGES: Aux différentes instances de la FEUS ; À tous les comités et commissions jugés pertinents de la FEUS à l exception de la commission aux affaires académiques ; Visiter l exécutif de toutes les autres associations facultaires membres de la FEUS, déclarées «actives» selon les termes de la FEUS, au moins une fois par session, hors du cadre officiel d une réunion formelle. Transférer à la Vice-Présidence aux affaires internes et à la Vice- Présidence aux affaires socio-culturelles toute information pertinente relative aux activités de campus organisées par les autres associations facultaires Vice-Présidence aux affaires socio-culturelles Voir à la tenue d activités socio-culturelles pour tous les membres ; Être responsable du bon fonctionnement et de la planification des 8; Coordonner les tâches de l équipe directrice des 5@8 Être responsable des démarches d'obtention de tout permis d alcool, s il y a lieu, en collaboration avec la Vice-Présidence aux affaires financières; Être responsable de l inventaire de tous les articles nécessaire au 8 ; Être responsable du bon usage et de l entretien du salon étudiant (Comatorium) ; 23 juillet

30 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF Être responsable du rangement et de l entretien du local de rangement des articles nécessaires au 8 (dépôt) de l AGES ; Être responsable de la création et de la coordination des comités d'initiation ; Être responsable des activités d initiations organisées par l'ages; Être responsable de l application de la politique sur les 8 de l AGES du Cahier des Règlements Internes ; Être responsable de l application de la politique sur la vente de boissons alcoolisées du Cahier des Règlements Internes en collaboration avec la Vice-Présidence aux affaires financières Vice-Présidence aux affaires environnementales Connaître les politiques environnementales facultaires et universitaires tout en étant capable de définir les principes et pratiques applicables à l AGES et à ses membres Collaborer avec les groupes environnementaux et ceux liés au développement durable sur le campus; Créer et présider le comité/forum sur l environnement dans la faculté; Sensibiliser les membres à la cause environnementale; Vérifier que les décisions prises par le CE, le CA et l AG sont dans une optique de développement durable; Mettre sur pied des projets qui rendent la vie facultaire plus écologique et durable ; Assurer la disposition et entretien des plantes dans la faculté; Être en charge du compost du local de l'ages. Être responsable de nommer une personne adjointe à la Viceprésidence aux affaires environnementales qui aura comme mandat d assister aux réunions de Campus Durable et lui rapporter les développements pour la durée de son mandat. Dans le cas où la vice-présidence n a pas trouvé d adjoint ou d adjointe, celle-ci se doit de siéger aux réunions de Campus Durable Vice-Présidence aux affaires technologiques Voir à la gestion (mise à jour, entretien, frais, etc.) du site Internet de l AGES; Afficher l information fournie par les autres membres du CE sur le site Internet de l association; Effectuer la maintenance du réseau et des installations informatiques de l AGES; Effectuer la maintenance et s assurer du bon fonctionnement des appareils électroniques de l association (système de son, téléviseurs, etc.) ; 23 juillet

31 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF S assurer de la bonne gestion et de la disponibilité de la banque d examen sur le site Internet de AGES; Effectuer une copie de sauvegarde de toutes informations sur support technologique au cours de la deuxième moitié de la session. 5.7 ADJOINTS ET ADJOINTES À LA VICE-PRÉSIDENCE Personnes nommées par le CE et redevables devant le CE, mais n en font pas partie Personnes assistants une vice-présidence dans ses tâches. 5.8 DIRECTEURS ET DIRECTRICES Les directeurs et directrices sont nommés par le CE et redevables au CE, mais n en font pas partie Les postes de directeur et directrices sont : Directeur ou directrice à l approvisionnement ; Directeur ou directrice des 8 ; Directeur ou directrice photo Les tâches des directeurs et directrices sont : Directeur ou directrice à l approvisionnement Aider au maintien de l inventaire ; Être responsable de l achat des biens nécessaire au bon fonctionnement de l AGES ; S assurer d acheter les articles au meilleur rapport qualité-prix et que, dans la mesure du possible, l'achat soit éco- et socio-responsable, tout en tenant compte des besoins de l AGES et de l objectif recherché par l achat Directeur ou directrice des 5@8 Aider la Vice-Présidence aux affaires socio-culturelles à l organisation et au bon fonctionnement des 5@8 et des autres activités sociales organisées par l AGES; 23 juillet

32 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - CONSEIL EXÉCUTIF Directeur ou directrice photo Immortaliser les événements socioculturels à l aide d un appareil photo et s assurer du transfert des photos à l AGES. 5.9 PROCÉDURE La présidence applique les règles de procédures selon le code Morin, sauf pour les différentes parties déjà définies dans les Règlements Généraux. La présidence des assemblées du CE est assurée par la présidence de l AGES, à moins qu il ne cède sa place. Tout autre membre du CE peut exercer la présidence d une réunion du CE. La présidence d assemblée dispose d un vote prépondérant en cas d égalité dans les voix. 23 juillet

33 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS FINANCIÈRES CHAPITRE 6 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES 6.1 COTISATION La cotisation à l AGES est de 1,50$ par crédit et d un maximum de 17,50$ Les cotisations étudiantes sont remboursables auprès de la Vice- Présidence aux affaires financières jusqu à la date limite de paiement des frais de scolarité dictée par l Université à chaque session. 6.2 EXERCICE FINANCIER L exercice financier de l'ages est d une durée d une année débutant le 1er janvier et se terminant le 31 décembre. Les états financiers périodiques devront être déposés, au minimum, deux semaines avant la fin de chaque session. 6.3 RESSOURCES FINANCIÈRES Les ressources financières de l'ages se composent des cotisations étudiantes des membres de l'ages et de toutes autres sources que l'ag ou, à défaut, le CA, jugera appropriées d'établir L AGES doit en tout temps disposer d un fond de roulement de $. 6.4 EFFETS BANCAIRES Toutes les dépenses de l'ages devront être accompagnées de pièces justificatives Les trois signataires officiels de l AGES sont d office la Présidence, la Vice- Présidence aux affaires financières, et la Vice-Présidence aux affaires administratives. Deux de ces trois membres doivent apposer leur signature sur tous les effets bancaires pour que ceux-ci soient valides. Dans le cas où un de ces postes est vacant, un autre membre exécutant sera désigné signataire temporairement par le CE. 23 juillet

34 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX - DISPOSITIONS FINANCIÈRES 6.5 ADOPTION DES ÉTATS FINANCIERS Les états financiers de l AGES devront être signés, présentés en premier lieu au CA de l AGES et être adoptés par un vote des deux tiers (2/3). Par la suite, les états financiers devront être présentés à l AG semestrielle d hiver tel que prévu par l Article 2.2 des présents Règlements Généraux. 6.6 REVERS DE COTISATION Pour chaque session, l'ages redistribue aux comités de promotion un revers de cotisation de 35 % de la cotisation des membres de l AGES. Le revers est calculé proportionnellement au nombre de membres étudiants inscrits dans chaque promotion et est versé à chacune de ces promotions à condition qu elles soient reconnues par l AGES. Pour être reconnu, le formulaire d inscription des comités de promotion de l AGES doit être rempli et retourné avant 23 h 00 le lundi de la 3e semaine de cours de la session au local de l AGES. À la session d automne, les premières années ont 2 semaines de plus, ils ont donc jusqu à 23h00 le lundi de la 5 e semaine de cours. De plus, il est nécessaire que la promotion soit conforme aux Articles 6.11 et 6.12 des présents Règlements Généraux. 6.7 DEMANDES DE SUBVENTION Selon la politique de subvention du Cahier des Règlements Internes, l AGES peut accorder des subventions à des groupes ou des organismes. L AGES doit y consacrer au moins 1000$ par session dans ses prévisions budgétaires, mais n est pas tenue de le dépenser Au dernier CA de chaque session, l ensemble des demandes de subventions sera voté. Aucune subvention ne peut être accordée en dehors de ce CA, à moins du vote des deux tiers (2/3) des membres du CA présents lors d une réunion spéciale Aucun membre administrateur ne peut voter sur une demande de subvention s'il est directement ou indirectement impliqué comme organisateur ou participant. Il doit par ailleurs s exclure des délibérations Toute demande de subvention doit être présenté au moins 24h heures avant la dernière réunion du CE de l AGES précédant la dernière réunion du CA de la session. Celui-ci se chargera d effectuer le premier tri sur la base de l Article juillet