ENTENTE D ACCÈS AU CENTRE D ÉCHANGE D INFORMATION DE L INTERNATIONAL FUEL TAX ASSOCIATION, INC. POUR MEMBRE NON PARTICIPANT

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1 ENTENTE D ACCÈS AU CENTRE D ÉCHANGE D INFORMATION DE L INTERNATIONAL FUEL TAX ASSOCIATION, INC. POUR MEMBRE NON PARTICIPANT 1. Parties La présente entente (ci-après «l Entente») est conclue entre le gouvernement du Québec représenté par le ministre des Finances et de l Économie, exerçant les fonctions du ministre du Revenu en vertu du décret numéro du 20 septembre 2012, agissant par le présidentdirecteur général de l Agence du revenu du Québec (ci-après «juridiction non participante»), le ministre des Relations internationales, de la Francophonie et du Commerce extérieur, agissant par le sous-ministre du ministère des Relations internationales, de la Francophonie et du Commerce extérieur, et le ministre délégué aux Affaires intergouvernementales canadiennes, à la Francophonie canadienne et à la Gouvernance souverainiste, agissant par le secrétaire général associé aux Affaires intergouvernementales canadiennes, et l International Fuel Tax Association, Inc. (ci-après «IFTA, Inc.»). L Entente permet à la juridiction non participante membre de l Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (ci-après «Entente IFTA») de voir et de télécharger les données démographiques des titulaires de permis, les données relatives à la transmission des fonds ainsi que les données sommaires relatives à la transmission des fonds, par l intermédiaire du centre d échange d information de l IFTA, Inc. (ci-après «centre d échange»). L Entente permet également à la juridiction non participante d accéder aux données du règlement de la compensation des fonds pour la répartition du montant de la taxe sur les carburants entre les juridictions membres participantes, par l intermédiaire de la compensation des fonds. En contrepartie du paiement de frais d adhésion annuels par la juridiction non participante, conformément au paragraphe.300 de l article R1810 de l Entente IFTA, IFTA, Inc. accepte de consentir à la juridiction non participante l accès au centre d échange et de lui en autoriser une utilisation limitée. 2. Définitions 2.1. Organisme : le bureau, le service, le cabinet, le conseil, la division, la commission ou tout autre organisme de réglementation d une juridiction membre qui a la responsabilité, en vertu de la loi, d administrer l Entente IFTA dans ladite juridiction Représentant de l organisme : le chef de l organisme autorisé à représenter ce dernier pour l administration de la taxe aux termes de l Entente IFTA Agent autorisé : l employé, l agent ou tout autre membre du personnel autorisé d un organisme d une juridiction participante que le représentant de l organisme, ou son délégué, a désigné pour accéder au centre d échange Centre d échange : le centre d échange d information de l IFTA, Inc. créé aux termes du chapitre XXI de l Entente IFTA, constitue le dépôt administratif pour la réception et la conservation des données démographiques sur les titulaires de permis, des données relatives à la transmission des fonds et des données sommaires relatives à la transmission de toutes les juridictions membres participantes. Il incombe également au centre d échange de fournir l infrastructure nécessaire au processus de la compensation des fonds. Il est situé dans les bureaux de l IFTA, Inc., à Chandler, en Arizona. 1

2 2.5. Comité consultatif du centre d échange : comité créé par le conseil d administration d IFTA, Inc. pour donner des conseils techniques et recevoir les recommandations des usagers sur la structure et les composantes du centre d échange Données démographiques : les renseignements sur les titulaires de permis qui doivent être échangés par les juridictions membres conformément aux documents constitutifs et tout autre renseignement exigé par IFTA, Inc., pour le téléversement des données Divulgation : une communication à une personne, de quelque manière que ce soit, des données démographiques de titulaires de permis, des données relatives à la transmission des fonds, des données sommaires relatives à la transmission d une juridiction participante et des renseignements sur le règlement de la compensation des fonds obtenus du centre d échange Compensation des fonds : l addition du montant total sommaire mensuel de la transmission de chacune des juridictions participantes, payable par chacune d elles et à chacune d elles, qui donne le montant net à verser ou à recevoir par chaque juridiction participante Compte de la compensation des fonds : compte bancaire créé par IFTA, Inc. dans un établissement financier reconnu par l intermédiaire duquel les montants nets résultant de la compensation des fonds sont distribués Calendrier de la compensation des fonds : le calendrier établi par le Comité consultatif du centre d échange et approuvé par le conseil d administration d IFTA, Inc. concernant les échéances du processus de la compensation des fonds, dont les échéances de chaque cycle de compensation des fonds, à savoir : le téléversement et la vérification par la juridiction des données relatives à la transmission des fonds et des données sommaires relatives à la transmission; la délivrance des renseignements sur le règlement de la compensation des fonds par IFTA, Inc.; le versement des paiements des juridictions au compte de la compensation des fonds; le virement du paiement par IFTA, Inc., du compte de la compensation des fonds aux juridictions Cycle de la compensation des fonds : un processus complet de la compensation des fonds à partir du téléversement et de la vérification des données relatives à la transmission par la juridiction jusqu au paiement des fonds (y compris les fonds soumis tardivement) par IFTA, Inc Renseignements sur le règlement de la compensation des fonds : rapports fournis par IFTA, Inc. sur la compensation des fonds, dont les suivants : les totaux sommaires de la compensation des fonds par juridiction qui montreront, dans le cas d une juridiction participante, les résultats de la compensation des fonds pour ce membre et toutes les autres juridictions participantes; le rapport de règlement définitif qui indique le résultat définitif de la compensation des fonds pour toutes les juridictions participantes, de même que le montant à verser dans le compte de la compensation des fonds ou à recevoir de ce compte pour le cycle courant de la compensation des fonds. 2

3 2.13. Documents constitutifs : les articles de l Entente IFTA, du Manuel des procédures et du Manuel de vérification de l Entente IFTA Juridiction a le sens qui lui est donné au chapitre II de l Entente IFTA Titulaire de permis a le sens qui lui est donné au chapitre II de l Entente IFTA Juridiction membre : une juridiction qui fait partie de l Entente internationale concernant la taxe sur les carburants, conformément au chapitre XV de l Entente IFTA et qui est membre actif selon ce chapitre Juridiction non participante : toute juridiction membre qui a conclu avec IFTA, Inc. une entente sur l accès en tant que juridiction non participante et qui ne téléverse pas de données démographiques, de données relatives à la transmission de fonds, ni de données sommaires relatives à la transmission au centre d échange Juridiction participante : toute juridiction membre qui a conclu une entente sur l accès avec IFTA, Inc. et qui téléverse des données démographiques, des données relatives à la transmission de fonds, des données sommaires relatives à la transmission au centre d échange Vérification de la conformité au programme : la vérification de la conformité du programme de l Entente IFTA de la juridiction participante, selon les dispositions du paragraphe.200 de l article R1510 de l Entente IFTA Consultation seulement : l accès d une juridiction non participante au centre d échange pour accéder et transférer des rapports portant sur les données démographiques des titulaires de permis, des données relatives à la transmission de fonds et des données sommaires relatives à la transmission, de même que des renseignements sur le règlement de la compensation des fonds Organisme signataire : tout bureau, ministère, cabinet, conseil, division, commission ou autre organisme de réglementation d une juridiction membre qui a signé une entente sur l accès pour toute la durée pendant laquelle ladite entente reste en vigueur et lie cette juridiction membre Données sommaires relatives à la transmission : les totaux sommaires de la transmission mensuelle d une juridiction participante, selon les dispositions de l article P1040 du Manuel des procédures de l Entente IFTA et l article A690 du Manuel de vérification de l Entente IFTA, et tout autre renseignement additionnel exigé pour le téléversement des données et défini par IFTA, Inc Administration de la taxe signifie, entre autres : l administration, la gestion, la conduite, la direction et la supervision de l exécution et de l application des lois concernant la taxe sur les carburants et des règlements connexes de l Entente IFTA du membre participant; la cotisation de la vérification, la perception, l application, le contentieux, la publication et la collecte de statistiques selon les lois concernant la taxe sur les carburants et des règlements connexes de l Entente IFTA du membre participant Données relatives à la transmission : l information à échanger entre les juridictions membres, selon les articles P1040 et P1060 du Manuel des procédures et l article A690 du Manuel de vérification de l Entente IFTA, Inc., et tout renseignement additionnel exigé par IFTA, Inc. pour le téléversement des données. 3

4 2.25. Moyen électronique vérifiable : l accès à l information et aux communications par l intermédiaire du système en ligne du centre d échange au moyen d un nom d utilisateur. 3. Échange d information IFTA La présente section a pour objet de faciliter l administration de l Entente IFTA par la juridiction non participante, par l intermédiaire du centre d échange, en l autorisant à accéder, pour consultation seulement, aux données démographiques des titulaires de permis, aux données relatives à la transmission des fonds et aux données sommaires relatives à la transmission, de même qu aux renseignements sur le règlement de la compensation des fonds des juridictions participantes La juridiction non participante convient que les renseignements des juridictions participantes échangés conformément à l Entente serviront uniquement aux fins de l administration de la taxe et des vérifications de la conformité au programme La juridiction non participante convient de recevoir les données démographiques, les données relatives à la transmission des fonds et les données sommaires relatives à la transmission des juridictions participantes par l entremise du centre d échange La juridiction non participante convient qu IFTA, Inc. aura accès aux données démographiques des titulaires de permis, aux données relatives à la transmission des fonds et aux données sommaires relatives à la transmission, de même qu aux renseignements sur le règlement de la compensation des fonds se trouvant au centre d échange aux fins suivantes seulement : se conformer à l Entente IFTA, selon le paragraphe.100 de l article R2120 et aux autres dispositions applicables des documents constitutifs concernant la soumission, au centre d échange, des données démographiques des titulaires de permis, des données relatives à la transmission des fonds et des données sommaires relatives à la transmission exigées des juridictions participantes pour les communiquer à toutes les autres juridictions membres; exécuter les tâches quotidiennes du centre d échange, y compris mais sans s y limiter, recevoir, stocker, tenir à jour, sauvegarder et classer les données démographiques des titulaires de permis, les données relatives à la transmission des fonds et les données sommaires relatives à la transmission, ainsi que les autres fonctions liées à l administration du centre d échange et pour assurer le bon fonctionnement du matériel utilisé par ce dernier; participer aux vérifications de la conformité au programme des juridictions participantes. 4. Renseignements visés par l échange Les renseignements visés par l échange selon l Entente sont les suivants : les données démographiques des titulaires de permis, les données relatives à la transmission des fonds, les données sommaires relatives à la transmission et les renseignements sur le règlement de la compensation des fonds. 4

5 5. Types d échanges 5.1. La juridiction non participante convient que l Entente constitue une demande de l organisme signataire d obtenir des données démographiques des titulaires de permis, des données relatives à la transmission de fonds et des données sommaires relatives à la transmission téléversées par une juridiction participante, et dont l échange est prévu par les dispositions applicables des documents constitutifs La juridiction non participante convient qu elle obtiendra lesdits renseignements par son accès en ligne. Elle ne demandera l accès aux renseignements que pour l administration de la taxe et pour la vérification de la conformité au programme et pour respecter les dispositions applicables des documents constitutifs. 6. Compensation des fonds 6.1. Les juridictions participantes contribuent à la compensation des fonds payables entre elles. IFTA, Inc. établira un processus de compensation des fonds en vertu duquel chaque juridiction participante devra soit payer le montant net des fonds à verser aux autres juridictions participantes, soit recevoir les fonds que lui devront les autres juridictions participantes. Le Comité consultatif du centre d échange, avec l approbation du conseil d administration, créera des règles pour la compensation des fonds et la juridiction participante acceptera de respecter ces règles. Ces dernières seront fournies aux juridictions participantes en même temps que l Entente Une juridiction participante qui doit verser des fonds doit les transmettre en temps opportun dans le compte de la compensation des fonds. Ces fonds doivent être transmis à la date prévue dans le calendrier de la compensation des fonds. En envoyant en temps opportun les fonds dans le compte de la compensation des fonds, une juridiction participante se conforme à son obligation d envoyer les fonds aux autres juridictions participantes, selon les dispositions de l article P1040 du Manuel des procédures et de l article A690 du Manuel de vérification de l Entente IFTA IFTA, Inc. répartira les fonds du compte de la compensation des fonds entre les juridictions participantes, selon le calendrier de la compensation des fonds. Si une juridiction participante omet de verser les fonds en temps opportun, IFTA, Inc. répartira les fonds disponibles au prorata, selon le calendrier de la compensation des fonds. IFTA, Inc. répartira les fonds aux juridictions participantes qui doivent en recevoir selon le calendrier de la compensation des fonds. Tout coût additionnel attribuable à une répartition tardive devra être assumé par la juridiction participante qui aura omis de verser ses fonds en temps opportun Les juridictions non participantes conviennent de recevoir les données sur le règlement de la compensation des fonds des juridictions participantes en consultant le centre d échange. Elles verseront directement les montants payables ou recevront les paiements que doivent leur verser les juridictions participantes comme l exigent les documents constitutifs de l Entente IFTA et selon le calendrier de la compensation des fonds. Les juridictions participantes feront leur versement ou recevront directement les sommes des juridictions non participantes selon le calendrier de la compensation des fonds. 5

6 7. Confidentialité 7.1. IFTA, Inc. convient de ne pas divulguer à personne les données démographiques de titulaires de permis, les données relatives à la transmission des fonds, les données sommaires relatives à la transmission de même que les renseignements sur le règlement de la compensation des fonds reçus du centre d échange autrement que de la manière prévue dans les modalités des documents constitutifs La juridiction non participante convient, dans la mesure autorisée par la loi de sa juridiction, que tous les agents autorisés de son organisme respecteront la présente disposition de confidentialité qui interdit la divulgation des données démographiques des titulaires de permis, des données relatives à la transmission des fonds, des données sommaires relatives à la transmission, de même que des renseignements sur le règlement de la compensation des fonds obtenus par l entremise du centre d échange à quiconque, autrement que de la manière prévue dans les modalités des documents constitutifs. 8. Procédure d échange d information 8.1. Seuls les agents autorisés ont accès en ligne au centre d échange. L accès se fait de la manière suivante : Le représentant de l organisme de chacune des juridictions non participantes, ou son délégué, doit désigner des agents autorisés qui seront les utilisateurs du centre d échange. Le représentant de l organisme, ou son délégué, précisera le type de données que chaque utilisateur pourra consulter; Après réception de la désignation des utilisateurs, IFTA, Inc. attribuera à chaque agent autorisé un code d identité unique. Ce code d identité ne pourra être transféré à un autre agent autorisé; Le représentant de l organisme, ou son délégué, doit immédiatement mettre à jour une désignation d utilisateur si un agent autorisé quitte son emploi à l organisme ou s il faut annuler complètement le code d identité d un agent autorisé pour quelque autre raison, ou s il faut l annuler puis lui en redonner un autre en raison d un changement dans le type de données que cet agent a l autorisation de consulter; Si IFTA, Inc. apprend qu un agent autorisé a utilisé à mauvais escient les données démographiques des titulaires de permis, les données relatives à la transmission des fonds, les données sommaires relatives à la transmission, de même que les renseignements sur le règlement de la compensation des fonds, le code d identité de cet agent sera immédiatement annulé Dès réception du paiement, en temps opportun, des frais d adhésion annuels, l Entente sera automatiquement prolongée d une année. Si les frais d adhésion annuels ne sont pas payés au plus tard à la date d échéance prévue, l Entente prend fin automatiquement le jour ouvrable suivant. 6

7 9. Résiliation ou modification 9.1. Des modifications peuvent être apportées à l Entente, selon ce que propose IFTA, Inc. ou une juridiction non participante. La procédure de modification est la suivante : IFTA, Inc. distribuera la modification proposée à toutes les juridictions non participantes. Ces dernières auront ensuite un délai de soixante (60) jours pour soumettre par écrit leurs commentaires sur la modification proposée; Après l expiration du délai de présentation des commentaires écrits, IFTA, Inc. aura trente (30) jours pour décider de l adoption ou non de la modification proposée. Après l expiration de ce délai de trente (30) jours, IFTA, Inc. informera par écrit les juridictions non participantes de sa décision. Si IFTA, Inc. rejette la modification proposée, l Entente demeurera en vigueur jusqu à son échéance; Si IFTA, Inc. accepte la modification proposée, la juridiction non participante aura quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date de l avis d IFTA, Inc. de l adoption de la modification pour déterminer si elle acceptera ou non la modification. Si elle l accepte, la modification deviendra automatiquement partie de l Entente en vigueur cent vingt (120) jours après la date de l avis d IFTA, Inc. aux juridictions non participantes de la modification proposée; Si la juridiction non participante refuse d accepter la modification proposée, elle doit en informer IFTA, Inc. par écrit et par courrier certifié ou autre moyen, au plus tard le quatre-vingt-dixième (90 e ) jour de la date de l avis d IFTA, Inc. aux juridictions non participantes de sa décision de refuser la modification proposée. Si la juridiction non participante envoie en temps opportun un avis écrit de son refus d accepter la modification proposée, l Entente prendra automatiquement fin pour cette juridiction non participante le cent dix-neuvième (119 e ) jour qui suivra la date de l avis d IFTA, Inc. de sa décision relativement à la modification proposée La juridiction non participante peut mettre fin à l Entente à tout moment en envoyant un avis écrit. L avis doit être envoyé par courrier certifié à IFTA, Inc. au moins trente (30) jours avant la date de fin de l Entente. 10. Date d entrée en vigueur L Entente est en vigueur à compter du (date du Décret pris par le Gouvernement du Québec pour entériner l Entente) ou jusqu au paiement des frais d adhésion de l exercice financier (date du paiement des frais d adhésion), selon la date la plus tardive. 7

8 11. Signature Le gouvernement du Québec, à titre de juridiction non participante et membre de l Entente IFTA, accepte, par ses représentants, d être lié par la présente Entente. Signé ce 13 e jour d août 2013 (original signé) Signature du président-directeur général de l Agence du revenu du Québec, agissant au nom du ministre des Finances et de l Économie Signé ce 6 e jour d août 2013 (original signé) Signature du secrétaire général associé aux Affaires intergouvernementales canadiennes, agissant au nom du ministre délégué aux Affaires intergouvernementales canadiennes, à la Francophonie canadienne et à la Gouvernance souverainiste Signé ce 9 e jour d août 2013 (original signé) Signature du sous-ministre des Relations internationales, de la Francophonie et du Commerce extérieur, agissant au nom du ministre des Relations internationales, de la Francophonie et du Commerce extérieur Pour le gouvernement du Québec Signé ce 24 e jour d octobre 2013 (original signé) Signature du directeur exécutif, IFTA, Inc. 8

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