DT(Déplacement Temporaires)/ULYSSE. Guide du " Valideur Hiérarchique " Paiement des frais de déplacement

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1 DT(Déplacement Temporaires)/ULYSSE Guide du " Valideur Hiérarchique " Paiement des frais de déplacement 1

2 DT(Déplacement Temporaires)/ULYSSE Cette application concerne uniquement les missions qui ne relèvent ni de la formation, ni des examens et concours, lesquelles sont respectivement traitées dans les applications nationales GAIA et IMAG IN. Ce guide pas à pas vous permet de valider les ordres de mission et les états de frais des déplacements créés par le missionné. Ces deux documents sont traités dans un circuit de validation appelé workflow qui fait intervenir : 1) le Valideur Hiérarchique (VH), 2) le Service Gestionnaire (SG) 2

3 Connexion à DT - Ulysse A partir de votre navigateur Internet Explorer ou Mozilla Firefox vous pouvez accéder à l application DT-Ulysse Pour vous connecter : saisir dans la barre d adresse de votre navigateur l url suivante : Saisir sur la page d accueil votre Identifiant et votre Mot de passe Identifiant correspondant à votre compte de messagerie académique il est souvent de la forme prenom.nom Mot de passe celui que vous utilisez pour votre messagerie Académique. Accès a partir de la rubrique «Gestion des Personnels» cliquer sur Accès Compte de messagerie oublié : A partir de votre numem et de votre date de naissance vous pourrez retrouver les informations de votre compte (identifiant et mot de passe) à partir de cette adresse : 3

4 Procédure de validation dans DT Dès qu un agent envoie un ordre de mission ou un état de frais, le valideur hiérarchique reçoit un mail pour l informer qu il doit valider ou refuser ce document. il doit alors se connecter à l application pour effectuer ce traitement. Etape 1 : Validation OM- VH1 Etape 2 : Validation d un Etat de Frais 4

5 Etape 1: Validation OM-VH1 Cliquer sur le choix «Validation OM VH1» ou saisir directement les références de l OM dans la zone, puis cliquez sur le bouton GO 5

6 Etape 1: Validation OM-VH1 A l écran apparaît la liste des OM à valider Cliquer sur la référence de l OM ( ex : FAECF01) pour le sélectionner. Certains documents sont précédés par une icône d alerte en début de ligne. Le passage de la souris sur cette icône affiche le détail du message d alerte. 6

7 Etape 1: Validation OM-VH1 Vérifier les données saisies par le missionné Pour valider l OM cliquer sur l icône. Pour refuser ou annuler l OM cliquer sur l icône Actuellement l OM est «en attente de validation "en attente hiérarchique de validation» hiérarchique voir le statut" Une nouvelle fenêtre s affiche en fonction de l option choisie (voir diapositives suivantes "Étape 1a" pour la validation et la diapositive " Étape 1b " pour le refus ou l annulation). 7

8 Etape 1a: Valider l OM Dans cette zone, Vous pouvez saisir un commentaire qui sera lisible par l agent qui a établi l ordre de mission Destinataire choisir le nom du gestionnaire Académique académique qui a en charge les frais de déplacement déplacement. (se reporter au (Ce tableau reporter de la au circulaire) tableau de la circulaire) Cliquer sur le bouton «Confirmer le changement de Cliquer statut». sur L OM le bouton que vous «Confirmer avez validé le passe changement alors au de statut»«.l OM En attente que vous traitement avez validé service passe gestionnaire alors au» statut Après ce «En traitement, attente traitement vous revenez service sur gestionnaire le détail de» Après l OM. Si ce vous traitement cliquez vous sur l onglet revenez historique, sur le détail de vous pouvez l OM, si consulter vous cliquez les sur différentes l onglet étapes historique, du traitement vous de pouvez cet Ordre consulter de Mission les différentes étapes du traitement de cet ordre de Mission 8

9 Etape 1b: Refuser ou Annuler l OM Si vous cliquez sur la ligne " statut 1 En cours de création ", le missionné a de nouveau la main sur l OM que vous avez modifié Après avoir cliqué sur Annulé ou Refusé,une nouvelle fenêtre s'affiche sur laquelle vous pouvez motivé motiver votre décision dans la zone "Commentaire" Cliquer ensuite sur le bouton "Confirmer le changement de statut" pour valider votre choix Si vous cliquez sur la ligne statut "R -refusé " l OM est refusé, il n'est plus modifiable par le missionné Si vous cliquez sur la ligne statut " A -Annulé "" l OM est Annulé 9 9

10 Etape 2: Validation EF Une fois l OM validé,le missionné doit après son déplacement, saisir l état de frais correspondant à l OM validé. Comme pour l OM le valideur hiérarchique reçoit un mail l informant qu un Etat de Frais (EF) est à traiter (à valider ou refuser) Cliquer sur le choix «Validation EF» Le valideur hiérarchique peut également saisir dans la zone intitulée N Doc les références de l EF à traiter puis cliquer sur le bouton Go pour accéder au détail de l EF 10

11 Etape 2: Validation EF Une fois l OM validé,le missionné doit après son déplacement saisir l état de frais correspondant à l OM validé. comme pour l OM vous recevrez un mail vous informant qu un état de Frais (EF) est à traiter (valider ou refuser). A l écran apparaît la liste des EF à valider Cliquer sur la référence de l EF ( ex : FAECF01) pour le sélectionner. Certains documents sont précédés par une icône d alerte en début de ligne. Le passage de la souris sur cet icône, affiche le détail du message d alerte. Il est possible d accéder directement à l EF à traiter en renseignant sa référence dans la zone intitulée Document 11

12 Etape 2 :Validation EF Référence de l état de frais Référence de l OM qui a servi pour la saisie de l EF Vérifier les données saisies par le missionné Pour valider l EF cliquer sur l icône vert. Pour refuser ou annuler l EF cliquer sur l icône Actuellement l EF est «en attente de validation hiérarchique» (voir le statut) Une nouvelle fenêtre s affiche en fonction de l option choisie (voir diapositives suivantes «Etape 2a» pour la validation et la diapositive «Etape 2b» pour le refus ou l annulation). 12

13 Etape 2a :Validation EF Destinataire choisir le nom du gestionnaire académique qui a en charge les frais de déplacement. (Se reporter au tableau de la circulaire) Cliquer sur le bouton «Confirmer le changement de statut». L EF que vous avez validé passe alors au statut «En attente traitement service gestionnaire» Après ce traitement vous revenez sur le détail de l EF. Si vous cliquez sur l onglet historique, vous pouvez consulter les différentes étapes du traitement de cet Ordre de Mission (voir écran suivant) 13

14 Etape 2b :Refuser ou Annuler l'ef Si vous cliquez sur la ligne " statut 1 En cours de création ", le missionné a de nouveau la main sur l EF que vous avez modifié Si vous cliquez sur la ligne statut "R -refusé "L EF est refusé,il n'est plus modifiable pas le missionné Si vous cliquez sur la ligne statut "A Annulé" l EF est annulé Après avoir cliqué sur Annulé ou Refusé,une nouvelle fenêtre s'affiche sur laquelle vous pouvez motiver votre décision dans la zone "Commentaire" Cliquer ensuite sur le bouton "Confirmer le changement de statut" pour valider votre choix 14

15 Etape 2 : Validation EF Cliquez sur l onglet historique, vous pouvez consulter les différentes étapes du traitement de cet état de frais. L état frais ne sera réellement payé que lorsqu' il passera au statut «C1 -Payé par Chorus». Le missionné reçoit alors un mail pour l informer que le virement du paiement est en cours et qu il sera visible sur son compte dans les délais prévus par son établissement bancaire. 15