Code d éthique et de déontologie de l Association québécoise des retraité(e)s des secteurs public et parapublic (AQRP)

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1 Code d éthique et de déontologie de l Association québécoise des retraité(e)s des secteurs public et parapublic (AQRP) Dernière modification : Novembre 2012

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3 Table des matières PRÉAMBULE PRINCIPES ET VALEURS Les valeurs Les principes... 5 Le respect des personnes... 5 Le respect de l intérêt commun... 5 Le respect de l organisation RÈGLES Définitions DEVOIRS ET OBLIGATIONS LÉGALES CONFLIT DE LOYAUTÉ CONFLITS D INTÉRÊTS GRATIFICATIONS CONTRATS CONFLITS DE DEVOIRS ACTIVITÉS EXTÉRIEURES DEVOIR DE RÉSERVE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS PROTECTION DES INFORMATIONS CONSULTANTS ET FOURNISSEURS PLAINTES Dépôt d une plainte Devoir d agir MODALITÉS D APPLICATION Diffusion Engagement Supervision Consultation Dérogation MÉCANISMES D APPLICATION Création d un comité d éthique et de déontologie Durée du mandat Fonctions Procédure d appel d une sanction Règlement sur le comité d éthique et de déontologie PROCÉDURE D AMENDEMENT AU CODE

4 Dans le texte qui suit, le genre masculin inclut le féminin, et ce, dans l unique but d alléger le texte. PRÉAMBULE Le présent Code, adopté par le conseil d administration, vise à éclairer le jugement personnel des dirigeants, des employés, des bénévoles et des membres de l AQRP dans leur conduite dans le cadre d une saine gouvernance. Il revient à chacun d eux de faire en sorte que les valeurs, les principes et les règles du Code les aident à guider leur propre conduite dans l exercice de leurs fonctions et dans le choix quant aux gestes à poser et à éviter. Les administrateurs, les dirigeants, les employés, les bénévoles et les membres de l AQRP sont tenus de respecter les règles du présent Code. De plus, l ensemble des instances de l AQRP doit s assurer de faire respecter ces règles et prendre les mesures adéquates pour sanctionner les manquements. Le comité d éthique et de déontologie, créé par le conseil d administration, a comme rôle d évaluer les situations qui sont portées à son attention en fonction des valeurs, des principes et des règles de déontologie. Il a pour mission de faire des recommandations au comité exécutif et au conseil d administration afin de les aider à appliquer le Code d éthique et de déontologie. Il ne peut pas se substituer aux instances de l AQRP. Pour une saine gouvernance, le présent Code couvre ou inclut toute obligation ou toute règle de déontologie qui pourrait s appliquer à un individu en raison de la nature de ses activités professionnelles. Le Code d éthique et de déontologie est adopté, révisé et mis en vigueur par le conseil d administration. En vigueur depuis mars 2008, le Code n a pas d effet rétroactif. 1. PRINCIPES ET VALEURS Les principes sont fondés sur les valeurs de l Association et ceux-ci guident les instances dans les décisions à prendre et la conduite à adopter, particulièrement dans les situations qui ne font pas l objet de règles. 1.1 Les valeurs a) Le respect de la dignité des personnes et de la diversité de la société et de ses membres. b) Le respect de l autonomie et de la sécurité des personnes dans leur processus de vieillissement. c) La santé comme droit de bénéficier de la diversité des structures et des services pour le mieux-être et le bien- être individuel et collectif. d) La solidarité entre les générations dans les prises de décisions. e) Le pouvoir et la responsabilité des personnes à la retraite de créer et de faire évoluer la société. f) Le pouvoir et la responsabilité des régions de participer à l évolution de l Association. g) L excellence et l accessibilité des services offerts aux membres. h) La qualité des ressources humaines favorisant le développement professionnel du personnel. 4

5 1.2 Les principes Le respect des personnes L Association reconnaît que chaque personne est fondamentalement digne, libre et responsable. Ce principe vise à susciter l engagement des dirigeants, des employés, des bénévoles et des instances de l Association : a) à éviter toute forme de harcèlement et de discrimination; b) à traiter chaque personne avec respect et courtoisie; c) à s acquitter avec rigueur de son devoir de confidentialité et de discrétion; d) à répondre aux besoins des personnes de la façon la mieux adaptée possible; e) à fournir aux personnes une information exacte, utile et compréhensible en vue d une prise de décision éclairée. Le respect de l intérêt commun L Association reconnaît que l intérêt général doit avoir préséance sur les intérêts particuliers étant donné qu elle vise à contribuer au mieux-être économique et social des personnes et des collectivités. À cet effet, l adhésion à l AQRP étant volontaire, il est entendu que les membres choisissent délibérément de donner au mouvement d action collective aux fins de l intérêt commun, priorité sur l intérêt individuel ou la liberté individuelle. Ce principe vise à susciter l engagement des administrateurs, des dirigeants, des employés, des bénévoles, des membres et des instances de l Association : a) à agir avec honnêteté, intégrité et transparence; b) à respecter les encadrements juridiques en vigueur; c) à subordonner leurs intérêts personnels à ceux des membres et des clients; d) à favoriser la liberté de jugement et d appréciation dans la prise de décisions; e) à sauvegarder l indépendance de l Association à l égard de toute formation politique, religieuse ou de quelque autre nature. Le respect de l organisation L Association est le résultat d un long cheminement populaire et démocratique dont il faut protéger la réputation pour en assurer la pérennité. Ce principe vise à susciter l engagement des administrateurs, des dirigeants, des employés, des bénévoles, des membres et des instances de l Association : a) à ne commettre aucun acte qui pourrait porter préjudice à l Association; b) à faire preuve de loyauté à l égard de l Association; c) à être solidaires des orientations et des décisions arrêtées de façon démocratique; d) à préserver le caractère privé des orientations, plans, projets et décisions de l Association; e) à contribuer au rayonnement, à la crédibilité et à la notoriété de l Association. 5

6 2. RÈGLES Les règles se rapportent aux devoirs et aux obligations et précisent les conduites à adopter dans certaines situations. L application des règles doit tenir compte des valeurs et des principes qui les fondent. Le présent Code n a pas pour objectif de se substituer aux lois et règlements en vigueur, ni d établir une liste exhaustive des comportements attendus des administrateurs, des dirigeants, des employés, des bénévoles ou des membres. Tout administrateur, dirigeant, employé, bénévole ou membre est tenu de respecter les règles prévues dans le présent Code. Les règles énoncées ci-après s appliquent aux administrateurs, aux dirigeants, aux employés, aux bénévoles, aux membres et aux diverses instances (conseil d administration, comité exécutif, conseil régional, comité administratif, comité de travail, etc.) de l Association. 2.1 Définitions À moins que le contexte ne s y oppose, les termes ciaprès se définissent comme suit : Activité : action accomplie dans le cadre de la mission de l Association ou dans le cadre de la fonction d un administrateur, d un dirigeant, d un employé, d un bénévole ou d un membre d une instance. Administrateur : membre du conseil d administration de l AQRP. Bénévole : toute personne qui œuvre sans rémunération au sein de l Association et des diverses instances ou des comités de l AQRP. Code : désigne le Code d éthique et de déontologie de l Association, c est-à-dire l ensemble des valeurs, principes et règles applicables aux administrateurs, aux dirigeants, aux employés, aux bénévoles, aux membres et aux instances de l AQRP. Conjoint : désigne la personne a) qui est liée par un mariage ou par une union civile à la personne avec qui elle cohabite; b) qui vit maritalement avec une autre personne, de sexe différent ou de même sexe et qui cohabite avec elle depuis au moins un an. Déontologie : l ensemble des règles et devoirs qui régissent une profession ou un groupe de personnes dans son fonctionnement. Dirigeant : un membre du comité exécutif. Direction générale : la direction générale voit à la gestion des affaires de l Association et à l application des décisions prises par le conseil d administration et le comité exécutif. Elle assure la mise en œuvre des décisions et des actions nécessaires en conformité avec les politiques administratives. Elle est également la répondante du comité d éthique et de déontologie et elle assure le relais entre ce comité et les instances et les membres de l Association. Employé : toute personne qui travaille avec rémunération à plein temps, à temps partiel ou de façon occasionnelle pour une composante de l AQRP. Éthique : ensemble de règles tacites et de principes moraux qui guident la conduite humaine. 6

7 Instances : désignent l assemblée générale, le conseil d administration, le comité exécutif, la direction générale, l assemblée régionale, le conseil régional, le comité administratif et tous les comités ou groupes de travail relevant d une de ces instances officielles. Personne : toute personne physique ou morale, y compris une société, une association ou une quelconque entité. Renseignement confidentiel : toute information verbale ou sur support papier, électronique ou autre, de nature personnelle ou privée, sur un membre, un client ou un partenaire d affaires; toute information qu un administrateur, un dirigeant, un membre, un employé ou un bénévole est formellement tenu de garder secrète; toute information qui lui est transmise ou dont il prend connaissance dans des circonstances lui permettant de déduire qu elle doit être tenue confidentielle. Personne liée : désigne le conjoint de l administrateur, du dirigeant, du membre ou de l employé, son enfant mineur, l enfant mineur de son conjoint, une personne morale ou une société qui est contrôlée, individuellement ou collectivement, par lui, son conjoint, son enfant mineur ou l enfant mineur de son conjoint; par «enfant mineur du conjoint», on entend celui qui cohabite avec le dirigeant ou l employé. Situation de conflit d intérêts : est en situation de conflit d intérêts un administrateur, un dirigeant, un membre, un employé ou un bénévole qui, ayant l obligation d agir dans le meilleur intérêt de l Association, est dans une situation de quelque nature que ce soit, qui l entraîne (réel), pourrait l entraîner (potentiel) ou pourrait être perçue comme l entraînant (apparent) à manquer à cette obligation pour agir dans son intérêt ou celui d une autre personne, y compris une personne qui lui est liée. 3. DEVOIRS ET OBLIGATIONS LÉGALES Dans l exercice de ses fonctions, un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre doit en tout temps et en toute circonstance agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté. Il doit agir dans l intérêt de l Association ainsi qu en conformité avec la mission, les valeurs et les règlements généraux de l AQRP. Il doit respecter les lois et règlements en vigueur dans les juridictions où lui ou l Association exercent leurs activités. Il ne doit pas participer directement ou indirectement, de quelque manière que ce soit, à des opérations illicites ou à des usages non acceptables. Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre qui est soumis à un encadrement professionnel légal doit respecter l esprit et les dispositions de cet encadrement et du Code. 7

8 4. CONFLIT DE LOYAUTÉ Tout membre du conseil d administration, du comité exécutif, d un conseil régional ou d un comité administratif doit éviter de se placer en situation de conflit de loyauté. De plus, tout membre doit agir avec honnêteté et loyauté dans l intérêt de l Association, respecter les règlements généraux de l Association et ne jamais utiliser à son profit ou pour un tiers l information confidentielle qu il obtient grâce à ses fonctions. Le refus ou le défaut de s y conformer entraîne automatiquement la suspension de ses fonctions. 5. CONFLITS D INTÉRÊTS Un administrateur, un dirigeant, un employé ou un bénévole doit éviter de se placer en situation de conflit d intérêts. Dès qu il constate qu il est en situation de conflit d intérêts (réel), il doit le déclarer sans omission, s abstenir de voter ou de prendre une décision sur toute question concernant cette situation et éviter d influencer le vote ou la décision qui s y rapporte. Il doit en outre se retirer de la réunion pendant toute la durée des discussions et de la prise de décision concernant cette situation. S il y a lieu, il peut transmettre de l information sur la situation avant les discussions. Mentions de la déclaration du conflit d intérêts et du retrait de la réunion doivent être faites au procès-verbal de la réunion. Dès qu un administrateur, un dirigeant, un employé ou un bénévole estime qu il pourrait être en situation de conflit d intérêts (potentiel) ou qu il pourrait être perçu comme étant en situation de conflit d intérêts (apparent), il doit le déclarer sans omission. Sous réserve des règles particulières de la composante en matière de conflit d intérêts, les autres membres de l instance où il siège discutent de la situation et statuent sur la position à adopter. Ils peuvent lui demander de s absenter des discussions et de la prise de décision, imposer des restrictions à sa participation aux discussions et à la prise de décision, demander un avis au comité d éthique et de déontologie ou conclure qu il n est pas nécessaire d agir. Mentions de la déclaration de la situation de conflit d intérêts, de la décision rendue à son égard et de la justification de la décision doivent être faites au procèsverbal de la réunion. Dès qu un employé constate qu il est ou qu il pourrait être en situation de conflit d intérêts, il doit le déclarer sans omission à son supérieur hiérarchique. Sous réserve des règles particulières de l Association en matière de conflit d intérêts, ce dernier peut demander à l employé de se retirer de toute activité relative à cette situation, imposer des restrictions à son intervention, demander un avis au comité d éthique et de déontologie ou conclure qu il n est pas nécessaire d agir. Mentions de la déclaration de la situation de conflit d intérêts, de la décision rendue à son égard et de la justification de la décision doivent être communiquées par écrit au supérieur hiérarchique du décideur. 8

9 6. GRATIFICATIONS Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre ne doit pas accepter ni solliciter de cadeaux, marques d hospitalité ou avantages, de nature financière ou non financière, pour lui-même, une personne liée ou un tiers, si l acceptation de telles gratifications est susceptible d entacher son objectivité ou d influencer son jugement dans l exercice de ses fonctions. Toutefois, les cadeaux, marques d hospitalité ou avantages modestes qui s inscrivent dans les relations d affaires usuelles peuvent être acceptés. En cas de doute, on consulte la direction générale et, s il y a lieu, le comité d éthique et de déontologie. 7. CONTRATS L Association peut conclure un contrat de fourniture de biens ou de services avec un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole, un membre ou une personne qui leur est liée si les dispositions légales, réglementaires ou normatives qui régissent l AQRP en cette matière le permettent et uniquement aux conditions énoncées dans ces dispositions. 8. CONFLITS DE DEVOIRS Un administrateur, un dirigeant ou un membre d un conseil régional ne peut occuper une fonction de dirigeant ou un emploi au sein d une association ou d une organisation si cela peut le placer en position de nuire de façon concurrente aux intérêts de l Association, à moins d être délégué officiellement par les instances de l AQRP. nuisance des situations qui touchent un dirigeant ou un membre du conseil régional. De même, un employé ne peut exercer ou occuper une fonction de dirigeant ou un emploi au sein d une association ou d une organisation si cela peut le placer en position de nuire de façon concurrente aux intérêts de l Association. Il appartient aux membres de l instance concernée, sur avis préalable, le cas échéant, de la direction générale, d évaluer le niveau de concurrence et le risque de Pour les situations qui touchent un employé, l évaluation est supervisée par la direction générale. 9

10 9. ACTIVITÉS EXTÉRIEURES Un administrateur, un dirigeant, un employé ou un bénévole doit s assurer de ne pas porter préjudice aux intérêts, à l image ou à la réputation de l Association lorsqu il exerce des activités extérieures aux fonctions ou à l emploi qu il occupe. 10. DEVOIR DE RÉSERVE Dans la manifestation publique de ses opinions, un administrateur, un dirigeant, un employé, un membre ou un bénévole ne doit, en aucune manière, donner l impression qu il exprime une position officielle de l Association, à moins d en avoir reçu l autorisation préalable. 11. RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre ne doit accéder qu aux renseignements confidentiels exigés par ses fonctions et uniquement dans la mesure requise par ses fonctions. Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre ne doit jamais divulguer de renseignements confidentiels, à moins d y être dûment autorisé, notamment par le consentement écrit de la personne concernée membre de l Association, ou d y être tenu par une obligation légale. Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre ne doit pas faire usage de renseignements confidentiels pour son propre bénéfice, celui d une autre personne physique ou morale ou pour d autres fins que celles prévues par l Association. Les obligations mentionnées dans le présent article subsistent même après que l administrateur, le dirigeant, l employé ou le bénévole a cessé d occuper sa fonction ou son emploi. 12. PROTECTION DES INFORMATIONS Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre doit protéger l accès aux renseignements confidentiels et nominatifs et préserver le caractère privé des affaires, systèmes, programmes, méthodes de travail et projets de l Association. Il est tenu de respecter les droits d auteur et, notamment, de ne plagier ou compiler totalement ou partiellement aucun document sous quelque forme que ce soit. 10

11 13. CONSULTANTS ET FOURNISSEURS Lorsqu une instance requiert des services auprès d un consultant ou d un fournisseur, elle doit lui communiquer les règles déontologiques qui s appliquent dans son cas, notamment en matière de confidentialité et de protection des données, et s assurer que ces règles seront respectées. L instance doit évaluer s il est nécessaire d exiger un engagement écrit de la part du consultant ou du fournisseur, et cela, en fonction de la nature du mandat et du risque. 14. PLAINTES 14.1 Dépôt d une plainte Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre ayant connaissance d un fait qui, d après son jugement, peut constituer une dérogation au Code a la responsabilité de le signaler à la direction générale qui, le cas échéant, le soumettra au comité d éthique et de déontologie; toutes les mesures nécessaires pour protéger l identité de la personne qui dépose la plainte doivent être prises. Tout fait connu ou présumé connu et non déclaré ne peut donner lieu au dépôt d une plainte après plus de deux années suivant le fait Devoir d agir Un administrateur, un dirigeant, un employé, un bénévole ou un membre doit agir lorsqu il prend connaissance de toute forme d abus de pouvoir tels les conflits d intérêts, les conflits de devoirs, la violation des règles et le non-respect des règlements généraux de l Association, le gaspillage, la divulgation d informations et de renseignements confidentiels ou nominatifs, la distribution de faveurs ou le camouflage d erreurs. Aucune mesure de représailles ne sera prise contre la personne qui, de bonne foi, a fait un tel signalement. En ce qui concerne la procédure relative au traitement des plaintes, requêtes, allégations ou autres, il faut se référer au Règlement du comité d éthique et de déontologie (article 6.2). 15. MODALITÉS D APPLICATION 15.1 Diffusion La direction générale doit rendre le Code disponible aux administrateurs, aux dirigeants, aux employés, aux bénévoles et aux membres, les informer de tout changement dans les plus brefs délais et tenir régulièrement des activités de sensibilisation et de formation. 11

12 15.2 Engagement Les dirigeants doivent s assurer que les employés et les bénévoles ont confirmé avoir pris connaissance du Code et qu ils s engagent à en suivre les valeurs, les principes et les règles. Le conseil d administration s assure que tous les nouveaux membres du conseil d administration et du comité exécutif ont pris connaissance du Code et se sont engagés par écrit à en suivre les valeurs, les principes et les règles. De même, le conseil d administration rappelle à ses membres l importance du Code dans la saine conduite et la gouvernance de l Association Supervision Le conseil d administration, le comité exécutif et la direction générale sont responsables de s assurer que le Code est respecté Consultation Tout administrateur, dirigeant, employé, bénévole ou membre qui fait face à un dilemme éthique ou qui a une question sur l interprétation ou l application du Code peut consulter la direction générale Dérogation Toute dérogation au Code doit être traitée avec diligence par le comité exécutif, le conseil d administration, le comité d éthique et de déontologie ou la direction générale. Toute dérogation au Code de même que toute entrave à l exercice des fonctions des instances responsables de son application, peuvent entraîner des sanctions ou des mesures disciplinaires selon la gravité de la situation et ses conséquences. 16. MÉCANISMES D APPLICATION Afin de faciliter la mise en œuvre du présent Code et d assurer des pratiques de gouvernance éthiques et responsables, l Association prévoit des mécanismes assurant le respect et l intégrité dans l application de conduites éthiques appropriées Création d un comité d éthique et de déontologie résolution du conseil d administration. Il est composé de quatre membres nommés par le conseil. Afin de préserver l indépendance du comité, les membres nommés ne doivent pas occuper une fonction de dirigeant ou de membre d un conseil régional de l Association. Les membres désignés possèdent une connaissance des principes éthiques ainsi qu une expérience appréciable des dilemmes éthiques et de saine gouvernance. Un comité d éthique et de déontologie est institué par 12

13 16.2 Durée du mandat Les membres sont nommés pour une durée de trois années; leur mandat est renouvelable. Les membres du comité d éthique et de déontologie demeurent en fonction tant qu ils ne sont pas destitués ou remplacés avant la fin de leur mandat par résolution du conseil d administration Fonctions Le comité d éthique et de déontologie exerce les fonctions suivantes : devrait poser à l endroit d un des dirigeants, des bénévoles ou des diverses instances (conseil d administration, comité exécutif, conseil régional, comité administratif, comité de travail, etc.); d) Recommander au conseil d administration des modifications à apporter au Code d éthique et de déontologie ou au Règlement du comité d éthique et de déontologie; e) Fournir des avis au conseil d administration ou au comité exécutif sur toute question ayant trait à l éthique et à la déontologie; a) Examiner toute allégation ou toute situation de manquement de la part des administrateurs, des dirigeants, des bénévoles, des membres et des diverses instances de l Association (conseil d administration, comité exécutif, conseil régional, comité administratif, comité de travail, etc.) aux règles d éthique et de déontologie prévues par la loi ou par le Code d éthique et de déontologie. En ce qui concerne les employés, tout manquement observé et toute plainte sont transmis à la direction générale et au président du conseil d administration qui déterminent si le dossier doit être soumis au comité d éthique et de déontologie; f ) Évaluer le fonctionnement des diverses instances de l AQRP en ce qui concerne l éthique, la déontologie et la saine gouvernance (conseil d administration, comité exécutif, conseil régional, comité administratif, comité de travail, etc.) et formuler des recommandations à ce sujet; g) Produire un rapport annuel de ses activités et le déposer au comité exécutif avant la tenue de l assemblée générale annuelle de l Association Procédure d appel d une sanction b) Déterminer, à la suite d un tel examen, si une personne a contrevenu ou non à ces règles; c) Faire des recommandations sur les gestes (sanction, avertissement, etc.) que le conseil d administration Pouvoir de révision a) Dans les trente (30) jours suivant leur réception, le comité exécutif révise les recommandations portant sur le fond et sur la sanction que le CED lui a transmises et qui résultent de son étude d une 13

14 allégation ou d une situation de manquement. Cette révision se fait en présence d un observateur compétent en matière d éthique et de déontologie, désigné par le comité exécutif, qui lui donne droit de parole mais non de vote; b) À la suite de sa révision, le comité exécutif dépose ses recommandations sur le fond et sur la sanction devant le conseil d administration. b) Entériner la recommandation du comité d éthique relative à la sanction; c) Rejeter la recommandation du comité d éthique concluant à un manquement et la recommandation proposant une sanction; d) Modifier les conclusions auxquelles le comité exécutif est parvenu quant au fond de la question; Procédure d appel Le conseil d administration étudie les recommandations du comité d éthique et prend, au terme de la procédure d appel, les décisions pertinentes parmi les suivantes, lesquelles seront finales et exécutoires : a) Entériner la recommandation du comité d éthique portant sur le fond de la question; e) Modifier la sanction recommandée par le comité exécutif Règlement sur le comité d éthique et de déontologie Un règlement faisant état des dispositions et des règles de fonctionnement du comité d éthique et de déontologie est adopté par le conseil d administration. 17. PROCÉDURE D AMENDEMENT AU CODE Toute demande d amendement au présent Code doit être acheminée à la direction générale entre le 1er juillet et le 1er octobre de chaque année. Les demandes sont étudiées en vue d une approbation éventuelle dans les premiers mois de l année suivante. Tout amendement au présent Code doit être approuvé par le conseil d administration, après consultation du comité d éthique et de déontologie. 14

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16 Coordonnées Association québécoise des retraité(e)s des secteurs public et parapublic (AQRP) 5400, boulevard des Galeries, bureau 111 Québec (Québec) G2K 2B4 Téléphone : Télécopieur : Courriel : secretariat@aqrp.qc.ca Site internet :