La fiche synthèse de l extranet du Service Civique

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1 La fiche synthèse de l extranet du Service Civique à destination des organismes d accueil de volontaires Afin de faire face à la montée en charge du dispositif de Service Civique d assurer efficacement le paiement des différentes subventions, aux volontaires et aux organismes d accueil, l Agence du Service Civique s est dotée en 2012 d une nouvelle application extranet, nommée ELISA. Les utilisateurs : les organismes d accueil l Agence de Service Civique l Agence de Services et de Paiement Les enjeux de l extranet : accéder, à partir d une url et d un système d authentification sécurisé, à un outil partagé par l ensemble des acteurs du dispositif faciliter et réduire les échanges de documents et d informations entre structures, ASC et ASP grâce à la consultation en temps réel des informations d agréments, de contrats, de paiement réduire les délais et temps de traitement Cet extranet est accessible depuis mai 2012 Pour toute question sur l extranet Service Civique ELISA, vous pouvez consulter les documents disponibles sur le site de l Agence du Service Civique à l adresse ou bien contacter votre Délégation Régionale à l ASP Comment être habilité à se connecter à ELISA? voir FICHE BESOIN D AIDE Une fiche d identification et d habilitation vous a été transmise ou vous sera transmise prochainement. Vous devez la compléter, la signer et la retourner à l adresse mentionnée dans le courrier. Elle permettra à nos services de créer vos habilitations à ELISA et de vous faire parvenir les identifiants et mots de passe nécessaires pour vous connecter à l extranet. En tant que structure ce que je peux faire, ce que je dois faire... Dans ELISA, vous pouvez : consulter en ligne l ensemble des agréments délivrés par l ASC suivre les consommations déjà engagées et restantes de vos agréments suivre l état d instruction de vos contrats éditer vos contrats et vos notifications de contrat consulter les montants et échéances de vos subventions et de celles de vos volontaires Dans ELISA, vous devez : compléter en ligne les informations importantes de votre structure créer et enregistrer vos contrats et vos volontaires imprimer la notification de contrat attester de la réalisation effective de la Formation Civique et Citoyenne (FCC) pour chaque volontaire accueilli. Au-delà d ELISA, vous devez continuer d envoyer les pièces justificatives à votre interlocuteur ASP habituel pour leur validation (coordonnées bancaires de votre structure, notifications de contrat, coordonnées bancaires de vos volontaires ) FICHE SYNTHESE ELISA_v /2

2 Se connecter à ELISA Les principales fonctionnalités d ELISA Mémo A réception de votre identifiant et de votre mot de passe, connectez-vous avec un des 3 navigateurs les plus fréquemment utilisés (Internet Explorer, Mozilla FireFox, Google Chrome) à l adresse : Entrez l identifiant et le mot de passe qui vous ont été communiqués par messagerie électronique et cliquez sur [Connexion] Une fiche détaillée relative à toutes les étapes ou incidents de connexion est accessible en cliquant sur Rechercher et consulter un agrément Dans le menu, cliquez sur Agrément/Structure > Consulter et Modifier Remplissez au moins un critère de recherche et cliquez sur [Rechercher]. Dans le tableau de résultats, sélectionnez la ligne qui vous intéresse et cliquez sur.vous serez redirigé vers cet agrément. Consulter et compléter mes informations structure Lors de votre 1ère connexion ou lorsque vous voudrez créer un contrat, vous serez invité à remplir les informations importantes de votre structure si elles sont manquantes : forme juridique, adresse, courriel, identité du responsable et coordonnées bancaires (en cliquant sur ) Ces informations sont également accessibles depuis la fiche agrément, dans l onglet Liste des structures Créer ou consulter un contrat et son volontaire Dans le menu, cliquez sur Contrat/Volontaire > Créer ou > Consulter et modifier La fiche contrat s ouvre. Sur cet écran : Onglet [Informations volontaire] : ajoutez le volontaire (en cliquant sur ) et complétez ses informations Onglet [Informations contrat] : complétez les informations du contrat (date de début, date de fin, nombre d heures) puis ajoutez la ou les missions en cliquant sur et/ou Onglet [Informations Paiement] : Indiquez les coordonnées bancaires du volontaire et indiquez s il bénéficie d une majoration de l indemnité Quand toutes les informations sont renseignées, cliquez sur [Contrôler] puis, si toutes les informations sont conformes, cliquez sur [Envoyer pour validation à l ASP] Pour consulter les informations générales d un contrat remplissez au moins un critère de recherche et cliquez sur [Rechercher]. Dans le tableau de résultats, sélectionnez la ligne qui vous intéresse et cliquez sur.vous serez redirigé vers l écran de ce contrat. Attester de la délivrance effective de la Formation Civique et Citoyenne (FCC) Dans le menu, cliquez sur Attestations > Formations Ce module vous permet d attester de la délivrance effective de la FCC pour chacun des volontaires accueillis. Faute d attestation dans les 2 mois suivant la fin de la mission, une demande automatique de remboursement de l aide de 100 versée est générée par l application. Une fiche dédiée ATTESTER LES FORMATIONS est à votre disposition sur la page d accueil d ELISA Consulter les montants et échéances de mes subventions et de celles de mes volontaires Dans le menu, cliquez sur Agrément/Structure > Echéancier > Consulter (échéancier structure) ou Contrat/Volontaire > Echéancier > Consulter (échéancier volontaire) Vous pouvez voir les échéances, passées et à venir et l état de leur paiement. Pour voir le détail de chaque échéance, cliquez sur devant le mois : Pour voir le détail de chaque subvention, cliquez sur en fin de la ligne à détailler Différentes fiches thématiques sont à votre disposition sur la page d accueil d ELISA FICHE SYNTHESE ELISA_v /2

3 Fiche n 4 CREER UN CONTRAT POURQUOI CREER UN CONTRAT? Parce que je dispose d un agrément de Service Civique et que j ai choisi d accueillir un volontaire en engagement de Service Civique et que je veux effectuer les démarches nécessaires à ce recrutement Pour déclarer officiellement le contrat et le volontaire et ainsi permettre à la fois l indemnisation du volontaire et le versement de ma subvention au titre de l accompagnement Pour éditer le contrat d engagement et la notification de contrat d engagement sur la base des informations que j ai saisies dans ELISA. Pour déclencher la mise en paiement en transmettant à la DR ASP dont je relève la notification de contrat d engagement uniquement accompagnée de toutes les pièces justificatives COMMENT CREER UN CONTRAT? Je suis connecté à ELISA Je me connecte à : Je clique sur Contrat/Volontaire > Créer Contrat Ma structure est déjà rattachée à un agrément Je sélectionne l agrément sur lequel je veux créer mon contrat voir FICHE N 2 J accède alors à la page du contrat en mode création : Si je suis habilité sur plusieurs structures, je vérifie que je travaille sur le bon couple agrément/structure. Je saisis ensuite la date de fin : soit en activant le calendrier et en saisissant la date de fin prévisionnelle, soit en saisissant directement la durée du contrat Je saisis les dates du contrat : sitôt que j ai saisi la date de début de contrat, l année concernée dans «Récapitulatif Enveloppes» est mise en relief Quand tous les champs sont complétés, je clique sur * * Les enveloppes nécessaires pour saisir le contrat sont alors réservées. S il n y a pas suffisamment d enveloppes disponibles sur l année concernée, un message d erreur m informe que la création du contrat est impossible. En tant qu organisme d accueil, je suis seul à pouvoir créer un contrat. Fiche 4 V

4 Fiche n 4 CREER UN CONTRAT VISUALISATION ET COMPREHENSION DES ENVELOPPES Au niveau de mon agrément, je gère 2 notions d enveloppes : Les Autorisations d Engagement (AE) en mois Les Autorisations de Consommation (AC) en mois. Je peux vérifier le niveau de consommation de ces enveloppes en cliquant sur J obtiens alors le tableau reprenant la consommation des différentes enveloppes (AE et AC) : Les différents codes couleurs m alertent sur le niveau de consommation des enveloppes : toutes les enveloppes (AE ou AC) pour l année considérée ont été consommées. Je ne peux plus créer de contrat sur cette même année. il me reste 20% ou moins de l enveloppe (AE ou AC) à consommer sur l année considérée. il me reste entre 50% et 20% de l enveloppe délivrée (AE ou AC) à consommer sur l année considérée. S il reste plus de 50% de l enveloppe délivrée à consommer, aucun fond de couleur ne s affiche. Fiche 4 V

5 Fiche n 6 CONSULTER LES PAIEMENTS POURQUOI CONSULTER LES PAIEMENTS? Pour visualiser mes échéances de paiement et leur détail : - Montant total par mois - Détail de mes échéances par volontaire - Typologie des subventions (Subvention liée à l accompagnement du volontaire, dotation compensatoire, Formation Civique et Citoyenne, et le cas échéant Prévention et Secours Civique de Niveau 1) Pour visualiser pour chaque échéance la liste des volontaires concernés Pour visualiser les échéances passées et futures de mon/mes volontaire(s) et leur détail Pour visualiser les régularisations dont je fais éventuellement l objet et savoir quand et comment elles sont opérées COMMENT CONSULTER MON ECHEANCIER? Je suis connecté à ELISA Je me connecte à : Je souhaite consulter mon échéancier Dans le menu, je clique sur : Agrément/Structure > Echéancier > Consulter : Ma structure est déjà rattachée à un agrément Je choisis l agrément pour lequel je veux consulter mes paiements. J accède alors à mon échéancier : Je consulte mes échéances dans leur globalité (montant total par mois) Je peux voir le détail de chaque échéance en cliquant sur devant le mois concerné. Pour voir le détail de chaque opération, je clique sur en fin de la ligne à détailler. Je visualise le/les volontaires concerné(s) par cette typologie de subvention directement sur la pop-up ou en cliquant sur En cliquant sur je peux extraire mes informations de paiement pour un mois donné, ou pour l échéancier complet Seuls moi-même, la DR ASP, les référents Service Civique au sein des DRJSCS pouvons afficher ces informations. Fiche 6 V

6 Fiche n 6 CONSULTER LES PAIEMENTS COMMENT CONSULTER LES PAIEMENTS DE MON/MES VOLONTAIRES? Je suis connecté à ELISA Je me connecte à : Je souhaite consulter l échéancier de mon volontaire Je peux également consulter l échéancier de mon/mes volontaire(s) à partir de son/leur contrat voir FICHE N 5 Dans le menu, je clique sur : Contrat/volontaire > Echéancier > Consulter : Ma structure est déjà rattachée à un agrément Je choisis l agrément pour lequel je veux consulter les paiements. Je sélectionne le volontaire concerné dans la liste qui m est proposée (liste de mes volontaires sur cet agrément), et j affiche son échéancier : Si l échéancier est vide ou si on ne me propose pas le contrat pour lequel je souhaite consulter mes paiements, c est que celui-ci n est pas encore à l état validé (condition indispensable au calcul de mes échéances) voir FICHE N 4 Je consulte les échéances de mon volontaire dans leur globalité (montant total par mois) Pour voir le détail de chaque échéance, je clique sur devant le mois concerné. Pour voir le détail de chaque opération, je clique sur en fin de la ligne. Je visualise la typologie et le montant de la subvention versée au titre de ce volontaire Seuls moi-même, la DR ASP, les référents Service Civique au sein des DRJSCS pouvons afficher ces informations. Fiche 6 V

7 Fiche n 7 ROMPRE UN CONTRAT POURQUOI ROMPRE UN CONTRAT? Pour mettre fin au contrat qui me lie à un volontaire et ainsi interrompre les paiements Pour prévenir l ASP de la fin anticipée du contrat Pour régulariser au plus vite ma situation et éviter toute demande de reversement Pour pouvoir réallouer les mois/jeunes non utilisés à d autres recrutements, dans la limite des règles définies par l ASC JE SAISIS UNE RUPTURE UNIQUEMENT LORSQUE CELLE-CI A ETE VERIFIEE (DATE ET MOTIF) COMMENT ROMPRE UN CONTRAT? Je suis connecté à ELISA Je suis la structure d accueil Je me connecte à : Je ne peux pas consulter le contrat, à moins d'être la structure pilote qui ne pourra que consulter (sans modifier). Le contrat est à l état «Validé» (son cycle de vie est en cours) ou «Terminé» (la date de fin est passée et tous les paiements ont été effectués) J accède alors au contrat en cliquant sur Contrat > Consulter et Modifier, Dans la zone d actions, je sélectionne le bouton Je saisis l ensemble des informations relatives à la rupture (date et motif de rupture) CORRESPOND A LA DATE DU JOUR SAISIR LA DATE EFFECTIVE DE LA RUPTURE SE CALCULE AUTOMATIQUEMENT Je valide cette rupture afin de la rendre effective et je confirme mon choix dans la pop-up Seuls moi-même et/ou la DR ASP pouvons saisir une rupture de contrat. Fiche 7 V

8 Fiche n 8 ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS Formation Civique et Citoyenne POURQUOI ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS? Pour certifier la réalisation effective de la formation (décret ) Et ainsi justifier le versement de l aide prévue à ce titre. En accueillant un volontaire, vous avez l obligation de lui assurer une Formation Civique et Citoyenne. A ce titre, vous percevez une aide de 100 par volontaire versée 2 mois après le début de la mission. Afin de justifier du versement de cette aide, vous devez attester, via Elisa, de la délivrance effective de la formation. Cette attestation peut se faire dès que le délai de 2 mois après le début de la mission est écoulé. Faute d attestation au plus tard dans les 60 jours suivant la fin du contrat, l aide versée devra être remboursée. Afin d attirer votre attention, trois niveaux d alerte existent et s affichent dès lors que la date de recouvrement de l aide versée approche, vous rappelant que vous devez attester la réalisation de la Formation Civique et Citoyenne. COMMENT ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS? Je suis connecté à la page d accueil Je me connecte : Je clique sur Je ne suis rattaché qu à un seul agrément Je sélectionne l agrément sur lequel je souhaite travailler : et je clique sur le menu Attestations > Formations Si certains de mes contrats volontaires entrent dans le cadre d un niveau d alerte, un rappel est effectué dès la demande de confirmation de mon choix du couple agrément-structure : J accède directement à l écran Je peux réduire la liste des résultats affichés en saisissant un ou des critères de recherche (nom, dates etc ) Je sélectionne le ou les contrats volontaires que je souhaite attester en cochant la case à gauche de chaque ligne. NB : je peux choisir de sélectionner tous les contrats volontaires en un seul clic en cochant la case située à gauche des entêtes de colonnes Fiche 8-v

9 Fiche n 8 ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS Formation Civique et Citoyenne Une fois ma sélection effectuée, je peux attester en cliquant sur et en confirmant mon choix : ANNULER UNE ATTESTATION Une fois la réalisation des formations attestée, les contrats volontaires concernés sont transférés dans la liste des attestations pouvant être annulées. En accédant à cette liste, j ai la possibilité d annuler une attestation en procédant exactement de la même façon que pour attester voir paragraphe COMMENT ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS? En cas d annulation d une attestation, les contrats volontaires concernés sont ré-intégrés à la liste des contrats volontaires pouvant être attestés EXPORTER LES LISTES DES CONTRATS VOLONTAIRES POUVANT ETRE ATTESTES ET DES ATTESTATIONS POUVANT ETRE ANNULEES Si je le souhaite, je peux télécharger l une ou l autre des listes (fichier de type csv) en cliquant sur fenêtre pop-up et en choisissant d ouvrir ou d enregistrer le fichier via la En tant qu organisme d accueil, je suis seul habilité à attester la réalisation des formations. Fiche 8-v