DOSSIER ANNUEL D'ACTIVITES GUIDE ET SUPPORT DE CONDUITE D'ENTRETIEN

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1 DOSSIER ANNUEL D'ACTIVITES GUIDE ET SUPPORT DE CONDUITE D'ENTRETIEN Préparation et déroulement de l'entretien annuel Mode d'emploi du dossier annuel d activités A DESTINATION DES INGENIEURS ET TECHNICIENS, DES RESPONSABLES ET DIRECTEURS D'UNITE -1-

2 EDITO Vers un dossier annuel rénové Le dossier établi annuellement pour chacun des fonctionnaires ITA du CNRS constitue un document essentiel pour les agents et leurs responsables. Ce dossier évolue et s'enrichit pour prendre en compte des dimensions supplémentaires permettant aux personnels comme aux responsables de travailler sur les objectifs, les orientations de l activité des ITA, le bilan de leur réalisation, leurs éventuels souhaits d évolution et le recensement de leur besoin de formation professionnelle. Le nouveau support d entretien et d appréciation, appelé dossier annuel d'activités, comprend donc à la fois : o les éléments de la carrière professionnelle de l'agent, o le compte rendu de l'entretien annuel d'activités, o la fiche de formation, o l appréciation générale et les motivations à une proposition d'avancement. Ce guide est composé de deux parties : la première partie concerne la préparation et le déroulement de l'entretien annuel et donne des indications aux agents et à leurs responsables sur les éléments nécessitant d'être abordés durant cet entretien et la seconde fait état des modalités de rédaction du dossier annuel d'activités. -2-

3 SOMMAIRE L'entretien annuel d'activités Principes et objectifs... page 4 Règles de base... page 5 Préparation de l'entretien... page 6 Déroulement de l'entretien... page 7 Suivi de l'entretien... page 10 Le dossier annuel d'activités Récapitulatif de carrière et propositions d avancement... page 12 Parcours professionnel... page 12 Descriptif d'activités... page 13 Bilan et orientations... page 15 Perspectives et formation... page 16 Appréciation générale et propositions d'avancement... page 17-3-

4 L'entretien annuel d'activités Principes et objectifs Promouvoir le dialogue entre le collaborateur et son responsable Il donne l occasion à chacun : - de situer les activités de l agent par rapport aux missions du service ou de la composante et de l établissement, - pour l agent, de savoir comment son travail est perçu par son responsable et de s exprimer sur le fonctionnement de son service - pour le responsable, de préparer l appréciation qu il porte sur le travail fourni. Faire évoluer les activités et les compétences L entretien permet au collaborateur de faire le point avec son responsable sur les compétences qu il met en œuvre dans l exercice de son activité. Ainsi, l entretien permet d identifier les besoins en formation, liées aux évolutions prévues pour sa fonction ou le service et/ou les projets d évolution du collaborateur (mobilité, changement de fonction, ). Permettre à chacun de mieux comprendre sa contribution au fonctionnement collectif Dans une collectivité de travail, personne n agit de façon isolée, sans conséquences pour l activité des autres membres. Pour autant, il n est pas toujours évident de cerner en quoi sa propre activité contribue au fonctionnement général. L entretien sera l occasion de montrer dans quelle mesure son travail s inscrit dans la mission générale du laboratoire et de l établissement et quel est son apport personnel. Instaurer la démarche de définition de projets, d'objectifs L analyse de la situation de travail doit permettre de convenir de projets et de fixer des orientations pour l année à venir. L entretien permettra de faire le point sur les actions précédemment définies. L étude conjointe des réalisations de l agent au sein du collectif permettra de se poser les questions sur les moyens à mettre en œuvre et les éventuelles actions correctrices à envisager. Mieux connaître l'existant et améliorer le fonctionnement du service La synthèse de l ensemble des entretiens permettra au responsable de faire un bilan du fonctionnement du service afin, le cas échéant, d améliorer le travail d équipe par des changements dans l organisation du travail ou dans les modalités de transmission de l information, par exemple. -4-

5 L'entretien annuel d'activités Règles de base L'entretien annuel d'activité se déroule une fois par an, durant le 1 er semestre. Il est conseillé de réfléchir à son contenu avant que ne débute la campagne d'avancement. L entretien doit être réalisé par le directeur de la structure ou, selon les modes d organisation, par un responsable direct. Celui-ci doit être institutionnellement reconnu et désigné par le directeur d unité (par exemple directeur d unité adjoint, responsable de service). Cette mission ne peut être déléguée à un autre collaborateur ou autre responsable. Le responsable qui conduit l'entretien doit rencontrer effectivement l ensemble des ITA concernés - y compris les agents travaillant sur un autre site. En cas de désaccord entre l'agent et le responsable qui conduit l'entretien, une procédure de médiation sera engagée avec le directeur d'unité et/ou le responsable RH de la délégation régionale. -5-

6 L'entretien annuel d'activités Préparation de l'entretien Pour l'agent Prévoyez un temps de préparation personnelle suffisant et planifiez-le dans votre agenda. Identifiez les informations objectives qui peuvent aider à présenter votre travail et les questions à aborder lors de l'entretien ; le dossier de l année précédente peut vous y aider. Faites le bilan de votre année, de vos réussites, des difficultés que vous avez rencontrées, des activités dans lesquelles vous pensez vous exprimer le mieux et celles dans lesquelles vous vous sentez moins à l aise. Réfléchissez à ce que vous attendez de l entretien, à ce que vous voudriez voir changer. Préparez des propositions d'orientations, d objectifs (et les moyens qui vous semblent nécessaires), formalisez vos souhaits de développement, d évolution et de formation. Pour le responsable qui conduit l'entretien Proposez une date et une heure d'entretien en fonction des disponibilités de chacun au moins 15 jours à l'avance afin de permettre à l'agent de s'y préparer. Prévoyez une durée raisonnable, d environ une heure. Réfléchissez à l ensemble des thèmes à aborder en vous référant notamment au dossier de l année précédente, aux résultats concrets obtenus, à des faits précis, aux réussites et difficultés éventuelles rencontrées. Réfléchissez à de nouvelles orientations (objectifs, projets ) et perspectives d'avenir de votre collaborateur. Prenez le temps de préparer l entretien : la qualité et l efficacité du dialogue au cours de l entretien résultent de l attention portée à sa préparation par l'agent et son responsable. -6-

7 L'entretien annuel d'activités Déroulement de l'entretien Attitude à adopter L entretien doit être conçu comme un échange entre le responsable qui conduit l'entretien et l'agent, se fondant sur une écoute réciproque et constructive, afin que les deux parties s expriment dans un climat de confiance et de respect mutuel. Quelques règles de base s'imposent : - respecter le temps de parole de chacun, - écouter, - expliquer et comprendre, - se centrer le plus possible sur des faits, - reformuler et s attacher à trouver une position commune sur l ensemble des sujets traités. Les différents thèmes à aborder la mission et les activités de l'agent L'entretien annuel doit permettre, à travers le rappel de la mission et des activités, de donner une image précise de la situation actuelle du collaborateur et de préparer l appréciation portée par le responsable. le bilan de l'activité depuis le dernier entretien A travers le bilan des activités, l'entretien doit essayer de dégager les points forts et les points à améliorer dans la contribution du collaborateur à la bonne marche de l'unité/service. En cas de difficultés constatées dans la réalisation des activités du collaborateur, il s'agit d'en identifier les causes, sans porter de jugement de valeur à priori : conditions et moyens de travail adéquats? Situation générale de l'unité favorable? Evènements ayant eu une influence marquante sur l'activité? De même, une analyse des conditions nécessaires de réussite dans les actions de l'unité/service est nécessaire. -7-

8 L'entretien annuel d'activités les orientations, projets et/ou objectifs pour l'année à venir Il s'agit de définir les orientations ainsi que les projets à mener, les objectifs à atteindre, et les moyens à mettre en œuvre dans le cadre plus général des orientations, des axes de recherche, des priorités de l unité / du service. Comment définir un projet? Les éléments permettant de décrire un projet sont les suivants : finalités du projet, actions à mettre en œuvre, personnes concernées, domaines d'activités, programmation dans le temps, moyens et méthodes nécessaires, budget Comment définir un objectif? Un objectif est le résultat attendu de l'activité à venir. Il doit être défini de façon à être réaliste et adapté à l'agent. Il est donc nécessaire de formuler un objectif en mentionnant trois informations : l'énoncé de l'objectif, son délai de réalisation et les critères qui permettront d'apprécier objectivement le résultat l'année suivante. Deux types d'objectifs peuvent être définis : les objectifs reconduits Il s'agit de maintenir ce qui est acquis et de l'afficher comme un objectif en soi. les objectifs de progrès / de changement Il s'agit de notifier des éléments de progression ou bien de nouveaux objectifs. Il est essentiel que : - les objectifs définis soient en accord avec le métier de l agent (fiche d emploi type, fonctions), - la définition des orientations résulte d'une analyse concertée entre le responsable et l'agent -8-

9 L'entretien annuel d'activités les perspectives d'évolution L'entretien peut permettre d'engager un dialogue sur les souhaits d'évolution de l'agent ; il constitue ainsi l'occasion d'échanger et, notamment si les perspectives évoquées se situent au sein de l unité/service, de donner lieu à un éclairage du responsable sur leur faisabilité et les étapes à envisager. Ces perspectives peuvent concerner des évolutions au sein du poste actuel et dans ce cas, les sujets d'échanges sont nombreux : conditions de travail, organisation du travail (responsabilisation, circulation de l'information, latitude d'initiatives ), relations inter-services, enrichissement des activités actuelles. Des évolutions au-delà du poste actuel peuvent également être évoquées, et l'entretien peut être l'occasion de recueillir des informations sur les potentialités de l'agent qui ne seraient pas exploitées dans le poste actuel, ses aspirations et orientations souhaitées à moyen terme, les parcours envisageables pour y parvenir ainsi que les étapes nécessaires de formation. Les besoins de formation La formation professionnelle est l'un des moyens les plus importants pour l'adaptation de l'agent à son poste de travail, l'accompagnement de l'évolution de son métier et,le développement ou l'acquisition de nouvelles compétences dans le cadre de son projet d'évolution professionnelle. Dans ce sens, la réforme de la formation professionnelle tout au long de la vie prévoit un entretien annuel de formation, avec le supérieur hiérarchique. Durant cet entretien sont identifiés les besoins de formation en lien avec les projets, objectifs, orientations définis et avec les perspectives d évolution de l agent. Les bénéfices attendus de ces formations doivent être établis. Le degré de priorité de la formation envisagée sera également abordé. L ensemble de ce travail permettra d établir le plan de formation de l unité. la proposition à un avancement La décision du directeur d'unité de proposer à un avancement ou non l'agent promouvable pourra également faire l'objet d'un échange. -9-

10 L'entretien annuel d'activité la conclusion de l'entretien Conclure l'entretien annuel, c'est lui assurer une issue positive. Il est donc important de : - poser une question de type "tous les points que vous souhaitiez évoquer ont-ils été abordés?" - reformuler et résumer les principales décisions prises au cours de l'entretien - rappeler les suites à donner par le responsable et l'agent à court terme - fixer le délai du prochain point dans le cadre d'un suivi - rappeler la disponibilité du responsable si nécessaire Suivi de l'entretien Au niveau de l'agent et du responsable Le suivi doit permettre de garantir la réalisation des orientations, projets et objectifs convenus concernant en particulier l'environnement de travail de l'agent et de vérifier que les actions décidées au cours de l'entretien soient bien menées. Par ailleurs, le responsable doit s'assurer de la cohérence avec les autres actions d'écoute et de conseil se déroulant tout au long de l'année et avec l'évolution éventuelle des objectifs de l'unité/du service. Au niveau de l'unité Une synthèse des entretiens annuels de l'ensemble des collaborateurs peut être élaborée par le directeur d'unité et les différents responsables qui ont conduit les entretiens. Elle pourra faire l'objet d'une présentation en conseil de laboratoire/de service afin de contribuer à la mise au point collective de plan d'actions concernant l'amélioration des problèmes d'organisation, de communication, de formation et de conditions de travail au sein de l'unité/du service. Au niveau du service ressources humaines en délégation régionale Si elle est formalisée, la synthèse des entretiens pourra également être transmise au service RH de la délégation régionale en charge du suivi des besoins de formation et du projet professionnel des agents. Ces informations serviront de base à la délégation régionale pour assurer le soutien et le suivi des parcours professionnels de chacun. -10-

11 Le dossier annuel d'activités Ce dossier intègre à la fois l'historique de carrière de l'agent et la description de sa situation actuelle de travail, le compte rendu de l'entretien annuel d'activités et les éléments d appréciation de l activité de l ITA par son responsable. Il est composé de fiches détachables, qui selon leur nature, seront accessibles à différents interlocuteurs. Leur ensemble constitue le dossier annuel qui sera conservé par l'agent, le responsable qui conduit l'entretien et le directeur d'unité/de service, au sein même du laboratoire / du service d'affectation de l'agent. Le dossier, hormis la fiche consacrée au bilan et aux orientations (fiche 3), sera transmis au service des ressources humaines de la délégation. Il y sera conservé dans le dossier de l agent, et les fiches relatives au récapitulatif de carrière et aux propositions d avancement (fiche 1), au descriptif d activités (fiche 2) et à l appréciation générale (fiche 5) constitueront le dossier d'avancement de l'agent si ce dernier est proposé à un avancement. Ces éléments et la fiche relative aux perspectives et à la formation (fiche 4) pourront si besoin est, servir de support à des actions en direction des agents. -11-

12 Le dossier annuel d'activités Récapitulatif de carrière et propositions d avancement Les informations portées sont à vérifier par l'agent comme par son responsable. Pour faciliter le travail ultérieur, une zone est prévue sur cette page pour que le Directeur indique s il propose l agent à un avancement de corps ou de grade aux choix, à un échelon accéléré ou retardé. Comme l ensemble des rubriques, ces propositions doivent être l'un des sujets de l entretien préalable. Une fois le dossier établi, la signature du directeur d'unité et l apposition du cachet de l unité sont obligatoires au bas de cette page. Parcours professionnel L'agent est appelé à saisir l'ensemble des informations demandées. Au fil du déploiement du système d information RH dans les unités, ces informations seront présentes l'année suivante dans le dossier et ne feront l'objet que de vérifications par l agent comme par son responsable. Le responsable peut bien entendu exercer un rôle de conseil auprès de l'agent si celui-ci en exprime le besoin. Il est important de noter que ces éléments peuvent être utilisés aux différents stades du processus d'avancement à titre de critères d appréciation de l agent. Cette fiche n 1 est destinée à constituer le dossier annuel de l'agent, et son dossier d'avancement s'il est proposé. Cette fiche n 1 est destinée à constituer le dossier annuel de l'agent, et son dossier d'avancement s'il est proposé. -12-

13 Le dossier annuel d'activités Descriptif d'activités Le descriptif doit s attacher à situer la fonction dans son contexte et à préciser les missions de l agent, par exemple par des éléments quantitatifs ou techniques. La zone relative à la demande d'actualisation de la BAP et de l emploi type doit être remplie par le responsable qui conduit l'entretien. La partie mission est rédigée par le responsable, tandis que la partie activité est remplie par l'agent. Toutefois, il est souhaitable que ces deux parties fassent l'objet d'un consensus et d'une discussion lors de l'entretien annuel. Cette zone, qui n'est pas impérative, donne la possibilité au responsable (après validation du directeur d'unité) de demander au service des ressources humaines un changement de BAP et/ou d'emploi-type lorsque le descriptif des activités de l'agent, le justifie. La mission peut être définie comme la contribution spécifique d'un agent aux objectifs de l'unité ou du service. Si l énoncé de la mission doit être bref (de l ordre de 5 à 6 lignes), le descriptif devra être plus détaillé. Il est ainsi important que l agent situe son activité dans le cadre de l organisation et des missions de l unité/service, qu il fasse part d éléments objectifs, et, dans la mesure où cela est cohérent avec son activité, d éléments quantifiés (nombre de notices bibliographiques rédigées, volume financier géré, nombre d'agents encadrés ). Cette partie du dossier est en effet essentielle, quelle que soit la situation de l agent, et notamment qu il soit proposé ou non à un avancement. Le directeur pourra, s il le souhaite, recourir au service des ressources humaines de la délégation. Celui-ci analysera la proposition au regard des activités de l agent. Le directeur sera informé des suites de la demande de changement de BAP et/ou d emploi-type et la décision du SRH sera mentionnée dans un encart prévu à cet effet sur la première page du dossier annuel. Le directeur d'unité en informera à son tour l agent concerné. Il est important de noter qu une demande acceptée de changement de BAP prendra effet l année même de sa formulation. Par conséquent, le dossier d une personne proposée à un changement de corps ou de grade au choix sera examiné par le groupe compétent pour la BAP adéquate. -13-

14 Le dossier annuel d'activités L'organigramme Dans le même souci de clarté pour les lecteurs du dossier, un organigramme doit être fourni, et cela même si l'agent n'est pas proposé à un avancement. Cet organigramme doit être identique pour l ensemble de la structure concernée. Il doit permettre au lecteur de situer l ITA dans la structure tant en termes fonctionnels que hiérarchiques et ne doit donc pas apparaître comme une simple liste des personnels. Il est également intéressant que ce document fasse état des corps et grade des personnels y figurant. Descriptif d'activités A remplir ou à fournir par le responsable : Mission de l agent Demande éventuelle de changement de BAP et emploitype Organigramme A remplir par l'agent : Descriptif d'activités Cette fiche n 2 est destinée à constituer le dossier annuel de l'agent, et son dossier d'avancement s'il est proposé. -14-

15 Le dossier annuel d'activités Bilan et orientations Orientations de l'année future Cette rubrique est composée de 2 parties permettant de formuler les éléments abordés durant l'entretien en les synthétisant. Bilan de l'année écoulée En fonction des orientations fixées l'année précédente (elles n étaient pas formalisées dans le dossier de carrière 2007, il s'agit donc d'une première étape en 2008), il convient, dans la mesure du possible cette première année, de faire un bilan de leur réalisation. Comme cela était précisé dans la première partie du guide, le bilan s attachera à dégager les points forts comme les éléments à améliorer. Dans ce cadre, il est important d identifier les évènements qui ont eu lieu durant l'année et qui par leur nature ont eu un impact sur la situation de l'agent, et la réalisation des projets. Dans cette rubrique, sont identifiés les projets et objectifs de l'année à venir retenus lors de l'entretien (Cf. Comment définir un projet et un objectif, page 8). Il est important de décrire, si cela s'avère nécessaire, les modifications d'activités à venir (réorganisation de l'équipe de travail, la mise en place d'un projet, prise en charge de nouvelles missions, prise en compte d une diminution du temps de travail) dans la partie prévue à cet effet. Une zone d'observations éventuelles sur les éléments indiqués dans les parties bilan et orientations permet à l'agent de s'exprimer s'il le souhaite. Cette fiche n 3 est confidentielle et uniquement destinée à l'agent, son responsable et le directeur de l'unité. -15-

16 Le dossier annuel d'activités Perspectives et formation Formation Perspectives Si l agent a souhaité évoquer ce point au cours de l entretien, il s'agit de retranscrire son projet professionnel, en précisant si tel est le cas à quel terme ce projet est envisagé (court, moyen ou long terme). L'objectif est de formaliser ce projet et d'en informer le service RH qui peut, si l'agent en exprime le souhait, intervenir auprès de lui pour l'informer et le conseiller sur les parcours professionnels envisageables. Si l'agent n'a pas de projet professionnel précis, la démarche de l'entretien annuel permet de susciter la réflexion à ce sujet. Il s'agit dans une première partie d énoncer les actions de formation auxquelles l'agent a participé ces 3 dernières années et/ou celles qui ont été les plus déterminantes. Dans une seconde partie consacrée au recensement des besoins de formation, il s'agit de formuler clairement les thématiques de formation en cohérence avec les évolutions souhaitées, les améliorations à apporter et les problèmes à résoudre. L'énoncé des résultats attendus permettra de savoir si l'action de formation aura été bénéfique et d'évaluer le moment venu les impacts de la formation sur la situation de travail de l'agent. Enfin, il est nécessaire de hiérarchiser les besoins de formation pour que le correspondant formation puisse évaluer le degré d'urgence de la demande et établir le plan de formation de l unité Une zone de commentaires éventuels sur les éléments figurant dans cette fiche formation permet à l'agent et au responsable de s'exprimer si nécessaire. Elle est transmise au correspondant formation de l unité. Cette fiche n 4 est destinée à constituer le dossier annuel de l'agent, et transmise au service RH de la délégation. -16-

17 Appréciation générale et propositions d'avancement Le dossier annuel d'activités Appréciation générale et observations Le responsable qui conduit l'entretien formule une appréciation générale par rapport à l'ensemble des éléments abordés durant l'entretien, et précisément au regard du bilan de l'année écoulée et des orientations de l'année future. Ces éléments permettent ainsi de formaliser les conclusions de l'entretien et ce dans tous les cas, même lorsque l'agent n'est pas proposé à un avancement. A noter que si l'agent est proposé par son directeur d'unité pour un échelon accéléré ou retardé, cette zone devra recueillir l argumentaire du Directeur. Une zone de commentaires est réservée à l'agent pour lui donner la possibilité de s'exprimer sur l'ensemble des éléments évoqués durant l'entretien annuel d'appréciation et figurant dans le compte rendu, aussi bien sur les parties bilan de l'année écoulée, objectifs de l'année future que sur la partie perspectives. Cette fiche n 5 est destinée à constituer le dossier annuel de l'agent, et son dossier d'avancement s'il est proposé. -17-

18 Le dossier annuel d'activités Propositions d'avancement Une fiche est destinée aux propositions : - de changement de corps au choix - de changement de grade au choix Chacune de ces fiches est constituée d'une partie réservée à l'argumentaire servant à motiver la proposition d'avancement. Cet argumentaire doit être rédigée par le directeur d'unité. Des informations concernant la structure à laquelle est rattaché l'agent sont demandées. Elles concernent la position de l'agent dans son unité et le nombre d'agents avec lesquels il travaille. Dans chacun des cas, demande de promotion de grade ou de corps, l argumentaire ne devrait pas dépasser une page. Outre les indications portées sur le dossier lui-même, les deux types de promotion obéissent à des principes différents : si le changement de grade correspond à la reconnaissance d un niveau de technicité, d expertise dans le métier exercé et le corps d appartenance de l agent, le changement de corps est une forme de reconnaissance de l exercice par l agent de fonctions associées à des responsabilités, compétences et techniques relevant du corps supérieur. En conséquence, les deux argumentaires ne doivent pas être identiques. La demande de changement de grade peut, par exemple, insister sur la qualité de l agent dans la mise en œuvre des compétences de son corps, sur l élargissement de ses responsabilités, l extension de son champ d intervention. La demande de changement de corps devrait quant à elle être appuyée par la mise en évidence de compétences, tâches, missions relevant du corps supérieur. Pour information, des critères plus détaillés sont disponibles à l adresse suivante : Chacune de ces pages comprend en outre des renseignements relatifs à l organisation de l unité ; ces éléments seront essentiels au bon examen des propositions. Chaque fiche doit être impérativement signée par le directeur d'unité et par l'agent concerné lorsque que celui-ci est proposé dans tous les cas. Cette fiche n 5 est destinée à constituer le dossier d'avancement de l'agent s'il est proposé à un changement de corps ou de grade au choix. -18-